房地產(chǎn)檔案的歸檔與保管研究

摘 要：本文從房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分析，突出房地產(chǎn)檔案的重要性，對房地產(chǎn)檔案的歸檔與保管進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)檔案 歸檔 保管

中圖分類號：F293.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）06（a）-0209-01

1 房地產(chǎn)檔案特點(diǎn)

1.1 專業(yè)性，完整性

房地產(chǎn)檔案具有專業(yè)性，不同于一般的歷史檔案，它是權(quán)屬管理中權(quán)利的代表，收集的是專業(yè)性的材料，并且由專業(yè)的房地產(chǎn)管理人才進(jìn)行管理，主要記錄房地產(chǎn)的沿革變更，比一般的檔案更為的專業(yè)。房地產(chǎn)檔案的專業(yè)性同時(shí)也體現(xiàn)了完整性，該種檔案要求房地結(jié)合以及圖、檔結(jié)合。

房地結(jié)合。房屋權(quán)屬登記應(yīng)當(dāng)遵循房屋的所有權(quán)和該房屋占用范圍內(nèi)的土地使用權(quán)權(quán)利主體一致的原則。作為權(quán)屬管理記錄的房地產(chǎn)檔案也應(yīng)緊密結(jié)合，要確保土地和房屋檔案的完整，不能人為地割裂房地產(chǎn)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。

圖檔結(jié)合。房地產(chǎn)平面圖上注記丘號（地號），這種丘號，可當(dāng)作為查找檔案的索引。圖上標(biāo)志產(chǎn)權(quán)范圍，一目了然。鑒于上述特點(diǎn)，特別是權(quán)屬檔案的專業(yè)性和動(dòng)態(tài)性，表明權(quán)屬檔案應(yīng)由房地產(chǎn)管理部門統(tǒng)一管理并單獨(dú)進(jìn)行保管。權(quán)屬檔案不宜與文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等其他門類檔案相混淆。

1.2 動(dòng)態(tài)性，價(jià)值性，法律性

由于房地產(chǎn)作為一種財(cái)產(chǎn)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中流通，因此可以被變更，被繼承甚至被轉(zhuǎn)移，因此它具有動(dòng)態(tài)變化的特點(diǎn)，該特點(diǎn)也是房地產(chǎn)檔案的主要特征，可以說是活的檔案。也是由于房地產(chǎn)是作為一項(xiàng)財(cái)產(chǎn)，資本進(jìn)入經(jīng)濟(jì)社會(huì)的，因此它的存在具有價(jià)值性，這種價(jià)值性有趨向性，因此國家對這種利益性的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，采取法律約制，約制的根據(jù)就是房地產(chǎn)檔案，這和我們公民具有“身份證”是一個(gè)道理，房地產(chǎn)檔案就成了由記載房屋所有權(quán)歸屬的憑證材料組成的權(quán)屬檔案，具有法律效力，是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。因此這三個(gè)特性是必然聯(lián)系在一起的。

鑒于上述特點(diǎn)，特別是權(quán)屬檔案的專業(yè)性和動(dòng)態(tài)性，表明權(quán)屬檔案應(yīng)由房地產(chǎn)管理部門統(tǒng)一管理并單獨(dú)進(jìn)行保管，這也對檔案的歸檔和保管提出了系列要求。

2 房地產(chǎn)檔案歸檔要點(diǎn)

必須建立歸檔制度，明確各類人員職責(zé)，保證產(chǎn)權(quán)檔案有序地移交到檔案館（室）。歸檔制度的內(nèi)容包括歸檔范圍、歸檔要求和份數(shù)、歸檔手續(xù)和時(shí)間。

2.1 房地產(chǎn)檔案的歸檔范圍

根據(jù)《城市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理辦法》規(guī)定，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的歸檔范圍如下。

（1）房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記申請人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記確權(quán)、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、變更、抵押等有關(guān)的證明和文件：①房地產(chǎn)權(quán)利人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法定代表人的身份證明、授權(quán)委托書等；②城市建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用權(quán)出讓和轉(zhuǎn)讓合同，房屋拆遷批仲放補(bǔ)償安置協(xié)議書、聯(lián)建和統(tǒng)建合同、翻改擴(kuò)建和周定資產(chǎn)投資批準(zhǔn)文仲、房屋竣工驗(yàn)收有關(guān)材料等；③房地產(chǎn)買賣合同書、房地產(chǎn)繼承書、房地產(chǎn)贈(zèng)與書、房地產(chǎn)析產(chǎn)協(xié)議書、房地產(chǎn)交換協(xié)議書、房地產(chǎn)調(diào)撥憑證、有關(guān)房地產(chǎn)轉(zhuǎn)移的上級批件、法院判決（調(diào)解、仲裁）文書及有關(guān)公證文仲等；④設(shè)定房地產(chǎn)他項(xiàng)權(quán)利aq有關(guān)合同，文仲等。（2）房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖：房地產(chǎn)分幅平而圖、分丘平面周、分層分戶平面圖等。（3）房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中記錄的各種文件材料：房地產(chǎn)登記申請書、收仲收據(jù)存根、產(chǎn)權(quán)變更登記表、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測調(diào)查表、墻界表、房地產(chǎn)登記審批表、房地產(chǎn)登記收費(fèi)收據(jù)存根，房地產(chǎn)權(quán)屬證書存根等。（4）反映和記載房地產(chǎn)及權(quán)屬狀況的聲像制品、統(tǒng)計(jì)表報(bào)、數(shù)據(jù)、信息資料，包括攝影片、照片、錄音、錄像帶、縮微膠片、計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等。（5）解放前的土地登記簿、土地登記臺帳等。（6）涉外房地產(chǎn)登記所形成各種產(chǎn)權(quán)檔案資料。（7）其他有關(guān)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的文仲資料，如：房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)凍結(jié)文仲，房屋產(chǎn)權(quán)代管文仲、歷史形成的各種房地產(chǎn)權(quán)證、契證、草卡、分戶卡等。

2.2 歸檔的原則和要求

（1）每件房地產(chǎn)權(quán)屬登記工作完成后，權(quán)屬登記人員應(yīng)及時(shí)整理好有關(guān)文件材料，經(jīng)登記負(fù)責(zé)人審查后，及時(shí)送交房地產(chǎn)權(quán)屬檔案部門立卷歸檔。（2）歸檔的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)是原件或經(jīng)房地產(chǎn)管理部門批準(zhǔn)認(rèn)定的復(fù)印、復(fù)制件。復(fù)印、復(fù)制件應(yīng)由經(jīng)辦人與原件校對、簽章，并注明校對日期及原件的存放處。（3）歸檔的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，應(yīng)當(dāng)做到書寫材料質(zhì)地優(yōu)良、字跡工整、圖形清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合檔案保護(hù)的有關(guān)要求。（4）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理部門要按照檔案管理的有關(guān)要求對歸檔的各種房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的，不予驗(yàn)收、歸檔。

2.3 歸檔手續(xù)和歸檔時(shí)間

（1）歸檔手續(xù)移交產(chǎn)權(quán)檔案均應(yīng)按宗編制移交清冊。清冊內(nèi)容應(yīng)包括歸檔號、丘號、坐落、姓名、材料數(shù)量。按丘（權(quán)）號順序排列。清冊二份，交接雙方點(diǎn)交后簽字，分別保存。移交后，發(fā)現(xiàn)不合格歸檔材料，應(yīng)退回原交部門并在清冊上注銷，原交部門不得拒收。

（2）歸檔時(shí)間：①重要檔案，及時(shí)歸檔：登記檔案，按月或半月移交；房地產(chǎn)接（代）管檔案，按季移交：交易檔案并人登記檔案，一道移交。②房地產(chǎn)年報(bào)，每年三月中旬歸檔：發(fā)證記錄記錄簿，屬于總登記的待結(jié)束后歸檔，屬于轉(zhuǎn)移變更登記的，待每本簿冊用完后歸檔；房地產(chǎn)平面圖，按期歸檔：拆遷檔案，不定期歸檔。

3 房地產(chǎn)檔案的保管

保管房地產(chǎn)檔案是維護(hù)房地產(chǎn)文件完整性、安全性，提供房地產(chǎn)檔案工作為客戶服務(wù)的基礎(chǔ)工作。保證房地產(chǎn)檔案的日常工作記錄，是記錄和土地記錄檔案存儲不可分割的一部分。

（1）保持房地產(chǎn)檔案任務(wù)和內(nèi)容的房地產(chǎn)檔案，是指根據(jù)房地產(chǎn)檔案存儲和安全保護(hù)的特點(diǎn)，采取內(nèi)容記錄和保護(hù)的措施。房地產(chǎn)檔案的目的在與能夠長期使用，為房地產(chǎn)管理服務(wù)。因?yàn)殡S著時(shí)間的推移，受自然和人為因素，房地產(chǎn)檔案在長期的過程中被損壞。因此，房地產(chǎn)檔案應(yīng)該采取一切措施來防止損壞，延長使用壽命，維護(hù)檔案，檔案文件的完整性和完全。

（2）房地產(chǎn)檔案保管工作的主要內(nèi)容有：①庫存建設(shè)和管理。房地產(chǎn)檔案具有存儲、使用、頻繁流動(dòng)的特征可以設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫存儲，要求有良好的衛(wèi)生條件和保持適當(dāng)?shù)臏囟?、濕度，有防盜、防火、防曬、防塵、害蟲和污染防治和其他安全措施；定期清理檢查工作檔案統(tǒng)一的代碼；文件架（柜）排放整齊、采取和使用簡單的文件處理，符合要求的通風(fēng)和安全技術(shù)。②特殊保護(hù)檔案的措施。為了延長房地產(chǎn)檔案的使用壽命，損壞或變質(zhì)的檔案載體要及時(shí)修復(fù)和復(fù)制，一般的文件要用皮革盒子綁定、照片等使用特殊的設(shè)備存儲磁帶。存儲各種基礎(chǔ)圖修改時(shí)必須仔細(xì)檢查。修改、補(bǔ)充圖紙必須有批準(zhǔn)程序；修改內(nèi)容較少，可以直接用于繪圖和修改標(biāo)有“修改標(biāo)記”，修改內(nèi)容多，應(yīng)該重新繪圖，原始文件另存為原始數(shù)據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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