企業(yè)外部招聘與入職流程設計

摘 要：通過外部招聘尋找和儲備優(yōu)秀人才，是企業(yè)吐故納新、注入“新鮮血液”的需要。面對各種各樣的外部招聘方式，除進行人員招聘規(guī)劃、進行招聘成本預核算和進行招聘方式選擇外，每個企業(yè)應根據自身特點設計本企業(yè)的外部招聘與入職流程?？茖W的外部招聘與入職流程設計是關系企業(yè)人員補充效率、保障人力資本質量、促進人力資源管理體系順暢運行等的關鍵環(huán)節(jié)。

關鍵詞：招聘 外部招聘 入職 人力資源管理 流程設計

中圖分類號：F240 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）03-233-02

外部招聘方法包括在報紙和雜志等媒體上刊登招聘廣告，并從外部尋找人員來填補職位空缺。企業(yè)從外部招聘人員的渠道很多。那些快速成長的企業(yè)和需要大量技術工人或管理人員的企業(yè)就需要從外部招聘。外部招聘因其人員選擇范圍廣泛、有利于帶來新思想和新方法、大大節(jié)省培訓費用等特點，深受企業(yè)的青睞。本文以江蘇JX公司為例，對該企業(yè)目前人力資源管理中的外部招聘與入職流程設計存在的問題進行分析并給出優(yōu)化方案。

一、JX公司簡介和招聘入職管理現狀

JX公司是一家民營生產性企業(yè)，主產高檔合成耐火原料系列產品，迄今已有30年歷史，是國內耐火材料行業(yè)骨干企業(yè)之一。目前進入新的發(fā)展階段，然而民營企業(yè)傳統(tǒng)的管理模式，隨意性的工作作風一直困擾著企業(yè)，成為制約企業(yè)快速發(fā)展的主要瓶頸，人力資源管理問題更是十分突出。

該企業(yè)擁有員工330人，包括管理人員10人、技術人員9人、一般行政人員18人和車間普通操作工人293人。人力資源部剛成立不久，有2名成員。該企業(yè)人員招聘和入職管理都不規(guī)范。車間工人的招聘主要由辦公室主任在公司門口張貼招工啟事或偶爾設攤本市人才市場，或由部門負責人托熟人招工；技術人員的招聘主要通過到本市人才市場、相關高校對口專業(yè)、利用51job求職網站等方式進行招聘；管理者的招聘主要是熟人推薦，由總經理親自招聘面試；高級管理者的招聘則通過外部企業(yè)高薪挖人或內部提拔。

二、對JX公司現行外部招聘與入職流程分析并診斷問題

人力資源部只是負責利用51job求職網站進行人員招聘和入職登記手續(xù)。

人員入職和離職很少及時到人力資源部門辦理相關手續(xù)，甚至出現某個員工已離廠一個月，新進員工到崗很長時間，人力資源部都不知道等不可思議的事情。

1.招聘采用了內部招聘和外部招聘兩種方法。其中外部招聘采用的方法有：招聘廣告、各級各類人才市場、校園招聘、互聯網、熟人推薦。

2.該企業(yè)整個管理體系的混亂，導致人力資源管理流程極不規(guī)范，造成該部門職能嚴重喪失。人員招聘不是由人力資源部門專門集中管理，而是分散到各個部門，不僅招聘的質量受到質疑，使人力資源部不能及時掌握人員流動狀態(tài)，同時造成了整個流程的極度混亂。

3.因部門負責人甚至總經理對招聘親力親為，管理者陷于瑣碎的日常事務中，分散了管理精力。

4.沒有按照企業(yè)的中長期發(fā)展規(guī)劃和實際狀況制定一個完整的招聘計劃，隨意性太強，對于規(guī)范管理、合理配置各種資源、節(jié)約成本以及保證各項計劃工作的順利實施十分不利。

5.規(guī)范化的人力資源管理意識的普遍缺乏。

三、對JX公司現有外部招聘與入職流程設計的優(yōu)化設計

（一）人力資源部擴建、人力資源管理意識培養(yǎng)和相關知識的培訓學習

1.增加人力資源部人員配置，選用并任命有多年人力資源管理經驗的職業(yè)經理人1名，具備人力資源管理知識及工作經驗的人力資源主管1名，加上現有的2名人員，打造一個專業(yè)化的人力資源管理團隊。

2.利用各種會議、宣傳欄、聚會、比賽、內部刊物、內部發(fā)文以及組織培訓等方式，學習人力資源管理知識，提高管理意識，規(guī)范化運作程序。

3.理順人力資源部和其他各個部門之間的關系，明確各部門在人員招聘上應履行的職責。由人力資源部門集中管理人員招聘。

（二）外部招聘與入職流程優(yōu)化設計（見上流程圖）

上流程圖左邊灰色列有▲1-▲8共有8個層級，分別根據每個層級解讀流程的含義和實際操作過程。

▲1制定人力計劃。（1）提出人力需求計劃：人事主管根據公司中長期發(fā)展規(guī)劃及現實需求，制定人力資源規(guī)劃與招聘計劃。用人部門根據業(yè)務需要提出用人計劃，并將用人計劃上報人事主管。（2）提出人力計劃：對各部門用人計劃檢查核實，制定臨時招聘計劃，將招聘計劃報人力資源部經理審核。（3）計劃的各層領導審核：人力資源部經理根據公司發(fā)展規(guī)劃、年度人力資源計劃及臨時用工計劃，對人事主管提交的人力計劃和招聘計劃進行全面審核。人事主管審核的范圍包括計劃的真實性、可行性等，并結合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，以及市場人力資源供應情況，匯總各方面意見進行審核確認，將審核后的人力需求計劃上報常務副總，再由常務副總根據管理權限對招聘計劃進行審批，然后下發(fā)人力資源部，同時轉相關用人部門備案；對超出常務副總審批權限的人員招聘計劃（一般指骨干主管職位以上的人員錄用），及時上報總經理審批，經總經理審批后將招聘計劃逐級下發(fā)、轉人力資源部門予以實施。

▲2招聘計劃。人力資源經理根據批示、組織相關資源，制定出詳細招聘計劃和具體招聘實施方案。制定招聘方案包括：工作時間表、人員招聘渠道確定、費用預算、職位名稱、職位資格要求確認、崗位薪酬以及崗位職業(yè)生涯初步確認、參加招聘工作人員以及面試考官確認等等，協調各方面資源開展招聘工作。

▲3招聘實施。選擇利用招聘渠道：人事主管根據實際崗位需要人員情況、依據人員招聘計劃、選擇合適的招聘渠道、（學校、媒體、獵頭、推薦等）、進行招聘。現場具體招聘各個崗位人員、匯總分類整理各個崗位應聘人員資料。根據各個崗位要求進行人員初步篩選。根據計劃時間表通知應聘者參加第一次初試（面試、筆試）。

▲4篩選。根據簡歷進行篩選，挑選出符合招聘初步要求的簡歷。

▲5面試。（1）初試：人事主管根據招聘方案組織各項資源，做好人員初試的準備工作。（考題、會場布置管理、接待時間和人員安排等）組織協調對初選人員甄選（面試、筆試），初試合格者進入復試程序，對初試合格者進行登記備案，同時組織各用人部門準備進行復試。（2）復試：用人部門對初試合格者進行復試，用人部門將復試合格人員名單提交人力資源部。用人部門審核內容主要為業(yè)務方面的各項條件是否符合崗位工作要求。人力資源部門負責審核涉及人力資源方面（個人發(fā)展、薪酬談判、誠信調查、背景調查、證件審核、勞動關系等）的各項條件是否符合企業(yè)和部門整體工作要求。匯總甄選意見，決定錄用人選。人事主管與用人部門按相關要求共同決定復試合格者人員名單，由人事主管將擬錄用人員名單以及各方面資料匯總后提交上級。

▲6復試后多層次審核、審定、審批。（1）人力資源部經理對提交上來的待錄用人員資料結合公司人力資源計劃，結合公司人力資源計劃和總體人力要求進行審核，將審核合格的人員上報常務副總審定。對于沒有通過的人員需要注明意見反饋給人事主管并轉用人部門。（2）常務副總對上報的待錄用人員進行審定，對管理權限內的待錄用人員進行審批，同時可以要求用人部門和人力資源部門進一步甄選確認，最后將決定錄用員工名單批件轉人力資源部通知錄用，錄用結果和審批意見備份送秘書處轉總經理存檔審查。對超出常務副總審批權限的待錄用人員及時上報總經理審批，如有必要可參與人力資源部門的進一步甄選，及時將審批結果逐級轉達到人事主管。

▲7人員錄用：所有員工的入職手續(xù)必須在人力資源部門辦理。（1）下錄用通知單：人事主管將錄用審批結果轉達相關部門（用人部門和行政財務部門），人事主管及時通知錄用人員并做好人員錄用的準備工作。（2）辦理報到手續(xù)：由人事主管辦理被錄用人員的報到手續(xù)，填寫職工登記表等個人資料，并通知用人部門。（3）辦理接收手續(xù)：各用人部門辦理被錄用人員的接收手續(xù)，人事主管與錄用人員簽訂勞動合同，安排被錄用人員上崗。

▲8結束。

參考文獻：

1.張巖松.人力資源管理案例[M].北京：中國社會科學出版社，2006

2.羅伯特·L·馬西斯等.人力資源管理[M].北京：北京大學出版社，2003

（作者簡介：張鳳武，教授、博士，研究方向：企業(yè)管理、國際貿易，黑龍江科技學院黨委常委、副校長；樂正紅，碩士，研究方向：人力資源管理，黑龍江科技學院經濟管理學院；祁雅南，碩士，研究方向：企業(yè)投融資風險管理，黑龍江科技學院經濟管理學院 黑龍江哈爾濱 150027）

（責編：賈偉）