遵循高齡尊重原則科學(xué)進行檔案掃描

摘 要：由于人們對高齡檔案的認識存在一定的偏差，高齡檔案的掃描工作長期以來沒有受到重視。文章從高齡檔案的掃描的必要性入手，探討如何推動高齡檔案掃描、高齡檔案在掃描過程中的特點、應(yīng)遵循的原則，從而為高齡檔案掃描在工作中的運用提供了依據(jù)。

關(guān)鍵詞：高齡檔案 掃描 工作

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）04-281-02

檔案是歷史事實的真實記載，是還原歷史本來面目的唯一正確途徑。從理論上講，越是年代久遠的檔案就越發(fā)珍貴，越具有研究、發(fā)掘和借鑒的價值。拂去歲月的塵埃，我們常?？梢砸姷讲簧購涀阏滟F的“高齡檔案”，基于檔案管理角度考慮，如何科學(xué)地界定，有效地保護和開發(fā)這類檔案，是一項重要而迫在眉睫的工作，切不可掉以輕心。本文試圖探討的就是有關(guān)“高齡尊重原則在檔案掃描中的運用”的問題。

一、何謂“高齡檔案”

所謂“高齡檔案”，是指存世久遠的檔案，檔案存世時間愈久遠，似乎其價值就越大，這是人們對物以稀而顯貴的一種看法。在我們的檔案保管中，解放以前的檔案均劃分為歷史檔案，民國時期的檔案亦可稱之為是“高齡檔案”了，這部分檔案顯然是很貴重的。據(jù)初步統(tǒng)計，湖北省共有民國檔案近百萬卷之多。長期以來，檔案界有一個觀點，那就是高齡檔案要得到尊重，原因是：這些檔案時間較長，檔案較少，即使本身作用不大，由于沒有可資借鑒的其它檔案存在，它也就顯得彌足珍貴了。表現(xiàn)在鑒定上就是高齡檔案不予鑒定銷毀，表現(xiàn)在掃描上就是對高齡檔案要進行全文掃描，把高齡尊重原則貫穿在掃描過程的始終，就是高齡尊重原則在檔案掃描中的運用。

二、高齡檔案面臨的掃描困境

在現(xiàn)實生活中，由于檔案鑒定工作開展得并不普遍，一些高齡檔案并沒有得到保管期限提升的待遇，檔案掃描卻要求只掃描永久、長期的，短期的可以不掃，于是那些高齡短期檔案就面臨著“不掃”的境遇了。

而且，在實際工作中，有一種聲音始終制約著高齡檔案掃描工作的進行，即：高齡檔案不能高速掃描，掃描速度極慢；并且在日常工作中查找利用的不多，可以不予掃描，即使掃了也是白掃。俗話說“好鋼用在刀刃上”，現(xiàn)在把有限的資源用在現(xiàn)行文書檔案掃描上，既提高了工作效率，又滿足了日常利用的急需，何樂而不為？

這就要具體分析高齡檔案是否具有掃描的必要性了：首先，從檔案利用來分析，我們知道，高齡檔案的用戶大都是為編史修志、著書立說服務(wù)的，其長遠利用價值一目了然，可以說是影響一個時代、一個階層的價值判斷的依據(jù)，“正視聽”的長遠功效十分明顯?，F(xiàn)行文書檔案基本是為解決現(xiàn)行具體問題服務(wù)的，緊迫性、時效性特點顯而易見，那么，我們能夠因為“現(xiàn)行”不顧“長遠”嗎？答案當然是否定的，統(tǒng)籌兼顧，合理安排才是根本的解決之道。其次，從檔案保護角度來分析，我們知道，檔案掃描的初衷之一是為了保護檔案原件，以掃描件代替原件對公眾進行服務(wù)。高齡檔案的珍貴性顯然要遠遠大于現(xiàn)行文書檔案，現(xiàn)行文書檔案需要進行掃描，對更加珍貴、更為稀缺的高齡檔案進行掃描更是情理之中了。

三、如何推動高齡檔案掃描

那么，我們?nèi)绾尾拍鼙荛_檔案價值鑒定直接推動掃描工作的順利進行？

在檔案掃描以前要求再進行檔案價值鑒定似乎是不可能完成的任務(wù)，而且程序復(fù)雜，責任重大，價值鑒定難乎其難。為什么這么說？因為，凡是牽涉到檔案價值鑒定的工作，一般單位都是慎之又慎，既想去除冗余檔案減輕庫房壓力，又想把真正珍貴的檔案留下來供后人查閱利用。然而，什么才是真正珍貴的檔案？人們由于受個人生活閱歷、文化程度、認識水平等因素的影響，對檔案價值的鑒定存在著不同程度的差異性，每個人根據(jù)檔案自身狀況和社會需求，對檔案價值作出的主觀性判斷都有各自的理解。有的檔案用現(xiàn)在的眼光看沒有用處，但從長遠來看作用卻相當大；有的檔案現(xiàn)在沒什么人查閱利用，卻是歷史的真實記載，反映了它基本職能的變遷，能不重要？也正是因為如此，檔案價值鑒定才程序設(shè)置非常復(fù)雜，每個參與鑒定的人員才會感覺責任非常重大。

我們知道，檔案掃描屬于中處理階段，中處理之前有個前處理，前處理的基本工作之一就是確定掃與不掃，如果我們把高齡尊重原則貫徹于前處理的始終，那么這一問題即可迎刃而解。換句話說，我們只要規(guī)定：對于那些高齡檔案，無論保管期限如何，一律予以掃描，那么這個問題就迎刃而解了。

然而，高齡檔案在實際掃描過程中有其自身的特點，這些特點導(dǎo)致我們在掃描過程中必須認真嚴肅對待。

四、高齡檔案掃描特點

1.紙張差，易折易碎。這就要求我們在掃描過程中大多采用平板掃描的方式，小心平放。

2.字跡模糊，大多存在洇濕現(xiàn)象。這就要求我們采用灰色掃描、彩色掃描方式，掃描分辨率應(yīng)該大于或者等于200dpi。

3.速度慢。它表現(xiàn)在三個方面：一是紙張本身比較差，在拆卷、掃描的時候都要輕拿輕放，以免損毀檔案；二是掃描進度慢，它不能像文書檔案一樣進行高速掃描，只能在平板掃描臺上一張一張掃描；三是整理慢，紙張大多柔軟，不易理順。

五、高齡檔案掃描應(yīng)該遵循的原則

1.循序漸進，逐步深入的原則。高齡檔案掃描是一個細致的工作，掃描之前就要有“慢”的心理準備，只要我們做好這個心理準備，循序漸進，逐步深入，不走回頭路，以迂為直，踏踏實實地工作，高齡檔案的掃描是要不了多長時間的，畢竟每個地方的高齡檔案不多。

2.要有認真負責、謹小慎微的態(tài)度。高齡檔案一般都“身體”不好，狀態(tài)不佳，易破易碎。這就需要我們在拆卷、掃描、裝訂還原諸過程中都要輕拿輕放，謹小慎微，以免損毀檔案。

3.有效開發(fā)，充分利用的原則?！案啐g檔案”一般都具有較高的歷史價值，要么是歷史事件的珍貴記錄，要么是歷史人物本來面目的還原。對于廓清歷史，化解紛爭，解除疑慮都是極為重要而珍貴的第一手材料，所以要進行有效的開發(fā)和利用。

總之，“高齡檔案”的掃描是一項系統(tǒng)工程，必須采取充分尊重的原則，以嚴謹、認真、求實的態(tài)度和科學(xué)的方法，努力做到去偽存真，去粗取精，使這部分特殊檔案的管理工作更加規(guī)范和嚴密，使檔案的價值得到有效地開發(fā)利用，更好地發(fā)揮檔案管理在經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展中的作用。

參考文獻：

1.黃庭興，羅備針，史家菊.試述“高齡檔案”的科學(xué)管理.云南檔案，2002（7）

2.陳鵬，貴夏基.談德爾菲法在檔案鑒定中的應(yīng)用.山西檔案，2009（8）

（作者單位：湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院 湖北十堰 442000）

（責編：若佳）