論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的實(shí)施策略

[摘 要]在瞬息萬(wàn)變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲取信息資源已成為人們最熟悉和最常用的方式。檔案作為信息資源的重要組成部分，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，能夠最大限度滿足廣大利用者的需求，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，這無(wú)疑也是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的新契機(jī)。因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源是檔案機(jī)構(gòu)的重要任務(wù)。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案信息；資源整合

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2013）11 — 0095 — 02

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合是一個(gè)涉及到社會(huì)方方面面的系統(tǒng)大工程，它的實(shí)現(xiàn)需要一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，在其具體實(shí)施過(guò)程中確立科學(xué)合理的目標(biāo)和實(shí)施策略，是其成功的兩個(gè)基本要素。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的目標(biāo)究竟是什么，在實(shí)施中應(yīng)該遵循什么樣的策略選擇，這些對(duì)我國(guó)檔案資源整合工程建設(shè)的成功與否都至關(guān)重要。對(duì)于檔案信息資源整合的目標(biāo)取向，在前一章已作了具體介紹，而要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，在推進(jìn)檔案信息資源整合的過(guò)程中，就要高度重視具體實(shí)施策略的選擇。筆者認(rèn)為，在目前條件下，其實(shí)施策略主要有如下幾個(gè)方面。

一、加強(qiáng)管理、合作共建

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整合不僅要求各系統(tǒng)、各級(jí)別的檔案管理部門內(nèi)部的密切配合，還要求檔案部門與社會(huì)其它信息部門的協(xié)調(diào)一致。因此，要使檔案信息資源的整合活動(dòng)能夠始終有序、正常地推進(jìn)，就必須加強(qiáng)管理，創(chuàng)建一個(gè)良好的管理環(huán)境，各機(jī)構(gòu)相互合作，共同建設(shè)。目前，國(guó)內(nèi)圖書(shū)文獻(xiàn)系統(tǒng)正在建設(shè)的中國(guó)數(shù)字圖書(shū)館工程、全國(guó)文化信息資源共工程以及中國(guó)高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)（CALIS）的建設(shè)就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)，它們之所以能夠在較短的時(shí)間內(nèi)取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，在一定程度上就得力于工程開(kāi)展之初就建立了相應(yīng)的管理中心、專家委員會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)小組，在此基礎(chǔ)上組織各級(jí)中心的工作，對(duì)整個(gè)工程統(tǒng)一實(shí)施調(diào)控與管理。就目前我國(guó)的實(shí)踐來(lái)看，檔案信息化建設(shè)明顯落后于圖書(shū)情報(bào)等相近行業(yè)，全國(guó)范圍的檔案信息資源整合也還尚未起步，各級(jí)檔案局在檔案信息化建設(shè)中雖然發(fā)揮了重要的管理職能，但仍然存在著諸多的問(wèn)題?？茖W(xué)的管理是整合順利實(shí)施的基本保障，要改善當(dāng)前的實(shí)踐管理情況，提升管理質(zhì)量，具體來(lái)說(shuō)，可以從如下幾個(gè)方面著手：首先，要完善管理機(jī)構(gòu)。檔案信息化建設(shè)與檔案信息資源整合是一個(gè)浩繁的工程，應(yīng)該要有一個(gè)專門性的組織，進(jìn)行協(xié)調(diào)控制，在機(jī)關(guān)組織內(nèi)應(yīng)該由信息中心負(fù)責(zé)，組織間應(yīng)由行業(yè)協(xié)會(huì)或國(guó)家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)，各級(jí)檔案局應(yīng)設(shè)立專門的信息化建設(shè)委員會(huì)或領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)本地區(qū)的檔案信息化建設(shè)以及檔案信息資源的整合工作進(jìn)行宏觀的管理與組織。其次，要理順管理體制。在中央，要在國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室下設(shè)立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)全國(guó)檔案信息化建設(shè)工作；地方各級(jí)檔案局設(shè)立的檔案信息化建設(shè)管理機(jī)構(gòu)也要并入同級(jí)政府的信息化工作管理辦公室，下級(jí)對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)，接受上一級(jí)管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督與指導(dǎo)。再次，要加強(qiáng)管理力度。當(dāng)前管理力度不夠的一個(gè)最主要的原因在于管理手段的單一，上級(jí)檔案行政部門對(duì)下級(jí)檔案行政部門，檔案行政部門對(duì)檔案事業(yè)管理部門的活動(dòng)缺乏有效的控制，常常是令行不止，置若罔聞，因此，要加強(qiáng)管理力度，必須充分運(yùn)用行政、經(jīng)濟(jì)、法律等管理手段，嚴(yán)格控制管理對(duì)象的行為，確保政令的有效性。最后，要發(fā)展對(duì)外合作與交流。檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化建設(shè)中的一個(gè)部分，信息化建設(shè)的一個(gè)重要目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)資源共享，因此，在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，有必要加強(qiáng)與其它領(lǐng)域信息化建設(shè)的合作與交流，相互借鑒，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)發(fā)展，合作共建，從而為實(shí)現(xiàn)高層次的融合與集成準(zhǔn)備條件。

二、統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施

檔案信息資源整合的一個(gè)最終的目的是要實(shí)現(xiàn)資源的共享，最大程度開(kāi)發(fā)檔案信息資源。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是資源共享的最核心的保障因素，因此，合作與規(guī)劃是信息化建設(shè)的基本方略，各自為政、盲目建設(shè)只會(huì)造成大量的“信息孤島”，極不利于高層次檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。而就我國(guó)目前的情況來(lái)看，由于多方的原因，區(qū)域之間的檔案信息化建設(shè)大都是在封閉狀態(tài)下進(jìn)行的，忽略了相互之間的協(xié)調(diào)與合作，已經(jīng)出現(xiàn)了系統(tǒng)類型多樣、信息標(biāo)準(zhǔn)不一等諸多的問(wèn)題，為下步的互聯(lián)互通埋下了隱患，某些檔案部門可能要為此付出沉重的代價(jià)。因此，在后期的建設(shè)中，應(yīng)該把統(tǒng)籌規(guī)劃作為我國(guó)檔案信息化建設(shè)和檔案信息資源整合的重點(diǎn)。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和管理組織要統(tǒng)觀全局，結(jié)合電子政務(wù)建設(shè)的要求，參考圖書(shū)、情報(bào)等相近行業(yè)的做法，盡快出臺(tái)我國(guó)檔案信息化建設(shè)和檔案信息資源整合的近期規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)各級(jí)檔案館信息化工作的宏觀管理，從而使我國(guó)檔案信息化建設(shè)和檔案信息資源整合工作有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展起來(lái)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

此外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的目標(biāo)取向的實(shí)現(xiàn)不可能一蹴而就，必然是一個(gè)長(zhǎng)期實(shí)踐過(guò)程，必須按照總體的規(guī)劃，分步驟、分階段地實(shí)施。首先，應(yīng)重點(diǎn)抓好標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)。相關(guān)管理部門對(duì)信息化建設(shè)中的一些需要達(dá)成共識(shí)的問(wèn)題如某些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等予以明確，并要求共同遵守，使各部門各系統(tǒng)的信息整合工作都在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，這是確保檔案信息資源整合良性發(fā)展的前提與基礎(chǔ)。其次，要在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下分系統(tǒng)地開(kāi)展檔案信息資源整合工作。按照檔案信息資源整合的三個(gè)不同層次的實(shí)現(xiàn)形式，機(jī)關(guān)檔案室、綜合檔案館以及信息中心都要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與總體目標(biāo)，在各自的范圍內(nèi)以工程的形式推進(jìn)檔案信息資源的整合，不斷提高整合的程度與水平。最后，組織國(guó)家規(guī)模的檔案信息資源整合工程，綜合前期各系統(tǒng)的整合成果，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高層次的整合與最大化的社會(huì)共享。

三、由點(diǎn)及面、協(xié)調(diào)發(fā)展

由于地區(qū)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)環(huán)境的原因，各地區(qū)的檔案信息資源整合工作不可能做到同一步調(diào)，必然會(huì)有快有慢，有先有后，水平也有高有低。針對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡的現(xiàn)狀，可以考慮借鑒我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)的策略，在檔案信息資源整合的實(shí)施過(guò)程中，采用由點(diǎn)及面的方針。對(duì)于一些檔案信息化起步較早，發(fā)展較快的地區(qū)，應(yīng)該重點(diǎn)建設(shè)，在資金、人才、技術(shù)上予以大力支持，并加大研究力度，為之提供智力支持，促使其早出成績(jī)、早見(jiàn)效益，在此基礎(chǔ)上逐步探索出一條科學(xué)、合理、可行的信息化建設(shè)道路和資源整合發(fā)展取向，從而為其它地區(qū)信息化建設(shè)和資源整合工作提供借鑒與參考，從而帶動(dòng)全國(guó)檔案信息化建設(shè)和檔案信息資源整合工程的發(fā)展，逐步縮小東西部地區(qū)以及其它區(qū)域性的發(fā)展不平衡的差距，切實(shí)解決檔案信息“數(shù)字鴻溝”問(wèn)題。

檔案信息化是社會(huì)信息化系統(tǒng)中的一個(gè)重要組成部分，它的建設(shè)與其它領(lǐng)域的信息化建設(shè)密切相關(guān)，檔案信息資源的整合水平的提高也離不開(kāi)社會(huì)其它信息資源的集成與融合。因此，檔案信息資源整合的當(dāng)務(wù)之急在于加強(qiáng)與其它社會(huì)領(lǐng)域信息資源建設(shè)的合作，將檔案信息化建設(shè)全面加入到我國(guó)社會(huì)信息化建設(shè)隊(duì)伍中來(lái)，確保協(xié)調(diào)發(fā)展。一方面要將檔案信息化建設(shè)納入同級(jí)電子政務(wù)的發(fā)展規(guī)劃之中，實(shí)現(xiàn)兩者的協(xié)調(diào)同步，檔案館在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)

據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)要充分與政府部門合作，遵守電子政務(wù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，集中開(kāi)發(fā)，統(tǒng)一使用，保證信息資源的共享，從而發(fā)揮系統(tǒng)和資源的最大效益。另一方面要開(kāi)展同圖書(shū)館、情報(bào)機(jī)構(gòu)的合作，充分借鑒其實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，在資源建設(shè)等方面取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同打造地區(qū)綜合信息中心，為社會(huì)公眾提供一體化與多樣化的信息服務(wù)。

四、抓住重點(diǎn)、重視實(shí)效

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合是一個(gè)系統(tǒng)的大工程，必須分清主次，抓住重點(diǎn)。目前來(lái)看，我國(guó)檔案信息資源整合必須以檔案信息資源建設(shè)為核心，以電子公文管理為重點(diǎn)。首先，檔案信息資源建設(shè)是核心。各級(jí)綜合檔案館要加快現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化處理，以及要做好館藏檔案文件及目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立檔案機(jī)讀目錄中心，特別是要開(kāi)展對(duì)重要、珍貴、易損、利用頻率高檔案的數(shù)字化工作，建立全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步向數(shù)字檔案館邁進(jìn)，但值得一提的是，在對(duì)館藏檔案數(shù)字化的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持可行性原則、合法性原則、規(guī)范性原則、效益性原則與安全性原則等，只有這樣，數(shù)字資源建設(shè)才能健康有序地進(jìn)行。此外檔案數(shù)字化工作要分步進(jìn)行，因?yàn)闄n案館館藏往往良莠不齊，內(nèi)容多樣，重復(fù)文件甚多，如果不加區(qū)別地盲目錄入，不僅工作量大，而且會(huì)造成資源浪費(fèi)，因此可以考慮先錄重點(diǎn)全宗，再一般全宗；先鑒定，后錄入；先建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，再建全文和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。再有，在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、安全措施未出臺(tái)或未規(guī)范之前，各級(jí)檔案館不要急于錄入?？傊?，目前條件下，要特別突出國(guó)家綜合檔案館檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)這一重點(diǎn)，通過(guò)解決存量檔案數(shù)字化和確保增量檔案電子化，加強(qiáng)信息資源整合，協(xié)作分工、合理布局，建立分布式、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、可共享的全國(guó)性檔案信息資源體系。其次，電子文件管理是重點(diǎn)。目前我國(guó)電子文件管理現(xiàn)狀問(wèn)題甚多，電子文件的管理亟待規(guī)范，因此國(guó)家檔案管理部門要盡快為我國(guó)的檔案信息化建設(shè)制定操作性強(qiáng)的實(shí)施辦法、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位要將電子文件歸檔管理納入電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化建設(shè)的總體規(guī)劃，整體設(shè)計(jì)，同步實(shí)施，實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化，從而充分整合機(jī)關(guān)檔案信息資源。檔案信息資源整合工程實(shí)施耗資巨大，需要中央財(cái)政支持和地方財(cái)政配套來(lái)保證，各級(jí)檔案部門要本著“節(jié)約、高效”的原則，科學(xué)論證項(xiàng)目可行性，有效控制投資成本，努力創(chuàng)造最佳效益，避免重復(fù)投資和浪費(fèi)。首先，檔案部門要建立項(xiàng)目的事前審查、事中監(jiān)理、事后驗(yàn)收制度，建立項(xiàng)目法人責(zé)任制，嚴(yán)格項(xiàng)目建設(shè)程序，杜絕浪費(fèi)，確保項(xiàng)目質(zhì)量，不搞“面子工程”與“花瓶工程”；其次，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，要引入市場(chǎng)機(jī)制，除需要保密和個(gè)別特殊任務(wù)外，在研究開(kāi)發(fā)、標(biāo)準(zhǔn)制定、檔案數(shù)字化加工等工作要充分利用高等院校、科研院所及相關(guān)企業(yè)的研究開(kāi)發(fā)和加工力量，特別是檔案的數(shù)字化加工任務(wù)，應(yīng)主要依靠社會(huì)力量來(lái)完成；再次，要通過(guò)項(xiàng)目建設(shè)，增加檔案信息化的“造血”和“獻(xiàn)血”功能，增強(qiáng)檔案信息的“商品”意識(shí)，通過(guò)社會(huì)參與市場(chǎng)行為，完善檔案信息社會(huì)化服務(wù)體制，促進(jìn)檔案信息內(nèi)容服務(wù)業(yè)的形成與發(fā)展，回饋社會(huì)，增加社會(huì)就業(yè)，創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕