重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)提高檔案管理水平

摘 要：高?；窘ㄔO(shè)檔案是高校進(jìn)行整體規(guī)劃和管理的重要組成部分，更是保證學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和日后的改建、擴(kuò)建工作的重要憑證和依據(jù)。而高?；n案的收集牽扯單位多、歸檔范圍廣。學(xué)校要重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，以提高基建檔案管理水平，為學(xué)校未來(lái)的發(fā)展提供可靠依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理人才；基建檔案；歸檔范圍；學(xué)校發(fā)展

人才是根本。要想提高高?；n案管理水平，就要重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。高?；n案，全稱(chēng)是高校基本建設(shè)檔案，指各項(xiàng)目參建單位在基本建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。一個(gè)具體項(xiàng)目的基建檔案是指從整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的醞釀、決策到竣工驗(yàn)收合格、交付使用的全過(guò)程中，形成的具有保存價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。

完整齊全的高?；n案是有效利用的前提，是學(xué)校未來(lái)的發(fā)展的可靠依據(jù)。及時(shí)、真實(shí)、完整地收集高?；n案，是基建檔案管理工作的基礎(chǔ)，配備基建檔案管理人才是做好高?；n案工作的必要條件，建立健全高?；n案工作崗位責(zé)任制是做好高校基建檔案工作的保證。因此，本文根據(jù)有關(guān)文件和檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)高?；n案的歸檔范圍、基建檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策，談幾點(diǎn)看法。

一、歸檔范圍

高校基建檔案的收集、歸檔牽扯的單位較多，有建設(shè)單位（高校）、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位。不同的單位，收集、歸檔的范圍有所不同，建設(shè)單位（高校）收集、歸檔的基建檔案詳細(xì)內(nèi)容如下。

（1）高校直接負(fù)責(zé)綜合管理和基建項(xiàng)目檔案的收集工作。具體歸檔范圍如下：①綜合管理。上級(jí)關(guān)于基建工作的文件，學(xué)校關(guān)于基建問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)批復(fù)，基建工作規(guī)章制度，學(xué)?；üぷ饔?jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)，基建工作總體規(guī)劃，基建工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表，學(xué)?；ㄘ?cái)務(wù)預(yù)算、決算及上級(jí)批復(fù)，綜合性征地、換地、讓地文件材料，地下管線、隱蔽工程、地形、地質(zhì)及水源（學(xué)?？傮w規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖，學(xué)校綜合性供水、排水管線分布圖，學(xué)校綜合性電管、纜線分布圖，學(xué)校綜合性煤氣管線分布圖，學(xué)校綜合性通訊設(shè)施管線、電纜線分布圖，學(xué)校綜合性隱蔽工程分布圖及有關(guān)材料，學(xué)校綜合性地質(zhì)、水源勘探、地形測(cè)量形成的文件材料，學(xué)校校園計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、有線電視設(shè)施管線分布及有關(guān)材料），學(xué)?；?xiàng)目的綜合性合同、協(xié)議及有關(guān)材料。其他有關(guān)基建工作的文件材料。②基建項(xiàng)目（按單項(xiàng)工程設(shè)置類(lèi)目）。在工程準(zhǔn)備階段文件，高校應(yīng)收集、歸檔的資料如下：立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件，招投標(biāo)文件，開(kāi)工審批文件，財(cái)務(wù)文件。

（2）設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件材料的收集。具體歸檔范圍如下：申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書(shū)，初步設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明，技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明，審定設(shè)計(jì)方案通知書(shū)及審查意見(jiàn)，有關(guān)行政主管部門(mén)（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議，施工圖及其說(shuō)明，設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)，政府有關(guān)部門(mén)對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見(jiàn)。

（3）監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)理檔案的收集。具體歸檔范圍如下：監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題，監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題，關(guān)于進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制的資料，監(jiān)理通知，合同與其他事項(xiàng)管理，監(jiān)理工作總結(jié)。

（4）施工單位負(fù)責(zé)施工文件的收集。具體歸檔范圍如下：①施工準(zhǔn)備工作文件。包括：工程施工承包合同，協(xié)議書(shū)及施工執(zhí)照，施工組織設(shè)計(jì)或施工方案，工程開(kāi)工報(bào)告，圖紙會(huì)審記錄及施工預(yù)算書(shū)等。②施工文件。包括：建筑工程測(cè)量定位記錄，建筑材料試驗(yàn)報(bào)告及預(yù)制構(gòu)件出廠證明書(shū)，隱蔽工程施工記錄，工程沉降，位移觀測(cè)及變形觀測(cè)記錄，設(shè)計(jì)變更及工程聯(lián)系單，材料代用審核文件，施工日志和大事記等。③施工驗(yàn)收、總結(jié)文件。包括：基礎(chǔ)工程和隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄，工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定及缺陷處理文件、單機(jī)試車(chē)、無(wú)負(fù)荷聯(lián)動(dòng)試車(chē)記錄，交工驗(yàn)收證明，施工技術(shù)總結(jié)和竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。④基本建設(shè)竣工文件。包括：工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收證明書(shū)和竣工報(bào)告，全套竣工圖，工程決算書(shū)和竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要等。

二、主要問(wèn)題

在高?；n案管理中存在許多問(wèn)題，但歸納起來(lái)存在的主要問(wèn)題有以下四個(gè)。①檔案管理人員缺乏基建專(zhuān)業(yè)知識(shí)。目前大多數(shù)高校都在進(jìn)行新校區(qū)建設(shè)，基建部門(mén)和檔案管理部門(mén)的人員較少，既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識(shí)的人員，更是少之又少。②管理制度有待進(jìn)一步健全。國(guó)家要求實(shí)施“高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法”和“高等學(xué)校檔案工作規(guī)范”，但由于基建檔案歸檔范圍廣、牽扯單位多等原因，這方面有待完善。③檔案資料收集不齊全。由于高?；n案涉及學(xué)校、招標(biāo)代理單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等多個(gè)單位，歸檔范圍廣、收集資料扯皮多、難度大、時(shí)間長(zhǎng)，導(dǎo)致了基建檔案資料收集不齊全。④檔案資料使用手段落后。傳統(tǒng)的基建檔案主要以紙質(zhì)、實(shí)物為載體，易損壞也不便于管理和使用。查找效率低、節(jié)約容易損毀和丟失。因此，傳統(tǒng)的基建檔案使用手段無(wú)法滿足使用者的要求。

三、思考對(duì)策

（1）配備基建檔案管理人員。高校應(yīng)配備專(zhuān)兼職基建檔案管理人員，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專(zhuān)業(yè)化管理水平?；n案管理人員不但要掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也要了解基建專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，了解工程項(xiàng)目建設(shè)流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準(zhǔn)備階段資料、監(jiān)理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。在日常工作中，要求基建檔案管理人員提升四種能力：公關(guān)能力、分析能力、動(dòng)手能力和創(chuàng)新能力。

（2）建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。高?；n案管理需要建立健全歸檔制度、保管制度、借閱制度和銷(xiāo)毀制度。做到有章可依、有章必依、違章必究。

（3）收集基建檔案資料要及時(shí)溝通、齊抓共管。由于基建檔案牽扯單位較多，常涉及政府部門(mén)、施工單位、監(jiān)理部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)等，因此需多方密切合作。要求學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)配合基建檔案管理人員，在支付有關(guān)費(fèi)用，特別是支付設(shè)計(jì)費(fèi)、監(jiān)理費(fèi)、工程款時(shí)，未提交檔案資料則拒付有關(guān)款項(xiàng)。

（4）加大基建檔案管理的信息化建設(shè)力度。文檔信息化給基建檔案管理工作帶來(lái)了新的變化。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，文檔信息的存儲(chǔ)、加工、傳播及利用也發(fā)生了前所未有的變化，給基建檔案管理信息化創(chuàng)造了條件。

做好高?；n案管理工作，要嚴(yán)格按照高?；n案的歸檔范圍，及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行收集歸檔。要提高基建檔案管理人才的綜合素質(zhì)，建立健全有關(guān)內(nèi)控制度，齊抓共管，并且要加大基建檔案管理的信息化建設(shè)力度?？傊瑢W(xué)校要重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，以提高基建檔案管理水平，為學(xué)校未來(lái)的發(fā)展提供可靠依據(jù)。

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