淺談企業(yè)檔案如何為油田改革與發(fā)展服務(wù)

摘 要：企業(yè)檔案作為油田重要的信息資源，全面真實(shí)地記錄了企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展歷程，是企業(yè)的寶貴財(cái)富。開發(fā)利用好檔案信息資源，對(duì)加快油田發(fā)展具有不可估量的作用。隨著改革的不斷深入，如何有效利用檔案，創(chuàng)新管理，開展有償服務(wù)，盤活油田信息資產(chǎn)，不僅是檔案管理者的事，更是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該關(guān)心的大事。文章對(duì)于企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用和檔案創(chuàng)新管理工作進(jìn)行了有益的探索。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 油田 改革 發(fā)展 服務(wù)

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2013）03-284-02

一、問題的提出

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的崛起，信息和知識(shí)的流動(dòng)已成為全球化新浪潮和競(jìng)爭(zhēng)的制高點(diǎn)。對(duì)于處在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的企業(yè)而言，更需要廣泛的信息支持。企業(yè)檔案作為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，全面真實(shí)地記錄了企業(yè)在行政管理、技術(shù)引進(jìn)、生產(chǎn)開發(fā)、產(chǎn)品研制、市場(chǎng)營(yíng)銷、經(jīng)營(yíng)決策及財(cái)務(wù)和人事管理等方面的活動(dòng)，反映了企業(yè)的成長(zhǎng)發(fā)展歷程，是企業(yè)的一種寶貴信息資源。油田檔案與圖書、情報(bào)等構(gòu)成信息資源的基本主體，在油田進(jìn)步與發(fā)展中發(fā)揮了不可估量的作用。

目前，企業(yè)檔案管理工作的外部環(huán)境和內(nèi)在需求都在發(fā)生新的變化。緊緊圍繞服務(wù)這個(gè)主題，檔案管理工作有許多新的領(lǐng)域亟待拓展，企業(yè)發(fā)展面臨的許多難題需要信息檔案的支持與破解。檔案管理必須破除妨礙檔案事業(yè)發(fā)展的做法、規(guī)定，革除影響檔案事業(yè)發(fā)展的體制弊端，進(jìn)一步拓展服務(wù)領(lǐng)域，積極探索服務(wù)的新方法、新途徑，管好檔案，用好檔案，最大限度地提高信息質(zhì)量，促使檔案信息的增值，為油田發(fā)展服好務(wù)。

二、企業(yè)檔案服務(wù)工作中存在的問題及原因分析

檔案在服務(wù)油田生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中發(fā)揮了不可替代的重要作用，并創(chuàng)造了可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。隨著檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，工作的重點(diǎn)也逐漸由保管轉(zhuǎn)向利用，但是由于各種因素的影響，檔案服務(wù)仍存在一些不足的地方，主要表現(xiàn)在：

1.服務(wù)方式被動(dòng)，利用率低。部分單位對(duì)檔案管理重視不夠，重藏輕用，缺少主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，形成自我封閉、看攤守業(yè)式的管理模式，致使館藏檔案中很多“活”信息，變成“死”資源。檔案利用率一直處于低水平狀態(tài)。

2.服務(wù)手段落后，效率低。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，大大加快了檔案信息處理和傳遞獲取的速度，這無疑為檔案管理工作開辟了新的領(lǐng)域，提供了新的手段。然而，由于技術(shù)、人才等因素的影響，目前傳統(tǒng)的手工操作仍然是檔案利用的主要手段，計(jì)算機(jī)輔助檔案管理還處于起步階段，而且發(fā)展也不平衡，如有的單位雖然購(gòu)置了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，但只用于一般文字處理或簡(jiǎn)單的目錄檢索，未能充分發(fā)揮設(shè)備的作用，有的單位設(shè)備閑置，造成了很大的浪費(fèi)，這在很大程度上降低了檔案服務(wù)的工作效率，滿足不了油田建設(shè)發(fā)展的需求。

3.服務(wù)內(nèi)容單一，缺乏針對(duì)性和實(shí)效性。目前的檔案利用大多注重的是以原件形式的利用，服務(wù)內(nèi)容比較單一。為了改變這種現(xiàn)狀，許多檔案部門也在努力想辦法，如開展編研工作，依據(jù)庫存檔案，對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，編寫出實(shí)用性強(qiáng)、可供參考的檔案材料加工品?？墒?，在實(shí)際工作中，由于檔案人員在選題時(shí)的隨意性，忽視了編研成果的針對(duì)性，或者只是搞一些簡(jiǎn)單的匯編，忽視了編研成果的實(shí)用性，結(jié)果使開發(fā)出的“產(chǎn)品”，常常是束之高閣、無人問津，不僅造成了人力、物力的浪費(fèi)，而且達(dá)不到有效服務(wù)目的。

存在上述問題的主要原因，歸納起來大致有以下幾點(diǎn)：一是檔案人員囿于傳統(tǒng)的思維定勢(shì)，墨守成規(guī)，安于現(xiàn)狀，缺乏開拓創(chuàng)新的精神，而且不少同志認(rèn)為，只要按時(shí)接收，及時(shí)整理，認(rèn)真做好查檔利用工作，工作上就無可挑剔。主張以保管好檔案為前提，至于如何開發(fā)利用好檔案想得較少。二是缺乏開發(fā)檔案信息資源的高層次人才以及掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理人才，缺乏對(duì)檔案自動(dòng)化管理進(jìn)行設(shè)計(jì)、研制、開發(fā)的專門人才。這是制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素。三是檔案管理模式落后，主要體現(xiàn)在對(duì)檔案服務(wù)工作的目標(biāo)模式、基本思路，還缺少一個(gè)明確的整體工作構(gòu)想，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，束縛了檔案信息資源的開發(fā)利用。四是由于企業(yè)對(duì)檔案管理處于一種比較松散的狀態(tài)，檔案部門與其他部門的聯(lián)系往往只是在每年的收集、歸檔、交接方面和借閱查檔方面，平時(shí)則較少交流，致使信息閉塞，不能及時(shí)掌握企業(yè)相關(guān)情況，保證不了檔案服務(wù)的及時(shí)有效。五是由于手工操作、重復(fù)勞動(dòng)和工作效率低下，檔案人員往往因此埋頭于大量繁瑣的案卷裝訂和整理工作中，無暇顧及檔案信息的開發(fā)利用。

從油田現(xiàn)實(shí)的檔案服務(wù)情況來看，由于主動(dòng)服務(wù)不到位，服務(wù)面窄，檔案利用率低等諸多問題的存在，檔案信息的作用沒有得到充分發(fā)揮，在一定程度上削弱了油田檔案的地位，弱化了社會(huì)檔案意識(shí)，檔案工作“說起來重要，抓起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象仍十分普遍。這不但不利于提高油田檔案工作的水平，而且也會(huì)對(duì)油田的改革發(fā)展帶來非常大的負(fù)面影響。

三、適應(yīng)油田發(fā)展的需要，企業(yè)檔案工作要著重抓好幾個(gè)方面

在油田深化改革、加快發(fā)展的新形勢(shì)下，積極主動(dòng)地研究和探索檔案管理服務(wù)的新思路，是油田企業(yè)和檔案管理部門面臨的新課題。

1.轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立新型的檔案服務(wù)意識(shí)。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，思想解放的程度決定著企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的力度。面向新世紀(jì)，檔案工作者要把開拓創(chuàng)新意識(shí)貫穿于整個(gè)檔案工作中，在遵守檔案工作客觀規(guī)律的前提下，解放思想，實(shí)事求是，勇于沖破舊的條條框框，緊緊抓住油田加快發(fā)展的良好機(jī)遇，高度評(píng)估人事檔案信息服務(wù)在油田發(fā)展中的地位和作用，切實(shí)增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)，把檔案管理的重心由“以藏為主”轉(zhuǎn)移到“以用為主”的軌道上來，破除封閉半封閉的狀態(tài)，以勇于進(jìn)取、敢于開拓的精神，拓展檔案信息服務(wù)的發(fā)展空間。

2.轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，積極開發(fā)利用檔案信息資源?！靶畔⒕褪秦?cái)富”早已成為人們的共識(shí)。檔案管理者應(yīng)努力找準(zhǔn)檔案工作為油田發(fā)展服務(wù)的切入點(diǎn)，及時(shí)調(diào)整服務(wù)方向，擴(kuò)大服務(wù)空間，大力開發(fā)檔案信息資源，把技術(shù)信息、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各種信息及時(shí)、準(zhǔn)確地采集加工出來，為油田管理等各項(xiàng)工作提供借鑒和參考，使油田檔案真正成為油田領(lǐng)導(dǎo)和各部門實(shí)行正確決策、做好現(xiàn)實(shí)工作的合格參謀和得力助手。

在服務(wù)方式上，應(yīng)根據(jù)利用目的和利用對(duì)象的不同采取不同的服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。檔案借閱、制作復(fù)印本、檔案咨詢、印發(fā)目錄、舉辦檔案展覽等都是油田檔案服務(wù)的有效方式方法。實(shí)踐證明，油田領(lǐng)導(dǎo)和各部門迫切需要的是加工、提煉過的系統(tǒng)性、專題性的檔案信息開發(fā)成果，這就需要加強(qiáng)檔案編研工作，改進(jìn)服務(wù)方式，變“守門等客”為“送貨上門”。密切關(guān)注油田的中心工作，深入調(diào)查研究，主動(dòng)了解油田領(lǐng)導(dǎo)、各部門及各專業(yè)人員需要，科學(xué)預(yù)見、有針對(duì)性地開發(fā)檔案信息資源，編制實(shí)用性強(qiáng)的各種匯編成果。如科技成果簡(jiǎn)介、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯集等，做到經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案服務(wù)工作就延伸到哪里。

3.強(qiáng)化服務(wù)手段，提高檔案利用效率。傳統(tǒng)的管理是將檔案實(shí)體作為管理對(duì)象，注重的是對(duì)檔案的收集、整理、保管和以原件形式的利用。檔案信息的收集加工、存儲(chǔ)和開發(fā)利用還處在低效率的手工操作階段。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體等高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代企業(yè)普遍建立自己的局域網(wǎng)，網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上信息傳遞使得文檔一體化管理成為可能。各種信息的逐漸網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及電子文件的大量產(chǎn)生，給檔案利用帶來了新的發(fā)展空間。企業(yè)檔案工作要適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，必須緊跟時(shí)代步伐，努力加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)性建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案工作中的科技含量，強(qiáng)化服務(wù)手段，運(yùn)用新技術(shù)，建立檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助立卷、目錄檢索以及開展網(wǎng)絡(luò)信息檢索咨詢服務(wù)，將有限的檔案信息資源為更多的用戶所利用，足不出戶就可以通過計(jì)算機(jī)獲得遠(yuǎn)在異地的檔案信息資料。同時(shí)，有效降低大量重復(fù)勞動(dòng)和手工操作，提高檔案部門的工作效率和服務(wù)效率。

4.豐富館藏，為油田改革發(fā)展打好檔案信息物質(zhì)基礎(chǔ)。在服務(wù)油田改革發(fā)展中，檔案管理的思想認(rèn)識(shí)到位了，切入點(diǎn)找準(zhǔn)了，還必須有豐富的相關(guān)檔案信息作基礎(chǔ)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，特別是中國(guó)加入WTO以后，油田面對(duì)的是國(guó)內(nèi)、國(guó)際兩個(gè)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)，越來越需要更為廣泛的信息支持。近年來，盡管油田檔案部門在拓寬檔案的收集范圍方面做了一些工作，但由于局限性，收集到的只是油田內(nèi)部各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的檔案資料，對(duì)油田外部信息基本沒有收集貯存。這種狀況很難滿足油田進(jìn)入市場(chǎng)后對(duì)信息的需求。油田檔案必須豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，打破時(shí)空界限，全方位、多渠道地搞好檔案信息的收集和積累。不僅要收集企業(yè)重組改制中新形成的各種檔案資料，如：資產(chǎn)評(píng)估申請(qǐng)、批復(fù)、評(píng)估報(bào)告書、合同協(xié)議書等，而且要注意收集光盤、軟盤等新型載體的檔案資料；同時(shí)，還要組織專門的力量，廣泛收集與本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)，可能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策產(chǎn)生作用的市場(chǎng)信息，以滿足油田發(fā)展的需要。

5.加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全檔案服務(wù)工作機(jī)制。首先要建立健全檔案服務(wù)的管理制度，包括登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度等，并狠抓落實(shí)。如：通過設(shè)立檔案信息開發(fā)獎(jiǎng)、檔案利用效益獎(jiǎng)等，將其同提職、晉級(jí)、年終評(píng)優(yōu)掛鉤，形成一套激勵(lì)機(jī)制，這樣不僅能夠推動(dòng)油田檔案事業(yè)的發(fā)展，而且有利于調(diào)動(dòng)檔案人員做好工作，特別是主動(dòng)服務(wù)的積極性。其次，要將檔案管理納入油田信息管理之中，建立圖書、檔案、情報(bào)為一體的信息資料中心，解決油田檔案管理與油田信息管理脫節(jié)的問題。檔案人員可以作為信息情報(bào)人員，緊跟油田改革的步伐，適應(yīng)油田發(fā)展的需要，及時(shí)準(zhǔn)確地把適用于油田的信息材料加工出來，提供給領(lǐng)導(dǎo)參考。

6.建設(shè)高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍，為做好檔案服務(wù)工作提供人才保證。檔案事業(yè)的發(fā)展，服務(wù)質(zhì)量的提高，關(guān)鍵是提高檔案人員素質(zhì)。特別是隨著檔案工作新理念、新方法、新觀念的出現(xiàn)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等為主要內(nèi)容的新技術(shù)革命的出現(xiàn)及其對(duì)檔案工作的滲透，對(duì)檔案人員提出了更高的要求。首先要努力提高自身的思想政治素質(zhì)，熱愛檔案工作，甘于寂寞，淡泊名利，兢兢業(yè)業(yè)，以飽滿的工作熱情和高度的工作責(zé)任感投入到檔案工作中去。其次，要進(jìn)一步提高專業(yè)素質(zhì)，檔案人員不能僅僅滿足于應(yīng)知應(yīng)會(huì)，而是要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能。在這方面要繼續(xù)組織好檔案教育培訓(xùn)工作，堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地搞好檔案培訓(xùn)，使廣大檔案人員不僅掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還能了解掌握現(xiàn)代企業(yè)管理知識(shí)和各種信息處理與研究的技能，努力建設(shè)一支與現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求相適應(yīng)的“復(fù)合型”高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍。

21世紀(jì)是新事物、新知識(shí)、新發(fā)明層出不窮的時(shí)代。新的時(shí)代為檔案工作提供了廣闊的發(fā)展空間和良好的發(fā)展機(jī)遇，圍繞油田改革和發(fā)展的中心工作，發(fā)揚(yáng)與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的精神，積極探索新形勢(shì)下檔案工作的新規(guī)律、新特點(diǎn)，深入搞好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，可以說，油田檔案工作大有可為。

參考文獻(xiàn)：

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2.馬玲.淺談企業(yè)檔案服務(wù)面臨的問題及對(duì)策.齊魯檔案論壇——山東省檔案學(xué)會(huì)2009年學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)刊，2009

（作者單位：中海油能源發(fā)展采油技術(shù)服務(wù)公司國(guó)際公司 天津 300452）（責(zé)編：賈偉）