加強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用的思考

摘 要：人事檔案反映了一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷和道德品質(zhì)，是一個(gè)人最客觀的記錄，人事檔案為企業(yè)用人提供了參考，對(duì)個(gè)人發(fā)展也有重要作用。但是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案的側(cè)重點(diǎn)也在逐步變化，政治考察逐漸被個(gè)人技能所取代，對(duì)于人事檔案的開發(fā)利用明顯不夠。本文簡(jiǎn)單介紹了我國(guó)人事檔案管理中存在的問題和國(guó)外對(duì)于人事檔案的開發(fā)利用經(jīng)驗(yàn)，最后提出了一些加強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用的策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 開發(fā)利用

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）04（c）-0239-01

1 我國(guó)人事檔案管理利用存在的問題

為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)人才的需求，我國(guó)的人事檔案管理進(jìn)行了大膽的改革與創(chuàng)新，積累了很多經(jīng)驗(yàn)，也取得了一些成績(jī)。但是，人事制度的改革速度顯然不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，面對(duì)新的形勢(shì)，我國(guó)的人事檔案管理還存在很多問題：首先人事檔案的收集質(zhì)量不高。檔案的質(zhì)量是檔案存在的生命。檔案信息的收集是檔案管理和利用的第一步，是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，如果沒有收集有用的檔案信息，就不會(huì)有健全的檔案，更談不上管理和利用。我國(guó)現(xiàn)行的檔案收集工作過于被動(dòng)，很多材料的質(zhì)量都不高，書寫格式也不規(guī)范，甚至有虛假信息，這些都為以后的管理和利用帶來了巨大的麻煩。其次，人事檔案的個(gè)性特征不明顯。人事檔案最基本的功能應(yīng)該是記錄和反應(yīng)個(gè)人的情況，為企業(yè)了解員工提供參考，可以說是個(gè)人的一個(gè)縮影。通過對(duì)人事檔案的管理可以發(fā)現(xiàn)人才和培養(yǎng)人才，找到人才的成長(zhǎng)之路，無(wú)論是對(duì)企業(yè)還是個(gè)人都是非常有幫助的。但是，現(xiàn)在的人事檔案都是整齊劃一，多數(shù)是基本信息的匯總，很難發(fā)現(xiàn)個(gè)人在技術(shù)、管理上的才能和優(yōu)勢(shì)，對(duì)于能夠彰顯個(gè)人特性和能力的部分很少。再次，人事檔案的真實(shí)度也一直備受質(zhì)疑，人事檔案不實(shí)會(huì)對(duì)人事安排產(chǎn)生惡劣影響。由于一些單位在資料審查時(shí)不夠詳細(xì)，一些虛假材料輕易進(jìn)入，嚴(yán)重干擾了正常的人事安排。甚至一些領(lǐng)導(dǎo)濫用職權(quán)，為部分人提供假證明，給其他員工的積極性造成重大影響。最后，我國(guó)的人事檔案一直以來都是重視政治部分，而輕視個(gè)人的技能部分，這也造成很多檔案在實(shí)際調(diào)用中沒有太大意義。而且，如今的信息技術(shù)已經(jīng)非常發(fā)達(dá)，我國(guó)的檔案管理還處于人工完成階段，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化也是下一步需要努力的方向。

2 國(guó)外人事檔案利用的特點(diǎn)

我國(guó)1990年修訂的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》和《干部檔案工作條例》都規(guī)定“任何個(gè)人不得查閱或借用本人的檔案”，但是在國(guó)外，人事檔案的管理和利用更多情況下是積極利用和審慎開放，國(guó)外的人事檔案管理在服務(wù)對(duì)象、利用程序和實(shí)施方式上都有著較為具體的規(guī)定，而不是一刀切式的硬性要求。在服務(wù)對(duì)象上，發(fā)達(dá)國(guó)家表現(xiàn)的更加寬泛，包括政府機(jī)關(guān)、退伍軍人、學(xué)者等等，但是一般國(guó)家的服務(wù)對(duì)象都是政府機(jī)關(guān)，對(duì)其他的利用對(duì)象也會(huì)有嚴(yán)格的規(guī)定，比如美國(guó)就規(guī)定只有本人或經(jīng)本人授權(quán)（書面）才能夠查閱人事檔案，實(shí)際上能夠向公眾公開的范圍和信息是很有限。在人事檔案的利用實(shí)施方式上，國(guó)外嚴(yán)格遵守知情權(quán)與隱私權(quán)有機(jī)平衡，既保證檔案本人的隱私權(quán)，也要保護(hù)部分人群的知情權(quán)。一方面國(guó)外遵照信息自由法的規(guī)定，提倡保證相對(duì)人群的知情權(quán)，根據(jù)申請(qǐng)方式可以查閱檔案，但必須是在法律允許范圍內(nèi)。另一方面，人事檔案的管理嚴(yán)格保護(hù)當(dāng)事人的隱私權(quán)，涉及到當(dāng)事人的家庭、婚姻、犯罪記錄和宗教信仰等都屬于限制利用的范疇。在人事檔案的利用程序上，國(guó)外一般都有較為嚴(yán)格規(guī)范流程，尤其是美國(guó)、法國(guó)等重視檔案管理的國(guó)家。

3 加強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用的策略

3.1 提高公民檔案意識(shí)，拓寬編研范圍

檔案工作人員是人事檔案工作的主體，起主導(dǎo)、支配作用。要提高公民的檔案意識(shí)，檔案部門要加大人事檔案宣傳工作的力度。檔案信息資源要得到社會(huì)承認(rèn)，就必須切實(shí)加大宣傳力度，結(jié)合實(shí)際，舉辦展覽，利用電臺(tái)、電視、報(bào)刊等多種媒體，面向社會(huì)進(jìn)行廣泛宣傳，擴(kuò)大人事檔案信息資源的傳播面，使之能夠最大限度地被社會(huì)所利用。人事檔案編研工作是人事檔案信息開發(fā)利用的一種高級(jí)形式，是檔案部門主動(dòng)、系統(tǒng)、廣泛地提供利用的有效方式。一是要編制必要的檢索工具，方便查找利用。二是積極進(jìn)行檔案資料編研工作，搞好人員現(xiàn)狀情況、綜合信息、統(tǒng)計(jì)信息等資料的編研工作，提高利用效率。

3.2 做好資料審查，適度公開檔案

人事檔案涉及到個(gè)人的升遷問題，一些人為了獲取利益而對(duì)檔案資料進(jìn)行作假，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)年齡越來越小，工齡越來越來長(zhǎng)，人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性受到威脅。因此，要對(duì)新收集的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格審查，對(duì)資料進(jìn)行甄別，必要時(shí)可獲取司法機(jī)關(guān)的幫助，提高檔案材料的質(zhì)量，對(duì)資料中的鑒定權(quán)限要處理得當(dāng)，對(duì)一些不屬于歸檔范圍的資料要妥善處理。將具有價(jià)值的材料進(jìn)行歸檔，同時(shí)做好檔案管理部門的組織工作，對(duì)工作人員定期培訓(xùn)。人事檔案是記錄和反映個(gè)人德能勤績(jī)等方面情況的，經(jīng)過組織認(rèn)可歸檔保存的個(gè)人材料。根據(jù)國(guó)家規(guī)定，任何人不得借閱和查閱個(gè)人檔案，但是也需要對(duì)檔案本人做適度的開放，允許本人查閱部分內(nèi)容，并進(jìn)行核定。

3.3 加快人事檔案信息化和全國(guó)人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理軟件逐漸進(jìn)入管理系統(tǒng)，而且隨著檔案管理工作的完善也在逐步升級(jí)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，與國(guó)際化的人事信息管理接軌，并根據(jù)實(shí)際需要，繼續(xù)開發(fā)管理功能，以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理更輕捷和更準(zhǔn)確。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)可以開展人才信息報(bào)道、信息咨詢和信息調(diào)研的深化服務(wù)。信息化建設(shè)還要注意利用和保密的平衡，在尊重個(gè)人隱私的前提下建立地區(qū)人才信息庫(kù)，以及流動(dòng)性的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)。另外，加速全國(guó)人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)成為現(xiàn)在一項(xiàng)緊迫任務(wù)。隨著國(guó)家對(duì)人事制度改革的推進(jìn)，很多單位人都變成了社會(huì)人，人員流動(dòng)非常普遍，建立全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息庫(kù)，將為今后實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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