做好出版企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的幾點(diǎn)心得

馮榮華

摘 要 當(dāng)前，有些出版企業(yè)把內(nèi)部控制僅僅停留在一堆操作手冊(cè)、管理文件和制度匯編之中，往往忽視了內(nèi)部控制的實(shí)質(zhì)，本文對(duì)此談一些筆者的心得體會(huì)。

關(guān)鍵詞 出版企業(yè) 會(huì)計(jì) 內(nèi)部控制 會(huì)計(jì)人員

出版企業(yè)內(nèi)部控制包括6個(gè)方面：一是保證出版企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有序有效進(jìn)行；二是保護(hù)出版企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整及對(duì)其的有效使用；三是保證出版企業(yè)制定的各項(xiàng)制度和措施的順利貫徹執(zhí)行；四是保證會(huì)計(jì)信息及其他各種管理信息的真實(shí)、及時(shí)、可靠；五是盡量控制成本、費(fèi)用，減少不必要的支出，以達(dá)到利潤(rùn)最大化；六是預(yù)防和控制各種錯(cuò)誤和弊端，及時(shí)制定和采取糾正措施。其中，很多方面都涉及了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制，會(huì)計(jì)內(nèi)部控制作為承上啟下的重要環(huán)節(jié)，對(duì)出版企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵點(diǎn)起著規(guī)范和控制作用。我們決不能片面地認(rèn)為會(huì)計(jì)內(nèi)部控制就是成本、資產(chǎn)、會(huì)計(jì)制度的控制。因此，如何加強(qiáng)和完善出版企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，有著十分重要的意義。下面結(jié)合出版企業(yè)實(shí)際，談以下幾點(diǎn)思路：

一、從觀(guān)念入手，強(qiáng)化出版企業(yè)全員的內(nèi)控意識(shí)

人作為行為的有效執(zhí)行者，在任何制度的落實(shí)中占據(jù)著舉足輕重的地位。

1. 要充分認(rèn)識(shí)內(nèi)部控制在出版企業(yè)內(nèi)部管理中的重要性。有些企業(yè)只重視對(duì)實(shí)物的控制，忽視對(duì)行為者的控制；很多企業(yè)員工認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)人或相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字就是內(nèi)部控制，缺乏對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)及制度的了解，只是被動(dòng)接受管理，忽視了制度的實(shí)質(zhì)，造成有些制度流于形式。為此，我們首先在觀(guān)念上要有所轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)新形勢(shì)下出版業(yè)對(duì)內(nèi)部控制的要求。強(qiáng)調(diào)人在實(shí)施企業(yè)內(nèi)部控制中所起的巨大作用。因?yàn)閮?nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)、執(zhí)行和評(píng)價(jià)都是由人來(lái)完成的，并反過(guò)來(lái)影響著人的行動(dòng)。因此，應(yīng)發(fā)揮全體員工的“主人翁”意識(shí)，讓員工認(rèn)識(shí)到他們每個(gè)人都是企業(yè)內(nèi)部控制的執(zhí)行者和監(jiān)督者，提高制度意識(shí)，構(gòu)建與時(shí)俱進(jìn)的內(nèi)部控制環(huán)境，形成積極向上的企業(yè)文化，從而達(dá)到內(nèi)部控制的最佳效果。會(huì)計(jì)內(nèi)部控制也不只是財(cái)務(wù)部的事，也是需要一個(gè)良好的財(cái)務(wù)環(huán)境，不積小流，無(wú)以成江河，只有每個(gè)員工都從每一個(gè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)、一張票據(jù)項(xiàng)開(kāi)始重視，才都確保各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法和有效性。

2.面對(duì)更加開(kāi)放和競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境，出版企業(yè)要與時(shí)俱進(jìn)。想獲得長(zhǎng)足發(fā)展，進(jìn)而脫穎而出，出版社每個(gè)管理者和員工都必須不斷學(xué)習(xí)，不斷“充電”，特別是要學(xué)習(xí)優(yōu)秀企業(yè)的創(chuàng)新思維和先進(jìn)管理方法，從而為內(nèi)部控制的建立與實(shí)施打下良好的基礎(chǔ)。更要求財(cái)務(wù)人員不斷更新知識(shí)，緊跟企業(yè)發(fā)展的步伐。

二、轉(zhuǎn)變思路，做好會(huì)計(jì)電算化模式下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制

（一）轉(zhuǎn)變思路，適應(yīng)變化

會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用從根本上改變了傳統(tǒng)的手工業(yè)態(tài)的核算特性和方式，使廣大的財(cái)會(huì)工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)。但隨著會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用的不斷深入，如何做好會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制成為當(dāng)前亟待解決的新問(wèn)題。也要求我們盡快適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制思路的以下轉(zhuǎn)變：

1.內(nèi)部控制形式的轉(zhuǎn)變。首先，會(huì)計(jì)電算化的推廣應(yīng)用使得傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)條件下的一些控制措施沒(méi)有存在的必要。比如會(huì)計(jì)科目匯總表的編制、憑證匯總表試算平衡的檢查、賬賬核對(duì)、賬證核對(duì)、總明細(xì)賬平行登記等比較繁瑣的工作在會(huì)計(jì)電算化的環(huán)境中失去了存在的意義。其次，通過(guò)會(huì)計(jì)電算化的程序，手工會(huì)計(jì)中的大部分平衡檢查將自動(dòng)移入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部，通過(guò)程序自動(dòng)地檢查出來(lái)，如各業(yè)務(wù)板塊間數(shù)據(jù)的核對(duì)、會(huì)計(jì)平衡的等式檢查、記賬憑證的借貸平衡檢查等。因此，新環(huán)境下的舊的內(nèi)部控制制度難以發(fā)揮作用，亟須改變。

2.內(nèi)部控制重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變。在人工會(huì)計(jì)的環(huán)境下，內(nèi)部控制的重點(diǎn)在于會(huì)計(jì)人員對(duì)于賬賬相符、賬實(shí)相符的稽核，而在會(huì)計(jì)電算化的環(huán)境下，內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化。會(huì)計(jì)工作的完成有賴(lài)于會(huì)計(jì)人員以及財(cái)務(wù)軟件，因此內(nèi)部控制的重點(diǎn)在于：一是會(huì)計(jì)人員對(duì)原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的控制；二是相關(guān)會(huì)計(jì)信息的輸出控制；三是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)互相連接的控制；四是會(huì)計(jì)人員與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)交互處理的控制。

3.內(nèi)部控制內(nèi)容的轉(zhuǎn)變。電算化是一種人機(jī)交互系統(tǒng)，再加之采用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)作為載體，比起人工會(huì)計(jì)來(lái)說(shuō)更具有隱蔽性。因此，會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的內(nèi)容總體來(lái)說(shuō)，包括以下幾個(gè)方面：一是會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)的輸入控制、輸出控制與處理控制；二是會(huì)計(jì)工作人員的重新分工與新的內(nèi)部牽制機(jī)制；三是軟硬件的安全控制與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制。

4.內(nèi)部稽核機(jī)制的轉(zhuǎn)變。由于會(huì)計(jì)電算化與手工會(huì)計(jì)處理程序上有著比較大的差異，因此二者的內(nèi)部稽核機(jī)制也有較大的不同。在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下，容易形成互相監(jiān)督、互相牽制、互相核對(duì)的內(nèi)部控制制度，而且在這一過(guò)程中，包含著大量的會(huì)計(jì)信息的傳輸、驗(yàn)證與提取等工作。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)工作自動(dòng)化、控制的程序化，各種會(huì)計(jì)流程都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，因此手工會(huì)計(jì)環(huán)境下形成的原有分工、崗位職責(zé)以及各自的權(quán)限都發(fā)生了變化，許多會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)在處理程序上大大簡(jiǎn)化了，會(huì)計(jì)人員無(wú)法直接參與內(nèi)部控制，手工會(huì)計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部牽扯機(jī)制大大削弱。

5.會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)介質(zhì)與方式的轉(zhuǎn)變。會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下與手工會(huì)計(jì)環(huán)境下的會(huì)計(jì)工作在會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)介質(zhì)與方式方面也存在著較大的差異。在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)中，會(huì)計(jì)信息的存儲(chǔ)與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的記載均以紙質(zhì)的形式存在。這些以紙質(zhì)形式存在的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不容易被篡改，有較好的直觀(guān)性，利于內(nèi)部控制。而在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以磁盤(pán)或者光盤(pán)的形式存在，容易被篡改或者刪除，并且直觀(guān)性差。由于會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下存儲(chǔ)介質(zhì)的容易被篡改與毀壞性，防止數(shù)據(jù)的丟失，確保安全可靠便是重要的問(wèn)題之一。

（二）適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)電算化，加強(qiáng)內(nèi)部控制

1.操作環(huán)境的安全控制。（1）實(shí)物安全控制。就是計(jì)算機(jī)的存放環(huán)境、各種技術(shù)安全要求、計(jì)算機(jī)存放應(yīng)該符合安全要求，要充分注意防火、防水、防潮、防盜、恒溫等技術(shù)條件；有條件的主機(jī)房，要配備空調(diào)和消防設(shè)施。對(duì)數(shù)據(jù)存貯的磁介質(zhì)要注意防潮、防塵和防磁，對(duì)每天發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)要及時(shí)備份，建立目錄清單異地存放，長(zhǎng)期保存的磁介質(zhì)存貯媒體應(yīng)定期轉(zhuǎn)貯。

（2）軟、硬件安全控制。對(duì)系統(tǒng)軟件要嚴(yán)格按照操作要求進(jìn)行操作，嚴(yán)禁非法關(guān)閉電算化軟件。在新裝應(yīng)用軟件時(shí)，要充分考慮各應(yīng)用軟件的兼容性、統(tǒng)一性，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)成為基于同一種操作系統(tǒng)平臺(tái)的大系統(tǒng)，各種業(yè)務(wù)之間能相互銜接，相關(guān)數(shù)據(jù)能夠自動(dòng)核對(duì)、校驗(yàn)。對(duì)系統(tǒng)軟件要定期進(jìn)行維護(hù)，以確保軟件的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。當(dāng)計(jì)算機(jī)硬件發(fā)生故障時(shí)，要請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行處理，同時(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)房?jī)?nèi)用于動(dòng)力、照明的供電線(xiàn)路應(yīng)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的供電線(xiàn)路分開(kāi)，并配置不間斷電源等設(shè)備。

（3）網(wǎng)絡(luò)安全控制。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，需加強(qiáng)以下幾個(gè)方面的控制：一是設(shè)置用戶(hù)權(quán)限。從業(yè)務(wù)范圍出發(fā)，將整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分級(jí)管理，設(shè)置系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)管理員和專(zhuān)職會(huì)計(jì)員等崗位，層層負(fù)責(zé)，對(duì)各種數(shù)據(jù)的讀、寫(xiě)、修改權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制，把各項(xiàng)業(yè)務(wù)的授權(quán)、執(zhí)行、記錄以及資產(chǎn)保管等職能授予不同崗位的用戶(hù)，并賦予不同的操作權(quán)限，拒絕未授權(quán)用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)。二是設(shè)置密碼。每一個(gè)用戶(hù)都要以自己的用戶(hù)身份和密碼登錄系統(tǒng)，用戶(hù)密碼不得隨意外漏。三是對(duì)存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上的重要數(shù)據(jù)要進(jìn)行加密。

（4）病毒的防范與控制。防范病毒最為有效的措施就是建立健全嚴(yán)格的病毒防范管理制度，并遵照?qǐng)?zhí)行。新安裝軟件，使用軟盤(pán)、U盤(pán)等必須經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)病毒檢測(cè)程序檢測(cè)無(wú)毒后方可使用；要做到專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，嚴(yán)禁在工作機(jī)器上玩游戲等娛樂(lè)活動(dòng)，嚴(yán)禁下載與本職工作無(wú)關(guān)的軟件及信息；要安裝防病毒卡和反病毒軟件，并定期進(jìn)行檢測(cè)；要定期對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。由于病毒多是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播的，所以應(yīng)采用軟、硬件防火墻技術(shù)。

2.操作人員的控制。（1）操作人員輪崗控制。會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制是實(shí)施組織控制的主要制度，基本會(huì)計(jì)崗位與電算化崗位到在財(cái)務(wù)人員有限的情況下，很多崗位均存在兼任的情況，可在保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置兼任崗位，各崗位人員要設(shè)置獨(dú)立的密碼，以便通過(guò)操作紀(jì)錄的查閱達(dá)到互相制約的效果。各崗位人員既要保持相對(duì)穩(wěn)定，又要定期輪崗，更好地防止內(nèi)部舞弊的發(fā)生。

（2）操作流程的控制。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用控制是指為了使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能適應(yīng)會(huì)計(jì)處理的特殊要求而建立的各種防止、檢測(cè)及更正錯(cuò)誤和處置舞弊行為的控制制度和措施。對(duì)于貨幣資金的控制，則是會(huì)計(jì)控制的重中之重。有效的貨幣資金內(nèi)部控制主要有以下各點(diǎn)：第一，職責(zé)分工和職權(quán)分離制度。貨幣收支由出納人員和記賬人員分工負(fù)責(zé)和分別辦理，由出納人員錄入，由記賬人員復(fù)核，任何一個(gè)操作員均無(wú)法完成一筆貨幣業(yè)務(wù)的收支。第二，授權(quán)和批準(zhǔn)制度。所有貨幣資金的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)必須經(jīng)過(guò)授權(quán)或按權(quán)限進(jìn)行調(diào)查批準(zhǔn)；復(fù)核人員須將出納人員錄入的信息與紙質(zhì)原始憑證核對(duì)無(wú)誤后，方可確認(rèn)支付。第三，內(nèi)部記錄和核對(duì)制度。所有貨幣資金的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須按會(huì)計(jì)制度規(guī)定進(jìn)行記錄。貨幣資金的賬面數(shù)字和實(shí)際數(shù)字應(yīng)定期核對(duì)相符，及時(shí)保存?zhèn)浞萆蠙C(jī)操作日志，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題；第四，嚴(yán)密的收支憑證和傳遞手續(xù)。貨幣資金的收支事項(xiàng)，均應(yīng)有一定的收支憑證和傳遞手續(xù)，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)按正常渠道運(yùn)行；第五、嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)章制度。出版企業(yè)的貨幣資金內(nèi)部控制應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)章制度，對(duì)貨幣資金收入、保管、支付等全過(guò)程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)做出嚴(yán)格規(guī)范。

（3）稽核控制。實(shí)行電算化以后，系統(tǒng)的正常、安全、有效運(yùn)行的關(guān)鍵是操作使用?；吮仨氝\(yùn)用更復(fù)雜的查核技術(shù)，會(huì)計(jì)人員必須培訓(xùn)具備復(fù)雜電腦資料處理能力，以勝任此項(xiàng)工作。如果單位管理制度不健全或?qū)嵤┎涣Γ紩?huì)給各種非法舞弊行為可乘之機(jī)。在會(huì)計(jì)電算化的環(huán)境下，會(huì)計(jì)工作的起點(diǎn)是會(huì)計(jì)人員原始數(shù)據(jù)的輸入，即會(huì)計(jì)人員將所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證錄入計(jì)算機(jī)中，并在相關(guān)的軟件中進(jìn)行自動(dòng)處理，最后形成總賬、明細(xì)賬以及各種會(huì)計(jì)報(bào)表。由此我們可以看出，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)無(wú)法自動(dòng)識(shí)別會(huì)計(jì)信息的真?zhèn)?，一旦?huì)計(jì)人員輸入錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，便會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)信息。因此，會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性完全依賴(lài)于會(huì)計(jì)人員原始數(shù)據(jù)輸入的真實(shí)性，因此，只有通過(guò)強(qiáng)化稽核人員責(zé)任意識(shí)和提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，認(rèn)真對(duì)待每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不忽視會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中任何一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，才能保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的完整性、真實(shí)性。