基于可視化的扁平化組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

摘 要：可視化管理技術(shù)的應(yīng)用，使得現(xiàn)場(chǎng)信息能夠得到及時(shí)有效的收集，管理效果滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)，管理活動(dòng)透明化，促進(jìn)了扁平化組織結(jié)構(gòu)的發(fā)展。該結(jié)構(gòu)具有管理層次少，管理幅度大，決策權(quán)分散等特征。可視化管理的實(shí)現(xiàn)方式是：利用傳感技術(shù)和識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)有效的采集，憑借結(jié)構(gòu)分析模型，展示數(shù)據(jù)處理內(nèi)容，通過智能挖掘與在線分析，促進(jìn)工作人員對(duì)信息的認(rèn)知和運(yùn)用，利用知識(shí)庫和知識(shí)檢索，實(shí)現(xiàn)建設(shè)學(xué)習(xí)型組織的目的。在可視化管理的基礎(chǔ)上，扁平化組織結(jié)構(gòu)的管理層次減少，對(duì)各個(gè)職位的人員素質(zhì)有了更高的要求，分工更加明確，對(duì)工作環(huán)境的信息化需求同時(shí)提升。扁平化結(jié)構(gòu)管控需要從提升人員素質(zhì)，提高信息質(zhì)量，重組業(yè)務(wù)，保持組織柔性中得到實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：可視化 組織設(shè)計(jì) 管理幅度 管理層次 扁平化

中圖分類號(hào)：D035 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）04（c）-0169-03

隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，企業(yè)自身面臨機(jī)構(gòu)臃腫，層級(jí)過多，信息傳遞緩慢，失真率高的困境，導(dǎo)致決策緩慢、失誤或缺乏快速應(yīng)變。同時(shí)，企業(yè)面臨環(huán)境的變化，競(jìng)爭(zhēng)激烈，客戶需求多元化、個(gè)性化，產(chǎn)品更新?lián)Q代快，企業(yè)需要及時(shí)了解客戶需求及變化。

面對(duì)組織規(guī)模的擴(kuò)大，傳統(tǒng)組織理論認(rèn)為，由于管理者受精力、知識(shí)、能力、經(jīng)驗(yàn)的限制，所能管理的下屬人數(shù)是有限的。因此惟有增加管理層次才能實(shí)現(xiàn)對(duì)人員的管理和控制。應(yīng)對(duì)各級(jí)管理人員對(duì)信息品質(zhì)需求的不斷提升，可視化信息管理系統(tǒng)通過更全面，更直觀的信息展示，被越來越多的企業(yè)應(yīng)用于管理活動(dòng)中?？梢暬芾硐到y(tǒng)以其突出的可視化特性，突破了管理者管理幅度的局限性，簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)錐形組織結(jié)構(gòu)的繁雜層次。它的應(yīng)用，使得企業(yè)形成簡(jiǎn)單清晰的扁平化組織結(jié)構(gòu)成為可能。

1 可視化管理對(duì)組織設(shè)計(jì)的促進(jìn)作用

可視化管理是利用IT系統(tǒng)使現(xiàn)場(chǎng)的信息得到充分的收集、有效整合、加強(qiáng)關(guān)聯(lián)性等使得管理決策更為科學(xué)有效（如表1）。

可視化管理使得管理效果可以滲透到企業(yè)人力資源、供應(yīng)鏈、客戶管理等多個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)組織結(jié)構(gòu)具有較大影響。大幅度的加快信息在組織中的傳遞速度，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，有效提高主管與下屬之間的溝通效率。對(duì)于管理者來說，他有更多精力關(guān)注更多的下屬，增大了管理幅度，減少了組織層次，組織設(shè)計(jì)趨于扁平化。同時(shí)，借助可視化管理，管理者可以直接深入的了解各環(huán)節(jié)發(fā)生的真實(shí)狀況，信息經(jīng)過可視化管理系統(tǒng)處理與錐形結(jié)構(gòu)中一級(jí)一級(jí)的人工傳遞相比較，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，達(dá)到了管理滲透的目的，使管理透明化，各部門之間相互監(jiān)督，減少組織中監(jiān)管的工作任務(wù)，使組織結(jié)構(gòu)更加精簡(jiǎn)，分工明確。

在可視化管理應(yīng)用于企業(yè)后，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)從錐形更多的轉(zhuǎn)向扁平型，形成扁平化的組織設(shè)計(jì)模式。

2 基于可視化的扁平化組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)框架

2.1 基于可視化的扁平組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)模式

2.1.1 結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)流程圖

扁平組織設(shè)計(jì)流程從設(shè)計(jì)到形成，每個(gè)步驟都有具體的任務(wù)分工（如圖1）。

（1）職務(wù)設(shè)計(jì)是在目標(biāo)活動(dòng)逐步分解的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)和確定組織內(nèi)具體管理工作所需要的職務(wù)類別和數(shù)量，分析擔(dān)任每個(gè)職務(wù)的人員應(yīng)負(fù)的責(zé)任，應(yīng)具備的素質(zhì)要求。可視化管理系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的輔助功能，對(duì)工作量的分配有了重新的定義，要求員工具備更加專業(yè)的技術(shù)技能，下屬擁有更多自主解決問題的空間的同時(shí)負(fù)有更多的責(zé)任，使每一位下屬有強(qiáng)烈的主人翁意識(shí)，精簡(jiǎn)結(jié)構(gòu)層次，以更輕巧的組織形式更有效的解決業(yè)務(wù)中的問題。

（2）根據(jù)職務(wù)從事的工作內(nèi)容的性質(zhì)以及職務(wù)之間的相互聯(lián)系，按照因事設(shè)職和因人設(shè)職相結(jié)合、權(quán)責(zé)對(duì)等和命令統(tǒng)一的原則，將各個(gè)職位組合成不同的部門。部門的劃分在可視化系統(tǒng)中能夠突出工作內(nèi)容的差異性，更好的合并工作內(nèi)容的一致性，減少資源的浪費(fèi)，以更少的層次結(jié)構(gòu)，更少的部門，具備更出色的團(tuán)隊(duì)能力。

（3）在職務(wù)設(shè)計(jì)和部門劃分的基礎(chǔ)上，還要根據(jù)組織內(nèi)外能夠獲取的人力資源進(jìn)行調(diào)整，并平衡工作量，以使組織機(jī)構(gòu)合理。如果再次分析合理，則根據(jù)工作內(nèi)容性質(zhì)規(guī)定各管理機(jī)構(gòu)之間的職責(zé)、權(quán)限以及義務(wù)關(guān)系，使各管理部門和職務(wù)形成一個(gè)嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)?？梢暬芾淼某浞謶?yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建組織的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，層次清晰，職責(zé)明確。

2.1.2 扁平化組織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)圖

扁平化的組織結(jié)構(gòu)下，公司管理層次大體分為四層（如圖2）。

2.1.3 職務(wù)說明書

扁平結(jié)構(gòu)的影響體現(xiàn)在組織設(shè)計(jì)的各個(gè)方面，在這種組織結(jié)構(gòu)下，包括對(duì)工作能力的要求，工作內(nèi)容和性質(zhì)的劃分，工作環(huán)境和工作條件的改變，隨著可視化的融入，都產(chǎn)生了較大的改變，形成了扁平化的組織設(shè)計(jì)新的分析要素特點(diǎn)（如圖3）。

（1）主管和下屬的工作能力：主管綜合、表達(dá)、理解能力強(qiáng)，可以就下屬請(qǐng)示提出恰當(dāng)?shù)慕ㄗh，縮短與下屬接觸占用的時(shí)間。下屬如果經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，則可以在很多問題上根據(jù)符合組織要求的主見解決，減少向主管請(qǐng)示的頻率。這樣，管理幅度可以適當(dāng)放寬。

可視化的信息傳遞形式通過圖元集的使用，更清晰，準(zhǔn)確表達(dá)，降低知識(shí)負(fù)載帶來的理解上的時(shí)間消耗。從主管角度，可以提高主管的綜合分析能力，跟快捷的提出合理的建議，減少與下屬接觸的時(shí)間。從下屬的角度，透明化的管理系統(tǒng)中，他們可以方便的獲取需要的信息和知識(shí)，更加自主的完成任務(wù)。通過可視化強(qiáng)大的交互功能有效的提升了主管和下屬的工作能力，進(jìn)而拓寬管理的幅度，使組織設(shè)計(jì)趨于扁平化。

（2）工作內(nèi)容和性質(zhì)：主管的工作在于決策和用人。處在不同層次，決策與用人的比重不同。越接近高層，主管人員的決策職能越重要，其管理幅度較中層和基層管理人員小。

可視化管理系統(tǒng)的應(yīng)用使得高層領(lǐng)導(dǎo)者突破較小的管理幅度的瓶頸。高層主管人員重要的決策職能在可視化管理系統(tǒng)的輔助下，縮減了常規(guī)步驟，使決策效率提升，主管人員的時(shí)間和精力可以投入用人方面。這樣，高層的工作在決策和用人兩邊可以更加均衡，更全面的了解公司運(yùn)營全貌，促進(jìn)高層管理者結(jié)合業(yè)務(wù)和人員兩方面做出更加合理的決策。同時(shí)，組織設(shè)計(jì)的層次減少，公司業(yè)務(wù)責(zé)任更加明朗。

下屬工作內(nèi)容越相似，主管指導(dǎo)和建議也大體相同，管理幅度就可以較大一些。在可視化管理系統(tǒng)中，透明化的管理可以更容易發(fā)現(xiàn)內(nèi)容相似的工作，這樣主管人員可以進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)，同一時(shí)間給多個(gè)下屬提出建議，管理幅度自然增大，管理層向扁平化過渡。

計(jì)劃本身制定的詳盡周到，主管指導(dǎo)下屬所用的時(shí)間就少，增大有效管理幅度。

從認(rèn)知心理學(xué)的角度分析，人不能完全預(yù)測(cè)未知的事情是因?yàn)槿四X不能記憶所有的信息并對(duì)其加以利用，分析。通過可視化管理系統(tǒng)將所有的信息匯集在一起，并用科學(xué)的方法加以加工，分析，就可以制定出更加合理的計(jì)劃，使計(jì)劃的每個(gè)方面的都較為完善。這樣，在執(zhí)行中下屬執(zhí)行就不需要過多的請(qǐng)示，有效管理幅度增大，所以就不需要復(fù)雜的層次結(jié)構(gòu)，給業(yè)務(wù)帶來組織內(nèi)的麻煩。

（3）工作條件：給主管配備必要的助手，由助手和下屬進(jìn)行一般聯(lián)絡(luò)，直接處理明顯次要問題，減少主管的工作量，增加其管理幅度。可視化管理系統(tǒng)就扮演了主管的助手的角色。它具有一定的智能功能，對(duì)于一些相對(duì)簡(jiǎn)單的問題通過計(jì)算機(jī)運(yùn)算，模擬，可以提供一些決策建議，提供給主管人員選擇。

利用可視化管理的先進(jìn)技術(shù)掌握信息，可以使下屬更自主的處理分內(nèi)事物。有利于擴(kuò)大主管的管理幅度。

不同下屬地理上的分散，會(huì)增加溝通之間的困難，影響主管直屬部下的數(shù)量?？梢暬芾泶蚱乒芾淼牡乩砭窒扌?，信息在系統(tǒng)內(nèi)流通，組合，分配，有效結(jié)合各種資源，使業(yè)務(wù)的管理范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，增進(jìn)管理幅度的擴(kuò)展。

（4）工作環(huán)境：組織環(huán)境穩(wěn)定影響組織活動(dòng)內(nèi)容和政策的調(diào)整頻度和幅度。環(huán)境變化越快，變化程度越大，下屬向上級(jí)的請(qǐng)示就越有必要、越經(jīng)常。環(huán)境越不穩(wěn)定，各層管理人員的管理幅度越受到限制。輸入可視化系統(tǒng)的信息能夠讓管理活動(dòng)更好的適應(yīng)環(huán)境的變化，及時(shí)預(yù)防、發(fā)現(xiàn)、解決存在的問題，維持組織長(zhǎng)期運(yùn)行的穩(wěn)定性，形成扁平型的組織結(jié)構(gòu)。

2.2 基于可視化的扁平化組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)特點(diǎn)與實(shí)現(xiàn)方式

2.2.1 扁平化組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)特點(diǎn)

傳統(tǒng)的錐形結(jié)構(gòu)如圖4所示，管理幅度較小，從而形成管理層次較多的高、尖、細(xì)的金子塔形態(tài)。

與錐形結(jié)構(gòu)比較，在層次幅度，權(quán)利結(jié)構(gòu)，決策權(quán)，溝通方式等方面，扁平結(jié)構(gòu)具有更符合當(dāng)今企業(yè)環(huán)境的優(yōu)勢(shì)（如表1）。

2.2.2 扁平化組織中可視化管理的實(shí)現(xiàn)方式

（1）通過可視化管理系統(tǒng)直接觀察生產(chǎn)作業(yè)，發(fā)現(xiàn)問題；觀察其他人員工作情況，自動(dòng)調(diào)整工作狀態(tài)或幫助其他人員，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)協(xié)作。

（2）從大量、動(dòng)態(tài)、異構(gòu)的數(shù)據(jù)中，發(fā)現(xiàn)隱性知識(shí)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，參照工作人員需求，設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)分析模型庫，如趨勢(shì)外推法，結(jié)構(gòu)分析模型（餅狀圖，柱狀圖，雷達(dá)圖，曲線），展示數(shù)據(jù)處理內(nèi)容，促進(jìn)工作人員對(duì)信息的認(rèn)知和運(yùn)用。

（3）利用組態(tài)和圖像渲染技術(shù)對(duì)各個(gè)管理對(duì)象的各個(gè)屬性單元采用標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)和展示，使界面圖像能夠形象生動(dòng)模擬現(xiàn)場(chǎng)。嵌入實(shí)時(shí)屬性信息，促進(jìn)人機(jī)交互。

（4）利用傳感技術(shù)和識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)有效的采集、傳輸、儲(chǔ)存，根據(jù)需要挖掘，吸取，降維和可視化映射等方法挖掘潛在價(jià)值，提高信息利用率。

（5）智能挖掘與在線分析，以及統(tǒng)計(jì)分析，預(yù)警，防控，視頻監(jiān)督和圖像模擬功能的實(shí)現(xiàn)，為工作人員提供判斷決策信息，事故分析，概率分析和迭代計(jì)算功能描述各個(gè)方案的可能性。

（6）通過知識(shí)庫和知識(shí)檢索，使企業(yè)與專家的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)通過一定的渠道和網(wǎng)絡(luò)傳播學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)學(xué)習(xí)型組織的目的。

2.3 基于可視化的扁平化組織結(jié)構(gòu)管控

2.3.1 提高管理者與被管理者的素質(zhì)

首先要求管理者提高責(zé)任意識(shí)。扁平化后管理者的責(zé)任范圍加大，管理職位更加明朗化，管理責(zé)任更加明確化，管理者必須主動(dòng)承當(dāng)責(zé)任。其次，要求管理者提高應(yīng)變與溝通能力，管理者需要根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整自己的角色，適應(yīng)變化的環(huán)境。最后，要求管理者掌握并運(yùn)用可視化溝通手段，提高溝通效率。就被管理者而言，在掌握必要的技術(shù)技能之外，還需要掌握先進(jìn)的溝通手段和技能，以實(shí)現(xiàn)與管理者及其他部門的有效溝通。公司也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工持續(xù)不斷的培訓(xùn)。公司鼓勵(lì)在組織內(nèi)部建立學(xué)習(xí)型小組，使團(tuán)隊(duì)獲得知識(shí)的同時(shí)，增進(jìn)團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

2.3.2 提高組織內(nèi)信息傳遞的速度和信息傳遞的準(zhǔn)確性

提高信息傳遞速度的途徑，一方面靠人、一方面靠技術(shù)，只有兩者協(xié)同作用，才能真正實(shí)現(xiàn)信息在組織暢通無阻的流動(dòng)。提高人對(duì)信息傳遞貢獻(xiàn)的最好途徑是給信息傳遞作出貢獻(xiàn)者給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，提高信息傳遞速度的技術(shù)方法主要是通過建立支持信息傳遞的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)。培育組織內(nèi)開放的文化也是提高組織內(nèi)信息傳遞速度的有效途徑。

2.3.3 按照顧客導(dǎo)向重組企業(yè)業(yè)務(wù)流程

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程中存在許多缺少附加價(jià)值的冗余環(huán)節(jié)，使得組織運(yùn)行效率低下，而這種低效率就是由等級(jí)森嚴(yán)、辦事拖沓的中層組織帶來的。扁平化組織要求流程的各環(huán)節(jié)都以顧客至上而不是上司或公司導(dǎo)向。流程重組的整體觀要求為顧客提供準(zhǔn)時(shí)、有效和全面的服務(wù)。因此，組織結(jié)構(gòu)扁平化改造必然伴隨業(yè)務(wù)流程的重組。新流程節(jié)省了中間轉(zhuǎn)手的程序，使顧客的問題可以獲得立即解決，真正體現(xiàn)了顧客至上的思想。

2.3.4 保持組織的柔性

保持組織柔性的有效方法之一是建立一些臨時(shí)性的、以任務(wù)為導(dǎo)向的團(tuán)隊(duì)式組織。這種組織具有相當(dāng)?shù)娜嵝?，其成員是臨時(shí)的或流動(dòng)的，一個(gè)臨時(shí)團(tuán)隊(duì)一般都要完成一個(gè)完整的生產(chǎn)過程，如產(chǎn)品的設(shè)計(jì)開發(fā)、生產(chǎn)計(jì)劃及準(zhǔn)備、產(chǎn)品銷售等。

3 結(jié)語

通過以上的分析，在可視化管理應(yīng)用于企業(yè)中后，企業(yè)的組織設(shè)計(jì)從錐型結(jié)構(gòu)過度為扁平型結(jié)構(gòu)，更加適應(yīng)企業(yè)的管理需求，我們可以歸納如下：

可視化管理使應(yīng)用的組織促使其將原有的錐形組織結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)楸馄叫徒Y(jié)構(gòu)，減少了管理的層次，增大了管理者的管理幅度，更好的讓管理滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)，為主管人員節(jié)省更多花費(fèi)在常規(guī)工作的時(shí)間，為更多的下屬提供指導(dǎo)建議。同時(shí)，對(duì)下屬的專業(yè)能力提出了更高的要求。使整個(gè)組織在緊密聯(lián)系的扁平化，寬幅度，更深入的組織結(jié)構(gòu)中創(chuàng)造更大的價(jià)值。從主管角度，他們具有更大的管理幅度，對(duì)組織中的下屬具備更大更多的管理權(quán)限。從下屬角度，更多的下屬跟隨同一個(gè)主管，在具體工作中，能夠根據(jù)系統(tǒng)的支持和主管的建議擁有更多的自主抉擇的權(quán)力，在一定意義上，將權(quán)力分配給下屬更多一些。透明化的管理便于解決員工之間的矛盾，促進(jìn)部門間的協(xié)調(diào)。扁平化的組織結(jié)構(gòu)需要一支更加高效的團(tuán)隊(duì)，每一位員工的職責(zé)都對(duì)業(yè)務(wù)有著重要的影響，同時(shí)，在人才較多的當(dāng)今社會(huì)，扁平的組織結(jié)構(gòu)更有利于選拔人才，降低組織內(nèi)部的管理消耗，把更多的精力和時(shí)間用在具體的業(yè)務(wù)中，創(chuàng)造更大的價(jià)值。

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