基于協(xié)同效應(yīng)的企業(yè)辦公系統(tǒng)優(yōu)化

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和商業(yè)競爭的日趨激烈，企業(yè)已不再滿足于獨立、零散的辦公化應(yīng)用，企業(yè)需要的是協(xié)同工作、綜合集成化的解決方案。合理的辦公系統(tǒng)流程能夠促進企業(yè)更好地實現(xiàn)核心業(yè)務(wù)流程。企業(yè)辦公系統(tǒng)應(yīng)用的最基本功能就是降低勞動強度，減少重復(fù)勞動，提高工作效率。

傳統(tǒng)的企業(yè)辦公系統(tǒng)

企業(yè)辦公系統(tǒng)在一定時期內(nèi)將企業(yè)人員從煩瑣、無序、低序、低端的工作中解放出來去從事核心行政事務(wù)，可整體提高企業(yè)辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執(zhí)行力，使管理趨于完善。但是隨著企業(yè)信息化進程的加快，現(xiàn)階段企業(yè)辦公系統(tǒng)管理效率的繼續(xù)提升卻遭遇了瓶頸：內(nèi)部的很多應(yīng)用系統(tǒng)都是相互割裂，關(guān)注單個或局部資源的管理，缺少開放的協(xié)同應(yīng)用平臺。通過對傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)調(diào)研，發(fā)現(xiàn)存在以下問題：

第一，在企業(yè)發(fā)展的過程中，隨著國家對于企業(yè)信息化建設(shè)政策的實施和推進，企業(yè)針對某些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已經(jīng)建立了一些 “信息管理系統(tǒng)”，如合同管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等。但這多個系統(tǒng)由于在開發(fā)時間上的差異，導(dǎo)致了開發(fā)時 “各自為政”，彼此相對獨立，很難將其中的數(shù)據(jù)和資源共享，形成了 “信息孤島” 現(xiàn)象。

第二，在一些辦公業(yè)務(wù)流程中，由于沒有嚴格控制用戶的級別與權(quán)限，因此也很難控制用戶對數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。這導(dǎo)致了 “用戶越級” 現(xiàn)象時有發(fā)生。

第三，工作記錄基本上沒有保存。由于企業(yè)在管理制度上的不規(guī)范，導(dǎo)致了一些部門在工作時 （如公文流轉(zhuǎn)）會發(fā)生文檔的丟失、延誤等現(xiàn)象。如果因此而發(fā)生較為嚴重的后果，除了給企業(yè)造成經(jīng)濟損害外，還會引起企業(yè)部門之間人員相互推諉和扯皮，造成了企業(yè)內(nèi)部管理的不和諧。

通過對現(xiàn)代企業(yè)日常辦公業(yè)務(wù)進行調(diào)查和分析發(fā)現(xiàn)，由于日常辦公業(yè)務(wù)中多業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、多環(huán)節(jié)間不能緊密協(xié)調(diào)，導(dǎo)致辦公人員在依賴辦公電腦、互聯(lián)網(wǎng)的同時，辦公效率和商務(wù)效率并未因信息化而獲得明顯的提高。如何在人和人之間、部門和部門之間，甚至在企業(yè)和企業(yè)之間，建立起高效的交流和溝通模式，進而形成一種協(xié)同模式，已成為傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)必須面對和解決的問題。由于這些辦公活動會涉及到一些基本的處理 （應(yīng)用）操作，同時也涉及到不同的數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)和交換，以及不同的部門（人員）之間在業(yè)務(wù)方面的協(xié)作和數(shù)據(jù)交換，因此，對于企業(yè)的辦公自動化，除了能夠完成 “辦公” 的 “自動化”功能外，還應(yīng)該也必須體現(xiàn) “協(xié)同”的概念。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢

協(xié)同辦公系統(tǒng)，是基于辦公自動化系統(tǒng)和計算機系統(tǒng)協(xié)同作用的，在辦公流程中既有對 “工作流” 概念的體現(xiàn)，但又超越傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)，把內(nèi)部各系統(tǒng)的相關(guān)信息綜合運用的“信息流” 的業(yè)務(wù)流程，比傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)更好地體現(xiàn) “協(xié)同” 的概念。也就是在能夠集成傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上，同時又體現(xiàn) “協(xié)同” 特點的辦公自動化系統(tǒng)。

協(xié)同辦公系統(tǒng)依賴于一體化的協(xié)同辦公和業(yè)務(wù)管理平臺，其將集團化應(yīng)用、泛組織、多視圖智能表單、企業(yè)信息門戶空間、跨平臺多數(shù)據(jù)庫等內(nèi)容都有效地集成和整合，并支持業(yè)務(wù)的高性能多并發(fā)、移動應(yīng)用、短信應(yīng)用、國際化多語言、多系統(tǒng)應(yīng)用整合等，實現(xiàn)消息、任務(wù)、知識和人的互聯(lián)，實現(xiàn)以人為中心的信息整合和利用，對企業(yè)來講，具有十分重要的戰(zhàn)略意義。

和傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)相比，協(xié)同辦公系統(tǒng)具有以下優(yōu)點：

1.協(xié)同性

在辦公自動化系統(tǒng)中引入 “協(xié)同”的概念，就是要將企業(yè)的內(nèi)部、外部資源有效地整合在一個統(tǒng)一的平臺上，進行全面的管理。企業(yè)中的各種應(yīng)用也需要借助這一平臺進行集成。企業(yè)內(nèi)部用戶會通過這一平臺上的統(tǒng)一訪問接口對資源和應(yīng)用進行訪問，而企業(yè)運作中的各環(huán)節(jié)，則是以工作流程的形式進行管理和控制的。

另外，對于企業(yè)外部的客戶與合作伙伴，也可以納入到這一協(xié)作辦公系統(tǒng)中，從而創(chuàng)建一個聯(lián)系更加緊密、共同運作中可以隨時動態(tài)調(diào)整的協(xié)同環(huán)境體系。

2.企業(yè)知識與應(yīng)用的深化

一個企業(yè)想要擁有持續(xù)發(fā)展的動力，就必須對企業(yè)知識有長期的積累、共享和不斷的創(chuàng)新。協(xié)同辦公系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了企業(yè)辦公的電子化、信息化和自動化，同時還能夠?qū)⑵髽I(yè)中的知識有效地存儲、管理、分析以及傳遞，進而創(chuàng)建出一個知識化的組織體系，使企業(yè)知識得到延續(xù)和深化。

另一方面，協(xié)同辦公系統(tǒng)不僅能夠完成企業(yè)辦公的前臺業(yè)務(wù) （文檔處理、公文流轉(zhuǎn)、用戶通信等），也可以將企業(yè)辦公的后臺業(yè)務(wù) （如ERP等）數(shù)據(jù)與應(yīng)用的整合，甚至是企業(yè)HR、電子商務(wù)等數(shù)據(jù)與應(yīng)用的整合，使企業(yè)的辦公領(lǐng)域進一步延展，進而深化企業(yè)應(yīng)用。

3.靈活性

由于協(xié)同辦公系統(tǒng)在理念、架構(gòu)方面具有良好的可擴展性與自定義功能，因此即使企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、工作流程模式或者是人力資源構(gòu)成等隨著企業(yè)的發(fā)展發(fā)生了變化，協(xié)同辦公系統(tǒng)也能夠適應(yīng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程調(diào)整的需要，因而具有較好的靈活性。

4.個性化定制

在協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)中，不同用戶獲得的信息和應(yīng)用都是不同的。企業(yè)內(nèi)部用戶對數(shù)據(jù)和信息擁有更高的訪問權(quán)限，但是企業(yè)外部用戶一般只具有查詢等訪問操作權(quán)限。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的功能分析

1.協(xié)同辦公模塊分解

協(xié)同辦公模塊在功能上，主要分為新建事項、待發(fā)事項、已發(fā)事項、待辦事項、已辦事項、督辦事項等若干子功能。

（1）新建事項。新建事項功能，是指用戶可以在系統(tǒng)中，以調(diào)用模板方式或自建流程方式來發(fā)起一項跨組織的協(xié)同工作。

（2）待發(fā)事項。待發(fā)事項功能，是指用戶存放在新建協(xié)同事項過程中的可存為草稿、保存待發(fā)、或被處理人回退、撤銷的協(xié)同事項。用戶可以對已創(chuàng)建但尚未發(fā)出的協(xié)同事項進行查看、編輯、發(fā)送、刪除等操作；也可將該事項以協(xié)同或郵件的形式轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)的人員。

（3）已發(fā)事項。已發(fā)事項功能，是指系統(tǒng)列出了當(dāng)前用戶所有已經(jīng)發(fā)出的協(xié)同事項。用戶可以實時查看協(xié)同處理情況及處理人員意見，也可以給未處理人員發(fā)送催辦消息，還可以對已發(fā)協(xié)同進行轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、撤銷流程、重復(fù)發(fā)起、刪除等操作。

（4）待辦事項。待辦事項功能，是指用戶可以查看、處理待辦協(xié)同事項以及通過關(guān)鍵字對待辦事項進行查詢。具體地，用戶可以對接收到的協(xié)同進行流程查看，可以進行轉(zhuǎn)發(fā)、加簽、知會等處理操作，并可以對其他處理人的意見進行回復(fù)。

（5）已辦事項。已辦事項功能，是指系統(tǒng)支持用戶對已經(jīng)處理的協(xié)同事項處理情況進行查看，也可對該事項進行轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、取回、跟蹤、刪除等操作。

（6）督辦事項。督辦是保證政府、機關(guān)、事業(yè)單位政令暢通，各項決策貫徹落實，完善工作秩序，改進工作作風(fēng)的一項重要工作。通過督辦，可以使各項工作責(zé)任到人，做到事事有人承辦、有人負責(zé)，避免推諉扯皮，提高工作效率。督辦事項功能，是指由協(xié)同發(fā)起人設(shè)置督辦人員，可以在新建協(xié)同事項頁面、已發(fā)事項頁面設(shè)置督辦信息。督辦人員可以跟蹤催辦協(xié)同處理人員，可以更換處理人員或處理流程，并查看處理情況。

2.協(xié)同辦公系統(tǒng)

傳統(tǒng)的處理方式是直線型的，也就是由用戶直接進行上述各項活動。而運用協(xié)同功能后，企業(yè)辦公系統(tǒng)是一個立體的交互的信息處理過程。企業(yè)內(nèi)部人員通過協(xié)同，可以完成事務(wù)的發(fā)起、處理和管理，并記錄事務(wù)的發(fā)展過程和結(jié)果，由人通過流程規(guī)則來完成事項的辦理，并支持規(guī)則的成型和管理。

基于協(xié)同的辦公系統(tǒng)能夠?qū)槠髽I(yè)信息化建設(shè)提供一個可擴展的框架，其通過調(diào)用協(xié)同模板可與企業(yè)信息門戶整合，并提供標(biāo)準化應(yīng)用集成接口與二次開發(fā)接口，實現(xiàn)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的應(yīng)用集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞、業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一，實現(xiàn)多層級組織信息應(yīng)用的整合與增值。基于協(xié)同模板和其他功能模塊對企業(yè)進行系統(tǒng)管理，達成組織價值觀、行為的統(tǒng)一和層級管理的和諧。因此，為企業(yè)量身訂做一個一體化的協(xié)同辦公和業(yè)務(wù)管理平臺，支持企業(yè)泛組織、多表單、跨平臺的多數(shù)據(jù)庫內(nèi)容有效地集成和整合，對企業(yè)效率提高有著十分重要戰(zhàn)略意義。用戶在協(xié)同模塊中可以進行的活動優(yōu)化設(shè)計如圖1所示。

結(jié)論

圖1 協(xié)同辦公模塊中的用戶活動圖

企業(yè)信息化建設(shè)成果在功能上大多相對獨立，還沒有被有效地集成起來，因此不能為企業(yè)整體辦公提供便利。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣和應(yīng)用，越來越多的企業(yè)更加注重辦公系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用。經(jīng)過優(yōu)化整合，在企業(yè)辦公系統(tǒng)中，用戶可以進行有效的資源共享、便利的信息交流、實時的信息發(fā)布等。先進的 “協(xié)同” 管理理念和軟件技術(shù)相結(jié)合，有助于開發(fā)更高效、強大的辦公平臺應(yīng)用。

參考資料

1.姜紅凡.基于工作流技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].武漢理工大學(xué)，2009.

2.趙捷，于海瀾.企業(yè)總體架構(gòu)——企業(yè)信息戰(zhàn)略規(guī)劃、流程和信息系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計[M].北京：電子工業(yè)出版社，2006.