論核電建設(shè)檔案管理體系的構(gòu)建研究

張冠軍

摘 要：檔案管理是核電建設(shè)中一項(xiàng)十分重要的工作，其具體內(nèi)容是對(duì)核電建設(shè)各環(huán)節(jié)的職能活動(dòng)進(jìn)行記錄，為施工單位施工計(jì)劃、管理決策的制定提供材料與證據(jù)。因此，核電施工單位需要專門為檔案管理工作建立起一套切實(shí)可行的管理體系，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：體系構(gòu)建；檔案管理；核電建設(shè)

檔案指的是由個(gè)人或組織在社會(huì)活動(dòng)中保存的各種不同載體與形式的知識(shí)、信息和數(shù)據(jù)的記錄。檔案管理指的是在工程建設(shè)和企業(yè)職能活中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的聲像、圖表和文字等各種形式的歷史記錄的管理與控制，比如檔案的保管、移交、鑒定、整理和收集等。

1 檔案管理工作的重要性

一個(gè)企業(yè)在建立與發(fā)展過程中會(huì)生產(chǎn)大量有價(jià)值的信息，這些信息都會(huì)記錄于檔案中，企業(yè)可以根據(jù)檔案信息內(nèi)容總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行決策并且制定計(jì)劃。以檔案的形式記錄核電建設(shè)成果，在工程驗(yàn)收過程中也需要全面參考工程檔案內(nèi)的有關(guān)資料，及時(shí)移交工程檔案。檔案對(duì)核電工程建設(shè)過程中所產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)、成果以及特殊情況進(jìn)行了記載。通過文件的移交、立卷、整理以及收集使文件被轉(zhuǎn)化為檔案，使工程建設(shè)資料的記錄更加系統(tǒng)，也能夠使文檔的保存更加完整。所記載的檔案資料既是施工單位內(nèi)部日后維持與安全運(yùn)行的重要數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，也是其他項(xiàng)目建設(shè)中重要的決策資料。

2 核電施工企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及目標(biāo)

（一）體系建設(shè)情況

當(dāng)前我國核電施工單位普遍制定了檔案管理工作的整體執(zhí)行方案，系統(tǒng)性地指導(dǎo)檔案管理工作的落實(shí)。檔案管理部門也能夠依照具體的工作需要對(duì)操作規(guī)程和檔案管理程序進(jìn)行詳細(xì)的編制。然而，雖然全面開展了檔案管理工作，但是與操作規(guī)程相關(guān)的規(guī)范與指導(dǎo)體系尚未得到完善，比如合同檔案、科研檔案、工程項(xiàng)目檔案以及文書檔案等。

（二）檔案管理人員情況

（1）人員配置

當(dāng)前我國核電施工企業(yè)為檔案管理工作所配置的管理人員往往是兼職性質(zhì)，雖然都會(huì)聘請(qǐng)專業(yè)人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)檔案工作的跟蹤、實(shí)施、策劃與反饋，但是各個(gè)項(xiàng)目部資料中心的管理人員均只有一名，單個(gè)施工隊(duì)和企業(yè)部門的檔案管理人員普遍為兼職人員和勞務(wù)性人員，這種現(xiàn)狀造成企業(yè)單位檔案管理工作人員體系的不穩(wěn)定，檔案管理人員的工作質(zhì)量與工作效率得不到保證。

（2）培訓(xùn)情況

新入職或兼職檔案管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)普遍存在欠缺，需要經(jīng)歷一段時(shí)間的適應(yīng)過程，這就需要為一個(gè)或幾個(gè)新入職的檔案管理人員專門配置一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富、技術(shù)儲(chǔ)備充足的指導(dǎo)人員，將檔案工作的具體流程、工作任務(wù)內(nèi)容以及工作技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)傳授其他其他管理人員。另外，核電施工企業(yè)需要針對(duì)檔案管理工作的性質(zhì)與要求對(duì)指導(dǎo)工作內(nèi)容進(jìn)行劃分，體現(xiàn)出系統(tǒng)性與科學(xué)性特點(diǎn)。

（3）檔案管理工作目標(biāo)

檔案管理部需要對(duì)核電建設(shè)過程中所生產(chǎn)的文件資料進(jìn)行統(tǒng)籌安排與全面的規(guī)劃，制定系統(tǒng)性的檔案管理程序與標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢查、統(tǒng)一監(jiān)督與統(tǒng)一指導(dǎo)。將各個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的業(yè)主要求與實(shí)際情況記錄下來，根據(jù)該項(xiàng)目的施工要求制定檔案管理程序，以檢查、監(jiān)督與指導(dǎo)檔案管理工作，真正實(shí)現(xiàn)“分組管理、統(tǒng)一指導(dǎo)”。

3 檔案管理體系的構(gòu)建

（一）檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置

根據(jù)“分組管理、統(tǒng)一指導(dǎo)”的檔案管理工作原則，檔案管理部需要依照核電工程的行業(yè)特點(diǎn)與指導(dǎo)需求，建立起一套組織健全、自上而下的管理機(jī)構(gòu)。所設(shè)計(jì)的組織機(jī)構(gòu)需要能夠覆蓋建設(shè)項(xiàng)目分部和企業(yè)本部的全部檔案管理部門，由技術(shù)中心負(fù)責(zé)管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一指導(dǎo)與分組協(xié)調(diào)，同時(shí)也要擔(dān)負(fù)起檔案管理的反饋、跟蹤、實(shí)施與計(jì)劃。施工企業(yè)本單位的檔案管理由項(xiàng)目部資料中心負(fù)責(zé)，具體工作是檔案工作計(jì)劃的反饋、實(shí)施與制定。

（二）檔案管理體系的內(nèi)容

新形勢(shì)下的核電施工企業(yè)檔案管理工作需要體現(xiàn)出一定的集群化特點(diǎn)，檔案管理部門要與事業(yè)部充分聯(lián)系起來，起到檔案管理工作的指導(dǎo)與樞紐作用，根據(jù)單個(gè)核電項(xiàng)目的管理與組織工作需求，建立檔案管理程序，對(duì)各級(jí)檔案管理負(fù)責(zé)人的權(quán)限與職責(zé)進(jìn)行明確的表述，對(duì)管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化與規(guī)范，根據(jù)程序文件有效開展檔案管理工作。

4 處理好文件和檔案的置換問題

當(dāng)前我國許多核電施工企業(yè)采用檔案與文件分開管理模式，檔案管理與文件管理互不交叉，通常在完成工程建設(shè)以后才開始整理檔案，而在轉(zhuǎn)換過程中，需要經(jīng)歷比較長的時(shí)間，不利于工程建設(shè)過渡，檔案的完整性與系統(tǒng)性也得不到有效的保證。因此，如何在較短時(shí)完成文件與檔案之間的轉(zhuǎn)換工作已經(jīng)成為核電施工企業(yè)十分重要的研究課題之一。

（一）確定歸檔范圍

文件是否具備歸檔資格很大程度上受到歸檔范圍的影響，具有利用與參考價(jià)值的文件材料才能夠轉(zhuǎn)化為檔案資料。因此，在設(shè)計(jì)歸檔標(biāo)準(zhǔn)的過程中，需要結(jié)合檔案分類規(guī)則，將檔案資料的具體類型劃分為以下七種，即合同檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、工程檔案以及文書檔案。

（二）確定歸檔流程

確定和梳理歸檔流程需要以細(xì)化檔案管理工作內(nèi)容為基礎(chǔ)，對(duì)各部門之間的協(xié)作與配合關(guān)系進(jìn)行明確的表述。依照文件材料的移交、閱卷、整理與收集等工作內(nèi)容，通過部門間的協(xié)調(diào)與配合順利完成文件材料的歸檔。

（三）明確職責(zé)

檔案管理部門同時(shí)也是歸口管理部門，重點(diǎn)處理統(tǒng)籌安排與協(xié)調(diào)分工，負(fù)責(zé)協(xié)助和指導(dǎo)檔案的立卷與收集工作。各級(jí)施工隊(duì)與職能部門職責(zé)的劃分，直接負(fù)責(zé)文件材料的收集與整理工作，立卷以及檔案資料的移交也需要通過職責(zé)劃分來負(fù)責(zé)。

5 結(jié)束語

檔案管理工作是核電施工企業(yè)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定施工計(jì)劃的重要資料。因此，施工單位需要對(duì)檔案管理工作的執(zhí)行體系與部門建設(shè)進(jìn)行專門的研究，提高檔案管理工作質(zhì)量與效率。

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