淺談高校辦公室工作中存在的問題及對策

文/鄭蝶

辦公室在高校中是一個必設機構，其工作的重要性毋庸置疑。但在實際工作中，未必都能獲得足夠的重視，常常被人誤解為辦公室是擔負著簡單而繁瑣日常工作的部門。真實的情況是，辦公室業(yè)務與很多部門的業(yè)務相互交叉，看似與辦公室無關，卻常常使得辦公室工作人員疲于應付，且極易與其他部門發(fā)生矛盾，而直接受到影響的是領導機關，并對工作大局產生不利影響。因此，要改變這種影響，就要明確辦公室的定位，清楚自身職責和在高校里的作用。

一、高校辦公室工作中存在的問題

（一）缺乏規(guī)劃和目標。很多辦公室的從業(yè)人員沒有各個學期辦公室業(yè)務總體計劃，不清楚應該做什么，做到何種程度等具體而清晰的目標，缺乏積極主動的工作態(tài)度。

（二）對服務對象認識不清。辦公室的服務對象不僅僅是高校領導，更要面對全校師生。很多時候不是把領導交派的事務完成就萬事大吉了。要深入了解師生需求，妥善接待群眾來訪，由此可見辦公室業(yè)務之重。

（三）工作創(chuàng)新意識薄弱。高校行政部門在工作方法和流程上更多沿襲傳統(tǒng)的管理理念和管理方法，但是在現代化教育技術日新月異的今天，在保留固有傳統(tǒng)的同時沒能在辦公室業(yè)務中提出創(chuàng)新性舉措。

二、問題產生的原因

（一）客觀上領導給予的關注不夠。很多高校領導認為辦公室是一個 “勤雜”部門，辦公室的工作人員只需要對每一項具體的工作進行落實和貫徹。久而久之就造成辦公室人員于其他部門面前缺少應有的管理者地位，得不到應有的重視，工作熱情也就慢慢減退了。

（二）主觀上思想認識和綜合素質不到位。目前，高校各部門辦公室存在著管理人員素質不高，來源途徑多種多樣，學歷參差不齊的現象。一方面，高校在引進人才方面，承諾對配偶、子女進行合理的安置，部分人員被安插到辦公室等部門，而這些人員由于學歷不高，專業(yè)不對口，影響了整個辦公室工作團隊。另一方面，沒有定期舉辦辦公室人員業(yè)務技能培訓會。多重原因導致辦公室的整體素質不高。

（三）缺乏獎懲機制。辦公室人員工作積極性不高，一個重要原因就是在高標準完成工作后沒有獎勵，在工作出錯時缺乏懲處。這使得辦公室業(yè)務裹足。

三、提高工作水平的對策

（一）加強關注、調動工作人員積極性。聰明的領導重視辦公室，同時也支持辦公室，因為辦公室的成功與否直接決定著該部門管理層的成敗。只有重視辦公室的工作，積極采取各種方法調動員工積極性，提高辦公室工作人員威信，才能真正使整個部門順利地運轉起來。

（二）進一步明確辦公室工作職責和作用。辦公室的工作涉及方方面面，事情多而雜。一方面，要完成領導交辦的任務，負責協(xié)調各部門之間的關系。辦公室工作是緊密聯系文字的工作，稍不留神就容易出現理解上的偏差。另一方面，要明確辦公室的服務性地位。很多人認為辦公室工作吃力不討好，都不愿意干這一行。但是任何工作都是從細微之處著手的，要想把辦公室工作做好，就要提倡 “三心二意”，三心：用心、細心、耐心。二意：誠意、創(chuàng)意。作為辦公室工作人員，一定不要把自己束之高閣，要當自己一名服務員，在管理中充分體現 “以人為本”的管理理念。對能辦的事情不推諉，待人熱情，消除階級意識，對任何服務對象所提出的問題都能予以用心、細心、耐心的解釋，杜絕敷衍了事的工作作風，努力做好為人民服務的工作。再之，辦公室人員要有強烈的職業(yè)道德，要改進辦公室工作作風，一定要加強辦公室工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，只有在思想上有所改進，行動上才會進一步提高。

（三）加強制度建設，培養(yǎng)創(chuàng)新意識。沒有規(guī)矩不成方圓，沒有創(chuàng)新就缺少發(fā)展。在高度重視法治的現代社會里，建立健全有效的管理制度是保障工作順利進行的基礎。根據工作特點，制定辦公室工作制度，在制度中明確辦公室職責、辦公室人事工作制度、辦公室崗位職責、文秘工作職責、職工考核制度、文件管理制度、文件起草審核制度、文件傳閱制度等多項制度。讓辦公室人員有制度可用、有依據可查，可以提高工作效率，在工作中真正起到規(guī)范作用。

解放思想實事求是，不僅是中央的口號，更是辦公室人員努力的目標。通過現代化的管理理念和管理方法，積極應對辦公室業(yè)務中存在的問題，以最快的方式予以解決，才能使辦公室工作做得扎扎實實并富有成效。努力建設一支政治思想強、業(yè)務素質高、勤奮工作的辦公室干部隊伍，是做好辦公室工作的基礎。我們要在工作中不斷加強自身建設，不斷學習進取、開拓創(chuàng)新，為我們辦公室工作開創(chuàng)一片新天地。