淺談醫(yī)院文書檔案管理

醫(yī)院文書檔案是由醫(yī)院在領(lǐng)導(dǎo)及行政管理活動中形成的文件轉(zhuǎn)化而成，它記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，是醫(yī)院發(fā)展中提供重要依據(jù)，也是檔案整理工作中的重要內(nèi)容之一。文書檔案管理工作主要包括收集、整理、鑒定等。下面重點探討文書檔案分類整理。

一、案卷級文書檔案的整理

（一）分類

分類的首要任務(wù)是確定其分類方案，所確定的分類方案為：年度一保管期限一問題（機構(gòu)）。確定分類方案后，即可按分類方案進行分類，方法如下

1、分年度。也就是從醫(yī)院形成的起始年代開始，將各個年度產(chǎn)生的文書檔案分開。

2.分保管期限。即將各個年度文書檔案依據(jù)《文書檔案保管期限表》和檔案的重要程度劃分為永久、30年、10年（2010年以前為永久、長期、短期）。

3.分問題（機構(gòu)）。依據(jù)各單位形成文書的實際狀況，將各個保管期限內(nèi)的文書按問題（或機構(gòu)），按照黨、團、工、青、婦類、紀檢類工作文件、行政公文、上級批復(fù)、重大活動等順序整理。

（二）組織案卷

將各個年度、各個保管期限和各個類別的文書按問題、時間或文件名稱等特征組成案卷。文書檔案的組卷要注意兩點：一是擬寫正確的案卷標題。文書檔案的案卷標題一般由作者、問題和文種組成。二是按文件的排列順序編寫卷內(nèi)目錄。文書檔案卷內(nèi)文件的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如按時間、問題、重要程度、文種、作者等排序。卷內(nèi)文件材料排序后，按排列的順序填寫卷內(nèi)文件目錄。

（三）案卷排列

永久保管期限內(nèi)兩年檔案案卷的分類整理和案卷排列。次年的永久黨群檔案要注意接著進行排列，其他年度的案卷排列以此類推。長期和短期檔案的分類整理和案卷排列方法與永久黨群檔案的相同。

（四）編制案卷目錄

將排列好的各個年度的永久黨群案卷依次登記在永久文書案卷目錄之中即可完成案卷目錄的編制工作。編制案卷目錄要注意以下幾點：按年度排列的永久黨群文書案卷順序號也就是永久黨群文書案卷的案卷號；黨群文書檔案永久案卷目錄的編目項目有：案卷號、作者、題名、日期、頁數(shù)、備注等。

（五）案卷上架

將文書檔案案卷按排列好的順序進行上架即可。按文書檔案案卷排列順序上架，也就是按案卷號的順序上架排列，這就可根據(jù)文書檔案案卷目錄中的案卷號在檔案柜架中查找到相同號數(shù)的黨群文書檔案案卷。

二、文件級文書檔案的整理

2000年12月6日，根據(jù)國家檔案局發(fā)布了中華人民共和國行業(yè)標準DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》要求，對歸檔文件整理的原則和具體方法作出了規(guī)定，將“立卷”歸檔改革為文件級整理，文書檔案的基本整理對象從“卷”轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹薄?/p>

（一）分類

所采用的分類方案為：年度—機構(gòu)—保管期限。確定分類方案后，就可按分類方案對文件進行分類，具體步驟為：

1、分年度。就是將各個年度的文件分開。如該單位成立于1981年，那么就形成了1981年、1982年、1983年、1984年、1985年等類別的文件。

2、分機構(gòu)。依據(jù)醫(yī)院文書的實際狀況，將各個年度的文書檔案按機構(gòu)或問題劃分為黨務(wù)、院務(wù)、人事、醫(yī)務(wù)、感控等類型。

3、分保管期限。將各個機構(gòu)的文件，依據(jù)《文書檔案保管期限表》和檔案的重要程度劃分為永久、30年和10年三種類型；這樣，該年度內(nèi)的文件就劃分成永久、30年、10年三個保管期限的文件。

（二）排序與編號

將各個機構(gòu)內(nèi)的文件按永久、30年、10年三個保管期限分開后，即可對三個保管期限內(nèi)的文件進行排列，排列原則是“同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起，時間、重要程度等作為參考因素”。

（三）編目

將排列好并編號的某年永久工作文件按序號在文件目錄中進行登記后就完成了該年度永久檔案文件的編目工作。文書檔案文件目錄的編目項目有：件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。

（四）裝盒

裝盒是把各個年度各個保管期限內(nèi)的文件按件號順序裝入檔案盒中的一項工作。裝盒包括填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等工作內(nèi)容。歸檔文件應(yīng)嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實體。裝盒時應(yīng)注意以下問題：

檔案盒的封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范簡稱標明全宗名稱，下加雙橫線。卷脊設(shè)置各項檢索項，包括：全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)、起止件號、盒號。備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明。備考表上設(shè)置的項目包括盒內(nèi)文件說明、整理人、檢查人和日期。

（五）上架

文書檔案編目裝盒后，將檔案盒分保管期限按盒號順序上架即可完成檔案的整理工作。文件級文書檔案的整理方法較多，不同的檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本單位的大小和形成檔案數(shù)量的多少等實際情況確定文書檔案的分類整理方法對文書檔案進行科學(xué)管理。

（作者單位：石家莊市第四醫(yī)院）