金蝶k/3采購管理系統(tǒng)在中小企業(yè)中的實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用價(jià)值

彭小春 范虹霞

（廣西瀚特信息產(chǎn)業(yè)股份有限公司，廣西 桂林 541004）

隨著生產(chǎn)規(guī)模和市場范圍的擴(kuò)大，中小企業(yè)采購管理的復(fù)雜性和必要性日益提高，采購管理逐漸成為中小企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分。中小企業(yè)通過實(shí)施有效的計(jì)劃、組織與控制等采購管理活動(dòng)，合理選擇采購方式、采購品種、采購批量、采購頻率和采購地點(diǎn)，以有限的資金保證經(jīng)營活動(dòng)的有效開展?？梢栽诮档推髽I(yè)成本、加速資金周轉(zhuǎn)和提高企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量等方面獲得改進(jìn)。然而，許多中小企業(yè)對(duì)采購管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為采購就是拿錢買東西，對(duì)采購管理的忽視使中小企業(yè)的生產(chǎn)成本增加，再加上交貨速度遲緩，很大程度上削弱了企業(yè)的競爭力。采購成本是物品成本與采購過程中所消耗的各項(xiàng)費(fèi)用之和，采購成本直接影響企業(yè)的利潤和資產(chǎn)回報(bào)率，影響企業(yè)的資金回籠速度。一些由采購管理落后所引發(fā)的問題，已經(jīng)在一定程度上拖了企業(yè)快速發(fā)展的后腿，抑制了采購人員創(chuàng)造性的發(fā)揮，增加了產(chǎn)品成本，客觀上難以吸引高級(jí)人才進(jìn)入企業(yè)的采購部門，制約了中小企業(yè)的快速發(fā)展。

1 中小企業(yè)采購管理缺陷解析

1.1 觀念滯后，對(duì)采購部門重視不夠

觀念是行為的先導(dǎo)，無論對(duì)個(gè)人還是組織都是如此。由于歷史的慣性和環(huán)境的作用，中小企業(yè)在采購管理中存在著“重銷售，輕采購”的觀念。由于中小企業(yè)管理者在管理觀念上對(duì)采購這一重要活動(dòng)存在的偏見和輕視，使得我國多數(shù)中小企業(yè)采購部門的定位不準(zhǔn)確。根據(jù)美國哈佛商學(xué)院著名戰(zhàn)略學(xué)家邁克爾·波特的價(jià)值鏈分析方法，采購與銷售一樣，是企業(yè)價(jià)值鏈中同等重要的基本增值活動(dòng)。而在許多中小企業(yè)中，管理者都是重視如何把產(chǎn)品銷售出去，忽視對(duì)采購環(huán)節(jié)的管理，采購依然只是生產(chǎn)環(huán)節(jié)的一個(gè)附屬職能。許多中小企業(yè)管理者都會(huì)認(rèn)為，采購部門是花錢的。沒有樹立采購部門是公司利潤源泉的思想，不知道或者沒有理解通過采購管理的提升可以實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的差異化?？梢宰尣少彶块T與研發(fā)和生產(chǎn)部門協(xié)同配合，可以讓產(chǎn)品創(chuàng)新得以實(shí)現(xiàn)。

1.2 采購缺乏計(jì)劃性，采購流程模式僵化

中小企業(yè)根據(jù)顧客訂單進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)，組織原材料采購和生產(chǎn)，受企業(yè)規(guī)模、銷售額、資金的限制，企業(yè)采購較為謹(jǐn)慎，采購方式比較原始、零散，無法獲得規(guī)模采購帶來的效益。單次采購?fù)鶖?shù)量少、批次多。許多中小企業(yè)沒有明確的采購計(jì)劃，缺乏對(duì)采購需求的分析和對(duì)供應(yīng)商的培養(yǎng)采購上隨意性很大。企業(yè)內(nèi)部各部門之間缺乏必要的溝通與銜接。所有的采購都是急性的，從采購需求提出到原料入庫的期限很短，其結(jié)果就是采購部門整天在疲于奔命地買東西，根本沒有時(shí)間做詳細(xì)的市場調(diào)查，企業(yè)管理者卻弄不清采購部門整天忙忙碌碌的在干什么。目前，我國中小企業(yè)的采購流程普遍存在以下問題：一方面，采購流程從訂單開始，涉及供應(yīng)、倉儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量檢驗(yàn)和生產(chǎn)、銷售、運(yùn)輸?shù)雀鞑块T，將采購職能分割由不同部門完成，既缺乏系統(tǒng)籌劃、又導(dǎo)致手續(xù)繁瑣，工作效率低下。另一方面，各部門本位主義嚴(yán)重、站在各自的立場考慮問題，信息互不溝通，從而影響采購決策的正確性。第三，采購監(jiān)控不到位，出現(xiàn)采購監(jiān)控盲點(diǎn)，部門之間推諉扯皮、責(zé)任不清、沖突頻繁發(fā)生，影響企業(yè)工作效率。[1]

1.3 采購成本較高

據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計(jì)，在典型的企業(yè)成本構(gòu)成中，采購成本一般大于60%。人工支出(工資、福利費(fèi)等)約為20%，管理費(fèi)用約為15%，而利潤僅為5%左右。因此，采購成本構(gòu)成了企業(yè)生產(chǎn)成本的主體，也是中小企業(yè)成本控制中最富有價(jià)值、最有可能取得成本控制成效的部分。以一個(gè)采購成本占總成本60%、利潤率為5%左右的企業(yè)為例，只要將采購成本降低5%，其利潤率就可以增加至11%。中小企業(yè)采購成本高的原因主要有以下幾個(gè)方面：一是企業(yè)采購貨品品種多、批量少，采購周期不固定，無法像大型企業(yè)集團(tuán)一樣享受購買折扣或者折扣較少，增加了采購成本。二是一些企業(yè)根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和對(duì)市場原材料價(jià)格上漲的預(yù)期，對(duì)于可能出現(xiàn)緊缺的原材料往往在銷售和生產(chǎn)旺季到來之前大量采購。而原材料供應(yīng)商往往對(duì)市場變化更加敏感，會(huì)伺機(jī)調(diào)整價(jià)格或者要求采購企業(yè)使用現(xiàn)金進(jìn)行兌付。而中小企業(yè)由于自身實(shí)力的原因，采購資金有限，很多時(shí)候要通過賒銷的方式緩解資金周轉(zhuǎn)困難的局面。在這種情況下，許多中小企業(yè)只好支付高額的利息通過貸款或其它融資渠道借貸資金進(jìn)行采購，從而增加企業(yè)的采購成本，進(jìn)而造成產(chǎn)品成本和產(chǎn)品價(jià)格的提高，使產(chǎn)品在市場上的競爭力被削弱。三是中小企業(yè)采購管理體制不完善，生產(chǎn)管理水平也不如大企業(yè)那樣“精密”。無法實(shí)現(xiàn)“零庫存”管理。[2]由于中小企業(yè)對(duì)原材料價(jià)格變化的承受能力較差，因此許多企業(yè)采用大量采購的方法來降低價(jià)格波動(dòng)對(duì)自己的影響，而這樣卻造成庫存增加，庫存管理成本增加。

1.4 采購策略不明確，供應(yīng)商關(guān)系管理較差

在企業(yè)物資采購活動(dòng)中，根據(jù)采購物品的價(jià)值、采購周期、供應(yīng)商類型等的不同，所采用的采購策略也是不同的，目的是利用最小的成本采購到保質(zhì)保量的物品，以保證生產(chǎn)的需要。首先，采購人員缺乏戰(zhàn)略采購意識(shí)，認(rèn)為拿錢就可以買到東西，把采購僅僅看做是與供應(yīng)商之間簡單的買賣關(guān)系，只注重談判、比價(jià)、壓價(jià)，沒有與供應(yīng)商建立長期、穩(wěn)定和深層次的合作關(guān)系。采購過程中對(duì)供應(yīng)商的扶持以及通過采購建立雙贏的合作伙伴關(guān)系更是無從談起。其次，中小企業(yè)由于采購周期不固定、采購批量小、采購資金不充裕，再加上一些企業(yè)有意逃避債務(wù)造成的不良影響，使得許多供應(yīng)商對(duì)其缺乏信任感。再次，許多中小企業(yè)由于在供應(yīng)商的選擇、認(rèn)定、考核和監(jiān)督等方面缺乏科學(xué)有效的標(biāo)準(zhǔn)和程序，導(dǎo)致企業(yè)要么長期依賴于某一供應(yīng)商，要么每次采購都重新選擇供應(yīng)商，增加了采購風(fēng)險(xiǎn)。

2 金蝶 k/3采購管理系統(tǒng)在中小企業(yè)中的功能實(shí)現(xiàn)

2.1 系統(tǒng)簡介

金蝶K/3 ERP采購管理系統(tǒng)面向制造企業(yè)和商業(yè)流通企業(yè)的采購管理人員而設(shè)計(jì)。該系統(tǒng)提供采購需求管理、采購訂貨、倉庫收料、采購?fù)素?、購貨結(jié)算處理等全面的采購業(yè)務(wù)流程管理，以及供應(yīng)商管理、價(jià)格控制、供貨信息管理等綜合業(yè)務(wù)管理功能，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)全過程的物流、資金流、信息流的有效管理和控制。該系統(tǒng)可以與銷售管理、倉庫管理、存貨核算管理和應(yīng)付款管理等系統(tǒng)結(jié)合運(yùn)用，提供更完整、全面的企業(yè)供應(yīng)鏈解決方案。其主要業(yè)務(wù)流程如圖1。

圖1 金蝶k/3采購管理業(yè)務(wù)流程

2.2 實(shí)現(xiàn)功能

2.2.1 采購需求管理

系統(tǒng)提供MRP計(jì)算生成、配套查詢產(chǎn)生、庫存缺料分析產(chǎn)生、銷售訂單下推、手工錄入等多種采購需求生成方式，并可按照物料、供應(yīng)商等信息進(jìn)行采購需求的靈活合并，滿足不同企業(yè)對(duì)不同業(yè)務(wù)的采購需求管理要求，同時(shí)還可根據(jù)設(shè)置的供應(yīng)商供貨配額自動(dòng)生成采購訂單，幫助企業(yè)有效的規(guī)范采購業(yè)務(wù)。

2.2.2 采購訂單管理

系統(tǒng)提供完整的訂單管理功能，支持訂單手工和自動(dòng)關(guān)閉方式及采購訂單變更管理，幫助企業(yè)有效的規(guī)范采購訂單作業(yè)流程，提高采購業(yè)務(wù)處理效率。同時(shí)提供嚴(yán)格的價(jià)格管理、訂單按比例允收控制等多種控制方式，幫助企業(yè)管理人員有效的管理采購業(yè)務(wù)。如圖2。

圖2 采購訂單管理頁面

2.2.3 采購結(jié)算管理

系統(tǒng)通過采購發(fā)票的鉤稽進(jìn)行發(fā)票與入庫的匹配來確認(rèn)入庫成本。采購發(fā)票可通過采購合同、采購訂單、外購入庫單關(guān)聯(lián)等多種途徑的生成，支持采購發(fā)票通過三方關(guān)聯(lián)方式嚴(yán)格取采購訂單的價(jià)格，實(shí)現(xiàn)企業(yè)靈活的開票處理及有效的發(fā)票管理；同時(shí)在采購結(jié)算業(yè)務(wù)中，支持采購發(fā)票與入庫單據(jù)部分鉤稽、采購發(fā)票審核時(shí)自動(dòng)鉤稽、以后期間單據(jù)鉤稽、費(fèi)用發(fā)票的鉤稽、費(fèi)用發(fā)票的補(bǔ)充鉤稽等多種靈活的鉤稽方式，幫助企業(yè)準(zhǔn)確核算外購入庫成本。

2.2.4 采購價(jià)格管理

系統(tǒng)可按不同的供應(yīng)商、不同的有效期間、不同的采購數(shù)量、不同的計(jì)量單位、不同的幣種進(jìn)行價(jià)格管理，同時(shí)，系統(tǒng)還提供最高采購價(jià)格控制和采購訂單價(jià)格反寫價(jià)格資料等功能，為企業(yè)提供有效內(nèi)部控制工具，幫助企業(yè)有效的規(guī)范內(nèi)部管理和控制采購成本。如圖3。

圖3 采購價(jià)格管理系統(tǒng)

2.2.5 供應(yīng)商供貨信息管理

系統(tǒng)提供供應(yīng)商供貨配額管理、維護(hù)供應(yīng)商物料對(duì)應(yīng)名稱和代碼的功能，幫助企業(yè)處理多供應(yīng)商的供貨和物料名稱與供應(yīng)商的不一致的問題。

2.2.6 委外加工管理

系統(tǒng)提供全面的委外加工作業(yè)流程。同時(shí)提供委外加工材料核銷功能，支持按加工單位或委外生產(chǎn)任務(wù)單為核銷方式，手工核銷、按BOM核銷等核銷依據(jù)，能靈活快速的對(duì)委外加工材料進(jìn)行核銷處理，幫助企業(yè)隨時(shí)掌握委外加工商處的材料結(jié)余情況，及時(shí)地對(duì)委外加工入庫成本進(jìn)行核算，全面管理企業(yè)委外加工物資。

2.2.7 報(bào)表分析功能

系統(tǒng)提供豐富、靈活的業(yè)務(wù)分析報(bào)表，包括采購訂單執(zhí)行情況明細(xì)表、采購訂單執(zhí)行情況匯總表、供應(yīng)商供貨ABC分析、采購訂單ABC分析、委外加工材料明細(xì)表、委外加工材料匯總表、委外加工材料對(duì)帳表等，同時(shí)支持靈活設(shè)置報(bào)表查詢分析條件，幫助企業(yè)快速、準(zhǔn)確地獲取支持采購決策和業(yè)務(wù)控制的相關(guān)信息。

3 應(yīng)用價(jià)值

3.1 多途徑產(chǎn)生采購需求，及時(shí)滿足企業(yè)生產(chǎn)需要

企業(yè)在管理中會(huì)有很多的困惑，比如辦公用品等低值易耗品如何保證各部門能有物品領(lǐng)用，而又不需要采購大量的物料備用而占用庫存？而此困惑糾其深層原因在于企業(yè)存在原材料、辦公維修等低值易耗品，需求來源不一樣，計(jì)劃方式也存在差異。金蝶k/3采購管理系統(tǒng)提供6種采購申請(qǐng)數(shù)量生成方式，如按庫存量、配套方式、MRP方式、按銷售訂單等，提供缺料、配套、MRP計(jì)劃、銷售訂單等方式產(chǎn)生采購申請(qǐng)，這樣就能多途徑產(chǎn)生采購需求，滿足企業(yè)不同物料的不同采購計(jì)劃生成需要，確保企業(yè)最優(yōu)的采購數(shù)量，輕松的解決企業(yè)采購中的這些困惑。如圖4。

圖4 采購申請(qǐng)數(shù)量生成方式

3.2 嚴(yán)密的采購價(jià)格控制管理，降低采購成本

采購人員經(jīng)常以高于物料的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)進(jìn)行采購，造成物料成本上升，侵蝕企業(yè)利潤？歸其原因在于企業(yè)沒有完整的采購流程或者有采購流程，但管理不規(guī)范，控制不嚴(yán)密。金蝶k/3采購管理系統(tǒng)提供提供采購價(jià)格管理，采購時(shí)按協(xié)議好的價(jià)格進(jìn)行采購，并提供最高采購價(jià)格及控制和采購價(jià)格可以在采購訂單等環(huán)節(jié)控制用戶不能修改來自公司協(xié)議的價(jià)格。通過這些價(jià)格管理功能，規(guī)范采購作業(yè)，杜絕采購漏洞，降低采購成本。如圖5。

圖5 采購價(jià)格管理

3.3 采購訂單跟蹤功能，及時(shí)滿足企業(yè)的用料需求

采購訂單下達(dá)后，采購人員不清楚訂單的執(zhí)行情況而不能及時(shí)跟催，導(dǎo)致材料短缺，生產(chǎn)停頓。歸其原因多數(shù)在于采購物料繁多，每天都要訂單下達(dá)及到貨，但到貨情況倉庫不能及時(shí)傳遞到采購，而導(dǎo)致采購對(duì)訂單狀況不了解。系統(tǒng)提供采購訂單全程跟蹤報(bào)表，可以及時(shí)跟進(jìn)未交貨訂單。可以方便采購人員按交期、未入庫等情況進(jìn)行過濾未交付訂單和采購員能夠跟蹤采購訂單，及時(shí)滿足企業(yè)用料需求。如圖6。

圖6 采購訂單全程跟蹤報(bào)表

3.4 采購數(shù)量控制，防止超量采購，降低庫存成本

采購員為了不讓產(chǎn)生缺料，故意超過采購需求采購物料，造成大量物料呆滯。歸其原因在于生產(chǎn)需求不確定，導(dǎo)致采購按需采購壓力較大，再加上企業(yè)采購控制不嚴(yán)謹(jǐn)，造成采購人員寧可多采購，保證生產(chǎn)物料充足供應(yīng)。系統(tǒng)提供嚴(yán)格按申請(qǐng)采購控制以確保按需采購和采購訂單入庫數(shù)量嚴(yán)格控制以確保按訂單數(shù)量采購入庫。通過采購數(shù)量控制，可有效防止超量采購，降低庫存成本。如圖7。

圖7 采購數(shù)量控制功能

4 結(jié)束語

雖然現(xiàn)階段中小企業(yè)在自身的采購管理上還存在一些問題，但如今在采購管理的理念上以及采用信息化的方式來規(guī)范企業(yè)的采購管理越來越得到重視。金蝶k/3采購管理系統(tǒng)就是在這樣的需求下應(yīng)運(yùn)而生，并能較好得幫助中小企業(yè)完善及監(jiān)控企業(yè)采購過程中的無計(jì)劃和無規(guī)范性等，使企業(yè)達(dá)到有計(jì)劃得采購、以較低的價(jià)格采購、并能跟蹤整個(gè)采購過程和保證采購入庫的數(shù)量控制，為企業(yè)在采購成本的控制上發(fā)揮了較大的作用。

[1] 周云.采購成本控制與供應(yīng)商管理[M].機(jī)械工業(yè)出版社,2009.

[2] 徐杰,卞文良.采購管理:研究與應(yīng)用的視角[M].電子工業(yè)出版社,2010.