戴明循環(huán)理論在實驗室建設經(jīng)費管理中的運用

饒艷輝，林建軍，施章清，馬升燈，毛曉青

（浙江師范大學實驗室管理處，浙江金華 321004）

實驗室建設經(jīng)費是制約實驗室建設的重要因素，實驗室建設經(jīng)費投入的合理性、使用的高效性以及管理的規(guī)范性，對提高高校實驗教學質(zhì)量和科研水平，提高投資辦學效益至關重要。因此，如何管好、用好實驗室建設經(jīng)費是經(jīng)費主管部門必須認真研究的課題。戴明循環(huán)理論在實驗室建設經(jīng)費管理中有較好的應用效果。

1 戴明循環(huán)的基本內(nèi)容及特點

1.1 戴明循環(huán)的基本內(nèi)容

戴明循環(huán)研究起源于20世紀20年代。美國“統(tǒng)計質(zhì)量控制之父”沃特·阿曼德·休哈特首先提出了全面質(zhì)量管理包括計劃—執(zhí)行—檢查3 個環(huán)節(jié)。后來，美國質(zhì)量管理專家戴明博士將其進一步發(fā)展為計劃—執(zhí)行—檢查—處理（plan－do－check－action，PDCA）4個管理環(huán)節(jié)，簡稱戴明循環(huán)或PDCA 循環(huán)［1－2］。

第一環(huán)節(jié)：P（plan），使用“5W2H”（why；what；who；where；when；how；how much）分析法，通過集體討論或個人思考，確定某一行動或某一系列行動的方案?！坝媱潯笔敲鞔_目標、制定方案的過程，是整個循環(huán)的起點和基礎［3］。

第二環(huán)節(jié)：D（do），按照計劃去實施?！皥?zhí)行”是循環(huán)中的主體，是整個循環(huán)成敗的關鍵［4］。

第三環(huán)節(jié)：C（check），比如到計劃執(zhí)行過程中的控制點、管理點去收集信息，檢查計劃執(zhí)行得怎么樣，有沒有達到預期的效果或要求，找出問題。“檢查”對整個循環(huán)起著控制和把關的作用。

第四環(huán)節(jié)：A（action），對檢查的結果進行處理，認可或否定。成功的經(jīng)驗要加以肯定，使之模式化或者標準化并加以推廣；失敗的教訓要加以總結，以免重現(xiàn)。這一輪未解決的問題放到下一個PDCA 循環(huán)。“處理”是一個總結與改進的環(huán)節(jié)，是使循環(huán)得以自我完善的重要階段［2］。

1.2 戴明循環(huán)的特點

（1）周而復始。PDCA 循環(huán)過程不是運行一次就完結，而是周而復始地進行。一個循環(huán)結束了，解決了一部分問題，可能還有問題沒有解決，或者又出現(xiàn)了新的問題，再進行下一個PDCA 循環(huán)，依此類推。

（2）大環(huán)套小環(huán)。如果把整個企業(yè)的工作作為一個大的戴明循環(huán)，那么各個環(huán)節(jié)還有各自小的戴明循環(huán)，大環(huán)帶動小環(huán)，有機地構成一個運轉(zhuǎn)的體系，如圖1所示。

圖1 PDCA大環(huán)套小環(huán)示意圖

（3）階梯式上升。戴明循環(huán)不是在同一水平上的循環(huán)，而是每循環(huán)一次，就解決一部分問題或取得一部分成果，工作就前進一步，水平就有所提高。到了下一次循環(huán)，又有了新的目標和內(nèi)容，更上一層樓。圖2表示了這個階梯式上升的過程。

圖2 PDCA階梯式上升示意圖

2 戴明循環(huán)理論在實驗室建設經(jīng)費管理中的應用

戴明循環(huán)是企業(yè)全面質(zhì)量管理所采用的科學程序，是一個持續(xù)改進的質(zhì)量管理模型。戴明循環(huán)在日本企業(yè)管理中的貫徹執(zhí)行，創(chuàng)造了日本的工業(yè)奇跡。由于戴明循環(huán)在企業(yè)管理上的顯著效果，諸多行業(yè)紛紛效仿，戴明循環(huán)在醫(yī)院、銀行、教育等領域也得到了廣泛的應用。我校在實驗室建設項目經(jīng)費管理工作中也嘗試應用了戴明循環(huán)的管理方法，按照PDCA 的運行軌跡，實現(xiàn)了對實驗室建設項目進行環(huán)環(huán)相扣的全程管理，形成了實驗室建設的良性循環(huán)，取得了較好的效果。具體的PDCA 循環(huán)管理如圖3所示。

圖3 實驗室建設項目經(jīng)費PDCA循環(huán)管理圖

2.1 計劃環(huán)節(jié)——對經(jīng)費投入把關

實驗室建設經(jīng)費的項目化管理是當前高校的普遍做法，經(jīng)費的投入實行立項申報制度［5］。高校實驗室建設要實現(xiàn)經(jīng)費的合理投入，就必須從實驗室建設的立項開始把關。要確定實驗室建設項目申報的原則。實驗室建設項目既要符合學校中長期發(fā)展規(guī)劃和實驗室建設規(guī)劃的要求，又要結合學科、專業(yè)、團隊建設發(fā)展的需求，對已獲得上級財政資助的項目，可根據(jù)發(fā)展的實際需要，作為續(xù)建項目申報，但建設內(nèi)容不能重復。實驗室建設經(jīng)費管理的計劃環(huán)節(jié)要落實到對實驗室建設項目計劃方案的審查上。

按照戴明循環(huán)計劃環(huán)節(jié)的要求，對每一個實驗室建設項目都要運用“5W2H”分析方法，從7個方面嚴格把關：（1）為什么要建該實驗室（why）；（2）實驗室的預期目標是什么（what）；（3）由誰負責（who）；（4）實驗室建在何處（where）；（5）什么時間建成（when）；（6）多少經(jīng)費預算（how much）；（7）怎樣建（how）。要回答這些問題，只靠實驗室建設主管部門無法完成，還需要學院與學校相關主管部門的密切配合。

理順管理體制對實驗室的建設至關重要。我校為了加強實驗室建設主管部門的職能，賦予實驗室管理處經(jīng)費主管的職能。實驗室管理處不僅負責各級財政資助的實驗室建設項目的組織申報，還要對實驗室建設經(jīng)費的使用進行審核。我校實驗室建設項目實行學院、教學科研主管部門、實驗室建設主管部門三級論證和審批制度。

首先，學院對各實驗室申報的建設項目要進行評審、篩選，對購買單價20萬元～40萬元的大型精密儀器建設項目，學院要組織專家進行論證。學院評審通過的教學實驗室建設項目及科研實驗室建設項目方案分別報送教務處和科研處進行初評，經(jīng)初評和排序后，由實驗室管理處召集學校實驗室建設指導委員會的成員進行最終審核。審核主要從支撐學科建設、專業(yè)建設、團隊建設及資源共享方面對項目的必要性進行審查，其中對涉及單價40萬元以上的大型精密儀器的建設項目，還要組織校內(nèi)外專家進行論證。項目負責人要對實驗室建設項目的建設方案、預期目標、經(jīng)費預算等問題進行答辯［6］。

高校實驗室建設經(jīng)費的來源有上級財政（包括中央財政及省財政）撥款，也有學校自籌資金。我校引用戴明循環(huán)的管理方法對各級財政資助的實驗室建設項目嚴格把關，效果明顯。近幾年，我校申報省級財政資助的實驗室建設項目的入圍數(shù)量位居全省本科院校前列。2010年，我校申報的5個浙江省級實驗教學示范中心項目方案，有4個項目入圍省級實驗教學示范中心建設點，申報成功率高達80%；我校申報12個國家財政資助的實驗室建設項目，最終有5個項目入圍。

2.2 執(zhí)行環(huán)節(jié)——對經(jīng)費使用的把關

按戴明循環(huán)，首先應對項目管理的相關人員進行教育，尤其是基層人員及班組長。教育內(nèi)容是項目計劃的介紹及已完成的類似計劃典型事例。然后，按計劃環(huán)節(jié)將管理活動分解。對于項目的改善方案，須經(jīng)有經(jīng)驗、有管理權限的人認可后才能實施。

實驗室建設經(jīng)費管理的執(zhí)行環(huán)節(jié)就是按照實驗室建設立項的既定方案進行實施。按照戴明循環(huán)的執(zhí)行環(huán)節(jié)，首先，經(jīng)費主管部門對新立項的實驗室建設項目負責人及相關人員進行一次業(yè)務培訓，培訓內(nèi)容一是經(jīng)驗介紹，讓實驗室建設項目負責人了解實驗室建設的程序，學習成功經(jīng)驗，避免走彎路；二是經(jīng)費主管部門介紹具體工作方法和工作流程。

按照計劃，各相關部門的人員要將實驗室建設任務分解并開始行動。經(jīng)費主管部門要保證實驗室建設項目經(jīng)費的落實，及時為實驗室建設項目開設獨立的資金賬號，確保?？顚Ｓ?。如果上級撥款未到位，應由財務先行墊付，不能因經(jīng)費問題耽誤實驗室建設。

實驗室建設項目負責人要擬定具體的儀器設備購置計劃。申購儀器設備要有前瞻性，進行充分的市場調(diào)研，所申購的儀器設備要品質(zhì)精良，要符合現(xiàn)代實驗教學和科研的要求［7］。采購部門要本著節(jié)約經(jīng)費、降低費用的原則規(guī)范采購。我校對所有儀器設備實行集中采購，將分散的、不具備招標條件的項目進行打包組合，根據(jù)儀器設備類別、投入使用時間的不同，分階段組織招標，以降低采購成本［8］。為確保學校的權益，對采購到位的儀器設備，由學校組織專家進行質(zhì)量驗收，確保所購置的儀器設備性能達標。只有驗收合格的儀器設備才能進行固定資產(chǎn)建賬［9］。在采購過程中，要嚴格執(zhí)行實驗室建設主管部門審批過的儀器設備采購方案，如有變動，須經(jīng)主管部門審批同意［10］。

執(zhí)行環(huán)節(jié)的另一個重要工作就是財務報銷。報銷要履行?？顚Ｓ玫脑瓌t，經(jīng)費主管部門要嚴格把關。為此，我校實驗室經(jīng)費主管部門專門設置了一個財務核銷工作崗位，負責核對全校所有實驗室建設項目的每一筆支出與計劃是否相符［11］。只有與計劃相符的費用才能在實驗室建設項目經(jīng)費中支付。

實踐證明，這種管理方法是非常有效的，在歷次的省財政廳對實驗室建設項目的驗收檢查中，我校所有被檢查項目的經(jīng)費使用情況均被評為優(yōu)秀。

2.3 檢查階段——對經(jīng)費投資效益的評估

依據(jù)戴明循環(huán)，管理檢查環(huán)節(jié)要確認項目是否按計劃得到實施；確認是否達到了預期的目標。此環(huán)節(jié)對實驗室建設中重申報、輕建設或重建設、輕績效的現(xiàn)象是一種監(jiān)督。按此要求，我校實驗室建設經(jīng)費管理的檢查階段是分3步進行。

（1）建設中的中期檢查。主要是檢查項目的建設進度、資金使用情況及設備到位的情況。其中對資金使用情況的檢查主要是項目建設經(jīng)費是否做到了專款專用。

（2）建成后的驗收檢查。主要是檢查所采購的儀器設備是否與計劃相符，不相符的是否有變更文件；亦核對實驗室建設的每一筆支出是否?？顚Ｓ谩?/p>

（3）實驗室投入使用后的績效考評。對驗收合格1年以上的實驗室建設項目，從項目購進的儀器設備利用率及項目對實驗教學、科研、社會服務所起的作用、產(chǎn)出的科研成果等方面進行量化考評［12］?？冃Э荚u既是對實驗室建設是否達到預期目標的考查，也是對經(jīng)費投資效益的一種盤點。

運用戴明循環(huán)，我校對實驗室建設項目的經(jīng)費使用情況進行自查、自評也取得了可喜的成績。在2010年省財政廳對我校2008年立項的5個實驗室建設項目的驗收檢查中，5個項目驗收優(yōu)秀率達到了100%。對我校2007年立項的7個實驗室建設項目進行了績效考評，有4個項目獲得了優(yōu)秀，3個項目為良好。

2.4 處理階段——揚長避短的基礎

戴明循環(huán)的處理環(huán)節(jié)就是在一個PDCA 管理活動基本結束時，以檢查的記錄及評估結果為依據(jù)，對整個管理過程進行總結，將成功的經(jīng)驗標準化以保持成果，對不足的地方提出改進意見，以便在下一個PDCA循環(huán)得到改進。我校在實驗室建設項目經(jīng)費管理的處理階段主要完成2項工作：一是在實驗室建設項目完成并通過驗收后，對項目經(jīng)費的剩余資金進行清理，節(jié)余的經(jīng)費收回作為實驗室建設機動經(jīng)費，將投入到下一個實驗室建設項目經(jīng)費管理的PDCA 循環(huán)中去；二是根據(jù)驗收檢查及績效評估的結果，對實驗室建設項目的成功經(jīng)驗進行總結，對檢查成績不好的實驗室建設項目要找出問題的原因，提出改進意見，以在新的實驗室建設項目的PDCA 循環(huán)中避免失誤。總結是一個承上啟下的環(huán)節(jié)，是經(jīng)費管理自我完善的重要環(huán)節(jié)，總結的內(nèi)容將是新的實驗室建設項目經(jīng)費管理執(zhí)行環(huán)節(jié)中經(jīng)驗交流會的主要內(nèi)容，是啟動一個新的PDCA循環(huán)的開始。

3 結束語

在實驗室建設經(jīng)費管理中引進PDCA 循環(huán)，通過對項目經(jīng)費的計劃、實施、檢查、處理4個環(huán)節(jié)的全過程管理，既在宏觀上把握住實驗室建設的原則和方向，又在微觀上控制著經(jīng)費的具體使用，保證了經(jīng)費投入的合理性及經(jīng)費使用的專項性。通過對實驗室建設項目投資效益的量化考評來檢驗建設項目的預期目標；通過對全校所有實驗室建設項目的管理過程進行總結，將實驗室項目建設的成功經(jīng)驗標準化，推廣到其他實驗室建設的PDCA 循環(huán)中。實踐證明，這種管理模式既是一種嚴謹?shù)?、相對固定的過程管理模式，又是一種能促進管理水平及實驗室建設質(zhì)量不斷提升、值得推廣的管理模式。

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