用Office 365托起一片“教育云”

【摘 要】本文闡述了Microsoft Office 365云計(jì)算產(chǎn)品集成性、安全性、易用性和移動(dòng)性等主要特點(diǎn)，詳細(xì)介紹了如何申請(qǐng)和使用Office 365云計(jì)算服務(wù)的操作步驟和操作方法，并結(jié)合教學(xué)實(shí)踐，列舉了Office 365在教育教學(xué)中的典型應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】Office 365；教育云；教學(xué)應(yīng)用

【中圖分類號(hào)】G40-057 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B

【論文編號(hào)】1671-7384（2013）02-0074-04

“教育云”是云計(jì)算在教育領(lǐng)域中的遷移，是未來教育信息化的基礎(chǔ)架構(gòu)，包括了教育信息化所必需的一切硬件計(jì)算資源，這些資源經(jīng)虛擬化之后，向教育機(jī)構(gòu)、教育從業(yè)人員和學(xué)員提供一個(gè)良好的平臺(tái)，該平臺(tái)的作用就是為教育領(lǐng)域提供云服務(wù)。Office 365是Microsoft下一代云計(jì)算產(chǎn)品，是唯一一個(gè)基于Web并且與Microsoft Office完全兼容的服務(wù)。目前，云計(jì)算服務(wù)有3種模式：基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)（IaaS）、軟件即服務(wù)（SaaS）和平臺(tái)即服務(wù)（PaaS）。 Office 365正是基于公共云的SaaS產(chǎn)品，在這種模式下，學(xué)校在不需要購買服務(wù)器的情況下，利用Office 365就可以實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)在網(wǎng)絡(luò)中的常規(guī)應(yīng)用，如學(xué)校門戶網(wǎng)站、電子郵件應(yīng)用、開展網(wǎng)絡(luò)課程、小組協(xié)作學(xué)習(xí)、共享教學(xué)資源等。

Office 365 的特性

1. 集成性。Office 365整合了Exchange Online、SharePoint Online、Lync Online和Office Web Apps。Exchange Online是電子郵件服務(wù)平臺(tái)，每個(gè)Exchange Online賬戶可以獲取25GB存儲(chǔ)空間，還可以發(fā)送25MB的附件。SharePoint Online是小組協(xié)作平臺(tái)，用來建立外部網(wǎng)站和共享文件的團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站。Lync Online則提供與Office Communicator桌面工具完全相同的PC音頻、視頻和協(xié)作工具，始終充當(dāng)實(shí)時(shí)通信平臺(tái)。Office Web Apps提供在線版本的Word、Excel、PowerPoint和OneNote，并且支持與桌面版本Office的協(xié)作。

2. 安全性。Office 365提供多層數(shù)據(jù)保護(hù)，刪除的數(shù)據(jù)將會(huì)發(fā)送到SharePoint回收站，而不是被完全擦除。Outlook中提供了“已刪除郵件”文件夾，讓用戶數(shù)據(jù)受到同等級(jí)別的保護(hù)，甚至可以在刪除郵件后的30天內(nèi)，讓這些郵件復(fù)活。Exchange Online可配置反垃圾郵件篩選，同時(shí)內(nèi)置防病毒和反釣魚工具，幫助保護(hù)用戶的網(wǎng)絡(luò)安全。

3. 易用性。通過一個(gè)易用的控制面板，管理員可以輕松地完成基本管理任務(wù)，創(chuàng)建用戶、郵箱和通訊組列表，以及管理Exchange、SharePoint和Lync，這些功能都會(huì)在界面中顯示，甚至可以使用一個(gè)直接鏈接到SharePoint的“所見即所得”界面創(chuàng)建和編輯自己的網(wǎng)站。

4. 移動(dòng)性。用戶可以將各種移動(dòng)設(shè)備，包括Windows Phone、iOS（Apple iPhone、iPad）、Nokia Symbian OS、Android移動(dòng)設(shè)備和 BlackBerry設(shè)備等連接到Office 365，無需改變當(dāng)前的工作方式就可以使用云計(jì)算辦公軟件服務(wù)。

申請(qǐng)Office 365服務(wù)

進(jìn)入Microsoft office 365的網(wǎng)站入口（http：//www.microsoft.com/zh-sg/office365/online-software.aspx），單擊網(wǎng)頁上的“免費(fèi)試用”或“立即購買”。Office 365有兩種服務(wù)方案：小型企業(yè)版（計(jì)劃P1）和大中型企業(yè)版（計(jì)劃E）。小型企業(yè)版的最大用戶數(shù)為50人，提供電子郵件、即時(shí)消息、視頻會(huì)議、團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站、外部網(wǎng)站、防病毒和反垃圾郵件篩選，以及Office Web Apps等服務(wù)。大中型企業(yè)版的最大用戶數(shù)為50000人以上，提供增強(qiáng)型的企業(yè)應(yīng)用，如Active Directory同步、Office Professional Plus 2010桌面版本訂閱等。在此選擇“小型企業(yè)版（計(jì)劃P1）”版本，進(jìn)入注冊(cè)頁面。

根據(jù)頁面顯示項(xiàng)目輸入注冊(cè)信息。其中“新域名”將成為Office 365的三級(jí)域名，例如，填入zyschool，則完整的域名為zyschool.onmicrosoft.com，門戶網(wǎng)站的域名為zyschool.sharepoint.com。輸入后，單擊后面的“檢測可用性”，檢測該域名是否可用。“新建用戶ID”是注冊(cè)完成后登錄管理頁面的用戶ID。輸入密碼和驗(yàn)證碼后單擊“我接受并繼續(xù)操作”按鈕，完成注冊(cè)后自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到管理員頁面（如圖1）。

作為管理員，需要為用戶創(chuàng)建用戶名和電子郵件地址、將用戶添加到服務(wù)中并為其分配Suite許可證以及管理服務(wù)范圍等。

1. 新建用戶。在管理員頁面左窗格中的“管理”之下，單擊“用戶”，進(jìn)入到用戶的管理頁面，在這里可以看到剛才注冊(cè)時(shí)的管理員用戶。單擊“新建”選擇“用戶”，啟動(dòng)新建用戶向?qū)В凇皩傩浴表撋咸顚懹脩粜畔?，單擊“下一步”?/p>

2. 分配權(quán)限。在“設(shè)置”頁上的“分配權(quán)限”部分，確定是否要為用戶授予管理員權(quán)限。管理員可以訪問“管理員概述”頁，以便創(chuàng)建新用戶、管理訂閱和修改服務(wù)設(shè)置。

3. 許可服務(wù)。在“許可證”頁上，選擇要許可用戶的服務(wù)和功能。在Office 365小型企業(yè)版（計(jì)劃P1）中，有三個(gè)許可的服務(wù)和功能，分別是Lync Online、SharePoint Online和Exchange Online。

4. 設(shè)置郵箱。在“電子郵件”頁上，設(shè)置電子郵箱以發(fā)送用戶名和臨時(shí)密碼。選中“發(fā)送電子郵件”復(fù)選框，輸入用戶郵箱地址，最多可以添加5個(gè)收件人，用分號(hào)分隔各個(gè)收件人，最后單擊“創(chuàng)建”，完成新建用戶的操作。

5. 批量導(dǎo)入添加多個(gè)用戶。如果創(chuàng)建的用戶數(shù)較多，可以進(jìn)行批量操作。在用戶管理頁面中單擊“新建”，此時(shí)選擇“批量添加”，單擊“下載CSV文件示例”，通過此示例文件創(chuàng)建CSV文件。用記事本程序打開下載的CSV文件，在完成插入數(shù)據(jù)后，將文件保存到計(jì)算機(jī)，然后單擊“瀏覽”以指定剛剛創(chuàng)建的文件，接下來的操作與之前新建一個(gè)用戶時(shí)的操作一致。

6. 為團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站管理 SharePoint Online 權(quán)限。在Office 365中創(chuàng)建的新用戶賬戶不會(huì)自動(dòng)添加到團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站的用戶列表中，需要手動(dòng)將用戶添加到團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站，以便可以控制組織中用戶訪問團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站的權(quán)限， 還可以設(shè)置特定團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站的用戶賬戶權(quán)限。SharePoint Online權(quán)限級(jí)別包括：完全控制、設(shè)計(jì)、參與討論、讀取。由于用戶的權(quán)限決定其可以訪問的網(wǎng)站內(nèi)容，因此必須仔細(xì)考慮用戶的組成員身份。例如，負(fù)責(zé)創(chuàng)建和自定義網(wǎng)站的用戶至少應(yīng)為“設(shè)計(jì)者”組的成員，而僅閱讀內(nèi)容并可能在博客中添加評(píng)論的用戶只需要成為“參與者”組的成員即可。

Office 365在教學(xué)中的應(yīng)用

1. 編輯公共網(wǎng)站

注冊(cè)O(shè)ffice 365時(shí)，會(huì)創(chuàng)建一個(gè)基于Internet的公共網(wǎng)站，客戶通過訪問該網(wǎng)站獲取學(xué)?；蚬ぷ餍〗M的信息。網(wǎng)站包含了用于存儲(chǔ)各種內(nèi)容的庫，同時(shí)也包含了能夠輕松設(shè)計(jì)網(wǎng)站的網(wǎng)站設(shè)計(jì)工具。只有管理員用戶才具有編輯該網(wǎng)站的權(quán)限。要啟動(dòng)網(wǎng)站設(shè)計(jì)工具，在“管理員”頁，單擊“設(shè)計(jì)并編輯公共網(wǎng)站”下的“編輯網(wǎng)站”。

網(wǎng)站內(nèi)容和頁面元素存儲(chǔ)在各個(gè)庫中，包括圖像、模板、文檔和頁面。默認(rèn)情況下，網(wǎng)站還包含一組常見網(wǎng)頁，例如“主頁”、“關(guān)于我們”、“與我們聯(lián)系”和“網(wǎng)站地圖”?？梢愿鶕?jù)需要修改網(wǎng)站中的默認(rèn)網(wǎng)頁或創(chuàng)建新網(wǎng)頁。

在Office 365中設(shè)計(jì)網(wǎng)站是一件非常輕松的工作，即使是缺乏網(wǎng)站設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)，網(wǎng)站的簡化布局和易于使用的設(shè)計(jì)工具也可以幫助網(wǎng)絡(luò)管理員快速設(shè)計(jì)具有專業(yè)外觀的網(wǎng)站（如圖2）。通過自定義網(wǎng)站的主題、圖形、字體和配色方案，或者通過添加地圖、幻燈片和視頻，可以創(chuàng)建反映組織品牌的網(wǎng)站展示；借助向頁面中添加幻燈片、地圖或視頻等功能，還可以找到正確的功能與網(wǎng)站訪問者進(jìn)行交互。

2. 構(gòu)建協(xié)作平臺(tái)

Office 365提供了一個(gè)工作組網(wǎng)站，網(wǎng)站的設(shè)計(jì)和維護(hù)基于SharePoint Online，工作組或小組通過這個(gè)網(wǎng)站相互聯(lián)系，并協(xié)作處理文檔和其他文件。

SharePoint Online中包含各種特定用途的網(wǎng)站模板，如可供工作組成員協(xié)同處理文檔的文檔工作區(qū)網(wǎng)站；可供工作組快速創(chuàng)建、組織和共享信息的快速網(wǎng)站；可供用戶或工作組發(fā)表想法、見聞和技術(shù)，并可供網(wǎng)站訪問者對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行評(píng)論的博客網(wǎng)站；以及可供工作組快速組織、創(chuàng)作和共享信息的工作組網(wǎng)站。SharePoint Online并且具有多種業(yè)務(wù)用途的列表和庫，使用戶能夠簡單快速地設(shè)計(jì)和編輯網(wǎng)站，根據(jù)網(wǎng)站用途把列表和庫劃分為：用于存儲(chǔ)、管理和協(xié)作處理文檔或文件的文檔庫、表單庫、Wiki網(wǎng)頁庫、圖片庫；用于交流信息的“通知”列表、“聯(lián)系人”列表、討論板；用于跟蹤項(xiàng)目、信息、問題或意見的“鏈接”列表、“問題跟蹤”列表、“項(xiàng)目任務(wù)”列表、“任務(wù)”列表以及自定義的專用列表等。

在教育教學(xué)中可以使用工作組網(wǎng)站來存儲(chǔ)文檔與共享信息。例如，如果要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)小組成員用來定期分享創(chuàng)意或想法的網(wǎng)站，可以選擇博客網(wǎng)站模板來創(chuàng)建網(wǎng)站。如果要在一個(gè)頁面中實(shí)現(xiàn)課件下載或作業(yè)上傳的功能，可以使用文檔庫、圖片庫。如果要實(shí)現(xiàn)交流信息，則可以使用通知列表或討論板等。以下舉例介紹具體的操作方法。

（1）創(chuàng)建一個(gè)博客網(wǎng)站。以管理員用戶登錄到Office 365的主頁，單擊“團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站”下面的“訪問團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站”，打開“網(wǎng)站操作”菜單，選擇“新網(wǎng)站”。選擇其中的博客網(wǎng)站模板，分別輸入網(wǎng)站標(biāo)題和網(wǎng)址，單擊“創(chuàng)建”按鈕，新網(wǎng)站建立完成。單擊“導(dǎo)航級(jí)別上移”按鈕，可以在網(wǎng)站的列表中看到新增的網(wǎng)站鏈接。

（2）新建用于課件下載的文檔庫。打開“網(wǎng)站操作”菜單，選擇“新文檔庫”。在彈出的創(chuàng)建窗口中輸入文檔庫的名稱“課件下載”，輸入文檔庫的說明性文字，其他選項(xiàng)選擇默認(rèn)設(shè)置，單擊“創(chuàng)建”按鈕，文檔庫建立完成，即可在網(wǎng)站的快速啟動(dòng)欄上看到該文檔庫的鏈接（如圖3）。

3. 實(shí)時(shí)協(xié)同創(chuàng)作

Office Web Apps允許用戶使用Web瀏覽器隨時(shí)訪問文檔，與他人一起聯(lián)機(jī)查看、共享和處理文檔。在教育教學(xué)中可以實(shí)時(shí)共同創(chuàng)作文檔和協(xié)同處理電子表格，或使用OneNote Web App開展討論備忘、集思廣益等活動(dòng)（如圖4）。

（1）使用Office Web Apps創(chuàng)建文件。登錄Office 365的主頁，在“團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站”下單擊Word、Excel、PowerPoint或OneNote的圖標(biāo)。此時(shí)打開新的瀏覽器窗口，輸入新文件的名稱。在打開的Office Web Apps窗口中開始編輯文件。保存文檔時(shí)，將自動(dòng)保存到團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站，工作組成員可以從該網(wǎng)站查看文檔。對(duì)于已經(jīng)存在的文檔，可以單擊“團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站”下的共享文檔，把文檔上傳到文檔庫中。

（2）在Office 365同時(shí)編輯共享文檔。在文檔庫中單擊要編輯的文檔，選擇在桌面應(yīng)用程序編輯或在瀏覽器中編輯。在文檔的狀態(tài)欄中可以看到正在同時(shí)編輯的工作組成員，并且會(huì)在文檔中顯示修改的內(nèi)容。

實(shí)時(shí)共同創(chuàng)作方案會(huì)隨著運(yùn)行Office Web Apps的不同而不同：對(duì)于Word和PowerPoint文檔，需要使用Office 2010客戶端應(yīng)用程序進(jìn)行共同創(chuàng)作；對(duì)于Excel工作簿，需要在Excel Web App中共同創(chuàng)作；對(duì)于OneNote筆記本，則可以使用OneNote 2010或OneNote Web App進(jìn)行共同創(chuàng)作。

4. 網(wǎng)絡(luò)在線課堂

使用Microsoft Lync Online召開聯(lián)機(jī)會(huì)議，與會(huì)者可以使用IM（即時(shí)消息）、音頻、視頻與聯(lián)系人溝通，也可以使用共享，包括共享桌面、程序、PowerPoint等增強(qiáng)聯(lián)機(jī)演示效果，使用虛擬白板、網(wǎng)絡(luò)投票來加強(qiáng)會(huì)議互動(dòng)，或者使用OneNote做筆記以及使用錄制功能記錄整個(gè)會(huì)議過程。在教育教學(xué)中可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程協(xié)助、遠(yuǎn)程輔導(dǎo)或在線討論、在線課堂、課程錄制等應(yīng)用。

（1）Microsoft Lync是一個(gè)安裝在桌面上的應(yīng)用程序，初次運(yùn)行需要安裝。登錄Office 365主頁，在主頁上的Lync標(biāo)題下，單擊“安裝Lync”，此時(shí)將下載文件，并完成安裝過程，安裝完成后，運(yùn)行Microsoft Lync 2010桌面程序。

（2）召開計(jì)劃會(huì)議。在Office 365主頁的Outlook Web App頁面中，單擊“新建”，選擇“會(huì)議請(qǐng)求”。輸入與會(huì)者的電子郵箱，選擇會(huì)議的“開始時(shí)間”和“結(jié)束時(shí)間”，然后在郵件正文輸入郵件內(nèi)容，完成后單擊窗口左上方的“發(fā)送”按鈕。每一個(gè)與會(huì)者將收到一封會(huì)議邀請(qǐng)函，由與會(huì)者選擇是否接受邀請(qǐng)。接受邀請(qǐng)的與會(huì)者在會(huì)議期間打開Microsoft Lync 2010桌面程序，將自動(dòng)連接到會(huì)議，其狀態(tài)欄中會(huì)顯示“電話會(huì)議中”。

（3）召開即時(shí)會(huì)議。如果要召開一個(gè)計(jì)劃外的會(huì)議，可以使用“現(xiàn)在開會(huì)”選項(xiàng)快速開始一個(gè)聯(lián)機(jī)會(huì)議。單擊Microsoft Lync頂端的“現(xiàn)在開會(huì)”菜單，再單擊“人員選項(xiàng)”按鈕，在其下拉菜單中選擇“通過姓名或電話號(hào)碼邀請(qǐng)”邀請(qǐng)?jiān)诰€的與會(huì)者。被邀請(qǐng)的與會(huì)者將收到一條會(huì)議請(qǐng)求的即時(shí)消息，并可選擇是否接受邀請(qǐng)。

（4）共享虛擬白板。召開會(huì)議期間，只需單擊菜單欄中的“視頻”鏈接即可啟用視頻會(huì)話，單擊“共享”菜單，在共享的項(xiàng)目中選擇“新建白板”，此時(shí)彈出一個(gè)虛擬白板，與會(huì)者使用白板工具可以在這個(gè)虛擬白板上輸入文字、插入圖片或任意涂鴉（如圖5）。把鼠標(biāo)移向白板上的內(nèi)容，就會(huì)顯示該內(nèi)容的創(chuàng)建者和修改者。

Lync同時(shí)包括對(duì)移動(dòng)設(shè)備的支持，可以在Windows Phone、iPhone、iPad、Android和Nokia Symbian Belle設(shè)備上安裝Lync，通過IM（即時(shí)消息）、視頻呼叫和聯(lián)機(jī)會(huì)議與他人進(jìn)行聯(lián)系。

（作者單位：廣東新興縣實(shí)驗(yàn)小學(xué)）