淺議文書檔案管理的特點(diǎn)及趨勢

文/河北省唐山市疾病預(yù)防控制中心 王麗巖

文書檔案又命名為管理性檔案，它是公司企業(yè)、事業(yè)單位、社會團(tuán)隊(duì)、政府以及其他的社會組織在管理和行政活動中保留的有價值文件的總稱謂。文書檔案管理看作是檔案管理工作的重要組成，其水平的高低便會直接關(guān)系到檔案資料的完整度以及質(zhì)量。但如今，我國政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位中文書檔案管理工作都是存在各種各樣問題。所以，研究好在實(shí)際工作中遇到的問題并找出與之解決方法對于現(xiàn)實(shí)工作是具有重要意義的。

一、文書檔案管理的特征

第一，文書檔案的內(nèi)容形式豐富，樣式多樣。文書檔案的內(nèi)容豐富在于其記載反映的是單位中各個工作項(xiàng)目。但由于各種實(shí)際工作都不盡相同，所以與之有關(guān)的合同、協(xié)議、照片和影視片、電子文檔都是文書檔案的主要載體。第二，文書檔案管理工作中的核心是收集以及保存文檔。它的功能體現(xiàn)在記錄歷史，可以為后人提供文獻(xiàn)參考。第三，文書工作是與文書檔案工作直接聯(lián)系的。文書是檔案形成的基礎(chǔ)，檔案室文書的最終體現(xiàn)形式。文書在經(jīng)過了部門的立卷之后轉(zhuǎn)移給檔案部門將其歸檔也便是現(xiàn)實(shí)了文件的轉(zhuǎn)化。文書工作的好壞也體現(xiàn)了本單位的檔案工作的好壞。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的認(rèn)識不足

檔案部門至今都是單位中較冷門的部門。就許多的領(lǐng)導(dǎo)看法，檔案工作是一項(xiàng)很簡便的工作，是一項(xiàng)投入大但是收益不顯著的工作。所以，領(lǐng)導(dǎo)對于檔案部門的期望值相對應(yīng)來說很低。在檔案部門工作僅僅只需要按時將檔案收集歸納便可，這一性質(zhì)打擊了文書檔案管理工作者的積極性。另外，領(lǐng)導(dǎo)以及檔案部門負(fù)責(zé)人對于檔案工作人員不全面也使得文書檔案工作人員的工作效率低下。

（二）文書歸檔不齊全

目前，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，使得社會上的辦公自動化程度都大大提升。電腦、打印機(jī)以及掃描儀等辦公儀器提升了文書檔案資料的整理速度。在現(xiàn)代辦公設(shè)備給文書檔案管理帶來的便利時，同時也加劇了傳統(tǒng)檔案材料和現(xiàn)代電子版檔案的矛盾，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：部分文書檔案只可以保存在光盤以及電腦中，并沒有打印以文字形式保存，所以很難能夠長期保存；而某些單位僅僅只保留文字檔案，忽略電子檔案。這兩極端對于重要文書檔案的管理都是非常不利的。

（三）文書工作與檔案工作脫節(jié)

文書工作和檔案工作從表面上看貌似是兩項(xiàng)獨(dú)立沒有聯(lián)系的工作，但其本質(zhì)卻是緊密相連的，彼此依存和制約。文書是檔案形成的基礎(chǔ)，檔案室文書的最終體現(xiàn)形式。與此同時，檔案工作的順利開展也可以很大程度上優(yōu)化文書處理工作。目前，在我國的文書管理工作中文書工作和檔案工作的脫節(jié)現(xiàn)象是十分突出的。這些問題是由于工作人員僅在意自己是否完成文書處理工作而不注意文件轉(zhuǎn)化為檔案可能會存在的問題造成的；當(dāng)檔案工作人員出現(xiàn)找不到自己所需要的檔案資料時不會反思自己的工作是否出現(xiàn)問題，而是責(zé)怪文書部門的工作不夠盡職盡責(zé)。

（四）文書檔案管理人員素質(zhì)有待提高

文書檔案管理人員是文書檔案管理的直接執(zhí)行者，他們素質(zhì)好壞也便決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。但目前我國從事于文書檔案管理的工作人員素質(zhì)并不是很好。某部分單位的檔案管理人員甚至并沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)就到檔案部門就職，他們對于立卷、檔案分類等一系列基本知識都不了解；另一部分的檔案管理人員即使具備上崗資格，但他們并不注意自己的知識體系框架和實(shí)際檔案管理水平提高，對于計(jì)算機(jī)方面的知識他們更加沒有意識到掌握好它的重要性。

三、改善文書檔案管理工作的對策

（一）提高文書檔案管理工作的地位

要想建設(shè)好檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)的重視極為重要。檔案部門要發(fā)揮自己的才能使得領(lǐng)導(dǎo)注意到檔案部門，便引起他們的重視、關(guān)心以及支持，使檔案工作轉(zhuǎn)化成單位中重要工作的一項(xiàng)。與此同時，各個單位必須加大對檔案管理設(shè)施的投資，其他部門也必須提升為檔案部門服務(wù)的意識，主動上交檔案資料。

（二）電子文件與紙質(zhì)文件同時收集

隨著計(jì)算機(jī)的前所未有的發(fā)展，電子文件在檔案管理的重要性也逐漸上升，所以，在收集紙質(zhì)文件時也要對其相關(guān)的電子文檔加以收集整理。值得引起注意的是，在實(shí)際工作中檔案部門要對電子文件的大小以及文本格式提出對應(yīng)的要求。在接交的時候要注意檢查電子文件的文本格式，合格后才可以辦移交手續(xù)。

（三）抓好文書工作與檔案工作的銜接

第一，要建立文書以及檔案工作人員的全局意識。一旦文書部門和檔案部門的工作人員都可以盡好自己的職責(zé)，并且認(rèn)真負(fù)責(zé)考慮文書工作和檔案工作中的銜接問題，則文書工作與檔案工作就可以完成平衡銜接。第二，要樹立文書工作人員的檔案管理意識。文書工作人員需要牢固謹(jǐn)記重要文件需保存檔案，自身要加強(qiáng)電腦方面的知識，為電子檔案提供有力條件。第三，在部門對文件資料進(jìn)行整理以及裝訂之前，需要請專業(yè)人員指導(dǎo)核查立卷工作，保證立卷質(zhì)量。

（四）提高文書檔案管理工作者的整體素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對于檔案管理工作也便提出了更高的工作要求，作為專業(yè)的文書檔案管理人員來說，需主動的學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)理念，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理以及計(jì)算機(jī)方面知識對于工作人員是很重要的。另外，需加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)，比如說加強(qiáng)他們的理論知識培訓(xùn)；強(qiáng)化對他們的業(yè)務(wù)指導(dǎo)培養(yǎng)。

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