事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)人口和計劃生育技術(shù)指導(dǎo)和研究中心 胡彥

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)人口和計劃生育技術(shù)指導(dǎo)和研究中心 胡彥

檔案管理是事業(yè)單位中一個重要的工作環(huán)節(jié)，隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，檔案管理過程中的問題也越加突出。想使事業(yè)單位的各項管理工作順利、有效地完成，就要重視檔案管理的諸多問題的解決，并加以創(chuàng)新與改革，從而提高事業(yè)單位的檔案管理水平。本文就檔案管理過程中的創(chuàng)新與改革做出研究探討。

事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；改革

作為我國行政服務(wù)體系的一個重要組成部分，在適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，事業(yè)單位的整體工作、服務(wù)能力需要得到不斷的加強(qiáng)與提高。在確保事業(yè)單位的各項工作有序進(jìn)行的過程中，檔案管理體系就需要不斷進(jìn)行創(chuàng)新與改革，使其能更好地服務(wù)于事業(yè)單位。

一、重視事業(yè)單位檔案管理的意義

事業(yè)單位的檔案是多年的各項工作記錄，是開展業(yè)務(wù)工作的重要參考資料，也是不可缺失的憑證。完整的檔案使單位在處理日常工作，維護(hù)單位權(quán)益，記錄職工工作的過程中有據(jù)可依，有證可查，也是事業(yè)單位各項工作得以順利進(jìn)行的基礎(chǔ)之一。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，事業(yè)單位對檔案管理提出了更高的要求，只有在適應(yīng)社會的條件下不斷創(chuàng)新改革，才能與事業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)做到協(xié)調(diào)一致，從而提高事業(yè)單位的工作能力與服務(wù)水平。

二、目前事業(yè)單位檔案管理過程中的問題

（一）檔案管理現(xiàn)代化水平低。目前，許多事業(yè)單位在檔案管理方面不夠重視。檔案室設(shè)施簡陋、陳舊，沒有給檔案提供良好的保存環(huán)境。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的水平也應(yīng)得到相應(yīng)的提高，將現(xiàn)代化技術(shù)引入到檔案管理中，通過現(xiàn)代信息技術(shù)為單位檔案提供權(quán)新的、更健全的管理環(huán)境。

（二）檔案管理人員素質(zhì)欠缺。檔案管理的工作要求很高，這就需要事業(yè)單位要有一批專業(yè)的檔案管理人員。然而就目前情況來看，許多事業(yè)單位的檔案工作人員臨時性很強(qiáng)，缺乏基礎(chǔ)的管理技能與專業(yè)的培訓(xùn)，各項工作技能缺乏，這就使檔案管理過程中容易出現(xiàn)很多的問題，不利于檔案的保存。

（三）對檔案管理工作不夠重視。多數(shù)事業(yè)單位都容易忽視檔案管理的重要性。不能真正地認(rèn)識到檔案作為單位史實資料的價值，沒有對檔案在單位日常事務(wù)處理當(dāng)中的重要地位做出認(rèn)識。管理檔案的工作人員也容易輕視檔案管理這份工作，缺乏應(yīng)有的工作熱情。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的方法

（一）健全檔案管理制度。健全檔案管理體系是檔案管理改革的首要環(huán)節(jié)。根據(jù)事業(yè)單位的現(xiàn)狀量身定制，在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上吐故納新，簡化、規(guī)范各項制度，摒棄不適應(yīng)于現(xiàn)代環(huán)境的部分，提高管理體系的科學(xué)性與靈活性，提高工作效率與質(zhì)量，使其能更好地適應(yīng)事業(yè)單位的各項實際工作。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案的查閱不甚方便，檔案的利用率也很低，檔案管理工作中也出現(xiàn)很多冗余的環(huán)節(jié)與步驟。應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，將現(xiàn)代的管理手段引進(jìn)來，整合檔案信息系統(tǒng)，利用掃描功能將資料實物掃描為數(shù)據(jù)資料，建立現(xiàn)代化的檢索系統(tǒng)，提供豐富的計算機(jī)服務(wù)，使得查找資料時的效率提高，檔案的利用率提高。

（三）建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍。要想使檔案管理工作水平得到提高，就需要一批綜合素質(zhì)過硬的檔案管理人員。要用專業(yè)的工作人員來管理檔案。也要不時地對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)與考核。經(jīng)常開展檔案管理培訓(xùn)，使工作人員不斷地攝取新的專業(yè)知識，從而使工作能力不斷得到提高。同時單位內(nèi)部也要對檔案工作人員制定相應(yīng)的考核制度，定期對檔案工作做檢查與考核，設(shè)立獎懲制度，對工作出色的人員給予獎勵。加強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任心，提高工作熱情，促進(jìn)綜合管理水平的提高。

（四）提高檔案管理的保密性。做好檔案的保密性是檔案管理工作中需要注意到的問題。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展也對事業(yè)單位提高檔案管理保密工作提出了更高的需求。要對檔案管理人員的保密工作做好規(guī)范，做好檔案室的監(jiān)控和預(yù)警設(shè)施，對掃描后的數(shù)據(jù)資料與網(wǎng)絡(luò)中的資料要格外做好安全保密措施，防止不法分子利用現(xiàn)代技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，加強(qiáng)保密機(jī)制，整體做好安全預(yù)警

（五）加大檔案管理的資金投入，合理開發(fā)檔案。重視檔案管理體系，加大檔案管理的資金投入，建設(shè)符合事業(yè)單位工作實際的現(xiàn)代化的檔案室，配套先進(jìn)的管理設(shè)施，加大對工作人員日常培訓(xùn)與檔案信息化的資金投入。營造合理科學(xué)的管理環(huán)境。同時，合理地利用檔案資源，將檔案的更多用途發(fā)揮出來，利用網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)，在相應(yīng)的平臺上公布檔案，方便公眾利益，提高檔案的利用率與實用價值。為社會提供更多有價值的信息。

四、結(jié)語

隨著精神文明建設(shè)的不斷推進(jìn)，我國的事業(yè)單位體系也在不斷地發(fā)展進(jìn)步當(dāng)中，事業(yè)單位檔案管理工作中也會面對不同的問題。對檔案管理工作做出改革與創(chuàng)新，提高檔案管理中的科技含量，培養(yǎng)出綜合素質(zhì)過硬的管理人員，建立健全檔案管理體制，改善管理模式，使檔案管理系統(tǒng)能不斷地適應(yīng)事業(yè)單位的實際工作，從而提高事業(yè)單位的工作能力與服務(wù)水平，樹立起新的社會形象。

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