論秘書工作的悟性

李 霞

（中國(guó)重汽集團(tuán)大同齒輪有限公司，山西 大同 037305）

當(dāng)今社會(huì)分工越來越細(xì)，生活節(jié)奏也越來越快。在科技含量和管理水平越來越高的環(huán)境中，秘書要有效地做好工作，單憑良好的職業(yè)技能和熟練的工作技巧是不夠的，還必須講究工作藝術(shù)和管理方法。因此，秘書在工作中顯示出的悟性越來越?jīng)Q定工作的成敗，如何提高秘書的悟性已經(jīng)成為許多組織急需解決的問題。

1 秘書悟性的內(nèi)涵

悟性是一種能力。根據(jù)秘書的工作性質(zhì)和特點(diǎn)，秘書工作的悟性指秘書在“辦文”“辦公”“辦會(huì)”過程中，表現(xiàn)出來的充分領(lǐng)會(huì)工作事理的能力，能充分發(fā)揮自己的才能，既把工作做得遵章守法，又使領(lǐng)導(dǎo)滿意、大家認(rèn)同的一種良好的內(nèi)在素質(zhì)。

通俗來講，秘書工作的悟性是建立在一定工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上積累而成的較強(qiáng)的溝通和執(zhí)行能力、解決突發(fā)事件的能力、優(yōu)秀的外聯(lián)和公關(guān)能力，以及高度的團(tuán)隊(duì)合作精神和責(zé)任感。

2 秘書悟性的具體體現(xiàn)

良好的悟性是秘書能力的綜合體現(xiàn)，具體體現(xiàn)在秘書的觀察能力、認(rèn)知能力、表達(dá)能力、應(yīng)變能力、辦事能力等方面。這些都需要秘書在工作實(shí)踐中加以培養(yǎng)和提高。

2.1 觀察能力

觀察能力，是指秘書在工作中有意識(shí)地進(jìn)行信息捕捉的能力，具體表現(xiàn)為觀察的目的、觀察的對(duì)象、觀察的重點(diǎn)、觀察的敏銳性和觀察力的升華。秘書部門的特定地位和工作性質(zhì)決定了秘書人員應(yīng)具有較強(qiáng)觀察能力的重要性和特殊性。良好的觀察能力包括明確的目的、寬闊的視野、敏銳的思想和深刻的認(rèn)識(shí)。

2.2 認(rèn)知能力

認(rèn)知能力，是指秘書聽懂、理解和記憶他人說話的能力。秘書要接受領(lǐng)導(dǎo)的指示，要記錄會(huì)議的發(fā)言，要接聽聯(lián)系工作的電話等，這些都需要具有較強(qiáng)的認(rèn)知能力。良好的認(rèn)知能力包括聽懂、理解和記憶3個(gè)環(huán)節(jié)。聽懂是理解和記憶的基礎(chǔ)，要聽懂和掌握言談的基本思想和重點(diǎn)。核心是理解，要理解談話的實(shí)質(zhì)和明確談話的目的。重點(diǎn)是記憶，只有通過記憶，才能將談話的內(nèi)容在自己的頭腦中保留下來，以便開展下一步工作。

2.3 表達(dá)能力

表達(dá)能力分為口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力，這都是秘書需要具有的基本功?？陬^表達(dá)能力表現(xiàn)為口齒清楚、語言簡(jiǎn)潔、條理清晰、含意明確以及正確敏銳的語感。它是一種用口頭語言來表達(dá)自己的思想、情感，以達(dá)到與人交流的目的的能力?？陬^語言比書面語言起著更直接的、更廣泛的交際作用。文字表達(dá)能力也就是文字水平的能力。運(yùn)用語言文字闡明自己的觀點(diǎn)、意見或抒發(fā)思想、感情的能力，是將自己的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和決策思想，運(yùn)用文字表達(dá)方式，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化、條理化的一種能力。文字表達(dá)能力的提高，不是一蹴而就，只有下決心、有毅力、勤讀書、堅(jiān)持不懈、不斷努力，才會(huì)達(dá)到成效。

2.4 應(yīng)變能力

應(yīng)變能力，指自然人或法人在外界事物發(fā)生改變時(shí)所作出的反應(yīng)，可能是本能的，也可能是經(jīng)過大量思考過程后作出的決策。應(yīng)變能力是當(dāng)代人應(yīng)當(dāng)具有的基本能力之一。在當(dāng)今社會(huì)中，我們每個(gè)人每天都要面對(duì)比過去成倍增長(zhǎng)的信息，如何迅速地分析這些信息，是人們把握時(shí)代脈搏、跟上時(shí)代潮流的關(guān)鍵，這都需要具有良好的應(yīng)變能力。

2.5 辦事能力

辦公室集事務(wù)和政務(wù)于一身，工作的綜合性、專業(yè)性很強(qiáng)，如何應(yīng)對(duì)突變情況、處理復(fù)雜矛盾、解決困難問題，全靠辦公室的集體智慧和個(gè)人才智。我們要善于在具體事務(wù)中挖掘規(guī)律，在特殊事務(wù)中增長(zhǎng)經(jīng)驗(yàn)，在重大事務(wù)中提升水平，要強(qiáng)化政務(wù)、辦好事務(wù)、做好服務(wù)。

3 如何提高秘書工作的悟性

隨著社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的加劇和組織職能的加強(qiáng)，秘書工作所面臨的變化和壓力與日俱增，努力提高自己的悟性，將有助于工作效率的提高和組織目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

3.1 勤于學(xué)習(xí)，善于改變自己的思維定勢(shì)

通常情況下，經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣都很容易在人們的思維活動(dòng)中造成一種定勢(shì)，產(chǎn)生妨礙思維活躍的惰性。面對(duì)紛繁復(fù)雜的辦公室事務(wù)，應(yīng)該勤于學(xué)習(xí)，接觸和了解辦公室管理各方面的知識(shí)和業(yè)務(wù)，能夠用理論支撐實(shí)踐，在學(xué)習(xí)中改變陳舊觀念，接受新事物，一件事情求多種解決方法，改變自己固有的思維習(xí)慣，許多棘手問題就能迎刃而解。

3.2 扎實(shí)工作，綜合考慮工作安排

設(shè)身處地地從宏觀角度思考全局工作，從大的方面理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，這就要求能夠做到局部利益服從全局利益，兼顧公平與效率，實(shí)事求是地研究問題，以人文精神滲透到輔助管理的過程中。

3.3 積極主動(dòng)，提高隨機(jī)應(yīng)變的能力

辦公室工作的最大特點(diǎn)就是突發(fā)性事件很多，許多事情不到最后一刻隨時(shí)都在發(fā)生變化，這就要求工作人員積極主動(dòng)地應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，根據(jù)新問題，采取新對(duì)策。此外，隨著工作閱歷和工作經(jīng)驗(yàn)的增多，要根據(jù)客觀因素靈活機(jī)動(dòng)、不慌不忙地采取相應(yīng)對(duì)策。

3.4 加強(qiáng)修養(yǎng)，提升意志和品位

秘書的悟性主要表現(xiàn)在秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的難處、痛處的認(rèn)識(shí)和理解。秘書在處理事情時(shí)，要有高度的原則性和靈活性。一個(gè)優(yōu)秀的秘書，在原則問題上，要有堅(jiān)強(qiáng)的意志、執(zhí)著的追求、百折不撓的勇氣和不達(dá)目的不罷休的毅力。在達(dá)到目標(biāo)的過程中，要有高超的工作藝術(shù)和工作策略，既追求目的，也講求方法和手段。

4 現(xiàn)代職業(yè)秘書的新要求

21世紀(jì)已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，瞬息萬變的社會(huì)充滿著挑戰(zhàn)，這都對(duì)秘書人員的工作技能提出了新的要求。概括起來，新的歷史條件下的秘書人員需要從以下幾個(gè)方面來提高自己的職業(yè)技能。

4.1 多元化才能

現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于秘書人員的要求是全方位的。首先應(yīng)懂得英語，熟悉一國(guó)甚至多國(guó)語言，具有一定的語言處理能力和計(jì)算機(jī)技能。其次，還要具備所從事的特定行業(yè)的專業(yè)技術(shù)知識(shí)。因此，平時(shí)注意知識(shí)的積累和儲(chǔ)備就顯得非常重要。

4.2 出色的組織能力和控制能力

秘書應(yīng)當(dāng)是一個(gè)組織者，要在各種會(huì)議和活動(dòng)中作出計(jì)劃，并做好督查落實(shí)。同時(shí)，需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案，需要能夠把握和控制各種復(fù)雜的局面。

4.3 完美的溝通能力

要做一個(gè)21世紀(jì)合格的秘書，應(yīng)該具有出眾的溝通能力。秘書需要和領(lǐng)導(dǎo)、同事以及客戶打交道，要協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系，這些都依賴于良好的溝通能力作保證。

4.4 獲取新知識(shí)的能力

現(xiàn)代社會(huì)知識(shí)更新的速度超過了以往任何一個(gè)時(shí)代，要想做好自己的工作，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中贏得主動(dòng)，就必須通過繼續(xù)深造來不斷增長(zhǎng)知識(shí)和提高技能。特別是在辦公技術(shù)方面，需要跟得上計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展步伐。

4.5 團(tuán)隊(duì)合作的能力

團(tuán)隊(duì)合作能力也是21世紀(jì)秘書人員需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的。在當(dāng)今社會(huì)，沒有一個(gè)人能夠完全脫離群體取得成功，而秘書人員是社會(huì)組織中處于特殊位置的一個(gè)角色，他們需要通過自己的努力，幫助領(lǐng)導(dǎo)為組織構(gòu)建起一個(gè)強(qiáng)有力的團(tuán)隊(duì)，同時(shí)要督促團(tuán)隊(duì)努力工作，最大限度地發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的潛力。

5 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和組織內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)職能的進(jìn)一步加強(qiáng)，辦公室秘書所擔(dān)負(fù)的工作日趨繁重，這就對(duì)秘書工作的悟性提出了更新的要求，要求他們具備較高的職業(yè)道德修養(yǎng)、足夠的知識(shí)技能儲(chǔ)備、健康和諧的心理素質(zhì)。工作中主動(dòng)領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖，設(shè)身處地地從宏觀思考遇到的問題，從而成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。

[1]王來興.有效提高辦事能力[M].北京：地震出版社，2007.

[2]劉玉明.新形勢(shì)下如何做好辦公室工作[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2009（4）：134-135.