淺議高校基建檔案管理工作

隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，很多高校為適應(yīng)社會發(fā)展的需要，都在努力擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，改善辦學(xué)條件，每年新增的基建項目越來越多，基建檔案材料隨之增多。基建檔案是高校檔案管理的重要組織部分，高校建設(shè)離不開基建檔案，它既是學(xué)校建設(shè)過程的真實反映和記錄，又是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)。高?；n案管理工作如何在新形勢下發(fā)揮應(yīng)有的作用，服務(wù)于高校的改革和發(fā)展，是擺在高校管理層和檔案工作管理者面前的新課題。

一、高?；n案的現(xiàn)狀

長期以來，許多高校對基建檔案的收集、整理、歸檔重視不夠，造成了許多基建檔案殘缺不全，它的作用也得不到有效發(fā)揮。高校基建檔案建設(shè)與管理中目前存在不少問題，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，歸檔意識不強(qiáng)。

目前，大部分高校對教學(xué)、科研及文書等檔案的歸檔和管理比較重視，而常常忽視基建檔案的收集、歸檔和管理?；ú块T隸屬高校的輔助部門，主管領(lǐng)導(dǎo)及基建部門領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作重視不夠，這也影響了一些基層管理人員檔案意識淡薄，普遍存在著“重建設(shè)、輕檔案”思想，從而忽視對檔案資料的隨時收集工作，造成資料收集不全，事后整理基建檔案難度加大。

2.檔案意識淡薄，編制質(zhì)量不高。

從已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，基建檔案的質(zhì)量普遍不高，如圖紙表面有污染不清潔、或任意涂寫；圖紙不按規(guī)定要求折疊、有部分缺角；有些歸檔文件不是原件而是復(fù)印件；有的重要文件還有缺少領(lǐng)導(dǎo)簽批或無公章現(xiàn)象；更有甚者，B項工程的重要文件會在A項工程案卷中體現(xiàn)，卻無文字說明。

不規(guī)范的檔案編制會對高?；ňS修及改建、擴(kuò)修的后續(xù)工作造成不利影響。

3.檔案管理不規(guī)范，體制不健全。

一個建設(shè)項目一般經(jīng)過決策、設(shè)計、招（投）標(biāo)、施工、竣工等五個階段，因此基建檔案的形成周期長。由于缺乏嚴(yán)格的約束機(jī)制和調(diào)控手段，許多基建兼職檔案人員在保證完成本崗位工作的前提下，不太重視兼顧建設(shè)過程中產(chǎn)生文件的收集，因此在收集基建文件過程中隨意性大，導(dǎo)致歸檔內(nèi)容不真實。如部分項目論證、可行性研究等依據(jù)性文件經(jīng)常與其他事務(wù)性文件混雜在一起；對施工過程中設(shè)計變更中的一些相關(guān)材料在收集時由于對工程專業(yè)不熟悉，往往造成疏漏或缺失；有些兼職檔案員忽略全過程文件資料的完整歸檔，特別是對建設(shè)前期形成的設(shè)計立項和后期形成的交工驗收、工程監(jiān)理等方面的文件材料收集的殘缺，使基建檔案的成套性、完整性存在缺陷。

檔案的信息化程度也普遍較低，在已歸檔的基建檔案中，大部分學(xué)校只能做到“目標(biāo)級”管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。

4.歸檔立卷不清楚，查閱不方便。

基建部門由于基建任務(wù)很重，收集材料的人員往往是基建部門的文書人員，基建業(yè)務(wù)不熟悉，檔案管理業(yè)務(wù)也不熟悉，對整個工程產(chǎn)生的文件相互關(guān)系不很了解，容易造成文件的缺失。同時，高校檔案管理部門的人員一般較少，檔案專職人員往往一個人管好幾個類別，對基建業(yè)務(wù)和基建進(jìn)程也不夠熟悉，業(yè)務(wù)水平不高，且與基建檔案員溝通不當(dāng)，對收、管基建檔案業(yè)務(wù)流程也不甚了解，在實際工作中很難做到基建檔案資料管理的規(guī)范性、合理性及準(zhǔn)確性，因而不能對日后的檔案利用、查閱工作提供及時、準(zhǔn)確的服務(wù)。再加上基建部門的兼職檔案管理員變動較為頻繁，更加重了這種問題的嚴(yán)重性。

三、完善高校基建檔案管理工作的對策和建議

針對以上存在的問題，結(jié)合自己從事檔案管理的工作經(jīng)驗，建議在實際工作中可以從以下方面加以完善。

1.提高檔案科（室）的職能作用，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。

一個單位基建檔案管理的好壞，主要在于領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案的重視程度，也是強(qiáng)化檔案意識的關(guān)鍵。檔案工作是一項基礎(chǔ)工作，也是一項默默無聞的工作，所以檔案科（室）要主動加強(qiáng)與基建部門的聯(lián)系，參與到建設(shè)的各個重要階段；還要發(fā)揮作為一個職能部門的作用，大力宣傳基建檔案重要性和基建檔案的利用成果。

2.完善檔案管理制度，建立同步管理機(jī)制。

基建檔案資料收集必須與工程項目建設(shè)同步進(jìn)行，在整個過程中，檔案科（室）的工作人員要與學(xué)?；ú块T的文檔管理人員加強(qiáng)溝通。從前期工程項目立項階段到中期工程施工階段再到后期竣工驗收階段，檔案科（室）專職檔案人員在每一階段結(jié)束后，檢查、指導(dǎo)基建部門的兼職檔案員收集該階段的文件資料，包括從項目的建議書、立項報告、可行性研究、方案階段的文件等前期一系列事宜，到工程的整個設(shè)計、施工、竣工驗收的所有資料，這樣做的目的是防止基建檔案的漏收。在工程項目建設(shè)中，檔案科（室）專職檔案員要主動了解項目進(jìn)展情況，在工程項目竣工驗收后，檔案科（室）專職檔案員要協(xié)助基建處的兼職檔案員，核實各階段資料文件，查遺補(bǔ)漏，對材料編制不夠完整或不符合歸檔要求的，要提出整改意見，保證檔案進(jìn)科（室）質(zhì)量。

3.提高基建檔案管理人員的綜合能力。

基建檔案管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，作為專職和兼職的基建檔案管理人員，一定要基本熟悉工程項目的建設(shè)過程，包括已建、在建、待建的工程。它既需要有檔案管理方面的知識，又要有建筑工程方面的專業(yè)知識，因此檔案工作人員的能力和素質(zhì)直接影響基建檔案工作質(zhì)量的好壞。學(xué)校應(yīng)該組織基建部門的兼職檔案員和檔案科（室）專職檔案員定期進(jìn)行基建檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，了解、掌握工程建設(shè)過程各個階段所產(chǎn)生的文件資料；學(xué)校檔案部門也要對基建檔案人員進(jìn)行基建檔案整理指導(dǎo)，掌握基建檔案整理立卷規(guī)范操作規(guī)程。

完善基建檔案人員的溝通能力，在工程決策、立項的同時，基建檔案人員要及時與學(xué)校檔案部門相互溝通，檔案部門需全過程跟蹤服務(wù)，提出各階段收集資料方案，確?；ㄎ募Y料不遺漏按時移交歸檔。

專職檔案管理人員也必須努力加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，在鉆研檔案理論的同時，學(xué)習(xí)和掌握運用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的各種知識和技能，提高自己的綜合能力，使自己具備較全面的知識結(jié)構(gòu)以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。

4.加強(qiáng)電子化檔案管理的工作力度

采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔方式已跟不上現(xiàn)代檔案信息資源的收集的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理是一種物理管理，而電子檔案是一種邏輯管理。高校應(yīng)加強(qiáng)硬件建設(shè)，努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。先進(jìn)的檔案管理條件是提高檔案利用率的基礎(chǔ)，它具有操作簡便、查詢搜索快捷、統(tǒng)計功能強(qiáng)大、存貯安全等優(yōu)點，能提高工作效率和質(zhì)量，把檔案管理從傳統(tǒng)的手工勞動中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務(wù)。作為高校檔案中的重要組成部分的基建檔案管理，也應(yīng)順應(yīng)時代的需求，實現(xiàn)檔案信息化管理，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、使用檔案管理軟件，利用外包掃描、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，逐步實現(xiàn)基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管和開發(fā)利用，經(jīng)過數(shù)字化處理后，不僅節(jié)省了檔案存貯空間，也提高了檔案信息的檢索速度；減少檔案原件因使用頻繁而造成的破損等狀況，從而充分發(fā)揮檔案的信息優(yōu)勢，提升檔案信息的價值。

要合理有序地進(jìn)行基建檔案管理信息化。保障相應(yīng)的硬件，如電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等是進(jìn)行高校基建檔案信息化管理的前提。目前的高校檔案部門往往有這些硬件設(shè)施，但數(shù)量和質(zhì)量不太符合檔案管理需求，經(jīng)常發(fā)生電腦不夠用或是服務(wù)器容量太小等情況，影響檔案的信息化管理和檔案的利用。因此，在配備硬件設(shè)施時，應(yīng)有超前意識和預(yù)見性，配備合適的檔案信息管理軟件和計算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員。

（作者單位：交通運輸部管理干部學(xué)院）