公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)新議

文/劉文森

為了配合 《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的實(shí)施， 《黨政機(jī)關(guān)公文格式》于2012年6月29日發(fā)布，7月1日實(shí)施。新 《格式》實(shí)施至今已1年了，在這期間，筆者通過(guò)反復(fù)學(xué)習(xí)、剖析，并在公文處理工作的實(shí)踐中不斷探索思考，擬就新 《格式》的特點(diǎn)、存在問(wèn)題，目前我國(guó)公文格式的現(xiàn)狀，以及公文格式通用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)路徑等發(fā)表看法。

一、新 《格式》新特點(diǎn)新變化

制定出臺(tái)新 《條例》的目的是推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，其中規(guī)范化主要體現(xiàn)在公文格式方面。新 《格式》基本上實(shí)現(xiàn)了制定新 《條例》、修訂新 《格式》的統(tǒng)一規(guī)范的指導(dǎo)原則。新 《格式》與黨政機(jī)關(guān)公文的舊格式比較、有以下明顯的特點(diǎn)和變化。

（一）統(tǒng)一規(guī)范有新突破。

1.統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文用紙幅面規(guī)格。自2012年7月1日起，由原來(lái)黨政機(jī)關(guān)公文用紙A4型、16K型、B5型并存局面到從中央至鄉(xiāng) （鎮(zhèn)）黨委和政府統(tǒng)一使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙張印制公文，解決了幾十年公文用紙不統(tǒng)一的問(wèn)題。

2.統(tǒng)一了公文格式3大部分及各要素的名稱。如將舊 《格式》中的 “眉首”部分統(tǒng)一改稱為 “版頭”部分；統(tǒng)一了公文格式18個(gè)要素的名稱，如將原黨的機(jī)關(guān)稱為 “版頭”，行政機(jī)關(guān)稱為 “發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”，統(tǒng)一改稱為 “發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”，并規(guī)定為行文機(jī)關(guān)名稱之后加 “文件”和不加 “文件”兩種形式；將原黨的機(jī)關(guān)行文時(shí)印發(fā)傳達(dá)范圍，統(tǒng)一為 “附注”等。

3.統(tǒng)一了公文格式各要素編排標(biāo)注的位置。如：將公文份號(hào)的位數(shù)及字體顏色統(tǒng)一為6位阿拉伯?dāng)?shù)字及黑色字體，在公文版心的左上角第1行頂格標(biāo)注；將原行政機(jī)關(guān)公文中的密級(jí)和保密期限、緊急程度這兩個(gè)格式要素標(biāo)注在公文首頁(yè)版心右上角，統(tǒng)一編排標(biāo)注在公文首頁(yè)版心的左上角，等等。

4.統(tǒng)一了公文發(fā)文機(jī)關(guān)署名。新《格式》規(guī)定，加蓋印章或不加蓋印章的公文，都要編排標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名；同時(shí)對(duì)黨政機(jī)關(guān)聯(lián)合上行文時(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)署名標(biāo)注的位置統(tǒng)一為從左到右編排。

5.統(tǒng)一了公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。解決了公文發(fā)文字號(hào)中的年份、公文內(nèi)容中出現(xiàn)年月日以及公文印發(fā)日期皆用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)的一致性問(wèn)題。

6.統(tǒng)一規(guī)定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣的距離為35mm；聯(lián)合行文，多人簽發(fā)公文時(shí)每行排兩個(gè)姓名；多行公文標(biāo)題采用梯形或菱形排列標(biāo)印，等等。

（二）調(diào)整變化靈活有度。

1.調(diào)整了標(biāo)準(zhǔn)的名稱和適用范圍。標(biāo)準(zhǔn)的名稱從 《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》調(diào)整為 《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，首次將適用范圍擴(kuò)大到黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)。

2.調(diào)整了標(biāo)準(zhǔn)的總體結(jié)構(gòu)，充實(shí)了7個(gè)公文式樣圖示。

3.調(diào)整了公文用紙技術(shù)指標(biāo)，公文用紙技術(shù)指標(biāo)要求達(dá)到5項(xiàng)。

4.調(diào)整了公文印刷裝訂要求。

（三）與時(shí)俱進(jìn)有增有減。

1.增加了 “附件說(shuō)明” “發(fā)文機(jī)關(guān)署名”（原行政機(jī)關(guān)行文不署名）和“頁(yè)碼”公文格式要素。

2.增加了簽發(fā)人職務(wù)、簽名章和成文日期的編排要求。

3.取消了原黨的機(jī)關(guān)行文時(shí)版頭為發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加圓括號(hào)內(nèi)標(biāo)注文種的版式。

4.取消了原黨的機(jī)關(guān)行文時(shí)版記中最后一條分隔線下標(biāo)注的公文印刷份數(shù)。

5.取消了原行政機(jī)關(guān)上行文時(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣至公文版心上邊緣空距80mm的版式。

6.取消了公文主題詞這一格式要素。

二、新 《格式》新問(wèn)題

新 《格式》雖然在統(tǒng)一與規(guī)范上有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，甚至有的實(shí)現(xiàn)了新突破，但它畢竟是在舊 《格式》的基礎(chǔ)上修訂的，存在著有些內(nèi)容不明確、有些規(guī)定不到位，有的表述有歧義、有的用語(yǔ)不得當(dāng)、有的概念不準(zhǔn)確、有的前后有矛盾等不容忽視的問(wèn)題，給各級(jí)黨政機(jī)關(guān)公文格式要素的編排標(biāo)注規(guī)范造成影響。

（一）規(guī)定不到位，頗有缺憾。

1.新 《格式》 在 “5.2.2字體和字號(hào)”中表述： “如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整”。在 “5.2.3行數(shù)和字?jǐn)?shù)”中表述： “一般每面排22行，每行排26個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整?！边@兩處關(guān)于 “特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整”的表述，實(shí)際上是開(kāi)了個(gè)口子，允許黨政機(jī)關(guān)公文在字體字號(hào)、每行字?jǐn)?shù)上存在差異。

2.新 《格式》 在 “7.3.2主送機(jī)關(guān)”中沒(méi)有關(guān)于選用何種公文文種行文要標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的明確要求，導(dǎo)致新 《格式》實(shí)施1年來(lái)，仍然無(wú)法解決選用“決定”“意見(jiàn)”文種行文時(shí)黨的機(jī)關(guān)公文無(wú)標(biāo)注主送機(jī)關(guān)、行文機(jī)關(guān)公文都標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的不統(tǒng)一做法。

3.新 《格式》 “7.3.5.1加蓋印章的公文”中對(duì)聯(lián)合上行文如何加蓋印章規(guī)定不明確、不到位，導(dǎo)致一些行政機(jī)關(guān)在制定的實(shí)施細(xì)則時(shí)則沿襲舊法規(guī)、舊《格式》中的表述。正因?yàn)槿绱?，新《條例》、新 《格式》對(duì)公文標(biāo)題中使用不使用、如何使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不作規(guī)定、要求。

4.在 “印章”的條款釋義中表述：聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過(guò)多，無(wú)法實(shí)現(xiàn)正文與所有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章同處一頁(yè)，也可采取 “此頁(yè)無(wú)正文”的方法，即將印章加蓋在下一空白頁(yè)上，并在該空白頁(yè)第一行項(xiàng)格標(biāo)注 “此頁(yè)無(wú)正文”。這一表述，無(wú)疑衍生了公文格式的要素。

三、我國(guó)公文格式現(xiàn)狀

（一）公文格式標(biāo)準(zhǔn)二元化。

一是新 《格式》，筆者在此將它稱為 “民標(biāo)”。二是 2005年 10月 2日發(fā)布、2006年1月1日實(shí)施的 《軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文格式》 （GJB5100—2005， 以下簡(jiǎn)稱 “軍標(biāo)”）。

兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中公文格式要素構(gòu)成不同，有的格式要素稱謂不一，有的格式要素編排標(biāo)注位置區(qū)別，有的格式要素用字字體、字號(hào)差別等。

“軍標(biāo)”適用于中國(guó)人民解放軍各級(jí)機(jī)關(guān)以及武警部隊(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)。由于以上 “軍標(biāo)”與 “民標(biāo)”的一些規(guī)定和要求不同，勢(shì)必給基層部隊(duì)機(jī)關(guān)在行文的版式、格式上帶來(lái)麻煩，有時(shí)出現(xiàn)兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的相互混淆。如公安邊防部隊(duì)是公安部領(lǐng)導(dǎo)下的一支現(xiàn)役部隊(duì)，是部隊(duì)性質(zhì)的警察，又是武警性質(zhì)的部隊(duì)，形象地稱為 “公邊” 或 “武邊”。 邊防部隊(duì)行文時(shí)既要依據(jù) “軍標(biāo)”，又要依據(jù)“民標(biāo)”。為此，2002年公安邊防局制發(fā)了 《公安邊防部隊(duì)公文處理規(guī)定》（試行），在這一法規(guī)中要求，屬于公安邊防業(yè)務(wù)工作需要行文的，按國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式辦理；屬于部隊(duì)管理、訓(xùn)練、政治后勤等工作需要行文的,按“軍標(biāo)”辦理。

（二）公文格式仍呈現(xiàn)多樣化。

新 《格式》實(shí)施1年來(lái)，對(duì)我國(guó)尤其是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)公文格式的規(guī)范化起到了一定的促進(jìn)作用，但筆者認(rèn)為不解渴。因新 《格式》只是黨政機(jī)關(guān)的公文格式標(biāo)準(zhǔn)，以 “黨政”二字作為限定詞，雖然其他機(jī)關(guān)和單位可以參照?qǐng)?zhí)行，但 “參照”二字對(duì)其他機(jī)關(guān)和單位的約束有限，所以我國(guó)公文格式多樣化局面仍未改變。

一是 “紅頭文件”“白頭文件”格式。從黨政機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，不但有 “紅頭文件”格式，還有 “白頭文件”格式。

二是 “紀(jì)要”格式。各級(jí)各類機(jī)關(guān)會(huì)議的紀(jì)要格式呈五花八門(mén)，平級(jí)黨政機(jī)關(guān)之間的會(huì)議紀(jì)要格式不統(tǒng)一，上級(jí)黨政機(jī)關(guān)與下級(jí)黨政機(jī)關(guān)會(huì)議的紀(jì)要格式不一樣，各地各部門(mén)之間的會(huì)議紀(jì)要格式不同，多議題會(huì)議的紀(jì)要與專題會(huì)議的紀(jì)要格式也有區(qū)別。

三是信函格式。目前在我國(guó)行政機(jī)關(guān)頻頻使用此格式，凸顯了新 《格式》中常用公文格式與信函格式的矛盾，也加劇了全國(guó)公文格式不統(tǒng)一、不規(guī)范的亂象。

四是答復(fù)人大代表建議、政協(xié)委員提案的特殊格式。此種公文類別分為A、B、C、D， 文種使用 “答復(fù)” 或“答復(fù)函”，公文上除了加蓋行文機(jī)關(guān)印章外，還有 “領(lǐng)導(dǎo)署名”“聯(lián)系人”聯(lián)系電話等格式要素。

五是電報(bào)格式。電報(bào)的格式與新《格式》中的常用格式有許多不一致的地方。截至目前為止，尚未見(jiàn)到電報(bào)格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)，可見(jiàn)到的僅有關(guān)職能部門(mén)制訂施行的 《黨政機(jī)關(guān)電報(bào)格式規(guī)范》 （以下簡(jiǎn)稱 《規(guī)范》）， 其中電報(bào)的格式以及構(gòu)成項(xiàng)目與新 《格式》中存在著許多差異。

六是 “命令 （令）” 特定格式。 行政機(jī)關(guān)日常選用這一指揮類公文文種行文時(shí)，從來(lái)沒(méi)有同時(shí)標(biāo)注 “命令（令）”，要么選用 “命令”文種行文，要么選用 “令”文種行文。行政機(jī)關(guān)下發(fā)的發(fā)布令、行政令時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志通常使用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后加 “令”字的版式行文。而選用 “命令”文種行文時(shí)，有時(shí)使用常用格式行文，如每年行政機(jī)關(guān)與軍隊(duì)機(jī)關(guān)聯(lián)合下發(fā)的征兵命令；有時(shí)也常見(jiàn)用 “信函格式”行文。

四、解決新問(wèn)題，即要 “止疼”更要治本

綜上所述，雖然新 《格式》比舊《格式》在結(jié)構(gòu)與內(nèi)容上有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，甚至在有些方面實(shí)現(xiàn)了新的突破，但通過(guò)反復(fù)研讀、剖析，也可看出新《格式》內(nèi)容中確實(shí)存在不少新問(wèn)題。筆者認(rèn)為，解決這些新問(wèn)題，既要采取一些相應(yīng)的措施 “止疼”，更要有治本之策，即謀劃制訂出臺(tái)通用公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

（一）盡快制定出臺(tái)新 《條例》的實(shí)施細(xì)則。因?yàn)樾?《格式》中的有關(guān)內(nèi)容表述的依據(jù)是新 《條例》中的相應(yīng)規(guī)定、要求，所以在 《實(shí)施細(xì)則》中應(yīng)對(duì)新 《條例》第三章 “公文格式”的有關(guān)條款規(guī)定作出明確界定解釋：一是第九條第二款 “密級(jí)和保密期限”中要求，涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。但目前中央及地方黨政機(jī)關(guān)的涉密紙質(zhì)公文基本上不標(biāo)注保密期限。二是第三款 “緊急程度”中要求，按緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注 “特急”“加急”。但目前中央及地方黨政機(jī)關(guān)的紙質(zhì)緊急公文幾乎不標(biāo)注這一格式要素。三是對(duì)第四款何種情況下行文使用機(jī)關(guān)名稱后加 “文件”二字的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，何種情況下行文時(shí)只使用行文機(jī)關(guān)名稱的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志作出解釋。四是對(duì)第八款 “主送機(jī)關(guān)”作出界定，哪些文種行文時(shí)要標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，哪些文種行文可以不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。五是第十三款“印章”中要求 “有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章”。要對(duì)選用 “紀(jì)要”文種行文是否加蓋印章予以明確。六是在新 《條例》第八章“附則”第四十條中關(guān)于 “其他機(jī)關(guān)和單位的公文處理工作，可以參照本條例執(zhí)行”，要對(duì)其中的 “其他機(jī)關(guān)和單位”作出明確界定，以便這些機(jī)關(guān)和單位參照實(shí)施新 《條例》、新 《格式》。七是在《實(shí)施細(xì)則》中增加 “二維條碼”為公文格式要素。鑒于自去年新 《條例》、新 《格式》發(fā)布實(shí)施以來(lái)，上級(jí)機(jī)關(guān)在陸續(xù)下發(fā)的3個(gè)文件中都要求各地各部門(mén)要 “積極推廣電子公文和二維條碼”，為此，建議在 《實(shí)施細(xì)則》中將 “二維條碼”列為公文格式要素之一，這也符合地方黨委、政府自2006年1月以來(lái)上報(bào)中央的公文都標(biāo)注 “二維條碼”的行文實(shí)際。

（二）有關(guān)職能部門(mén)應(yīng)對(duì) 《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》中有關(guān)條款釋義的內(nèi)容作出解釋說(shuō)明。以免與新 《條例》、新《格式》中的規(guī)定要求相悖，造成錯(cuò)訛，誤導(dǎo)受眾，對(duì)公文格式的規(guī)范化造成不利影響。

（三）上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)帶頭貫徹執(zhí)行法規(guī)。強(qiáng)化法規(guī)意識(shí)，切實(shí)解決新 《條例》、新 《格式》發(fā)布實(shí)施以來(lái)，黨政機(jī)關(guān)公文格式存在著字體、字號(hào)、字?jǐn)?shù)不統(tǒng)一；選用 “決定”“意見(jiàn)”文種行文時(shí)，主送機(jī)關(guān)標(biāo)注不統(tǒng)一；行文機(jī)關(guān)署名不統(tǒng)一 （目前，上級(jí)行政機(jī)關(guān)行文時(shí)仍然不署名）；行文時(shí)公文用印不統(tǒng)一，以及常用公文格式與信函特定格式混用等問(wèn)題，為基層行文格式規(guī)范起示范帶頭作用。

（四）制定出臺(tái)通用公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)是治本之策。公文格式規(guī)范化是各級(jí)各類機(jī)關(guān)的最基本的要求，是保證公文質(zhì)量和提高公文辦理效率的重要手段，也是顯示公文權(quán)威性、嚴(yán)肅性特征的重要標(biāo)志。公文格式規(guī)范化是建立在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上的。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化主席海因茨先生曾說(shuō)過(guò)： “技術(shù)的進(jìn)步和生產(chǎn)的發(fā)展無(wú)不同全球標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展有密切關(guān)系，因?yàn)楹笳弑ＷC了前者的通用性和互換性”。這句話，深刻地闡明了標(biāo)準(zhǔn)是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)，起著對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的支撐和保障作用。同理，制定一個(gè)在全社會(huì)各種組織適用的公文格式通用標(biāo)準(zhǔn)，是我國(guó)公文處理工作一體化、規(guī)范化的需求，同樣對(duì)我國(guó)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位的公文格式規(guī)范化起重要的支撐和保障作用，只有這樣，才能從根本上解決我國(guó)公文格式不規(guī)范、不統(tǒng)一問(wèn)題。為此，要著力解決以下問(wèn)題：

1.解決我國(guó)公文格式標(biāo)準(zhǔn)二元化問(wèn)題。目前，我國(guó)在公文格式標(biāo)準(zhǔn)上，實(shí)際上是 “民標(biāo)” 與 “軍標(biāo)” 并存的局面。筆者認(rèn)為，這種并存的局面不可取，必須改變。理由：一是作為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)一個(gè)國(guó)家只能有一個(gè)。雖然軍隊(duì)機(jī)關(guān)與地方黨政機(jī)關(guān)及其他機(jī)關(guān)的地位、職能、具體的活動(dòng)方式等有所不同，必然導(dǎo)致公文的內(nèi)容、辦文的程序等有所不同，但其外在的表現(xiàn)形式，即公文的格式應(yīng)該一體化，這符合深化改革開(kāi)放新時(shí)期，軍隊(duì)與地方的聯(lián)系越來(lái)越緊密，相互行文、聯(lián)合行文日益增多的新形勢(shì)；二是若允許二元標(biāo)準(zhǔn)的存在，勢(shì)必給軍隊(duì)基層造成困惑，增加基層負(fù)擔(dān)，如上述的邊防部隊(duì)，還有消防部隊(duì)等，既屬地方公安機(jī)關(guān)，又屬武警序列，雙重領(lǐng)導(dǎo)。行文時(shí)既要考慮 “民標(biāo)”，又要考慮 “軍標(biāo)”，選用那種格式，處于兩難境地。為此，制訂出臺(tái)一個(gè)既適用于地方各級(jí)各類機(jī)關(guān)、社會(huì)組織，又適應(yīng)于軍隊(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)的公文格式通用標(biāo)準(zhǔn)是大勢(shì)所趨、勢(shì)在必行的事。

2.處理好統(tǒng)一性與特殊性的關(guān)系。目前在全國(guó)范圍內(nèi)，各種特定格式繁多， 如新 《格式》 中的 “信函格式”“命令 （令） 格式” “紀(jì)要” 格式； “軍標(biāo)”中的 “印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)的公文”格式和 “代擬稿”格式；機(jī)要部門(mén)的“電報(bào)”格式；黨政機(jī)關(guān)的 “白頭文件”格式；人大、政協(xié)機(jī)關(guān)答復(fù)人大代表建議、政協(xié)委員提案的公文特殊格式，等等，可謂琳瑯滿目。新 《條例》、新《格式》實(shí)施1年來(lái)， “濤聲依舊”，仍然沒(méi)有破解這一困局。筆者認(rèn)為，首先應(yīng)強(qiáng)化統(tǒng)一性，制定出臺(tái)通用公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；其次，處理好統(tǒng)一性與特殊性的關(guān)系，在通用公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)領(lǐng)下，對(duì)各種特定格式進(jìn)行細(xì)化規(guī)范，扭轉(zhuǎn)格式混亂的局面。一是法定文種中的 “公報(bào)” “公告” “通告” 這3個(gè)在新聞媒體或社會(huì)上張貼的公文，可以不受通用國(guó)標(biāo)中規(guī)定的約束，但它們的適用范圍必須嚴(yán)格限制，尤其要遏制新聞媒體，即各種報(bào)紙受經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)動(dòng)，隨意使用 “公告”“通告”的現(xiàn)象。二是 “紀(jì)要” “命令 （令）” 的格式可作為通用格式中特定格式，但要求必須具體明確，不可模棱兩可，似是而非。三是 “電報(bào)”格式可作為特定格式存在，但除了報(bào)頭外，其他格式要素如版心、頁(yè)碼、行數(shù)、字?jǐn)?shù)等必須嚴(yán)格按通用格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行。四是關(guān)于 “信函格式”若要作為特定格式存在的話，要對(duì)它的版心尺寸、格式要素編排標(biāo)注的位置、首頁(yè)頁(yè)碼標(biāo)注、版記部分各要素完整標(biāo)注等提出具體要求，且可規(guī)定這種特定格式適用于用 “函”文種行文及答復(fù)人大代表建議、政協(xié)委員提案時(shí)行文用，同時(shí)，明確規(guī)定用 “決定” “命令”“意見(jiàn)”“通知”“通報(bào)”“報(bào)告”“請(qǐng)示”“批復(fù)”“議案”等文種行文時(shí)不可使用信函格式，以免頻繁出現(xiàn)一個(gè)文種行文兩種公文格式存在的情況。五是鑒于電子公文的特殊性，隨著 《電子公文處理工作暫行辦法》的出臺(tái)，應(yīng)在通用公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)電子公文格式組成要素及編排標(biāo)注位置作出規(guī)范。六是在通用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中要出現(xiàn)這些特式格式的首頁(yè)和未頁(yè)圖示式樣，以起示范作用，否則，基層將無(wú)所適從。七是對(duì)公文的字體、字號(hào)作出統(tǒng)一規(guī)定。鑒于自2011年1日始，黨的機(jī)關(guān)公文中使用統(tǒng)一的字體、字號(hào)，建議其他機(jī)關(guān)和單位向其靠攏，可考慮在運(yùn)用公文格式國(guó)標(biāo)的附錄中增加 “公文字體字號(hào)使用規(guī)范表”。

3.共識(shí)聚合力，實(shí)現(xiàn) “通標(biāo)”夢(mèng)。1988年版的 《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》（GB9704—1988）， 明確規(guī)定 “本標(biāo)準(zhǔn)適用于我國(guó)各級(jí)黨政軍機(jī)關(guān)正式發(fā)布的公文”。可以說(shuō)這是我國(guó)第一個(gè)公文格式通用標(biāo)準(zhǔn)的雛型。1999年版 《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，從這一名稱可明顯地看出，增加了 “行政”2字作為限定詞，實(shí)際上此標(biāo)準(zhǔn)從適用于黨政軍機(jī)關(guān)倒退至只適用于行政機(jī)關(guān)；隨后又出臺(tái)了2005年版的 《軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文格式》，即所謂的 “軍標(biāo)”；到2012年版的新 《格式》， 也以 “黨政”2字作為限定詞。1999年至2012年間產(chǎn)生的3個(gè)公文格式標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)論從名稱上看，還是從嚴(yán)格意義上來(lái)說(shuō)，筆者認(rèn)為，都不能算是我國(guó)公文格式的通用標(biāo)準(zhǔn)。為此，有不少公文學(xué)界的專家學(xué)者這些年來(lái)在不斷地探索研討，撰文呼吁要制定出臺(tái)通用公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。諸如：2004年，朱忠裕建議將 《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》修訂為 《機(jī)關(guān)公文通用格式》；周銘同志也建議更名為 《機(jī)關(guān)公文格式》；筆者本人也于2008年發(fā)表《我對(duì) “公文處理”問(wèn)題的思考》一文，呼吁 “實(shí)現(xiàn)公文處理工作的一體化，要從公文格式上進(jìn)行突破，要著力推進(jìn)公文格式一體化、公文用紙一體化”；2013年4月，鄭彥離發(fā)表了 《黨政機(jī)關(guān)公文格式》應(yīng)改稱 《通用公文格式》的文章，再次呼吁要出臺(tái)通用公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，等等。綜上所述，只要大家形成共識(shí)， “匹夫有責(zé)”，站在全局的高度，在充分認(rèn)識(shí)制定發(fā)布通用公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)才能根本上解決我國(guó)公文格式不規(guī)范、不統(tǒng)一的混亂局面的基礎(chǔ)上，凝聚黨委、人大、政府、政協(xié)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)的合力，加上職能部門(mén)認(rèn)真履職，產(chǎn)生一個(gè)既合理科學(xué)又便于操作的統(tǒng)一規(guī)范的通用公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)是完全有可能的，也一定能實(shí)現(xiàn)。