高校系部辦公室工作人員能力建設問題

摘 要：隨著高等教育的發(fā)展，高校對辦公室工作人員的要求越來越高。文章在闡述高校系部辦公室工作特點的基礎上，分析了辦公室工作人員應具備的基本素質，總結出應從加強學習、鍛煉修養(yǎng)、強化服務和注重實踐四個方面提高辦公室工作人員的素質。

關鍵詞：高校 辦公室工作人員 素質培養(yǎng)

中圖分類號：G645

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）03-105-02

高等學校系部辦公室是高校內部設立的辦理行政性事務的工作機構，是展現(xiàn)學校風貌、聯(lián)系內外的一個窗口。辦公室工作人員的能力素質高低、執(zhí)行力水平好壞將直接影響著整個學校管理工作的效率和效果，影響學校行政管理工作目標的控制和實現(xiàn)。隨著學校管理制度的不斷完善，如何在二級管理背景下更好地完成辦公室工作，辦公室工作人員應具備什么樣的基本能力及如何提高，是值得人們思考和探討的一個問題。

一、高校系部辦公室工作特點

1.綜合性。在高校管理體制中，學院的黨政機關、各職能部門的工作都必須與院系辦公室工作有機地融合起來，才能實現(xiàn)工作效能的最大化，從而保證學院各項工作有條不紊地運行。因此，辦公室必須配合好上下各部門的工作，高效及時地處理各類問題，扮演好“進口”和“出口”的角色。

2.服務性。系部辦公室工作的核心就是服務。服務領導、服務本單位教職工、服務各級職能部門。無論是協(xié)助領導作決策，或是接待來訪賓客，抑或是傳達教職工的訴求等等，每一件事都關乎大局，關乎形象，關乎身邊同事的切身利益。因此，辦公室工作人員的服務意識高低顯得尤其重要。

3.時效性。時效性是系部辦公室工作的另一個重要特點。在二級管理背景下，此方面問題尤為突出。各職能部門往往在同一時間段下達各種任務，要在短時間內妥善處理這些工作并順利完成本單位日常事務，這就給辦公室工作人員帶來一定的壓力和工作難度。能否保時保質保量地完成工作，將直接影響到各服務對象工作的有序進行，甚至影響到系部的穩(wěn)定發(fā)展。

二、高校系部辦公室工作人員應具備的基本素質

高校系部辦公室的工作特點，決定了辦公室工作人員必須具備一定的基本素質，其能力的高低是辦公室能否發(fā)揮參謀助手、輔助決策、綜合協(xié)調以及信息溝通作用的關鍵。這些基本素質包括：

1.堅定的政治素養(yǎng)。政治素質是人的綜合素質的核心。高校辦公室是一個相對特殊的崗位，是溝通院系、服務領導、服務師生的重要樞紐，要求工作人員必須能夠又快又準確地領會領導決策的精神實質，并在此基礎上加以貫徹落實，這就要求辦公室工作人員必須具備較高的政治素養(yǎng)和領悟能力。此外，辦公室經常接觸到一些相對機密的信息，不論是上級下發(fā)的文件、同級部門的決策抑或是本單位內部發(fā)生的各類事件，都要求辦公室工作人員保持清醒的頭腦，堅定正確的政治方向，不能對外公開的信息絕不泄露。

2.扎實的業(yè)務能力。

第一，語言表達和文字表達能力。作為溝通上下、聯(lián)系內外的橋梁紐帶，良好的語言表達和文字表達能力至關重要。語言是交流的介質，語言能力的高低直接決定了溝通交流的效果，為實現(xiàn)與學院黨政機關、職能部門的有機融合，實現(xiàn)用語言和溝通去說服、感染他人，從而更好地完成本職工作，良好的溝通能力必不可少。這同時也是建立良好人際關系的基礎。語言表達和文字表達能力直接體現(xiàn)了系部辦公室的工作能力，也間接反映了整個單位的管理水平和工作成效。

第二，應急應變能力。應急應變能力是指面對意外事件，能迅速地作出反應，尋求合適的方法，使事情得到合理的解決。隨著社會的不斷發(fā)展，高校突發(fā)事件的發(fā)生率越來越高，形式也越來越多樣。作為行政秘書，往往最先接觸到這些事件，這就要求辦公室工作人員必須不斷提高自身的應急應變能力，不斷補充知識，靈活地處理各類問題，將危害減小到最低程度，維護好系部的形象及安全穩(wěn)定。

第三，理解與領悟能力。所謂的理解與領悟，包含了兩層含義。第一層，就是要明白領導的字面要求是什么，完成這個任務的步驟是什么，該如何著手去做，即理解。第二層就是要弄懂領導的隱含要求是什么，布置這項任務實際上是為了達到什么效果。而通常，領導不會直接透露這些要求，那么就需要辦公室的工作人員自己去領悟。如果不具備理解與領悟能力，那么工作就不能照著領導決策的方向發(fā)展，也就無法實現(xiàn)學院行政管理的工作目標。

第四，指揮和激勵能力。領導制定的決策無論多么完美，如果不能被有效地執(zhí)行，同樣達不到預期的效果。為了使系部師生朝著同一個目標去努力，就需要適當的指揮，而通常扮演這樣角色的人，就是辦公室管理人員。首先需要分清什么人能勝任什么工作，把任務分配好，同時要注意指揮的態(tài)度和語氣；其次要加以適度的激勵措施，以提高師生完成任務的積極性與使命感。

第五，控制協(xié)調能力。這里所謂的控制，即跟進任務的能力。領導的決策一旦形成指令下達，辦公室除了需要將工作分配給對應的人執(zhí)行，還有一個更重要的任務就是跟進、追蹤甚至考核任務的完成情況，必須保證各項工作在規(guī)定的時間內保質保量地，有效圓滿地完成，這就是控制。而在執(zhí)行決策的過程中，領導與領導之間、領導與職能部門之間、領導與普通教師之間，抑或是師生之間都可能針對某一問題產生意見分歧，那么這個時候就需要辦公室出面進行協(xié)調，正確處理師生員工之間的矛盾，共同推進工作的開展。

第六，抗挫抗壓和社會適應能力。辦公室工作與其他平行工作崗位相比，承擔著比他人更重的壓力和責任，甚至是挑戰(zhàn)，其受挫的幾率大大地提高。這些壓力除了來自繁重與緊張的工作，還來自于人際交往，和諧的人際關系是辦公室工作順利進行，減少挫傷的一個重要前提。因此，辦公室工作人員在提高思想覺悟和認識能力的基礎上，應注重培養(yǎng)人際交往的能力和社會適應能力，努力營造良好的人際關系氛圍，學會正確對待挫折與壓力，為其選擇恰當的發(fā)泄途徑，學會管理情緒。

3.積極的創(chuàng)新意識。現(xiàn)代辦公室人員正在面臨著日益復雜多變的事務，這就要求辦公室工作人員必須學會創(chuàng)造性地開展工作，不斷更新觀念，與時俱進，積極探索解決問題的新思路、新辦法。與此同時，還應加強學習，積極認識新生事物，培養(yǎng)開拓創(chuàng)新的工作意識。

4.健康的身心素質。高校管理人員除了應該具備較好的抗挫抗壓和社會適應能力之外，還應具備健康強健的體魄和樂觀向上的心態(tài)。俗話說，身體是革命的本錢，健康的身體是高質量完成工作的首要前提，辦公室人員應注重調節(jié)合理的作息時間，加強體育鍛煉，這樣才能保持精力充沛地投入到日常工作中。另外，良好的心理素質，健全的人格也是有效地開展工作的有力保障。

三、高校系部辦公室工作人員素質培養(yǎng)途徑

一般而言，高校院系辦公室工作人員素質越高，則辦公室管理工作的質量越高，反之則低。因此，辦公室工作人員應重視并不斷加強自身素質的培養(yǎng)，以適應社會發(fā)展的需要。

第一，加強學習。首先，積極主動地學習理論知識，關心時事政治，加強自身政治素養(yǎng)；其次，全面了解與高等教育相關的政策和發(fā)展趨勢，輔助領導做好決策；第三，掌握現(xiàn)代化辦公工具的使用方法，提高工作效率；第四、加強高等教育管理學和高校管理心理學等學科知識的學習。

第二，鍛煉修養(yǎng)。首先，培養(yǎng)高尚的道德情操。辦公室是學校對外的窗口，辦公室工作人員更應模范遵守社會公德與職業(yè)道德，堅持自重、自省、自警和自勵；其次，應加強文明禮儀的學習和應用。為人師表又肩負著聯(lián)系內外的使命，擁有優(yōu)雅的談吐和脫俗的言行顯然是極其重要的。除此之外，職場禮儀也是辦公室工作人員的必修課之一。

第三，強化服務。服務性是辦公室工作的一大特點，尤其是在信息高速發(fā)展的今天，更需要辦公室工作人員深入各個環(huán)節(jié)，了解實際情況，積極主動地收集、掌握與整理有效信息，為領導決策提供可靠的依據。此外，辦公室工作人員還肩負著協(xié)調內外的重要使命，包括協(xié)調領導與本單位其他成員之間，任課教師之間，任課教師與行政人員之間，教師與學生之間，抑或領導與職能部門同事之間的關系。因此，良好的服務意識和積極主動的工作態(tài)度是處理好本單位大小事情的前提和保證。

第四，注重實踐。每一個人所擁有的能力都不是與生俱來的，而是需要經過后天的學習、體驗和沉淀慢慢培養(yǎng)鍛煉出來的。作為辦公室工作人員，更應該在實際工作中磨練自己，學會在失敗中不斷總結經驗教訓，不讓同一個錯誤兩次發(fā)生在自己身上。在工作過程中鍛煉自己靈活應變的思維，形成歸納、整理和總結的良好習慣，在實踐中獲取寶貴的工作常識和處事技能。

高校系部辦公室作為學校聯(lián)系內外的窗口，實現(xiàn)溝通的橋梁，其工作人員綜合素質的高低、服務意識的強弱將影響領導決策的執(zhí)行效果，影響學校的聲譽以及持續(xù)發(fā)展。因此，高校應加強對系部辦公室工作人員素質的培養(yǎng)，為其搭建學習提升的平臺，以便更好地為廣大師生服務。

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4.周霞.淺談辦公室工作人員能力建設問題[J].科教文匯，2009（2）

（作者單位：長江職業(yè)學院 湖北武漢 430074）

（責編：若佳）