淺談如何做好合同管理和工程索賠

摘 要：高質(zhì)量的施工承包合同管理是企業(yè)發(fā)展壯大的基礎(chǔ)，直接影響著企業(yè)的生存和發(fā)展，若干承包工程的經(jīng)驗(yàn)都證明了這一點(diǎn)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變革迫使我們必須在加強(qiáng)合同管理上探索新路子。自主經(jīng)營，自負(fù)盈虧的獨(dú)立法人，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增長體現(xiàn)在合同管理上，從管理上挖潛，向管理要效益勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：建筑工程 合同 索賠

中圖分類號(hào)：TU72 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2013）04（a）-0-01

合同是承包商與分包商之間的最高行為準(zhǔn)則，它約定甲乙雙方在合同履行過程中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和應(yīng)履行的義務(wù).合同管理對(duì)工程效益影響很大，對(duì)于正常的工程，合同管理的好壞對(duì)工程效益產(chǎn)生的影響之差達(dá)到工程造價(jià)的20%。所以，承包商必須健全合同的管理組織機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)合同履行過程中合同管理工作，只有有了完善的體系，才能創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益。

1 如何在合同實(shí)施的過程中做好合同管理

1.1 建立合同實(shí)施的保證體系

（1）首先要作合同交底。分解合同責(zé)任，實(shí)行目標(biāo)管理。項(xiàng)目經(jīng)理、主管經(jīng)理要向項(xiàng)目各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行“合同交底”，對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)和主要內(nèi)容做出說明及解釋，各個(gè)項(xiàng)目部門要想本員工進(jìn)行詳細(xì)的合同交底，實(shí)行目標(biāo)管理。使大家詳細(xì)了解合同中的內(nèi)容，管理方案等，了解作為總承包商的合同責(zé)任、工程范圍以及法律責(zé)任。（2）要建立合同管理的工作程序。在實(shí)施工程過程中，要認(rèn)真了解合同中的每一項(xiàng)規(guī)章制度。要協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系，使總承包合同的實(shí)施工作程序化、規(guī)范化，按時(shí)按質(zhì)量的保證工作。（3）要建立文檔系統(tǒng)。項(xiàng)目上要設(shè)專職或兼職的合同管理人員。合同管理人員負(fù)責(zé)各種合同資料和相關(guān)的工程資料的收集、整理和保存。（4）建立報(bào)告和行文制度。總承包商和業(yè)主、監(jiān)理工程師、分包商之間都應(yīng)以書面方式進(jìn)行溝通，或以最后的書面為準(zhǔn)，這既是合同的要求，也是經(jīng)濟(jì)法律的要求，更是工程管理的需要。

1.2 加強(qiáng)合同實(shí)施過程控制

（1）對(duì)工程目標(biāo)進(jìn)行強(qiáng)有力的控制?？偝邪贤x整個(gè)工程建設(shè)的總目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)經(jīng)分解后落實(shí)到各個(gè)分包商等，這樣就形成了目標(biāo)體系。控制這些目標(biāo)，就是要讓工程按照計(jì)劃進(jìn)行，從而順利達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。工程實(shí)施控制的主要內(nèi)容包括：安全控制、合同控制、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制和成本費(fèi)用控制。（2）對(duì)合同實(shí)施進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。由于實(shí)際情況千變?nèi)f化，在工程進(jìn)行的過程中，導(dǎo)致合同實(shí)施與預(yù)定目標(biāo)發(fā)生偏離，這就需要對(duì)合同實(shí)施進(jìn)行跟蹤，要不斷找出偏差，調(diào)整合同實(shí)施。作為總承包商對(duì)分包合同以及采購合同要進(jìn)行有效地實(shí)施，要進(jìn)行有效地監(jiān)督和管理，以保證總承包合同的實(shí)施。（3）合同變更管理。合同的特點(diǎn)之一就是合同內(nèi)容不斷的變更。一般是總承包合同或分包合同的變更。分包合同的變更比總承包合同變更頻繁。這是因?yàn)榭偝邪贤际强們r(jià)合同，而分包合同則變化多端，有單價(jià)合同、固定總價(jià)合同等等。在合同實(shí)施過程中，并不是所有的變更都可以作為合同變更的。對(duì)合同范圍的變更，更是有專門的章節(jié)描述，對(duì)范圍變更的定義、范圍變更程序、價(jià)格的支付等等問題都有明確的條款。合同變更是索賠的重要依據(jù)，因此對(duì)處理合同要全面系統(tǒng)，快速。合同變更指令應(yīng)立即在工程實(shí)施中貫徹并體現(xiàn)出來。對(duì)工程變更的責(zé)任分析是工程變更起因與工程變更問題處理，是確定索賠與反索賠的重要的直接的依據(jù)。（4）加大合同管理力度，保證施工合同全面履約。為保證施工合同全面履行，建設(shè)行政管理部門應(yīng)把施工合同管理工作列為整頓規(guī)范市場(chǎng)工作的重要內(nèi)容。要在嚴(yán)把審查關(guān)的基礎(chǔ)上，加大合同履約管理力度。

2 如何做好工程索賠管理工作

2.1 索賠原則

（1）所產(chǎn)生的糾紛確非承包商自身引起，且非一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的承包商能合理預(yù)見的，承包商的索賠要求必須符合合同規(guī)定，既合情合理又符合實(shí)際情況，反映承包商真實(shí)的損失，損失計(jì)算方法合理不能高估冒算.提供的證據(jù)必須真實(shí)、有效、合法、全面、充分。（2）時(shí)效性。承包人在確認(rèn)索賠事件發(fā)生并造成自己損失時(shí)，必須在合同約定時(shí)間內(nèi)（一般為28 d）向發(fā)包人遞交索賠通知，過期發(fā)包人可以免除該索賠的全部責(zé)任，這一點(diǎn)很重要。

2.2 制定索賠預(yù)案、編寫索賠申請(qǐng)報(bào)告

工程索賠有著嚴(yán)格的程序規(guī)定和時(shí)效要求，需要詳細(xì)完整的支持和證據(jù)資料，而且與項(xiàng)目管理其他部分有著密切聯(lián)系，涉及到工程技術(shù)、質(zhì)量安全、設(shè)備物資、合同管理、財(cái)務(wù)人力、公共關(guān)系等各個(gè)方面。索賠報(bào)告包括。（1）總論部分：主要介紹索賠的事項(xiàng)理由和要求。（2）索賠報(bào)告正文：包括索賠事件的陳述、索賠事件的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)歸屬分析、索賠的理由、和該事件對(duì)承包商的影響，主要是該事件對(duì)成本的增加和工期的延長。最后對(duì)該項(xiàng)索賠作總結(jié)性報(bào)告。

2.3 收集索賠證據(jù)

收集索賠證據(jù)：收集索賠證據(jù)是一個(gè)連續(xù)和系統(tǒng)的工作，需要項(xiàng)目部門互相配合。（1）合同管理部門提供招標(biāo)文件、合同文本、結(jié)算報(bào)表。（2）工程技術(shù)部門提供施工組織設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度計(jì)劃、設(shè)計(jì)變更。（3）質(zhì)量安全部門提供各種檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。（4）財(cái)會(huì)部門提供工程賬款單、各種收付款原始憑證等。

2.4 索賠過程

（1）項(xiàng)目部各部門和作業(yè)區(qū)工區(qū)負(fù)責(zé)編寫各自范圍內(nèi)的變更索賠事由。（2）合同管理部門接到變更索賠資料后，立即組織人員對(duì)事件核實(shí)，對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行補(bǔ)充完善，及時(shí)編寫索賠意向書和索賠申請(qǐng)報(bào)告。（3）索賠意向書和申請(qǐng)報(bào)告經(jīng)審核簽發(fā)后及時(shí)報(bào)送監(jiān)理和業(yè)主。（4）索賠結(jié)束后，應(yīng)對(duì)索賠工作進(jìn)行總結(jié)，未企業(yè)后續(xù)項(xiàng)目項(xiàng)目中同類型索賠提供成功經(jīng)驗(yàn)。

3 結(jié)語

合同管理作為工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，它必須融合于整個(gè)工程項(xiàng)目管理中。要實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的目標(biāo)，必須對(duì)整個(gè)項(xiàng)目、項(xiàng)目實(shí)施的全過程和各個(gè)環(huán)節(jié)、項(xiàng)目的所有工程活動(dòng)實(shí)施有效的合同管理。放松工程建設(shè)施工過程中的合同管理，就很難取得工程盈利，甚至造成工程虧損。工程變更索賠管理工作是施工企業(yè)項(xiàng)目合同管理的核心部分，貫穿于項(xiàng)目合同履約和經(jīng)營管理全過程，在建筑施工市場(chǎng)中處于弱勢(shì)地位的施工企業(yè)一定要加強(qiáng)和不斷提高自身合同管理和變更索賠管理水平，不但要敢于索賠，而且善于索賠，以確保自身合理合法利益的實(shí)現(xiàn)。總之，合同管理的水平越高，索賠的成功率越高，盈利的能力越強(qiáng)：有效地進(jìn)行索賠能夠促進(jìn)承包商合同管理和經(jīng)營管理水平的提高，我國要大力發(fā)展國際建筑工程承包事業(yè)，除了要提高企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)水平之外，還必須向國際上知名的承包商學(xué)習(xí)工程管理，借鑒他們的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，努力提高合同管理能力，增強(qiáng)施工索賠意識(shí)，提高索賠技巧。

參考文獻(xiàn)

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