論數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日趨成熟，數(shù)字檔案館逐漸進(jìn)入人們的視野，并對(duì)傳統(tǒng)檔案館帶來了一定的沖擊。本文分析了數(shù)字檔案館相對(duì)于傳統(tǒng)檔案館的優(yōu)勢和劣勢，闡述了數(shù)字檔案館對(duì)傳統(tǒng)檔案館的影響并展望了未來檔案館發(fā)展的趨勢。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館 傳統(tǒng)檔案館 比較 發(fā)展趨勢

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）04（c）-0236-01

我國是一個(gè)具有燦爛文化的文明古國，檔案的歷史發(fā)展源遠(yuǎn)流長。由于檔案的唯一性和憑證性，我國自古以來就非常重視對(duì)檔案的收集保護(hù)管理工作，更不惜重金建造專門的檔案館對(duì)檔案加以保管，因而傳統(tǒng)檔案館的管理技術(shù)和理念也相對(duì)比較成熟。然而隨著信息時(shí)代的到來，越來越多的數(shù)字檔案館悄悄登上檔案業(yè)的舞臺(tái)，并對(duì)傳統(tǒng)檔案館帶來巨大和深遠(yuǎn)的影響。

1 檔案館發(fā)展概述

檔案館是收集、保管檔案的機(jī)構(gòu)。自中華人民共和國建立，中國檔案事業(yè)進(jìn)入新的時(shí)期，傳統(tǒng)的檔案館一般是將收集整理的各種紙質(zhì)文獻(xiàn)資料分類存放于不同的檔案庫房，以供人們查閱瀏覽。由于紙質(zhì)檔案原件的唯一性和紙張的易損壞性，傳統(tǒng)檔案館對(duì)檔案庫房的要求也比較高，并且紙質(zhì)檔案會(huì)占據(jù)一定的空間，隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案的積累也會(huì)對(duì)傳統(tǒng)檔案館庫房造成一定的壓力。

迫于傳統(tǒng)檔案館面臨的困境和信息革命的大背景，數(shù)字檔案館的出現(xiàn)具有現(xiàn)實(shí)的意義。數(shù)字檔案館不僅僅是館藏得到數(shù)字化和管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的檔案館群體，在提倡政務(wù)信息公開和向整個(gè)社會(huì)提供現(xiàn)行文件服務(wù)的今日，它實(shí)質(zhì)上應(yīng)該是一個(gè)通過計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)有序處理和存儲(chǔ)電子文件、檔案以及其他信息，實(shí)現(xiàn)信息資源跨庫共享的、也包括“文件中心系統(tǒng)”于其中的、超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)，這也是檔案館從實(shí)體跨向虛擬飛躍性的一步。

2 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館比較之優(yōu)勢

2.1 存儲(chǔ)上占用空間小、成本更低。

傳統(tǒng)檔案館保存的檔案主要是紙質(zhì)檔案，隨著時(shí)代的發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域形成的文件數(shù)量激增，檔案信息總量也以驚人的速度增長，這導(dǎo)致各大庫房“庫滿為患”的局面。另外紙張的長期保存對(duì)環(huán)境的要求也比較高，空氣溫度、濕度的不適宜都可能造成紙質(zhì)文件的損壞，因而對(duì)庫房的建造資金投入比較高。而數(shù)字檔案館的存儲(chǔ)介質(zhì)以電磁介質(zhì)為主，一般是指光盤、硬盤和軟盤。這些檔案信息載體，不僅集數(shù)字、文字、圖像和影像于一體，而且有著驚人的存儲(chǔ)能力。據(jù)了解，目前個(gè)人計(jì)算機(jī)的硬盤容量已達(dá)到160 GB（千兆字節(jié)）以上；一張普通的光盤可存儲(chǔ)3.4億字節(jié)，而一張高密度光盤的存儲(chǔ)量更為巨大[1]。與傳統(tǒng)檔案館的紙張存儲(chǔ)相比，數(shù)字檔案館的電磁介質(zhì)存儲(chǔ)的成本大大降低，存儲(chǔ)的信息量卻更大，占用空間更小。

2.2 信息采集方式上更加便捷性和多樣性

傳統(tǒng)檔案館的檔案大部分是通過接收及少量的征集和購買而來的，獲取方式比較單一，渠道也比較狹隘，這會(huì)造成很多有價(jià)值的檔案文獻(xiàn)流失而給社會(huì)帶來損失。而數(shù)字檔案館的信息獲取采用多渠道、多載體相結(jié)合的方式，讓全球范圍內(nèi)為我所需的最新信息不斷地進(jìn)入本館的信息系統(tǒng)，增加其館藏量。世界各個(gè)角落的文獻(xiàn)資料只需動(dòng)動(dòng)手指就可輕松獲取，避免了人工收集方式的繁雜和高工作量。

2.3 操作上速度更快、效率和準(zhǔn)確率更高

傳統(tǒng)檔案館對(duì)某個(gè)檔案進(jìn)行查詢時(shí)，一般是按照分類人工查找，效率非常低，而且還容易出錯(cuò)。而數(shù)字檔案館則可以利用計(jì)算機(jī)的檢索功能輕松查找到所尋找的資料，大大節(jié)省了時(shí)間也降低了出錯(cuò)率。

2.4 服務(wù)上方式更加多樣、范圍更加廣泛

收藏檔案的根本目的之一就是要滿足廣大用戶對(duì)檔案信息資源的利用需求，所以檔案館的服務(wù)質(zhì)量很重要。從服務(wù)方式上比較，傳統(tǒng)檔案館的主要服務(wù)方式有閱覽、外借、展覽與陳列、制發(fā)檔案副本、制發(fā)檔案證明、檔案目錄信息、檔案咨詢以及建立現(xiàn)行文件中心等服務(wù)[2]。數(shù)字檔案館是從傳統(tǒng)檔案館發(fā)展而來，其信息服務(wù)的方式和傳統(tǒng)檔案館有很多相同的地方，比如，檔案咨詢服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)和檔案閱覽服務(wù)等。但又因?yàn)槠涮囟ǖ膶傩裕志哂凶约邯?dú)特的信息服務(wù)方式，它是動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的，不僅僅局限于現(xiàn)在的一些分類定制、推送技術(shù)、動(dòng)態(tài)網(wǎng)技術(shù)等方式，它會(huì)隨著利用者新的需求的出現(xiàn)而作相應(yīng)的調(diào)整，甚至利用者可以根據(jù)自身的需要提出適合自己的服務(wù)方式。傳統(tǒng)用戶的概念接近于傳統(tǒng)檔案館的用戶，是采用網(wǎng)絡(luò)使用以前的傳統(tǒng)的利用方式進(jìn)行檔案利用的用戶，主要指到館用戶，也包括雖未到館但要求檔案館提供定題服務(wù)等檔案信息服務(wù)的用戶。網(wǎng)絡(luò)用戶是指檔案館在線用戶，它是基于“虛擬檔案館”提出的概念，檔案館的網(wǎng)絡(luò)化勢必會(huì)使其服務(wù)對(duì)象更加的廣泛。

3 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館比較之劣勢

與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館有許多優(yōu)勢，但是它也有其局限性或脆弱性的一面。

3.1 內(nèi)容真實(shí)性難以確定

由于電子檔案易被編輯修改，所以其內(nèi)容的真實(shí)很難得到保證，無疑這不符合檔案的憑證特性，也正因?yàn)槿绱?，?shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力。這對(duì)于檔案管理者或檔案利用者來說，都是個(gè)遺憾，這也使數(shù)字檔案的作用大打了折扣。

3.2 安全性難以控制

數(shù)字檔案館的運(yùn)行依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)的使用，而安全問題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭疼的難題，也是數(shù)字檔案館建設(shè)中的重大難題。其安全問題包括計(jì)算機(jī)病毒的泛濫、計(jì)算機(jī)黑客入侵、有竊取行為的間諜活動(dòng)、人為蓄意破壞等，這些都可能給整個(gè)數(shù)字檔案館的運(yùn)行造成巨大的威脅[3]。

4 未來檔案館的發(fā)展趨勢展望

信息化已經(jīng)是未來各項(xiàng)工作發(fā)展的大趨勢，檔案工作也不例外。數(shù)字檔案館的種種優(yōu)勢決定了其在將來檔案事業(yè)當(dāng)中所扮演的重要角色，檔案館的信息數(shù)字化建設(shè)事業(yè)將愈來愈紅火。

然而，也有人這樣認(rèn)為：隨著科技信息的進(jìn)一步發(fā)展，數(shù)字檔案館在將來必定會(huì)取代傳統(tǒng)檔案館。這種說法顯然是錯(cuò)誤的，因?yàn)閿?shù)字檔案館并不是重建一個(gè)存放數(shù)字化檔案的檔案館，而是以原有的檔案館為基礎(chǔ)進(jìn)行拓展，和傳統(tǒng)檔案館是共生共存的關(guān)系[4]。只有在完善傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步發(fā)展數(shù)字檔案館，發(fā)揮他們各自的優(yōu)勢，將二者融會(huì)貫通才是檔案事業(yè)的持久發(fā)展策略。

5 結(jié)語

經(jīng)過上述的比較分析，可以清晰的看到，雖然數(shù)字檔案館從經(jīng)濟(jì)上、獲得方式上、操作上以及服務(wù)上都優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館，但數(shù)字檔案館并未完全具備傳統(tǒng)檔案館的功能，也不能代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館，數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館具有共生性。在今后，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館并存發(fā)展將成為檔案館發(fā)展的方向。

參考文獻(xiàn)

[1]陳勇.傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字館的比較研究[J].檔案學(xué)通訊，2004（6）：48-51.

[2]郭燕輝.傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館信息服務(wù)的比較[J].蘭臺(tái)世界，2009（7）：22-23.

[3]王主玉.淺談數(shù)字檔案館區(qū)別于傳統(tǒng)檔案館的特性[J].科教文匯，2011（3）：206-208.

[4]蘇毅.傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館之研究比較[J].蘭臺(tái)世界，2005（12）：2-3.