新時期醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與實踐

摘 要：醫(yī)院檔案作為醫(yī)療、科研、教學、預防、保健、醫(yī)藥、清潔管理，和其他活動的形式，保持所有文本，圖像，音頻和視頻的歷史的價值，是工作計劃和決議計劃的記錄，是指導工作和諧運轉的參考。辦理醫(yī)院檔案時，檔案管理人員起著決定性的作用。跟隨社會的發(fā)展和功能醫(yī)院的變化，相應的醫(yī)院檔案管理方式也在逐步進行相應的調整信息，以適應和最大限度滿足醫(yī)療市場的迫切需求，而對新階段的醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與實實踐進行深入分析討論，才能使檔案管理模式與時俱進。

關鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 創(chuàng)新 實踐

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）06（a）-0246-01

醫(yī)院檔案管理全面、真實地反映醫(yī)院的重要工作和重要的事件，在不同的發(fā)展階段記載醫(yī)院的發(fā)展歷程，是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證。醫(yī)院檔案管理工作的作用非常重要。醫(yī)院管理機構檔案的建立是在工作或項目中相關的記錄為以后工作提供基礎的檔案，醫(yī)院所涉及的文件范圍很廣，除了醫(yī)院醫(yī)生、員工信息，關于技術和設備更換記錄和病人的條件的調整以及出入院情況，等等。因此，醫(yī)院檔案管理工作的探討對于醫(yī)療事業(yè)具有積極的促進作用。

1 新時期醫(yī)院檔案管理特點

1.1 電子病歷替代紙質病歷

電子醫(yī)療記錄已經(jīng)成為主流，在各級醫(yī)院檔案管理中應用達到了普遍化，在新時期電子醫(yī)療記錄以及醫(yī)院信息化發(fā)展象征著新事物的應用。電子病歷的研究和應用始于1980年，國際社會對于電子醫(yī)療記錄成立于1992年，標志著電子病歷的發(fā)展更加的專業(yè)化。在國際上，電子醫(yī)療記錄有關病人信息采集、存儲、傳輸和利用。目前國內市級以上醫(yī)院基本實現(xiàn)電子醫(yī)療記錄。

1.2 檔案保密是工作基礎

建立各種各樣的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，對管理權限進行加密，保證數(shù)據(jù)機密性，對數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，資源共享，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，使檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化水平。提高工作效率，改變傳統(tǒng)的手工歸檔、人工檢索管理等傳統(tǒng)方法，例如，使用電腦起草、修改，自動生成檔案，醫(yī)院的行政工作文檔處理和傳輸過程，實現(xiàn)實時在線歸檔的電子文件，確保安全的電子文件傳輸，對電子文件、電子檔案有效管理。

1.3 檔案管理的服務意識加強

充分利用電子檔案資源，轉化過去重實踐輕管理服務，堅持檔案管理和檔案服務同等地位，使檔案資源的利用達到最大化，拓展服務領域，多層次、多角度的公共服務。從被動到達主動的服務模式，主動服務意識，樹立服務提前，對檔案工作深入調查研究，了解需求方向，構建以人為本的，每個人都是平等的高質量和高效的服務平臺，充分發(fā)揮檔案的信息資源和服務的醫(yī)院檔案管理工作。

2 新形勢下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與實踐

2.1 管理理念與管理制度的創(chuàng)新

醫(yī)院檔案管理存在“重管輕用”的問題，制度不靈活，具有“等，靠，要”的傳統(tǒng)管理模式，大大降低了檔案管理有效工作?？茖W技術在不斷發(fā)展，在檔案管理增加電子盤和縮微膠片的使用和普及，需要改變檔案管理的傳統(tǒng)觀念與方法，利用多種方式來管理工作。在管理過程中，要繼續(xù)建立和完善檔案管理，在人力資源管理上，提高檔案管理工作的活力，建立有效的績效評價機制。創(chuàng)新激勵機制來激勵員工的創(chuàng)造性，創(chuàng)造一個健康的工作環(huán)境。

此外，應該建立一套切實可行的、有效的，規(guī)范化、制度化的規(guī)則文件管理，減少檔案管理的隨意性，確保標準化和統(tǒng)一化。在制定檔案管理規(guī)定時，應根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的實際情況，以及醫(yī)院未來發(fā)展的科學評價，用發(fā)展的眼光來指導醫(yī)院檔案管理，科學的調整與修改的規(guī)則和條例。在文件管理中，可以簡化檔案管理備案制度，積極實施數(shù)字化管理，電子文件管理標準化，及時總結并綜合醫(yī)院檔案信息，提高檔案管理的效率。

2.2 檔案管理的服務特色與手段創(chuàng)新

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一個重要部分，是服務于醫(yī)院的中心，在實施文件管理創(chuàng)新的情況下應突出其管理服務的優(yōu)勢。檔案管理是信息全面、真實的記錄，需要密切配合，在醫(yī)院各部門之間起著相互協(xié)調的作用。因此，不能閉門造車，而應積極接觸，與各部門溝通，應努力在信息服務方面轉變被動服務現(xiàn)象，共享信息。在知識經(jīng)濟時代，信息的迅速傳播，檔案管理工作應適應醫(yī)院信息化的發(fā)展需要，建立檔案機構的網(wǎng)絡系統(tǒng)，擴大服務的范圍和層次，通過各種渠道，如檔案編研，咨詢服務，方案研討等工作，為醫(yī)院提供必要的信息，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息的共享。此外，現(xiàn)代科學技術的應用，還可以提高檔案管理的效率，確保檔案管理的質量。檔案管理工作可以通過計算機電子化手段完成信息實時更新和保護。在文件管理、文件管理軟件來完成文件結構、編目、整合、利用等內容，建立檔案數(shù)據(jù)庫，通過掃描輸入將全部檔案信息統(tǒng)一管理，檔案和文件的醫(yī)院醫(yī)務人員找到供應整個狀況。醫(yī)院信息資源包括書籍、文件、聲音和圖像輸入電腦系統(tǒng)，醫(yī)院局域網(wǎng)（LAN）完成醫(yī)院檔案信息的共享。

2.3 增強檔案管理人員的創(chuàng)新意識，提高管理人員的素質

檔案管理工作中，檔案管理人員的素質和效率具有較大的影響力。目前，該專業(yè)的檔案管理人員技術性不強，許多醫(yī)院沒有專職檔案員，不了解檔案管理具體工作。人事檔案管理質量參差不齊，文化水平，理論水平，服務水平差異較大，文件管理人員知識結構不合理。

醫(yī)院檔案管理，文件管理人員的綜合素質應該認真對待，加強管理人員的培訓和教育，以提高醫(yī)院管理水平。檔案管理是專業(yè)性很強的管理和服務工作，高質量管理人員才可以勝任。加強醫(yī)院檔案信息、檔案管理人員的素質，首先應該改變以前的工作方法和工作原理，合理高效利用現(xiàn)代科學技術，拓展工作思路，積極創(chuàng)新，適應醫(yī)院長遠快速發(fā)展的需要。

3 結語

總之，醫(yī)院檔案管理是一項乏味的工作，但如果你能注意合理運用信息化，可以在模式、思想觀念、管理模式、服務模式上，不斷地創(chuàng)新和改進質量管理團隊，那么檔案管理工作是非常有意義的，只有一個鏈接來把握好，檔案管理工作可以更好的促進各部門之間的密切合作，促進醫(yī)院的繁榮發(fā)展。

在新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作要創(chuàng)新管理理念和管理系統(tǒng)，以先進的管理理念參與到檔案管理工作中來，以檔案管理科學和完善的管理體系，規(guī)范信息化管理的檔案工作。做好新時代的檔案信息工作還要創(chuàng)新服務功能和管理功能，在檔案管理工作，以現(xiàn)代科學技術來提高文件管理的效率。

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