淺述靈活就業(yè)人員檔案管理的措施

隨著市場經(jīng)濟與社會發(fā)展，靈活就業(yè)人員的流動將會越來越頻繁，對就業(yè)服務部門在靈活就業(yè)人員人事檔案管理工作提出了較高要求，盡管靈活就業(yè)人員人事檔案管理是一個復雜的多方面問題，但只要我們認真按照檔案管理制度要求和規(guī)律，并在此基礎上不斷創(chuàng)新，就會探索出利于靈活就業(yè)人員檔案管理的新辦法。

在企業(yè)檔案中，靈活就業(yè)的人事檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，靈活就業(yè)人事檔案對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響。探求靈活就業(yè)人員的人事檔案管理規(guī)律，有利于相關部門在管理中掌握有效信息，為政府決策提供可靠依據(jù)，為社會穩(wěn)定提供有力保證。加強靈活就業(yè)人員檔案管理，會促進中國經(jīng)濟發(fā)展和社會進步。

一、實現(xiàn)靈活就業(yè)人員檔案信息化管理

在信息化快速發(fā)展的現(xiàn)代社會，檔案作為一種特殊的重要信息，對其進行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向，靈活就業(yè)人員人事檔案管理也是如此?，F(xiàn)代化信息管理技術的核心是計算機、網(wǎng)絡通訊等現(xiàn)代信息技術，利用計算機技術對靈活就業(yè)人員人事檔案進行信息存儲、檢索等，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，是當前靈活就業(yè)人員人事檔案管理需要重點解決的問題，靈活就業(yè)人員人事檔案管理的信息化建設應從以下三個方面著手：

一是檔案室管理現(xiàn)代化。檔案室的管理，需要以科學的手段來改變“看堆守攤”的局面，以適應檔案管理信息化的對內(nèi)管理要求，要建立人事檔案信息的專用數(shù)據(jù)庫。二是檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和技術，將檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將資料中的圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使檔案數(shù)字化、信息化，在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。三是檔案服務網(wǎng)絡化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、金保網(wǎng)等網(wǎng)絡平臺，建立人事檔案信息化服務系統(tǒng)。配置專門網(wǎng)絡和專門網(wǎng)站實現(xiàn)人事檔案信息的交換、查詢，以利于實現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。

二、規(guī)范靈活就業(yè)人員檔案管理各環(huán)節(jié)

1.完善檔案材料的收集。檔案材料是靈活就業(yè)人員檔案工作的物質(zhì)對象，是提供利用的基礎。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。才利于工作的順利開展，為此，應采取下列切實可行的措施。

一方面，要從檔案收集環(huán)節(jié)本身進行規(guī)范化管理。一是健全靈活就業(yè)人員檔案材料收集網(wǎng)絡，按照材料形成的規(guī)律和特點采取定時收集、及時收集、補充收集等方法。二是與靈活就業(yè)人員或用人單位簽訂檔案管理合同，以契約的形式明確雙方的責、權、利，并嚴格執(zhí)行確保形成的材料及時歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。管理人員在驗收時，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明以保證檔案材料齊全、完整。另一方面，改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式。傳統(tǒng)的檔案收集實際上就是對檔案原裝的“接收”，是整理之后單純意義上的檔案保存，這樣也就失去了靈活就業(yè)人員檔案管理的意義。因此，要實施檔案收集保管的新模式來改變現(xiàn)有的困局。如人才流動服務機構創(chuàng)建的“人事立戶”的存檔模式，即流動人員檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進行的，這種方式可以使用人單位與人才流動服務機構建立動態(tài)聯(lián)系，克服了“人檔分離”的現(xiàn)象，用人單位“直接用人，間接管人”，而管人主要是通過與就業(yè)服務部門或人才流動服務機構合作管理檔案來完成的，靈活就業(yè)人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成，在制成正式材料一個月內(nèi)送交人才市場或就業(yè)服務部門，并由其根據(jù)國家有關流動人員人事檔案管理的規(guī)定進行審核歸檔。

2.規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。隨著市場經(jīng)濟與人事制度改革的深入，靈活就業(yè)人員的流動將會越來越頻繁，對其檔案轉(zhuǎn)遞提出較高的要求，要確保其檔案安全、順暢的轉(zhuǎn)遞將成為靈活就業(yè)人員檔案管理的重點工作。

國家人事部《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中要求：“人才流動服務機構憑符合國家有關政策規(guī)定的人員流動的有效文書，向流動人員原單位開具調(diào)檔函，原單位接到調(diào)檔函15天內(nèi)，將流動人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動服務機構。轉(zhuǎn)遞的流動人員人事檔案必須完整齊全，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動服務機構經(jīng)審核無誤后，及時將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位?！薄叭瞬帕鲃臃諜C構接管流動人員人事檔案，須由流動人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務機構應與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書，合同書須明確雙方的權利、義務等內(nèi)容。”并且，檔案的轉(zhuǎn)遞應通過機要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。應當交接的檔案一定要盡快移交，靈活就業(yè)人員流動后留下的檔案，流出單位應盡快將其檔案轉(zhuǎn)遞到人才市場或新用人單位，收到的檔案經(jīng)核對無誤后，要做好接收登記。在檔案管理過程中，堅持管人與管檔并存的原則，即人在檔案在，人走檔案走，檔案與人不能脫節(jié)。

3.優(yōu)化檔案內(nèi)容構成。優(yōu)化檔案內(nèi)容構成，不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個人年齡、經(jīng)歷、社會關系等基本信息內(nèi)容，更要突出創(chuàng)建出反映個人專長、知識水平、業(yè)務能力、職業(yè)道德等個性化的內(nèi)容，為單位有針對性的使用人才提供可靠保障。

為此從以下幾方面著手：一要創(chuàng)建能力檔案。重點記載個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況，以及參加各種資格考試、注冊師考試等反映個人才能的資料。二要創(chuàng)建業(yè)績檔案。要及時將靈活就業(yè)人員的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)及完成任務等情況存入檔案，為用人單位選人、用人提供必要的依據(jù)。三要創(chuàng)建誠信檔案。要規(guī)范靈活就業(yè)人員自身誠信狀況的管理，重點記載政治自律、專業(yè)技術人員學術和技術水平以及個人公共道德與行為方面的信用資料，并加強推廣應用。這樣才會使企業(yè)流動人員人事檔案的利用價值得以提升，有關部門可通過檔案記載確定對靈活就業(yè)人員的選拔和培養(yǎng)，可見，優(yōu)化檔案內(nèi)容利于用人單位選才用人、育才成就事業(yè)，彰顯靈活就業(yè)人員個性檔案價值。

三、拓展人事檔案管理方式

在社會主義市場經(jīng)濟條件下，靈活就業(yè)人員人事代理是適應中國企業(yè)流動人員管理的新方式，是一種促進人才產(chǎn)業(yè)化，最終將人事管理轉(zhuǎn)化成一種公眾服務的制度。簡單地說，就是把“單位人”變成“社會人”，實現(xiàn)人事關系管理與人員使用分離，即單位管用人，而一些具體的人事管理工作，如檔案管理、計算工齡、評定職稱、社會保險等，由人才流動或就業(yè)服務機構代管。隨著新形勢的出現(xiàn)與發(fā)展，人事代理制度也開拓了新的服務形式，實行“人事派遣（人才租賃）”制度，這在一些地區(qū)已經(jīng)實行。它由人才市場或就業(yè)服務部門擔當員工的法定雇主，負責派遣員工的人事管理，實際用工單位同人才市場或就業(yè)服務部門簽訂人事派遣或租賃合同，實現(xiàn)勞動關系轉(zhuǎn)移，提高人力資源配置效率和使用效益。

實行人事派遣后，對于用人單位而言：一是用人單位便捷用人，打破人事關系與勞動關系一體管理的格局，用人單位用人，專業(yè)服務機構管人。二是人才資源共享。通過對高級專業(yè)人才兼職租賃業(yè)務的開展，可以有效地促進地區(qū)人力資源的社會共享。三是準確選人，規(guī)避用人風險。人才市場或就業(yè)服務機構根據(jù)用人單位的要求，利用專業(yè)化手段為用人單位選定合適人選后再由用人單位進行面試確定，使招聘更加準確有效。四是可突破編制限額，滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工，這樣用人單位可以在不擴大編制的情況下解決用人需求。

對于被派遣人員而言：首先，通過就業(yè)服務部門或人才中心對其人事檔案等人事、勞動關系的管理，完善工作檔案內(nèi)容如工作情況、業(yè)績情況、培訓、健康及考核等，有效地維護勞動者的合法權益。其次，派遣人員合同到期后，若不再續(xù)簽，由于其人事關系仍然由人事派遣服務機構代理，其工齡連續(xù)計算，并可繼續(xù)為代理人員代交社會保險費，辦理各種以人事檔案為依據(jù)的各種證明等人事代理服務。

人事檔案是與靈活就業(yè)人員密切相關的人生記錄，對其人事檔案的管理伴隨著社會市場的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善。隨著市場經(jīng)濟與人事制度改革的深入，靈活就業(yè)人員的流動將會頻繁增加，作為檔案管理的就業(yè)服務部門要勇于探索、不斷開拓，就一定會尋找到適合本服務行業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新路徑。

（作者單位：石家莊市橋西區(qū)勞動就業(yè)服務局）