淺析企業(yè)職能部門(mén)管理的有效性審計(jì)

摘要：企業(yè)管理工作是一個(gè)過(guò)程，企業(yè)管理工作可劃分為計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制四大職能。企業(yè)職能部門(mén)管理的有效性，對(duì)于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、管理目標(biāo)及其他目標(biāo)等的順利實(shí)現(xiàn)具有十分重要的意義。本文基于管理功能理論，結(jié)合內(nèi)部審計(jì)實(shí)踐，在闡述職能部門(mén)管理有效性審計(jì)涵義的同時(shí)，構(gòu)建了體系完整、內(nèi)容詳實(shí)、具有一定可操作性的企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)實(shí)務(wù)框架，豐富了企業(yè)管理審計(jì)的內(nèi)容，拓展了內(nèi)部審計(jì)的視野。

關(guān)鍵詞：職能部門(mén)；管理；有效性審計(jì)

一、企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)的涵義

無(wú)論哪一級(jí)企業(yè)組織，其管理職能基本都可以分為四項(xiàng)，即計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制。這已經(jīng)成為了目前業(yè)界的普遍共識(shí)。

計(jì)劃職能是指為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，制定和執(zhí)行決策，對(duì)組織內(nèi)的各種資源實(shí)施配置的行動(dòng)方案和規(guī)劃。計(jì)劃一直都被認(rèn)為是管理的重要職能，它是對(duì)組織行為的謀劃和估計(jì)，既是行動(dòng)的指導(dǎo)，又是控制的標(biāo)準(zhǔn)。

組織職能是指為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，執(zhí)行組織的決策，對(duì)組織內(nèi)各種資源進(jìn)行制度化安排的職能。在企業(yè)各種資源中，人是最重要的資源，因此組織職能實(shí)際上討論的是人力資源的配置、業(yè)績(jī)考核及崗位職責(zé)問(wèn)題。

領(lǐng)導(dǎo)職能是指對(duì)組織成員施加影響，使他們對(duì)組織的目標(biāo)做出貢獻(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)的本質(zhì)是通過(guò)人與人之間的相互作用，使被領(lǐng)導(dǎo)者義無(wú)反顧地追隨他前進(jìn)，服從他的指揮。組織目標(biāo)是通過(guò)組織成員的集體活動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，而人的積極性的發(fā)揮需要領(lǐng)導(dǎo)者借助激勵(lì)來(lái)完成。所以，領(lǐng)導(dǎo)在組織中處于主導(dǎo)地位，起著關(guān)鍵性的作用。領(lǐng)導(dǎo)可以更有效、更協(xié)調(diào)地實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)；領(lǐng)導(dǎo)是調(diào)動(dòng)組織成員積極性的催化劑；領(lǐng)導(dǎo)是其他管理職能的基礎(chǔ)；領(lǐng)導(dǎo)是組織創(chuàng)新活動(dòng)的推動(dòng)者。

控制職能指為保證組織目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)、決策得以執(zhí)行，對(duì)組織行為過(guò)程（包括下級(jí)的工作）進(jìn)行監(jiān)督、檢查、調(diào)整的管理活動(dòng)。控制一直是管理的重要職能，因?yàn)樵谥朴営?jì)劃時(shí)無(wú)論考慮得多么周密，無(wú)論投入多少人力和物力，都難以保證計(jì)劃絕對(duì)準(zhǔn)確、決策萬(wàn)無(wú)一失。況且，許多外部因素的變化是組織的管理者根本無(wú)法控制的。在計(jì)劃的執(zhí)行過(guò)程中，外部環(huán)境變化、執(zhí)行人員的疏忽等，都會(huì)使計(jì)劃執(zhí)行偏離預(yù)想軌道。管理者行使控制職能，就是要及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些偏差并采取措施予以糾正。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，控制職能主要體現(xiàn)在優(yōu)化工作標(biāo)準(zhǔn)的制定，強(qiáng)化業(yè)務(wù)控制，提高資源利用效率，提升執(zhí)行力、工作效率及基層服務(wù)意識(shí)等方面。

企業(yè)管理工作上述四項(xiàng)職能是一個(gè)系統(tǒng)的有機(jī)整體，在整個(gè)企業(yè)管理活動(dòng)中，只有通過(guò)計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等職能的有效發(fā)揮，才能確保企業(yè)整體目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。而企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)是通過(guò)對(duì)企業(yè)計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等職能是否有效發(fā)揮進(jìn)行審查，評(píng)價(jià)企業(yè)職能部門(mén)職責(zé)履行情況及管理行為的有效性，揭示其業(yè)務(wù)管理活動(dòng)存在的問(wèn)題，尋求對(duì)策，以促進(jìn)企業(yè)改善組織運(yùn)營(yíng)、增加價(jià)值的一項(xiàng)審計(jì)活動(dòng)。

二、企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)的特點(diǎn)

作為一項(xiàng)特殊的審計(jì)項(xiàng)目，與傳統(tǒng)審計(jì)項(xiàng)目相比，企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)有其自身的特點(diǎn)。

第一，企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)是一種系統(tǒng)的審查。所謂系統(tǒng)的審查就意味著要對(duì)企業(yè)管理活動(dòng)進(jìn)行有規(guī)律、有計(jì)劃的觀察并予以分析，且要客觀地搜集評(píng)價(jià)證據(jù)。從性質(zhì)上講，該審計(jì)項(xiàng)目屬于一種調(diào)查研究也許更加準(zhǔn)確一些，因?yàn)樗幌褙?cái)務(wù)審計(jì)那樣按照一定的專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查并搜集可靠、充分的證據(jù)。

第二，企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)的范圍比財(cái)務(wù)審計(jì)的范圍更廣。它可以是對(duì)企業(yè)管理活動(dòng)的計(jì)劃、執(zhí)行、領(lǐng)導(dǎo)和控制所進(jìn)行的審查活動(dòng)，也可以是對(duì)企業(yè)職能部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人管理決策和某些事件的認(rèn)定的審查。審計(jì)對(duì)象可以是整個(gè)被審計(jì)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)，也可以是一個(gè)單位內(nèi)部的部分業(yè)務(wù)活動(dòng)；可以是一個(gè)科室或部門(mén)，也可以是企業(yè)整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的某一個(gè)功能，如合同管理、計(jì)劃規(guī)劃、生產(chǎn)管理、物資采購(gòu)、信息管理、安全保障等。

第三，企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)也要依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行審計(jì)，以確定實(shí)際與標(biāo)準(zhǔn)的符合程度，這一點(diǎn)與財(cái)務(wù)審計(jì)相同。但管理有效性審計(jì)所使用的標(biāo)準(zhǔn)不像財(cái)務(wù)審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)那樣完備和具有權(quán)威性。審計(jì)人員需將企業(yè)各職能部門(mén)的管理目標(biāo)仔細(xì)進(jìn)行界定分析，確定“最佳的實(shí)踐”，即如何能更好、更有效率、更有效果地達(dá)到管理目標(biāo)所應(yīng)采取的管理步驟和工作程序，以便作為評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)。

三、企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)的實(shí)務(wù)架構(gòu)

根據(jù)上述對(duì)企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)外延及內(nèi)涵的分析研究，結(jié)合具體的審計(jì)實(shí)踐，筆者構(gòu)建了企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)的實(shí)務(wù)框架。

（一）審計(jì)的目的

企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)的目的是通過(guò)對(duì)企業(yè)相關(guān)職能部門(mén)各項(xiàng)管理職能有效性的評(píng)估，考查管理水平的高低，管理素質(zhì)的優(yōu)劣及管理活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性，揭示企業(yè)在管理工作中存在的問(wèn)題和紕漏，尋求對(duì)策，促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)管理，改善組織運(yùn)營(yíng)，增加價(jià)值。

（二）審計(jì)的依據(jù)

審計(jì)依據(jù)是國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、政策；企業(yè)有關(guān)規(guī)定；企業(yè)內(nèi)部控制及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方面的文件規(guī)定；各部門(mén)組織結(jié)構(gòu)圖、部門(mén)工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程、部門(mén)職責(zé)、工作績(jī)效考核資料、管理職能文件等相關(guān)資料。

（三）審計(jì)的方法

由于企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)涉及范圍廣、審計(jì)內(nèi)容寬泛、部門(mén)專(zhuān)業(yè)跨度大，部分審計(jì)內(nèi)容不屬于審計(jì)人員業(yè)務(wù)專(zhuān)長(zhǎng)，需借助外部專(zhuān)家的力量予以實(shí)施。因此，審計(jì)組應(yīng)由審計(jì)專(zhuān)家、人力資源專(zhuān)家、企業(yè)管理專(zhuān)家、信息管理專(zhuān)家及相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)專(zhuān)家等組成聯(lián)合審計(jì)組，開(kāi)展具體的審計(jì)查證工作。審計(jì)方法可采用訪談、觀察、檢查、再執(zhí)行等方法，審計(jì)方式可采用座談會(huì)、調(diào)查走訪、查閱相關(guān)資料、調(diào)查問(wèn)卷等方式。

（四）審計(jì)的程序

在具體實(shí)施企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)時(shí)，可遵循以下程序。

1.小組分工。審計(jì)過(guò)程中可根據(jù)被審計(jì)部門(mén)性質(zhì)及業(yè)務(wù)特點(diǎn)的類(lèi)型分為若干審計(jì)小組，如生產(chǎn)部門(mén)分為一組，銷(xiāo)售部門(mén)分為一組，保障及服務(wù)部門(mén)分為一組等。

2.收集資料，進(jìn)行初步調(diào)查分析。各小組進(jìn)點(diǎn)后首先收集部門(mén)組織機(jī)構(gòu)圖、部門(mén)工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程，部門(mén)、科室工作職責(zé)，崗位描述，工作績(jī)效考評(píng)資料等，對(duì)收集資料進(jìn)行審計(jì)分析并同相關(guān)崗位負(fù)責(zé)人進(jìn)行訪談，了解實(shí)際工作中具體管理步驟及工作程序等。

3.圍繞審計(jì)重點(diǎn)內(nèi)容，按照相應(yīng)的審計(jì)程序開(kāi)展具體審計(jì)查證工作。

4.評(píng)估業(yè)績(jī)。企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)應(yīng)對(duì)部門(mén)工作績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，即將被審計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況與管理層規(guī)定的目標(biāo)或其他適當(dāng)?shù)挠?jì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較和評(píng)價(jià)。

5.挖掘改善的潛力。所謂改善即提高經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性。審計(jì)人員應(yīng)通過(guò)與各職能部門(mén)有關(guān)人員的溝通，觀察管理業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程及控制程序，審核以往和當(dāng)期的文件、報(bào)告等資料，在定性分析的基礎(chǔ)之上，與評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)實(shí)施專(zhuān)業(yè)判斷，來(lái)尋找改進(jìn)的途徑。

6.通過(guò)上述審計(jì)步驟，為如何進(jìn)一步提高企業(yè)管理工作有效性提出意見(jiàn)及建議。

7.匯總審計(jì)發(fā)現(xiàn)，在綜合分析的基礎(chǔ)上撰寫(xiě)審計(jì)報(bào)告。審計(jì)報(bào)告應(yīng)說(shuō)明審計(jì)的目標(biāo)、范圍、方式、審計(jì)發(fā)現(xiàn)和意見(jiàn)建議。

（五）審計(jì)的內(nèi)容

企業(yè)各職能部門(mén)管理的有效發(fā)揮是實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的重要保障，通過(guò)有效提升和深化相關(guān)部門(mén)的管理職能，加強(qiáng)其管理的有效性，是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、提升企業(yè)價(jià)值、實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的有效途徑。

在職能部門(mén)管理有效性審計(jì)中，審查內(nèi)容主要為計(jì)劃的制訂是否科學(xué)合理，組織是否得力，是否制定了科學(xué)的決策程序，是否遵守合理的決策原則，決策的方法是否科學(xué)、恰當(dāng)，決策的結(jié)果是否正確，是否建立健全了科學(xué)的內(nèi)控制度，各項(xiàng)控制措施是否得力，程序是否嚴(yán)格執(zhí)行，控制是否有效等。應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾方面。

1.核實(shí)企業(yè)職能部門(mén)相關(guān)業(yè)績(jī)指標(biāo)的完成情況。

2.審查業(yè)績(jī)指標(biāo)制定的科學(xué)性、完整性、合理性、恰當(dāng)性及可評(píng)價(jià)性。審查業(yè)績(jī)指標(biāo)考核辦法，對(duì)比業(yè)績(jī)指標(biāo)考核結(jié)果，審核業(yè)績(jī)指標(biāo)是否能夠衡量本職工作，業(yè)績(jī)考核是否能夠達(dá)到應(yīng)有目的。

3.審核相關(guān)崗位職責(zé)描述是否涵蓋其主管業(yè)務(wù)，包括具體崗位職責(zé)及業(yè)務(wù)流程，實(shí)際工作中是否按其崗位職責(zé)實(shí)施管理活動(dòng)。

4.審核相關(guān)崗位職責(zé)履行是否與組織目標(biāo)、公司目標(biāo)相一致。

5.審查管理層是否建立了評(píng)判工作完成與否、工作效率高低的標(biāo)準(zhǔn)。

6.審核決策的依據(jù)及科學(xué)性，審核決策過(guò)程是否科學(xué)，決策依據(jù)是否充分，對(duì)決策執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。

7.是否存在因沒(méi)有明確的工作標(biāo)準(zhǔn)或書(shū)面操作指令而引起誤解、操作不一致和偏離規(guī)定的情況。

8.審核相關(guān)崗位管理活動(dòng)與其他部門(mén)及業(yè)務(wù)的關(guān)系，審核業(yè)務(wù)流程及控制的關(guān)聯(lián)性，審核管理控制活動(dòng)之間是否存在交叉，是否存在“都想管都不管”的問(wèn)題，審核交叉管理時(shí)交流溝通是否順暢。審查相關(guān)部門(mén)管控程序設(shè)置，審查是否存在針對(duì)同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，部分機(jī)關(guān)職能部門(mén)管理重疊、職責(zé)重復(fù)的現(xiàn)象。

9.審查相關(guān)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)是否存在控制不足、控制冗余或控制重復(fù)問(wèn)題。

10.審查是否在職責(zé)履行過(guò)程中出現(xiàn)越權(quán)現(xiàn)象，對(duì)基層正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)秩序造成干擾。

11.基層向機(jī)關(guān)職能部門(mén)反映問(wèn)題是否得到及時(shí)落實(shí)和解決，有無(wú)不聞不問(wèn)、不予回復(fù)或搪塞現(xiàn)象。

四、結(jié)論

與傳統(tǒng)審計(jì)項(xiàng)目不同，企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)作為一項(xiàng)特殊的審計(jì)項(xiàng)目，目前尚無(wú)成熟理論可以參考，也無(wú)成熟經(jīng)驗(yàn)可借鑒，加之企業(yè)的許多管理行為結(jié)果難以量化、對(duì)其分析的手段不多、評(píng)價(jià)的科學(xué)性及準(zhǔn)確性難以把握，因而實(shí)施起來(lái)難度很大。本課題基于現(xiàn)有的審計(jì)實(shí)踐，以中國(guó)石油地區(qū)公司的現(xiàn)有管理體制、機(jī)制及組織架構(gòu)為例，構(gòu)建了企業(yè)職能部門(mén)管理有效性審計(jì)的實(shí)務(wù)架構(gòu)，解決了對(duì)企業(yè)職能部門(mén)的管理有效性到底審什么、怎樣審、審計(jì)所要達(dá)到的目的等審計(jì)實(shí)務(wù)中面臨的問(wèn)題。但是，由于受認(rèn)知程度、理論水平及時(shí)間限制，對(duì)如何進(jìn)行企業(yè)職能部門(mén)管理有效性評(píng)價(jià)尚未進(jìn)行深入涉足，有待下一步繼續(xù)研究。

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（作者單位：長(zhǎng)慶油田分公司審計(jì)中心）