完善醫(yī)院電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的措施及建議

（深圳市鹽田區(qū)梅沙醫(yī)院 廣東深圳 518083）

隨著醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化的普及應(yīng)用，為了提高經(jīng)濟(jì)效益，保障醫(yī)院業(yè)務(wù)健康有序的發(fā)展，需要建立和完善一整套的相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，這是當(dāng)前許多醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的當(dāng)務(wù)之急。

一、醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制概述

會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是醫(yī)院為了提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保證電算化信息系統(tǒng)安全運(yùn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)結(jié)合的系統(tǒng)，必須建立在會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的計(jì)算機(jī)化、信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)上，它本身就是實(shí)施會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的工具，實(shí)施和應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化的過程也就是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的過程，是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的制度化、程序化的體現(xiàn)。

醫(yī)院電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制可分為以組織措施為主的一般控制和以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)程序?yàn)橹鞯膽?yīng)用控制，一般控制是應(yīng)用控制的基礎(chǔ)和保障，電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制方式是以計(jì)算機(jī)控制為主，并與人工控制相結(jié)合。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的現(xiàn)狀

長(zhǎng)期以來，由于醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)行業(yè)的特殊性，一些醫(yī)院內(nèi)部會(huì)計(jì)控制薄弱，單位領(lǐng)導(dǎo)只重視發(fā)展醫(yī)療業(yè)務(wù)而輕視財(cái)務(wù)管理，對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，沒有建立完善的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，會(huì)計(jì)電算化人員技術(shù)水平普遍不高，電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的規(guī)章制度執(zhí)行乏力，醫(yī)院電算化基礎(chǔ)管理工作薄弱，不能充分發(fā)揮審計(jì)的監(jiān)督職能。這樣使得在醫(yī)院電算化運(yùn)行中，沒有對(duì)操作人員工作職責(zé)與權(quán)限進(jìn)行必要的分配，使電算化系統(tǒng)缺乏足夠的安全保證。主要表現(xiàn)在：操作規(guī)程混亂、職責(zé)不清；允許無關(guān)人員使用計(jì)算機(jī)；非法侵入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)篡改數(shù)據(jù)；電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)資料保管不善；不法分子利用醫(yī)院管理漏洞，侵占國(guó)有資產(chǎn)的案件時(shí)有發(fā)生等。

三、加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的措施和建議

根據(jù)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的特點(diǎn)，結(jié)合新的《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》，建立和完善內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是開展電算化工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，主要內(nèi)控措施有：

（一）健全會(huì)計(jì)核算體系

1.根據(jù)會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)，合理設(shè)置崗位。電算化崗位主要有：會(huì)計(jì)主管、數(shù)據(jù)錄入、審核記賬、系統(tǒng)維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析、檔案管理等。

2.從職務(wù)安排上，將不相容職務(wù)分別安排給不同人員，互不兼任，明確崗位職責(zé)。以形成一個(gè)相互稽核、相互監(jiān)督、相互制約的工作機(jī)制，彌補(bǔ)會(huì)計(jì)電算化不相容職務(wù)集中化的不足，減少利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。如：系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員；不得由一人辦理醫(yī)院貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程等。

3.建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的會(huì)計(jì)內(nèi)控體系。首先，按新的《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》，統(tǒng)一設(shè)立系統(tǒng)化會(huì)計(jì)科目和輔助核算項(xiàng)目。其次，明確醫(yī)院會(huì)計(jì)核算的方法，統(tǒng)一核算口徑。最后，建立具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的核算體系，提高醫(yī)院會(huì)計(jì)信息的完整性。

（二）制訂和完善電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度

確保醫(yī)院各部門和科室采用統(tǒng)一的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制管理標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮電算化優(yōu)勢(shì)。如：實(shí)行授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確授權(quán)批準(zhǔn)的方式，規(guī)定審批人的權(quán)限、責(zé)任以及經(jīng)辦人的職責(zé)范圍和工作要求。從制度和工作流程上去約束、規(guī)范操作人員對(duì)電算化系統(tǒng)的操作，使每個(gè)操作人員只能在自己的操作權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行工作。審批人根據(jù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理業(yè)務(wù)。對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門報(bào)告。

（三）通過會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督，強(qiáng)化電算化管理和會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制

1.原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)的控制。一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，在錄入處理前必須經(jīng)過相應(yīng)的權(quán)級(jí)授權(quán)審批，批準(zhǔn)后才能簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、完整地填制記賬憑證。

2.嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度，不得審核自己輸入的憑證。

3.未經(jīng)審核人員核對(duì)并簽章的原始憑證和記賬憑證不得登記機(jī)內(nèi)賬簿、不正確業(yè)務(wù)的更正與刪除等必須按規(guī)定嚴(yán)格進(jìn)行，嚴(yán)格使用財(cái)務(wù)軟件提供的“反審核”、“反登賬”、“反結(jié)賬”功能。

4.會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸出必須進(jìn)行嚴(yán)格審核并簽章，仔細(xì)核對(duì)輸出的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。

5.制訂完善的上機(jī)操作手冊(cè)，建立必要的上機(jī)操作記錄制度。使用日志的形式記錄每個(gè)會(huì)計(jì)操作人員的機(jī)號(hào)、登錄日期及時(shí)間、所做的操作等情況，并查看電算化系統(tǒng)日志，檢查有無異常情況。

（四）健全預(yù)算控制系統(tǒng)

在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中針對(duì)涉及收支的會(huì)計(jì)科目（如：醫(yī)療收入、門診收入、檢查費(fèi)、醫(yī)療業(yè)務(wù)成本支出、人員基本工資、薪級(jí)工資等），按預(yù)算項(xiàng)目實(shí)行輔助核算，在年初將某科目的當(dāng)年預(yù)算數(shù)輸入，則以后在制作涉及該科目的會(huì)計(jì)憑證時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出窗口，說明在增加此筆收支后當(dāng)月預(yù)算已完成多少百分比。加強(qiáng)預(yù)算管理，預(yù)算內(nèi)資金實(shí)行院長(zhǎng)限額審批，限額以上資金實(shí)行集體審議聯(lián)簽，嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出，使院領(lǐng)導(dǎo)能隨時(shí)了解某項(xiàng)收支項(xiàng)目的預(yù)算進(jìn)度、出現(xiàn)異常時(shí)能迅速發(fā)現(xiàn)并查找原因，保證醫(yī)院經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（五）加強(qiáng)和完善財(cái)產(chǎn)物資安全的控制

醫(yī)院財(cái)產(chǎn)物資的收、發(fā)、存和管理由專人負(fù)責(zé)，并建立賬、卡進(jìn)行數(shù)量核算，財(cái)產(chǎn)物資保管人員不得兼任采購(gòu)，也不得擔(dān)任會(huì)計(jì)核算部門有關(guān)存貨資產(chǎn)的總賬、明細(xì)分類賬的登記職務(wù)。財(cái)產(chǎn)物資的請(qǐng)領(lǐng)、審批、發(fā)放與記錄相互獨(dú)立，不能由一人包辦。財(cái)務(wù)科組織人員，定期或不定期地進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清查，查對(duì)賬證，盤點(diǎn)實(shí)物，以保證賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符。

（六）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制

堅(jiān)持預(yù)防為主，采取內(nèi)部稽核、內(nèi)部審計(jì)等各種措施和方法，充分發(fā)揮檢查人員查錯(cuò)防弊的監(jiān)督職能，加大對(duì)不法或無效率行為的查處力度，多方面、多渠道堵塞漏洞，消滅或減少風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的各種可能性，或者減少風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生時(shí)造成的損失。如：對(duì)涉及貨幣資金人員進(jìn)行嚴(yán)格的廉潔和自律教育、定期輪崗、強(qiáng)調(diào)職業(yè)道德修養(yǎng)，樹立自我保護(hù)和奉公守法意識(shí)；專設(shè)票據(jù)稽查員，嚴(yán)格執(zhí)行收、退費(fèi)審批稽核制。通過建立長(zhǎng)期、有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警防范機(jī)制，從制度上規(guī)范和保證醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化的正常、安全運(yùn)行。

（七）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用控制

1.軟件程序控制。運(yùn)用電子信息技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化程序的控制，減少和消除內(nèi)部人為控制的影響。如：收費(fèi)確認(rèn)控制；發(fā)藥確認(rèn)控制；數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出控制，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檢索控制；數(shù)據(jù)資料每天自動(dòng)雙重備份；財(cái)務(wù)軟件和數(shù)據(jù)庫的安全加密等。

2.嚴(yán)格遵照會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的規(guī)定流程，對(duì)電算化進(jìn)行安全管理。如：電算化實(shí)體控制；軟件安全控制、網(wǎng)絡(luò)安全控制等，保證所有進(jìn)入電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實(shí)、安全、有效。

（八）夯實(shí)財(cái)務(wù)管理和改善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制環(huán)境

從加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和電算化管理方面做起，理順各方面關(guān)系，對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行管控，采取簡(jiǎn)便、宜行、有效的方式，分步驟、有計(jì)劃、有重點(diǎn)的進(jìn)行，同時(shí)采取邊整改、邊實(shí)施、邊檢查的方式穩(wěn)步推進(jìn)。建立以提高醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化人員業(yè)務(wù)素質(zhì)為目的的管理措施，積極組織會(huì)計(jì)人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，培養(yǎng)一批既懂財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)、又精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的有經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型會(huì)計(jì)專業(yè)技術(shù)人才，為醫(yī)院盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

（九）建立健全電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的考核評(píng)價(jià)機(jī)制

醫(yī)院應(yīng)成立專門機(jī)構(gòu)或指定專門人員，行使監(jiān)管職能，對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效性進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保內(nèi)部控制制度的貫徹實(shí)施。檢查的主要內(nèi)容有：1.對(duì)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的關(guān)鍵點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)管控。2.對(duì)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)價(jià)，出具報(bào)告。3.針對(duì)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作存在的不足和缺陷，提出整改意見。4.對(duì)執(zhí)行電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制成效顯著的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和人員提出表彰建議，對(duì)違反內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和人員提出處理意見。

四、結(jié)語

發(fā)展會(huì)計(jì)電算化，是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化和促進(jìn)醫(yī)療改革的重要保障。只有不斷加強(qiáng)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，完善醫(yī)院內(nèi)部控制機(jī)制，才能充分保證電算化信息系統(tǒng)的安全、可靠的運(yùn)行，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的高效性及準(zhǔn)確性，促進(jìn)醫(yī)院的全面發(fā)展。