高校OA系統(tǒng)電子公文高效運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制初探

文/新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院院長辦公室 薛宏

隨著OA系統(tǒng)的使用和推廣，借助于網(wǎng)絡(luò)平臺和信息化手段，公文處理工作效率得到極大提高。與人工傳送處理相比，OA系統(tǒng)中公文以電子形式進(jìn)行流轉(zhuǎn)，方便快捷，省時(shí)高效。目前高?；旧隙疾捎肙A系統(tǒng)對公文進(jìn)行處理。為此，適應(yīng)公文處理新形式變化，有必要逐步探索建立高效的公文處理運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，以進(jìn)一步提升工作效率。

一、OA系統(tǒng)電子公文處理的基本環(huán)節(jié)

OA系統(tǒng)中電子公文處理主要包括擬制、辦理和管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。按照公文來源的不同，可以分為外來文件和內(nèi)部文件。外來文件為接收上級、平級或不相隸屬的其他單位的公文，內(nèi)部文件為單位內(nèi)部發(fā)布的公文，二者都包含登記、呈批、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔等4個(gè)基本環(huán)節(jié)。

二、高校OA系統(tǒng)電子公文處理的基本要求和做法

（一）登記環(huán)節(jié)：嚴(yán)格登記手續(xù)，做好公文相關(guān)信息錄入工作

無論是外來文件還是內(nèi)部文件，在開始環(huán)節(jié)就要對公文進(jìn)行登記備案，以便于日常查詢和管理。目前一般是本地登記與在線登記相結(jié)合。本地登記即在本地制作表格，將公文的基本信息如收文時(shí)間或者成文時(shí)間、文號、標(biāo)題、附件數(shù)量等錄入，以備查詢和歸檔使用。在線登記就是在OA系統(tǒng)中錄入公文的相關(guān)信息，內(nèi)容與本地登記一致，公文登記列表可由OA系統(tǒng)自動生成，并可以通用的EXCEL表格格式導(dǎo)出，為公文的在線歸檔做好準(zhǔn)備。

（二）呈批環(huán)節(jié)：嚴(yán)格呈批手續(xù)，按照規(guī)定程序要求逐級進(jìn)行

無論是外來文件還是內(nèi)部文件，辦公室文秘部門都要按照職責(zé)分工和領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容呈送，不可隨意選擇和越級進(jìn)行。在OA系統(tǒng)中有嚴(yán)格的權(quán)限限制和流程規(guī)則，不同崗位的處理權(quán)限不同，不同文件的處理流程也會不同。如果不遵循預(yù)先設(shè)置的處理規(guī)則，將嚴(yán)重影響OA系統(tǒng)內(nèi)公文的下一步正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)：嚴(yán)格執(zhí)行流程，保證公文得到有效處理

有兩個(gè)方面的主要因素：一是公文處理流程，二是執(zhí)行這些流程的管理人員。流程要經(jīng)過充分征求各方面的意見后設(shè)置，并在實(shí)踐中不斷加以改進(jìn)，優(yōu)化處理途徑來達(dá)到最好的處理效果。負(fù)責(zé)執(zhí)行的管理人員必須擁有強(qiáng)烈的責(zé)任意識和熟練的操作技能，才能承擔(dān)起高效運(yùn)轉(zhuǎn)公文的重任。在實(shí)際工作中，高校一般是建立以辦公室為中心的一級中轉(zhuǎn)站和以部門辦公室為中心的二級中轉(zhuǎn)站的流程流轉(zhuǎn)模式，在流程中綁定各級管理員崗位，由專人具體負(fù)責(zé)公文運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）歸檔環(huán)節(jié)：嚴(yán)格督辦落實(shí)，及時(shí)做好公文歸檔工作

公文尤其是急件的處理有時(shí)間上的要求。要做好未完成處理公文的督辦工作，及時(shí)提醒責(zé)任部門處理后進(jìn)行歸檔。目前受技術(shù)手段限制和安全需要，高校OA系統(tǒng)公文歸檔一般采用雙模制，即電子形式和紙質(zhì)形式同時(shí)歸檔。在OA系統(tǒng)中，有最基本的歸檔功能，可以實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時(shí)歸檔。由于并不是全部公文都具備歸檔價(jià)值，可在OA系統(tǒng)中與檔案管理系統(tǒng)建立對接，待提交后再進(jìn)行分類整理和歸檔。對于沒有聯(lián)網(wǎng)功能的檔案管理系統(tǒng)，則需將OA系統(tǒng)中完成處理的電子公文下載并打印后進(jìn)行物理歸檔和紙質(zhì)歸檔。

三、建立OA系統(tǒng)電子文件高效運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制

（一）成立統(tǒng)一協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

由于高校OA系統(tǒng)幾乎涉及校內(nèi)所有部門和個(gè)人，因此需要成立或指定專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。以作者所在高校為例，成立了教育信息化建設(shè)委員會，由校級領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任主任委員和副主任委員，各職能部門和教學(xué)單位行政負(fù)責(zé)人為成員，宏觀協(xié)調(diào)信息化建設(shè)工作。其下設(shè)有辦公室，設(shè)置在負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)部門，負(fù)責(zé)日常事務(wù)的具體管理。

（二）建立聯(lián)動機(jī)制

為保證公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)暢通，應(yīng)加強(qiáng)OA系統(tǒng)管理者與使用者之間的聯(lián)動，一方面便于督辦，另一方面便于收集反饋信息，以利于進(jìn)一步改進(jìn)工作。為加強(qiáng)溝通，OA系統(tǒng)應(yīng)增加電子便箋、手機(jī)短信等交互功能和提醒功能，便于及時(shí)解決公文在處理過程中遇到問題。同時(shí)，適應(yīng)數(shù)字化移動辦公需求，應(yīng)同步設(shè)計(jì)移動OA客戶端，方便使用者在智能手機(jī)、平板等設(shè)備上使用，實(shí)現(xiàn)電腦網(wǎng)絡(luò)和移動網(wǎng)絡(luò)并行處理，可以有效提升工作時(shí)效。

（三）完善規(guī)章制度

適應(yīng)信息化建設(shè)要求，依據(jù)國家相關(guān)管理?xiàng)l例和辦法，制定適合本單位的公文處理細(xì)則，并根據(jù)新要求及時(shí)修訂補(bǔ)充，以進(jìn)一步規(guī)范電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)，確保OA系統(tǒng)中公文處理工作有法可依、有章可循。同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)一步完善責(zé)任制度和責(zé)任追究制度，以有效的獎懲手段來提升責(zé)任意識、協(xié)作意識和安全意識。

（四）提升操作技能

加強(qiáng)對OA系統(tǒng)管理者和使用者的操作技能培訓(xùn)，包括OA系統(tǒng)的公文流程使用、崗位和權(quán)限設(shè)定、安全防范操作等內(nèi)容，使系統(tǒng)內(nèi)所有使用者能夠熟悉各自的崗位職責(zé)，按照分工有序進(jìn)行操作。尤其對于操作權(quán)限較高的管理人員，承擔(dān)著OA系統(tǒng)的使用和維護(hù)雙重任務(wù)，必須著重強(qiáng)化培訓(xùn)。

（五）建立應(yīng)急處理機(jī)制

制定公文處理應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理的責(zé)任部門和責(zé)任權(quán)限。制定應(yīng)急處理辦法，保證公文在運(yùn)轉(zhuǎn)中遇到突發(fā)問題和異常情況時(shí)能夠得到及時(shí)有效的處理，比如出錯(cuò)文件能夠及時(shí)退回，異常流轉(zhuǎn)能夠及時(shí)解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，目前涉密文件不在OA系統(tǒng)平臺運(yùn)轉(zhuǎn)處理。

[1]熊俐嘉,李鵬.公文管理中OA系統(tǒng)的應(yīng)用和展望[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(16).