項目管理信息系統(tǒng)的通用性設(shè)計方案研究

張寧熙

（廣西壯族自治區(qū)人民政府辦公廳 電子政務(wù)中心，廣西 南寧 530013）

1 引言

項目管理是在指定時間內(nèi)，為完成已經(jīng)確定的目標，以特殊的、臨時的組合運行機制，通過有效的規(guī)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制，對有限資源進行充分利用和管理的一種系統(tǒng)方法。

現(xiàn)代項目管理，特別是大型的、復(fù)雜的工程項目，在項目的實施過程中，產(chǎn)生的信息越來越多，涉及的專業(yè)領(lǐng)域也越來越廣；為適應(yīng)這些情況的變化，隨著項目管理理論和信息技術(shù)的發(fā)展，利用計算機技術(shù)輔助實現(xiàn)項目的管理信息化和工作協(xié)同化，是現(xiàn)代項目管理發(fā)展的必然趨勢。

項目管理信息系統(tǒng)（Project Management Information System，簡稱 PMIS）是利用計算機技術(shù)，集成多種項目管理工具，輔助項目管理的綜合應(yīng)用系統(tǒng)。在信息技術(shù)條件下，項目管理信息系統(tǒng)已成為項目管理人員不可或缺的工具，項目管理人員可通過項目管理信息系統(tǒng)及時了解項目的啟動、規(guī)劃、實施與控制等信息。

2 項目管理信息系統(tǒng)應(yīng)用情況

在發(fā)達國家，項目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用十分普遍，其中最有代表性的就是美國Primavera公司的Primavera Project Planner（簡稱P3）和微軟公司的Microsoft Project，這兩套軟件不但功能強大而且通用性好，能夠面向不同領(lǐng)域的項目管理專業(yè)人士和工程技術(shù)人員，可以說是項目管理信息系統(tǒng)發(fā)展的經(jīng)典產(chǎn)品。

在國內(nèi)，國產(chǎn)的企業(yè)級項目管理信息系統(tǒng)在近幾年不斷涌現(xiàn)，其中不乏一些優(yōu)秀產(chǎn)品，但和發(fā)達國家相比，由于我國的項目管理實踐起步較晚，所以國內(nèi)項目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用普及程度較低，除建筑類工程外，項目管理信息系統(tǒng)在其他領(lǐng)域的應(yīng)用較少；在項目管理信息系統(tǒng)研發(fā)方面，大多數(shù)國產(chǎn)的項目管理信息系統(tǒng)功能比較單一，涉及的工程領(lǐng)域比較狹窄，系統(tǒng)設(shè)計趨于特定化，通用性不好，不能滿足跨領(lǐng)域項目管理工作的需求。

由此可見，國產(chǎn)的項目管理信息系統(tǒng)在設(shè)計和研發(fā)方面與國際先進水相比還存在一定的差距。

3 項目管理信息系統(tǒng)的通用性設(shè)計

3.1 設(shè)計依據(jù)

在對項目進行分析時，我們注意到，一個項目的過程往往包含兩個方面：項目管理過程和產(chǎn)品開發(fā)過程，然而，盡管不同領(lǐng)域的產(chǎn)品開發(fā)過程千差萬別，項目管理的活動卻存在著一種通用性；總結(jié)過去成功的項目管理活動，把收集到的最佳實踐轉(zhuǎn)變?yōu)槟鼙黄渌椖坷^承和復(fù)用的形式，這是建立項目管理知識體系最本質(zhì)的初衷，項目管理知識體系的建立為不同工程領(lǐng)域的項目管理提供了方法和理論指導(dǎo)，也為項目管理信息系統(tǒng)的通用性設(shè)計提供了依據(jù)。

3.2 項目管理知識體系

項目管理知識體系是項目管理實踐中成熟的理論、方法、工具和技術(shù)的總結(jié)。目前，國際上影響最廣的項目管理知識體系是美國項目管理學(xué)會（PMI）的《項目管理知識體系指南》（PBMOK）；在我國，項目管理實踐起步較晚，目前可查的標準有2009年國家質(zhì)監(jiān)局、國家標準化管理委員會發(fā)布的指導(dǎo)性標準文件《項目管理 術(shù)語》（GB/Z 23691-2009）、《項目管理 框架》（GB/Z 23692-2009）和《項目管理 知識領(lǐng)域》（GB/Z 23693-2009），這三份指導(dǎo)性標準文件均由“全國項目管理標準化技術(shù)委員會”歸口，其中，GB/Z 23693-2009與美國PBMOK的知識體系基本相同，都定義了項目的綜合、范圍、進度、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險和采購九大管理，以及項目管理的啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五個過程，適用于不同復(fù)雜程度、不同規(guī)模、不同周期以及不同環(huán)境的各種項目的管理工作，項目管理的知識體系結(jié)構(gòu)見圖3.1。

圖3 .1 項目管理知識體系

3.3 系統(tǒng)組成

本文的項目管理信息系統(tǒng)（PMIS）基于GB/Z 23693-2009與 PBMOK標準設(shè)計，系統(tǒng)通過“項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺”與各管理子系統(tǒng)集成，構(gòu)建實現(xiàn)項目各階段決策分析、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享和智能管理的系統(tǒng)模型，系統(tǒng)由以下部分組成：

——項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺；

——工作任務(wù)管理子系統(tǒng)；

——資金管理子系統(tǒng)；

——質(zhì)量與服務(wù)跟蹤子系統(tǒng)；

——人力資源管理子系統(tǒng)；

——信息分發(fā)子系統(tǒng)；

——應(yīng)急管理子系統(tǒng)；

——采購及合同管理子系統(tǒng)；

——決策分析與支持子系統(tǒng)；

——產(chǎn)品發(fā)布管理子系統(tǒng)；

——專題資料庫。

3.4 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

根據(jù)系統(tǒng)組成， PMIS各組成系統(tǒng)的功能和模塊設(shè)計如下：

（1）項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺

“項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺”作為項目管理信息系統(tǒng)（PMIS）的控制中心和信息中心，主要功能是確保PMIS各管理子系統(tǒng)之間的有機協(xié)調(diào)和配合，通過PMIS各管理子系統(tǒng)的輸入和輸出，實現(xiàn)項目綜合性、全局性管理工作的總體控制。“項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺”設(shè)置 “用戶登錄”、“權(quán)限管理”、“項目立項”、“公共信息”和“事件日志”五個模塊：

——“用戶登錄”模塊用于項目負責(zé)人、項目成員、單位領(lǐng)導(dǎo)、員工或其他項目干系人在PMIS的用戶登錄和身份鑒別。

——“權(quán)限管理”模塊根據(jù)“人力資源管理子系統(tǒng)”提供的“機構(gòu)人員信息庫”設(shè)置用戶的角色和權(quán)限，按不同用戶的角色和權(quán)限實現(xiàn)PMIS各管理子系統(tǒng)的訪問控制。

——“項目立項”模塊用于建立項目，完成項目啟動前的立項工作。PMIS各管理子系統(tǒng)將圍繞“項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺”建立的一個或多個項目進行組合管理，通過與“決策分析與支持子系統(tǒng)”的信息交互，實現(xiàn)項目可行性研究、項目論證、項目評估等立項工作。

——“公共信息”模塊通過“信息分發(fā)子系統(tǒng)”發(fā)布項目章程、項目管理計劃和與項目干系人有關(guān)的重要通知。

——“事件日志”模塊用于記錄用戶在PMIS的操作事件，記錄登錄時間和訪問時間，記錄查閱、添加、刪除和修改等事件。

（2）工作任務(wù)管理子系統(tǒng)

“工作任務(wù)管理子系統(tǒng)”是實現(xiàn)項目范圍管理和進度管理功能的子系統(tǒng)。主要功能是根據(jù)發(fā)布的項目章程和項目管理計劃，制定項目的范圍管理計劃，定義項目的工作任務(wù)和范圍，創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）及其數(shù)據(jù)字典，進行工作任務(wù)的分派、督辦和進度控制；設(shè)置 “工作分解工具”、“工作任務(wù)分派”、“進度計劃”和“工作任務(wù)督辦”模塊：

——“工作分解工具”用于創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），對工作任務(wù)進行編碼，建立WBS模板及其數(shù)據(jù)字典。

——“工作任務(wù)分派”用于設(shè)置工作任務(wù)包，安排工作量，分派給相關(guān)人員。

——“進度計劃”用于設(shè)置工作任務(wù)的計劃開始時間和計劃完成時間，通過關(guān)鍵路徑分析工具對各項工作任務(wù)進行自動排序，編輯工作進度計劃。

——“工作任務(wù)督辦”通過“決策分析與支持子系統(tǒng)”提供的進度偏差（SV）分析工具，對工作完成情況進行提醒和督辦。

（3）資金管理子系統(tǒng)

“資金管理子系統(tǒng)”是實現(xiàn)項目資金和成本管理功能的子系統(tǒng)。主要功能是通過“決策分析與支持子系統(tǒng)”收集、統(tǒng)計和分析的數(shù)據(jù)，對項目資金進行成本估算、成本預(yù)算和成本控制；設(shè)置 “資金預(yù)算”和“資金監(jiān)控”模塊。

——“資金預(yù)算”設(shè)定項目成本的構(gòu)成科目，將項目資金分配到各項工作任務(wù)中，自動匯總預(yù)算成本，產(chǎn)生成本基準S曲線圖。

——“資金監(jiān)控”通過“決策分析與支持子系統(tǒng)”提供的成本偏差（CV）分析工具，監(jiān)控項目成本支出。

（4）質(zhì)量與服務(wù)跟蹤子系統(tǒng)

“質(zhì)量與服務(wù)跟蹤子系統(tǒng)”是實現(xiàn)項目質(zhì)量管理、產(chǎn)品服務(wù)跟蹤功能的子系統(tǒng)。主要功能是幫助項目質(zhì)檢人員制定質(zhì)量監(jiān)管計劃，對項目產(chǎn)生的質(zhì)量問題進行記錄和分析，對產(chǎn)品的質(zhì)量和技術(shù)支持服務(wù)進行跟蹤。

（5）人力資源管理子系統(tǒng)

“人力資源管理子系統(tǒng)”是實現(xiàn)項目人力資源分配和管理的子系統(tǒng)。主要功能是建立并維護“機構(gòu)人員信息庫”，編制人力資源管理計劃，通過組織分解結(jié)構(gòu)（OBS）和責(zé)任分配矩陣（RAM）進行項目人員配備和項目團隊組建。

（6）信息分發(fā)子系統(tǒng)

“信息分發(fā)子系統(tǒng)”是實現(xiàn)項目信息發(fā)布及信息溝通功能的子系統(tǒng)。主要功能是提供電子信箱、即時通信和網(wǎng)盤工具的管理，設(shè)置 “信息發(fā)布管理”、“通訊錄”和“會議記錄”模塊：

——“信息發(fā)布管理”為“項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺”提供公告、計劃、會議通知和事務(wù)性通知等信息的編輯和發(fā)布管理功能。

——“通訊錄”用于建立和維護項目干系人的通訊信息，登記項目干系人的電子信箱地址、即時通信號和網(wǎng)盤地址，以及其他聯(lián)系方式。

——“會議記錄”用于項目相關(guān)會議的記錄，編輯形成會議記錄文件或錄音文件，分發(fā)給相關(guān)人員。

（7）應(yīng)急管理子系統(tǒng)

“應(yīng)急管理子系統(tǒng)”是實現(xiàn)項目風(fēng)險管理及應(yīng)急管理功能的子系統(tǒng)。主要功能是記錄風(fēng)險信息，通過 “決策分析與支持子系統(tǒng)”的風(fēng)險分析生成風(fēng)險識別列表，排定風(fēng)險優(yōu)先等級，編制及發(fā)布項目的應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急響應(yīng)計劃，以及對應(yīng)急儲備進行管理。

（8）采購及合同管理子系統(tǒng)

“采購及合同管理子系統(tǒng)”是實現(xiàn)項目資源的采購、招標和合同管理功能的子系統(tǒng)。主要功能是制定采購計劃，發(fā)布采購清單，編制招標文件，編制合同與管理合同。

（9）決策分析與支持子系統(tǒng)

“決策分析與支持子系統(tǒng)”是項目管理信息系統(tǒng)（PMIS）的“參謀助手”，主要功能是對 PMIS各管理子系統(tǒng)記錄和提交的數(shù)據(jù)信息進行智能分析，設(shè)置有“項目掙值分析”、“項目風(fēng)險分析”和“項目績效報告”模塊：

——“項目掙值分析”通過關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的掙值（EV）、計劃值（PV）和實際成本（AC）取值，提供進度偏差（SV）和成本偏差（CV）分析，生成項目的進度績效指數(shù)（SPI）和成本績效指數(shù)（CPI）。

——“項目風(fēng)險分析”對項目的風(fēng)險進行識別，提供風(fēng)險概率指數(shù)、風(fēng)險歸類、影響概率矩陣等分析工具，為“項目立項”模塊和“應(yīng)急管理子系統(tǒng)”提供決策支持。

——“項目績效報告”為項目干系人搜集和傳遞績效信息，便于項目成員報告目前工作完成情況，提出進度偏差和成本偏差的糾正或預(yù)防措施，預(yù)測新風(fēng)險和新問題。

（10）產(chǎn)品發(fā)布管理子系統(tǒng)

“產(chǎn)品發(fā)布管理子系統(tǒng)”的主要功能是對項目產(chǎn)品或建設(shè)成果進行發(fā)布管理，對PMIS各管理子系統(tǒng)產(chǎn)生的交付物和提交文檔進行管理，以及對發(fā)布的產(chǎn)品和文檔進行版本編碼控制。

（11）專題資料庫

“專題資料庫”為項目產(chǎn)生或提交的文件按類別進行歸檔，提供項目的歷史信息檢索和工作模板調(diào)用，形成項目的“組織過程資產(chǎn)”信息。

4 結(jié)論

項目管理信息系統(tǒng)與項目管理的研究和應(yīng)用是互相促進、互相影響的，現(xiàn)代項目管理的復(fù)雜性要求有適合的工具輔助項目管理人員進行項目的管理工作，項目管理信息系統(tǒng)是項目管理理論在信息技術(shù)條件下的實踐應(yīng)用，是現(xiàn)代項目管理不可缺少的工具。本文通過分析項目管理活動共有的特性，以實現(xiàn)項目管理工作要求的管理制度化、制度標準化、標準信息化為目標，將管理信息系統(tǒng)與項目管理知識體系相融合，提出一種項目管理信息系統(tǒng)的通用性設(shè)計方案，為各領(lǐng)域的項目管理信息系統(tǒng)開發(fā)提供了設(shè)計參考。

[1] (美)項目管理協(xié)會.項目管理知識體系指南(PMBOK指南)第5版[M].許江林譯.北京:電子工業(yè)出版社,2013.

[2] GB/Z 23691-2009,項目管理 術(shù)語[S].

[3] GB/Z 23692-2009,項目管理 框架[S].

[4] GB/Z 23693-2009,項目管理 知識領(lǐng)域[S].

[5] 樓浩.大型信息系統(tǒng)集成項目的項目管理研究[D].北京:對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué),2007:3-6.