關(guān)于電子文件歸檔的一點(diǎn)思考

閻 淼

（山西煤礦安全監(jiān)察局，山西 太原 030012）

1 電子文件和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的區(qū)別

電子文件有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的一個(gè)重要特征，是它的制作和閱讀都需要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備（如計(jì)算機(jī)），并且需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳輸和利用。由于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)共享電子文檔，時(shí)間和空間的距離將不再對(duì)傳遞速度產(chǎn)生影響，從而方便快捷，節(jié)省大量人力物力。在歸檔要求、保存條件等方面，電子文檔與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件也有所不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，但是對(duì)環(huán)境的溫、濕度和防磁等有較高要求。

當(dāng)然，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相比，電子文檔的優(yōu)勢(shì)是很明顯的。電子文檔充分發(fā)揮和利用了微機(jī)的潛能，現(xiàn)代化設(shè)備的物盡其用，使文件的利用率和工作效率都大幅度提高。檔案信息實(shí)現(xiàn)電子化傳輸利用，為無(wú)紙化辦公提供了可能。雖然目前“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但從事檔案管理的各企事業(yè)單位要注意動(dòng)向，提前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)客觀形勢(shì)的變化和要求，為將來(lái)順利實(shí)現(xiàn)“信息高速公路”打下基礎(chǔ)。對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)電子化，可謂是一次投入，多次產(chǎn)出。信息成果可多次拷貝，拷貝成果可同時(shí)送達(dá)各部門，拓寬了工作范圍，檔案部門工作的積極性和地位隨之提高。當(dāng)然，要完全實(shí)現(xiàn)大范圍的檔案電子化，需要建立健全單位內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)，購(gòu)買或者開(kāi)發(fā)相應(yīng)的檔案制作和管理軟件，搭建網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，提供系統(tǒng)支持等，需要一筆專門的經(jīng)費(fèi)。檔案部門自身是無(wú)法解決的，需要上級(jí)部門的大力支持，沒(méi)有整個(gè)單位和各部門的支持與配合，這些想法只能“待字閨中”。

2 電子檔案的收集整理和上傳歸檔

一是區(qū)分年代，按不同的組織機(jī)構(gòu)、保管期限將組卷的文件分別進(jìn)行組盤，分盤管理保存，這樣可以最大限度地延長(zhǎng)電子文檔的壽命。目前，各單位的文件、文檔等資料都在計(jì)算機(jī)上打印成文，各處室文書的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作，其實(shí)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了文檔制作的電子化。接下來(lái)通過(guò)在單位內(nèi)網(wǎng)上下載和上傳來(lái)完成各部門（業(yè)務(wù)處室）文件的收集歸檔。檔案部門也要一改以往傳統(tǒng)的按年度在每個(gè)工作年年底對(duì)各處室文件進(jìn)行收集歸檔的工作模式，而是通過(guò)在單位內(nèi)網(wǎng)上搭建工作窗口，來(lái)完成電子文檔適時(shí)上傳和下載，這樣可以及時(shí)快速地完成文檔收集，并第一時(shí)間在檔案館的服務(wù)器上完成歸檔。

二是將收集到的電子文檔按照基本建設(shè)類、各處室文件、科技檔案、會(huì)計(jì)賬簿、聲像檔案等進(jìn)行分類，按不同處室、不同項(xiàng)目分別歸檔，外單位的文件需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的文書處理，制作成掃描件或者影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)。各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)自己處室文件的歸檔工作，處理完畢的文件按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門后，由檔案人員進(jìn)行符合性審查，根據(jù)不同檔案文件和與之相關(guān)的歸檔規(guī)范的相應(yīng)要求進(jìn)行初步處理，再確定重要性、密級(jí)和保管期限。加上檔案管理信息后進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，組卷、歸檔完成。查閱利用可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限內(nèi)進(jìn)行。如基建檔案中圖紙、設(shè)計(jì)院產(chǎn)品采用的CAD設(shè)計(jì)，是由計(jì)算機(jī)繪制打印，由規(guī)范的紙張輸出的，可以直接提供移交電子件，也可以刻錄成軟盤、光盤，按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接，按照竣工檔案的相關(guān)規(guī)范要求，直接以電子文檔的形式組卷、歸檔，為終端用戶直接檢索提供可能。其他的項(xiàng)目，如會(huì)計(jì)賬簿、各處室發(fā)文等，也早已使用計(jì)算機(jī)制作和管理，多為打印件，可作光盤保存或直接入檔。填明機(jī)構(gòu)全稱、編號(hào)、頁(yè)數(shù)、日期、負(fù)責(zé)人、主管人、審核等，以增強(qiáng)真實(shí)性和憑證性。聲像檔案像已經(jīng)沖印成照片的可以做成掃描件，數(shù)碼相機(jī)成像的也可以直接以電子件歸檔。錄音、錄像帶等可直接以原載體的電子文件歸檔，也可以是電腦制作的電子件，可獨(dú)立成卷，使用聲像柜單獨(dú)存放，保存時(shí)要求避光、遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，嚴(yán)格按照要求控制溫濕度。

有條件的單位可組織由本單位的檔案管理部門和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)部門共同成立研發(fā)小組，自行開(kāi)發(fā)適合本單位的“電子文檔（文件）上傳歸檔系統(tǒng)”，不具備條件的單位可以從社會(huì)上的專業(yè)機(jī)構(gòu)購(gòu)買類似的軟件，協(xié)助搭建本單位的電子文檔歸檔系統(tǒng)，通過(guò)軟件和聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可以將電子文檔的全文自動(dòng)上傳到服務(wù)器歸檔，不再需要安排專人跑到檔案部門歸檔，檔案部門也將在網(wǎng)上進(jìn)行對(duì)歸檔文件的符合性審查等工作，大大提高了各部門的工作效率。各業(yè)務(wù)部門（處室）應(yīng)當(dāng)按照檔案管理部門統(tǒng)一的格式和要求對(duì)本部門形成的文件進(jìn)行整理，以此來(lái)保證文件原稿的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，經(jīng)過(guò)預(yù)處理的文件傳輸給檔案管理部門，由檔案管理部門再進(jìn)行統(tǒng)一的編目編碼，檔案部門不得自行從網(wǎng)上下載，各業(yè)務(wù)部門對(duì)其文件的原始數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)。

我們知道，文件的生效是以簽署為標(biāo)志的。電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行上傳下載，雖然高效便捷，但是由于受到網(wǎng)絡(luò)安全性的制約，并且電子文件修改更加容易并且不易被察覺(jué)，因此對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件還是需要保存紙質(zhì)原稿來(lái)保證文件的真實(shí)性、憑證性，同時(shí)將紙質(zhì)文檔制作成電子件以便拷貝存檔，確保數(shù)據(jù)的安全。紙質(zhì)文件和與其內(nèi)容完全相同的電子文件的歸檔形式可以采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容按照“兩套制”，即紙質(zhì)文件的原稿和電子件一起歸檔，形成內(nèi)容完全相同、存儲(chǔ)介質(zhì)不同的兩套檔案。紙質(zhì)原稿可以印證電子件的準(zhǔn)確性，而電子件為查找利用，尤其是重復(fù)使用提供方便。檔案部門應(yīng)在以紙質(zhì)原稿歸檔的原始件備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼和存儲(chǔ)地址。同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔案編號(hào)及存儲(chǔ)地址，互相參照補(bǔ)充。

目前，由于用于保存介質(zhì)的磁盤、光盤本身的安全性和耐久性留存等問(wèn)題尚未解決，紙質(zhì)原稿和與其對(duì)應(yīng)的電子件可以并存。但從發(fā)展的角度來(lái)看，等到電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)磁盤、光盤技術(shù)改良完善之后，可以采取將那些參考利用價(jià)值高、作用大的檔案，以磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)為主歸檔保存，以紙質(zhì)文件歸檔為輔，而對(duì)那些準(zhǔn)確性要求高，具有憑證價(jià)值的檔案，則宜以紙質(zhì)原稿歸檔保存為主，磁盤、光盤等電子件歸檔存儲(chǔ)為輔。

3 電子文件的保存和保護(hù)

電子文檔以軟盤、光盤為介質(zhì)存儲(chǔ)，因此電子文檔對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求高，要求恒溫、恒濕、防磁、防震、防光、防火、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體，并且周圍不能有強(qiáng)磁場(chǎng)干擾，霉變、高溫也容易使光盤等變形、老化。存儲(chǔ)環(huán)境的相對(duì)濕度宜控制在40%～65%，溫度宜保持在14～24℃范圍內(nèi)。高光也會(huì)使光盤過(guò)早老化，必須避光保存，不可接觸紫外光和陽(yáng)光直射。此外，磁盤、光盤的質(zhì)量也很重要，低質(zhì)量光盤、磁盤，往往重復(fù)使用不到一年就讀不出數(shù)據(jù)，帶來(lái)難以估量的損失。并且就磁盤和光盤兩種載體相比，光盤的優(yōu)勢(shì)更加明顯，磁盤的耐久性不如光盤，因此應(yīng)多用光盤存儲(chǔ)。當(dāng)然，我們應(yīng)當(dāng)選用優(yōu)質(zhì)光盤，要使用由正規(guī)廠家生產(chǎn)的、有產(chǎn)品合格和質(zhì)檢保證的光盤。存放光盤應(yīng)單張用密封套套封，使用光盤架直立放置，不宜大量堆疊，以防止翹曲，乃至變形。使用時(shí)，拿取光盤要帶手套，避免留下汗?jié)n指印，避免尖銳物品摩擦和劃傷光盤表面，造成污染損壞，影響讀寫。另外，光盤應(yīng)定期復(fù)制轉(zhuǎn)存，可根據(jù)使用率制定細(xì)則，如每5年更新復(fù)制一次，復(fù)制后的光盤和原光盤以同樣的檔案編號(hào)保存。更加重要的還有，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，電子文檔的保存和維護(hù)尤其要加強(qiáng)對(duì)病毒的防范，光盤在存儲(chǔ)狀態(tài)下應(yīng)經(jīng)常置于讀寫保護(hù)中，隔絕病毒的侵害，并且同件備份。

檔案和信息技術(shù)業(yè)務(wù)部門也要加大人力物力的投入，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)和系統(tǒng)的保護(hù)，尤其是單位內(nèi)網(wǎng)的保護(hù)，按期查殺病毒，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，排除危險(xiǎn)，確保電子文檔處于良性的存儲(chǔ)和運(yùn)行環(huán)境中。

4 電子文件的查找和利用

利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上存儲(chǔ)、網(wǎng)上利用查找和傳輸是電子文檔的優(yōu)勢(shì)之一，各級(jí)檔案館都應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)，并且以各單位已經(jīng)建成完善的內(nèi)部網(wǎng)站為基礎(chǔ)，完善檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，加快建立本單位的網(wǎng)上檔案館，開(kāi)展網(wǎng)上歸檔和傳輸利用服務(wù)。通過(guò)建設(shè)電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)，輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，建立數(shù)字化的視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等手段和措施，實(shí)現(xiàn)檔案文件數(shù)字化，資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案管理自動(dòng)化，檔案?jìng)鬏斁W(wǎng)絡(luò)化、優(yōu)化管理，加強(qiáng)法制化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索、網(wǎng)上傳輸、網(wǎng)上借閱利用，加強(qiáng)宣傳。檔案館需要與信息管理部門密切合作，建立健全本單位的“檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”，這個(gè)系統(tǒng)將是單位信息資源庫(kù)的重要組成部分?！皺n案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”將集中管理網(wǎng)站內(nèi)各子單位的電子文檔（文件），并在網(wǎng)站上提供文件查找咨詢和借閱利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)單位資源信息的共享。這項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容豐富、覆蓋面廣、效率高，將傳統(tǒng)的被動(dòng)式的、手工式的檔案提供利用服務(wù)方式改為主動(dòng)的、依托網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化的服務(wù)方式。檔案部門將在網(wǎng)上公布檔案信息資源，建立專門的鏈接提供檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢。通過(guò)在線咨詢、發(fā)電子郵件咨詢等服務(wù)方式，使檔案的形成單位、檔案的利用借閱者與檔案管理者相互之間利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流。利用者可以對(duì)檔案材料的真實(shí)性、憑證性、利用價(jià)值等想要了解的各類信息進(jìn)行咨詢，并且為利用者提供查詢、查閱和各種資信服務(wù)。利用借閱檔案的復(fù)制件或公布件，利用原件等方式都將發(fā)生改變，信息更注重時(shí)效性，各單位能夠通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得各種信息，從而使工作效率大大提高。

5 如何做好檔案管理工作

紙質(zhì)文件歷史悠長(zhǎng)，相比之下，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題將更加廣泛，受環(huán)境因素和業(yè)務(wù)人員專業(yè)能力的影響和制約，僅僅依靠檔案部門的力量難以勝任，各單位應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案管理部門、計(jì)算機(jī)與信息部門相結(jié)合的辦法，統(tǒng)籌安排，協(xié)調(diào)配合。各業(yè)務(wù)處室熟悉各自的管理業(yè)務(wù)，了解本部門文件的形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，在鑒定電子文檔（文件）參考價(jià)值時(shí)也最有發(fā)言權(quán)，應(yīng)承擔(dān)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)歸檔工作的主要責(zé)任，并對(duì)本部門原始文件的時(shí)效性、憑證性、真實(shí)性等負(fù)全責(zé)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又承擔(dān)著計(jì)算機(jī)的維護(hù)、檔案信息系統(tǒng)維護(hù)等專業(yè)技術(shù)工作，對(duì)檔案信息的保護(hù)和信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)維護(hù)有著舉足輕重的作用。檔案部門則最熟悉各類文件的分類方法、歸檔格式、組卷的原則、規(guī)范要求等，了解最新動(dòng)態(tài)和全局情況，可以指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門（處室）規(guī)范電子檔案的制作，審核把關(guān)，推進(jìn)電子文檔歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。以上各部門的職能應(yīng)相互滲透、揚(yáng)長(zhǎng)避短、發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，承擔(dān)各自的責(zé)任，推動(dòng)電子文件歸檔工作的良好運(yùn)行。