讓管理理念與技術(shù)高度融合

很多人將信息化建設(shè)理解成一個(gè)軟件應(yīng)用的過(guò)程，中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社黨委副書(shū)記宋麗婭并不否認(rèn)這個(gè)過(guò)程，但是，在這個(gè)過(guò)程中她更強(qiáng)調(diào)人的主觀能動(dòng)性。她眼中的信息化，并非軟件的應(yīng)用，而是管理理念與軟件工具的高度融合。

2012年9月20日，IT時(shí)代周刊、IT商業(yè)新聞網(wǎng)聯(lián)合全國(guó)CIO/CTO俱樂(lè)部主辦的“智在應(yīng)用”——優(yōu)秀ClO/CTO評(píng)選揭曉，此項(xiàng)評(píng)選旨在表彰信息化建設(shè)、云計(jì)算項(xiàng)目建設(shè)中，表現(xiàn)突出的CIO/CTO。中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社宋麗婭是來(lái)自出版行業(yè)的唯一獲獎(jiǎng)?wù)摺?/p>

出版單位的轉(zhuǎn)企改制已經(jīng)順利完成，信息化已經(jīng)成為決定其核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵，但是信息化建設(shè)是一場(chǎng)管理體制的革命，給出版單位帶來(lái)的挑戰(zhàn)不可小覷。中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社是如何進(jìn)行信息化建設(shè)的？對(duì)行業(yè)內(nèi)其他出版單位信息化建設(shè)有哪些啟示？帶著這些問(wèn)題，我們采訪了中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社黨委副書(shū)記宋麗婭。

探究中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社的信息化動(dòng)因。實(shí)際上是快速發(fā)展的業(yè)務(wù)對(duì)經(jīng)營(yíng)管理手段改良的需求

《出版參考》：中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社在什么情況下開(kāi)始的信息化建設(shè)？又是如何著手的？

宋麗婭：出版界非常適合應(yīng)用信息管理系統(tǒng)（ERP）包括應(yīng)用行政管理系統(tǒng)（OA）。因?yàn)槌霭嫔缱鳛橐粋€(gè)文化企業(yè)，每年出版的產(chǎn)品種類繁多，像我們出版社每年出版圖書(shū)品種有3000多種，動(dòng)銷圖書(shū)品種能達(dá)到10000多種，出版一本圖書(shū)不算選題策劃，從發(fā)稿到銷售回款整個(gè)過(guò)程持續(xù)將近3年，戰(zhàn)線很長(zhǎng)，品種繁多，折扣不一，每種圖書(shū)都有在途、退貨、已銷，這是其他行業(yè)無(wú)法比的，因此要做到精細(xì)管理，單本書(shū)考核結(jié)算是非常難的。依靠傳統(tǒng)手工或局部軟件實(shí)現(xiàn)這一管理目標(biāo)很難。因此，各出版社相繼應(yīng)用ERP系統(tǒng)管理。

在整個(gè)行業(yè)來(lái)說(shuō)，我們社里用ERP系統(tǒng)是比較晚的。我們這屆社領(lǐng)導(dǎo)班子非常重視管理，提出要依靠技術(shù)進(jìn)步提升出版管理水平，我們要發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢(shì)，建立一個(gè)比較完善的ERP系統(tǒng)。

信息化建設(shè)之初，社里提出建設(shè)統(tǒng)一的行政管理及業(yè)務(wù)管理平臺(tái)的目標(biāo)，即實(shí)現(xiàn)出版業(yè)務(wù)流程和辦公流程全面信息化，使編務(wù)管理、印務(wù)管理、圖書(shū)營(yíng)銷管理、財(cái)務(wù)管理、書(shū)店管理、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、國(guó)有資產(chǎn)管理、人力資源管理等全部統(tǒng)一在一個(gè)信息化平臺(tái)，達(dá)到數(shù)據(jù)共享、運(yùn)轉(zhuǎn)順暢、效率提高、監(jiān)控有力的目的，實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的出版經(jīng)營(yíng)和辦公。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社選定了兩個(gè)系統(tǒng)：一個(gè)是統(tǒng)籌出版業(yè)務(wù)線的ERP系統(tǒng)，一個(gè)是規(guī)范行政管理的協(xié)同OA管理系統(tǒng)，而且要形成兩個(gè)系統(tǒng)的有效集成對(duì)接。經(jīng)過(guò)3年的建設(shè)，我社實(shí)現(xiàn)了這一目標(biāo)。

ERP首先是一個(gè)軟件，同時(shí)是一個(gè)管理工具。它是IT技術(shù)與管理思想的融合，也就是先進(jìn)的管理思想借助電腦，來(lái)達(dá)成企業(yè)的管理目標(biāo)。從某種角度講，使用ERP也把出版企業(yè)和技術(shù)提供商綁到了一起。

《出版參考》：選擇ERP的原則是什么？

宋麗婭：在選擇ERP軟件之前，首先要明確企業(yè)的需求，即管理要達(dá)到的目標(biāo)，需要用什么手段解決，應(yīng)達(dá)到什么目標(biāo)。

實(shí)際上主要和我們的管理意識(shí)有關(guān)系，在選軟件之前我也沒(méi)有認(rèn)識(shí)得這么深刻。作為出版社的副書(shū)記，我不懂IT不懂出版，但我懂管理，而ERP恰恰是管理軟件。我們社期望將編務(wù)管理、印務(wù)管理、圖書(shū)營(yíng)銷管理、庫(kù)房管理、財(cái)務(wù)管理、書(shū)店管理等全部統(tǒng)一在一個(gè)信息化平臺(tái)，達(dá)到數(shù)據(jù)共享、運(yùn)轉(zhuǎn)順暢、效率提高、監(jiān)控有力的目的。要實(shí)現(xiàn)圖書(shū)生產(chǎn)的物流、資金流信息流轉(zhuǎn)順暢，沒(méi)有信息孤島。當(dāng)時(shí)我們對(duì)9家ERP供應(yīng)商進(jìn)行了深入的考察比較。在選型過(guò)程中，經(jīng)過(guò)深入思考，我們認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理是ERP選型的關(guān)鍵，出版社是個(gè)企業(yè)，企業(yè)是要贏利的，ERP不僅要符合出版的法律法規(guī)，更要符合財(cái)務(wù)的法律法規(guī)，要能實(shí)現(xiàn)贏虧核算，能不能做到實(shí)物和資金相匹配，能不能做到帳BC9JoXh9u2jwX5qBs0lq72yXAsJVd/v1y7wiD1KCCwI=和實(shí)相符是最重要的。只有以財(cái)務(wù)為紐帶的設(shè)計(jì)，做到賬賬相符、賬實(shí)相符，實(shí)現(xiàn)單本書(shū)核算，才是我們實(shí)現(xiàn)管理的目的。經(jīng)過(guò)考察，我們認(rèn)為平章公司的ERP符合我社要求，也是真正意義上的ERP，最終經(jīng)過(guò)招標(biāo)定標(biāo)了平章公司，現(xiàn)在看我們也選對(duì)了。我們體會(huì)ERP軟件沒(méi)有完全符合要求的，也沒(méi)有不能用的，主要是看ERP的設(shè)計(jì)理念是否與出版社的管理理念一致，只要設(shè)計(jì)理念和框架與出版社的需求一致，在實(shí)施過(guò)程中供應(yīng)商要結(jié)合出版社的情況在細(xì)節(jié)上進(jìn)行修改，基本可以符合要求。

《出版參考》：技術(shù)提供商和出版單位的關(guān)系是怎樣的？

宋麗婭：從某種角度講，使用ERP也把出版企業(yè)和平臺(tái)供應(yīng)商綁到了一起。像ERP在運(yùn)行中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，每次升級(jí)都會(huì)出現(xiàn)小的問(wèn)題，這也是電子產(chǎn)品的特性，很正常，不可避免，但在企業(yè)運(yùn)行時(shí)就會(huì)受到很大影響，所以說(shuō)雙方要連接得非常緊密，以減少對(duì)企業(yè)的影響。ERP可以說(shuō)是一種管理手段，對(duì)出版社管理理念的一種實(shí)現(xiàn)。你有什么樣的管理理念，就決定了你選不選擇ERP，選擇什么樣的ERP，在實(shí)施的過(guò)程中你不能讓供應(yīng)商牽著你的鼻子走，你要清楚什么樣的ERP能滿足你的管理需求，但你也不可能強(qiáng)求現(xiàn)階段達(dá)不到的技術(shù)要求，更不能提一些不合理的應(yīng)用要求。

使用ERP，就像一座蓋好了的大樓，你站在外面無(wú)法看清樓里每層、每一個(gè)房間的結(jié)構(gòu)，及樓層的走向和細(xì)節(jié)，讓你心里沒(méi)有底

《出版參考》：信息化管理系統(tǒng)（ERP）對(duì)社里的運(yùn)營(yíng)有哪些幫助，又出現(xiàn)了哪些問(wèn)題？

宋麗婭：上了ERP后，我社已經(jīng)把社里整個(gè)圖書(shū)出版的編、印、發(fā)、財(cái)和庫(kù)房的流程完整地放在了ERP平臺(tái)里，紙張材料的采購(gòu)也在ERP中。也就是說(shuō)，圖書(shū)生產(chǎn)、銷售、庫(kù)存的物流和資金流都在ERP中運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)了可審批、可監(jiān)控、可追溯的目的。在整個(gè)生產(chǎn)鏈條里，責(zé)權(quán)清晰，流程規(guī)范，處理及時(shí)。庫(kù)房上了離線輔助系統(tǒng)后，處理發(fā)貨退貨效率大大提高，過(guò)去手工發(fā)貨特別是退貨效率很低，經(jīng)常是積壓大量退貨來(lái)不及整理，給圖書(shū)策劃、重印、考核等帶來(lái)很大難度，現(xiàn)在這些難題都得到解決。現(xiàn)正在向單書(shū)核算過(guò)度，實(shí)現(xiàn)單書(shū)核算不僅是出版社問(wèn)題，還與新華書(shū)店有關(guān)，新華書(shū)店轉(zhuǎn)制后普遍上了ERP系統(tǒng)，等到出版社和書(shū)店雙向都實(shí)現(xiàn)信息化管理了，就能真正地實(shí)現(xiàn)時(shí)銷實(shí)結(jié)，真正實(shí)現(xiàn)單書(shū)核算。這樣有利于出版社對(duì)市場(chǎng)的把握，書(shū)的實(shí)時(shí)信息能及時(shí)反饋給出版社，讓出版社對(duì)市場(chǎng)、讀者的反應(yīng)，掌握第一手的信息。我們下面要做的事情就是希望和新華書(shū)店進(jìn)行圖書(shū)銷售動(dòng)態(tài)的信息對(duì)接。這里又涉及到了一個(gè)問(wèn)題就是標(biāo)準(zhǔn)，各出版社用的ERP平臺(tái)不是統(tǒng)一的，各地的新華書(shū)店用的ERP平臺(tái)也不是完全一樣的，這就出現(xiàn)了生產(chǎn)商和經(jīng)銷商在市場(chǎng)這個(gè)大循環(huán)里信息銜接不上的問(wèn)題。

《出版參考》：在以財(cái)務(wù)為中心的ElgP運(yùn)行過(guò)程中，其他部門(mén)會(huì)有什么問(wèn)題嗎？怎樣解決的？

宋麗婭：以財(cái)務(wù)為中心是ERP的設(shè)計(jì)理念，在ERP的操作上并不影響其他部門(mén)，平臺(tái)操作上沒(méi)有進(jìn)行分割，信息流轉(zhuǎn)沒(méi)有孤島。在具體實(shí)施上是兩個(gè)了解，一是我們要了解ERP的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，二是平章的實(shí)施人員了解我社的實(shí)際情況，將兩者往一起靠。應(yīng)用ERP可以說(shuō)是一場(chǎng)革命，他改變我們多年來(lái)的工作習(xí)慣，改變我們的思維方式。過(guò)去我們手工紙質(zhì)辦公，他有形，看得見(jiàn)、摸得著，少數(shù)部門(mén)應(yīng)用的局部軟件也比較簡(jiǎn)單，而ERP是電子產(chǎn)品，看不見(jiàn)、摸不著，我形容ERP就像蓋好了的一座大樓，你站在外面無(wú)法看清樓里每層、每一個(gè)房間的結(jié)構(gòu)，及樓層的走向和細(xì)節(jié)，讓你心里沒(méi)有底。他不像OA那樣直觀，解決這個(gè)問(wèn)題主要靠培訓(xùn)，分步實(shí)施。我們培訓(xùn)的力度比較大，作出流程圖，重點(diǎn)部門(mén)重點(diǎn)崗位反復(fù)培訓(xùn)。上線分批進(jìn)行，比如第一批是發(fā)行先上，編務(wù)替代上線；第二批是印務(wù)和財(cái)務(wù)上線；最后一批是編輯上線，編輯也分三批。整個(gè)實(shí)施過(guò)程盡管艱難，但整體還是比較順利的，得益于社里自上而下的決心，我們社一把手高度重視，領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視，帶頭應(yīng)用，各部門(mén)都很積極。我社是所有模塊都上了，所有涉及的人員都在ERP里運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)施過(guò)程比較平穩(wěn)，應(yīng)用效果也很好。