社會(huì)化管理企業(yè)退休人員人事檔案工作的實(shí)踐和思考

摘 要：企業(yè)退休人員的人事檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶I(yè)管理工作，又是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作，文章在企業(yè)退休人員檔案管理實(shí)踐的基礎(chǔ)上，提出了做好企業(yè)退休人員人事檔案管理工作的具體辦法和思路。

關(guān)鍵詞：社會(huì)化管理 退休人員 檔案管理 實(shí)踐和思考

中圖分類(lèi)號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2013）04-283-02

2003年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的意見(jiàn)》（中辦發(fā)[2003]16號(hào)），各地積極貫徹落實(shí)文件精神，企業(yè)退休人員實(shí)行社會(huì)化管理的工作穩(wěn)步推進(jìn)。中辦發(fā)[2003]16號(hào)文件中明確規(guī)定“社會(huì)化管理服務(wù)工作主要包括：……集中管理企業(yè)退休人員的人事檔案……”，退休人員人事檔案實(shí)施歸口、集中管理勢(shì)在必行。人事檔案是黨和國(guó)家的機(jī)密，企業(yè)的寶貴財(cái)富，人事檔案管理既是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶I(yè)管理工作，又是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作，我們應(yīng)認(rèn)真研究如何做好退休人員人事檔案管理工作這一重要課題，使退休人員檔案得到更有效地保護(hù)和利用。本文試從以下幾方面闡述自己的一些看法。

一、建設(shè)檔案室，選調(diào)管理人員，組織好退休人員人事檔案移交接收工作

檔案移交接收工作是做好退休人員人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。首先，根據(jù)《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)[1987]19號(hào)）、檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ25-2000）和《干部檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定，選定符合要求的場(chǎng)所，建設(shè)退休人員人事檔案室，配備必要的管理設(shè)施、設(shè)備，如：除濕器、空調(diào)、溫濕度記錄儀、恒溫儀等。使檔案室符合防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫、防鼠的要求，做到檔案存放、閱檔、工作人員辦公三室分開(kāi)；第二，選調(diào)政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有中專以上學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事退休人員人事檔案管理工作，應(yīng)優(yōu)先考慮具備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的工作人員；第三，工作人員要本著對(duì)退休人員高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，根據(jù)退休人員人事檔案移交清單，認(rèn)真逐卷核對(duì)，做到移交清單要與移交人事檔案名單相符合，檔案目錄要與檔案內(nèi)容相符合，確保退休人員人事檔案的完整。對(duì)于退休人員人事檔案中職工履歷表、退休審批表等檔案要件，要認(rèn)真檢查，由于在調(diào)整退休人員養(yǎng)老金、辦理退休人員供養(yǎng)直系親屬死亡待遇等事項(xiàng)時(shí)，需要向社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)申報(bào)這些材料，如發(fā)現(xiàn)這些材料缺失，應(yīng)要求移交單位及時(shí)補(bǔ)充材料，待材料收集歸檔后，再進(jìn)行交接。同時(shí)，要建立工作責(zé)任追究制度，對(duì)移交不規(guī)范、遺失檔案、泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容的行為，視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分。

二、推進(jìn)檔案信息數(shù)字化，抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)展退休人員人事檔案數(shù)字化建設(shè)

1.檔案信息數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，離不開(kāi)大量的資金支持，要多渠道籌措資金，把檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算，保障檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，要將檔案管理現(xiàn)代化作為一項(xiàng)建設(shè)任務(wù)納入重要議事日程，既要制定檔案管理工作近期計(jì)劃，也要制定檔案現(xiàn)代化建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，從而有計(jì)劃、有步驟地推進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化。

2.退休人員人事檔案管理應(yīng)開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位，工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟可分為：第一步，結(jié)合當(dāng)?shù)赝诵萑藛T管理工作實(shí)際，選擇符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的人事檔案管理系統(tǒng)；第二步，對(duì)接收檔案重新編碼，輸入數(shù)據(jù)庫(kù)；第三步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案原件信息數(shù)字化，并將檔案原件數(shù)字化信息與數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)應(yīng)人員記錄聯(lián)接。檔案數(shù)字化建設(shè)關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心和基礎(chǔ)，是檔案數(shù)字化建設(shè)的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)同計(jì)算機(jī)技術(shù)人員協(xié)同配合，突出重點(diǎn)，使數(shù)據(jù)庫(kù)由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展。

從實(shí)踐看，檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用效果顯著，首先是在檔案查詢利用方面帶來(lái)的便捷、快速、準(zhǔn)確，查詢利用便捷，只需要鼠標(biāo)、鍵盤(pán)就可以完成一次檔案查詢；其次是使用檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化后，原始檔案的使用率下降，使得檔案保存時(shí)間大大延長(zhǎng)。

三、注重檔案管理人員的培養(yǎng)和教育

為了適應(yīng)新時(shí)代檔案工作發(fā)展的需要，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)文化素質(zhì)，引進(jìn)、招聘科班出身的檔案專業(yè)的人才來(lái)充實(shí)檔案工作者隊(duì)伍，加強(qiáng)、引導(dǎo)現(xiàn)有檔案工作者的繼續(xù)教育，培養(yǎng)“一專多能”的復(fù)合型人才，才能推動(dòng)檔案工作“更上一層樓”。

（一）注重人才

從目前看，街道和社區(qū)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，搞好退休人員檔案管理工作，推進(jìn)檔案信息數(shù)字化的關(guān)鍵是人才，要求檔案管理人員有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平。企業(yè)要做好三個(gè)方面的工作：

1.把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)或招聘有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案工作者隊(duì)伍。

2.注重人才的使用，要敢于選拔具有專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)的年青干部，發(fā)現(xiàn)他們的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處，發(fā)揮他們的聰明才智。

3.穩(wěn)定檔案工作人員隊(duì)伍。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能適應(yīng)和完善。檔案工作人員的頻繁調(diào)動(dòng)，絕對(duì)影響檔案工作的連續(xù)性，因此，為了維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，必須做好檔案工作者的穩(wěn)定工作。關(guān)心支持他們的工作，切實(shí)解決他們的實(shí)際問(wèn)題，使他們安心本職工作，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的教育

1.有計(jì)劃組織進(jìn)修。一是結(jié)合工作實(shí)際需要和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，根據(jù)不同層次、不同需求，按需致用，便于操作，講究實(shí)效。二是根據(jù)繼續(xù)教育的類(lèi)型和形式，因人而異。對(duì)于新進(jìn)檔案工作人員，培訓(xùn)學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識(shí)、實(shí)際操作技能；對(duì)于一些經(jīng)驗(yàn)豐富的老檔案工作人員，培訓(xùn)一些新技術(shù)、新方法。

2.進(jìn)行政治思想教育，培育檔案管理人員的事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神。

四、建章立制，夯實(shí)基礎(chǔ)工作，明確責(zé)任到人，做好退休人員人事檔案日常管理工作

1.根據(jù)黨和國(guó)家有關(guān)人事檔案管理的政策、法今、法規(guī)，制定退休人員人事檔案管理辦法及人事檔案工作人員職責(zé)、保密制度、保管與保護(hù)制度、檔案查閱借閱制度、檔案的轉(zhuǎn)遞制度、檔案材料鑒別歸檔制度、檔案材料收集補(bǔ)充制度、檔案室安全檢查制度、管理考核制度等規(guī)章制度。同時(shí)，建立完善檔案轉(zhuǎn)入登記臺(tái)賬、檔案查閱借閱登記臺(tái)賬、接收歸檔材料登記本和查閱摘錄、復(fù)印檔案登記本等基礎(chǔ)資料臺(tái)賬，做到檔案管理制度化、規(guī)范化。

2.有不少人認(rèn)為職工退休后，檔案就沒(méi)有用了，職工的《退休審批表》等重要資料都沒(méi)有歸檔，時(shí)間長(zhǎng)了，遇到調(diào)整養(yǎng)老待遇、修改出生年月、工作時(shí)間和退休時(shí)間等信息時(shí)，由于重要資料的缺失，上級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)管理部門(mén)無(wú)法予以認(rèn)定，就會(huì)引起不必要的矛盾，因此，要將檔案移交、材料及時(shí)歸檔作為一項(xiàng)重要內(nèi)容規(guī)定在管理制度中，細(xì)化分解到各項(xiàng)工作程序中，并且將檔案管理納入單位綜合考核中，確保檔案及時(shí)移交及材料歸檔及時(shí)、完整。

3.將檔案管理責(zé)任落實(shí)到人，檔案管理人員按責(zé)任分工，各司其職，狠抓落實(shí)。

五、利用好檔案，做好檔案信息的提供利用工作

企業(yè)退休人員人事檔案不僅是企業(yè)退休人員在職期間招用、調(diào)配、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核、選拔和任用等方面形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作c6ef5611a9b5c6b6f3308ed4f5c400702b2da3874dc14194a0351cfc3e3fda18變動(dòng)等有保存價(jià)值的文件材料，而且還是企業(yè)人員到達(dá)法定退休年齡時(shí)，由勞動(dòng)保障行政部門(mén)審批的退休材料。它是企業(yè)退休人員在職工作期間情況的真實(shí)記錄，是其辦理退休手續(xù)的依據(jù)和調(diào)整養(yǎng)老待遇的原始憑證。我們要牢固樹(shù)立檔案工作為企業(yè)管理服務(wù)、為老同志服務(wù)的思想，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，為落實(shí)好老同志的政治生活待遇做好檔案信息的提供利用工作。

總而言之，在開(kāi)展社會(huì)化管理服務(wù)過(guò)程中，街道和社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視此項(xiàng)工作，充分利用國(guó)家政策精神，把握時(shí)機(jī)，統(tǒng)籌解決企業(yè)退休人員人事檔案管理的場(chǎng)所、設(shè)施和管理人員等方面的問(wèn)題，積極開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷提高管理水平，使檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

1.郭建軍.淺論企業(yè)檔案信息化管理.西部探礦工程，2006（2）

2.計(jì)秀杰.關(guān)于提高檔案管理干部隊(duì)伍素質(zhì)的幾點(diǎn)思考.黑龍江科技信息，2009（8）

（作者單位：河南南陽(yáng)油田離退休職工管理處 河南南陽(yáng) 473132）

（責(zé)編：賈偉）