規(guī)范學(xué)校檔案管理分析

摘 要：檔案管理是學(xué)校一項(xiàng)常規(guī)的管理工作，記錄著學(xué)校從成立到現(xiàn)在的發(fā)展，一定程度上反映著一個(gè)學(xué)校的管理水平和教學(xué)水平。在新時(shí)期學(xué)校檔案管理呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，一方面檔案所容納的內(nèi)容越來(lái)越多，另一方面檔案資源的開(kāi)發(fā)利用也逐漸被重視起來(lái)。但是目前很多學(xué)校的檔案管理還不夠規(guī)范，沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)章制，管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也有待提高。本文簡(jiǎn)單介紹了學(xué)校檔案管理的重要意義和新時(shí)期的特點(diǎn)，然后分析了一些規(guī)范檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理 規(guī)章制度 員工培訓(xùn)

中圖分類號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）04（c）-0241-01

1 學(xué)校檔案管理的重要意義

首先，學(xué)校檔案是學(xué)校成立發(fā)展的一個(gè)記錄，是最原始的文件。學(xué)校檔案開(kāi)始與學(xué)校的成立，經(jīng)歷了學(xué)校發(fā)展的各個(gè)過(guò)程，全面記錄了學(xué)校的教學(xué)組織管理活動(dòng)，對(duì)學(xué)校各部門的工作都有最原始的記錄。學(xué)校的檔案能夠反映學(xué)校的成長(zhǎng)經(jīng)歷，便于了解學(xué)校的管理水平，為學(xué)校的改進(jìn)工作提供數(shù)據(jù)支持。通過(guò)對(duì)學(xué)校檔案的分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)學(xué)校的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)于總結(jié)學(xué)校管理的成敗有重要意義。其次，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的管理記錄，可以成為評(píng)價(jià)學(xué)校管理水平的重要依據(jù)。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校組織工作和優(yōu)秀員工的工作經(jīng)歷，對(duì)檔案的管理和總結(jié)，可以更好地發(fā)掘?qū)W校精神，也是學(xué)校自身形象的一種建設(shè)，形成一種集體觀念。學(xué)校檔案中包含了很多的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果，是教師們辛勤勞動(dòng)的成果，也是教學(xué)水平整體體現(xiàn)?？傊瑢W(xué)校檔案涉及到學(xué)校各個(gè)階段的成長(zhǎng)歷程，是學(xué)校組織管理水平，教學(xué)水平、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)成果的客觀記錄，一方面便于對(duì)學(xué)校的總結(jié)，形成學(xué)校自己的精神和價(jià)值觀。另一方面也為學(xué)校的改革提供信息支持，為學(xué)校更好的發(fā)展提供幫助。

隨著課改的深入進(jìn)行，學(xué)校檔案在管理上呈現(xiàn)了很多新的特點(diǎn)。首先，學(xué)校檔案的信息量越來(lái)越大，越來(lái)越復(fù)雜。主要的原因有兩點(diǎn)：一是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)涉及的內(nèi)容逐步增多，除了正常的教學(xué)活動(dòng)外，現(xiàn)在學(xué)校增加了對(duì)學(xué)生實(shí)習(xí)、學(xué)生實(shí)訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)室管理、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐等內(nèi)容，這些反應(yīng)教學(xué)過(guò)程和學(xué)生經(jīng)歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學(xué)記錄，而現(xiàn)在的檔案除了反映學(xué)校管理的檔案以外，更多的關(guān)注了教學(xué)活動(dòng)，包括各專業(yè)的建設(shè)、各專業(yè)導(dǎo)員的工作，以及一些學(xué)科的教學(xué)科研成果等等。學(xué)校檔案信息內(nèi)容越來(lái)越寬泛，越來(lái)越全面。其次，學(xué)校檔案信息的應(yīng)用更加多元化。以前學(xué)校的檔案是獨(dú)立出來(lái)的，主要是對(duì)檔案的保存，檔案信息的利用很少?，F(xiàn)在由于學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合利用，尤其是涉及學(xué)?？蒲?、學(xué)科建設(shè)、學(xué)生檔案信息資源等問(wèn)題時(shí)，往往需要多個(gè)部門緊密配合?，F(xiàn)在學(xué)校開(kāi)始走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的道路，需要更多與社會(huì)信息接觸，學(xué)校資源的開(kāi)發(fā)利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對(duì)于學(xué)校檔案呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，在檔案管理上必然要采取對(duì)應(yīng)的措施，保證檔案信息的擴(kuò)大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。

2 規(guī)范學(xué)校檔案管理的措施

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視

檔案管理部門一直是學(xué)校的一個(gè)獨(dú)立部門，但是檔案管理也長(zhǎng)期不受重視，被認(rèn)為是可有可無(wú)的部門。一方面檔案管理長(zhǎng)期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認(rèn)為是沒(méi)有什么技術(shù)含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向?qū)W校闡述檔案管理的重要性，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)，服務(wù)學(xué)校管理，并將檔案管理設(shè)定為日常的工作項(xiàng)目。

2.2 完善管理的規(guī)章制度

任何工作都需要完善的規(guī)章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過(guò)完善規(guī)章制度，嚴(yán)格工作流程，保證檔案管理的規(guī)范化、正規(guī)化和標(biāo)準(zhǔn)化。學(xué)校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒(méi)有嚴(yán)格的流程，也沒(méi)有規(guī)章制度，導(dǎo)致一些資料存檔出現(xiàn)問(wèn)題。因此，今后要加強(qiáng)檔案管理部門規(guī)章制度的完善，嚴(yán)格要求工作流程?？梢耘c學(xué)校的其他部門進(jìn)行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實(shí)施中進(jìn)行完善，廣泛聽(tīng)取各部門的意見(jiàn)，保證檔案管理順利進(jìn)行的同時(shí)能夠服務(wù)其他部門。規(guī)章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進(jìn)逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見(jiàn)之上進(jìn)行完善。

2.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領(lǐng)導(dǎo)安排，而且很少對(duì)工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出要求。由于部門沒(méi)有激勵(lì)機(jī)制，員工的不到升遷機(jī)會(huì)，很少有員工主動(dòng)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此，一方面盡快完善部門的激勵(lì)機(jī)制，另一方面采取措施提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前提高業(yè)務(wù)素質(zhì)主要有兩個(gè)措施，一是對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，立竿見(jiàn)影；二是提高選拔要求，引進(jìn)具有專業(yè)技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現(xiàn)在檔案管理越來(lái)越信息化和網(wǎng)絡(luò)化，引進(jìn)具有專業(yè)技術(shù)的人才成為必然選擇。通過(guò)這些措施，努力打造一支業(yè)務(wù)精良，具有專業(yè)技能的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。

2.4 更新檔案管理的設(shè)備

學(xué)校要搞好檔案管理工作，設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵，因?yàn)辇R全的設(shè)施是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。學(xué)校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟(jì)狀況設(shè)置檔案管理辦公室。管理過(guò)程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，盡可能做到“三室分開(kāi)”，即檔案庫(kù)房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開(kāi)，至少要做到檔案庫(kù)房獨(dú)立。對(duì)于音像、實(shí)物等特殊而有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，確保它們的保存質(zhì)量。

2.5 加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

學(xué)校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價(jià)值，利用它來(lái)正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進(jìn)步。因此，在檔案管理過(guò)程中，切不可流于形式，整理一些毫無(wú)價(jià)值的劣質(zhì)檔案，也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫(kù)中。為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視教職工用檔意識(shí)的培養(yǎng)，讓大家認(rèn)識(shí)到，正確用檔就是在提升自我素質(zhì)和提高工作效益，就是在為學(xué)校的進(jìn)步發(fā)展做貢獻(xiàn)。

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