中國航油新疆公司檔案管理系統(tǒng)化策略研究

黃輝

摘 要 企業(yè)檔案與企業(yè)的各種經(jīng)濟(jì)信息、情報資源一起形成企業(yè)的信息資源，在企業(yè)的項目選擇、運營模式選擇、市場定位、營銷策略的制訂上都起著參考和決策作用。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)信息的多元化，企業(yè)檔案所承載的企業(yè)信息越來越豐富，如何發(fā)揮檔案的作用并利用檔案所承載的信息為企業(yè)創(chuàng)造新的利潤增長點，成為困擾企業(yè)檔案管理部門的新的課題。本文首先介紹了知識管理環(huán)境下檔案管理的作用，在分析了中國航油新疆公司檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，針對中國航油新疆公司檔案管理工作的困境提出創(chuàng)新檔案管理的對策，同時，本文提出的檔案管理創(chuàng)新對策對我國其他企業(yè)檔案管理工作也具有一定的參考作用。

關(guān)鍵詞 檔案管理 系統(tǒng)化 策略

一、企業(yè)知識管理與檔案工作

企業(yè)的生命力在于創(chuàng)新，而創(chuàng)新的關(guān)鍵在于對知識的發(fā)現(xiàn)、獲取和應(yīng)用。企業(yè)的知識獲取一般有兩條途徑：外部獲取和內(nèi)部挖潛。從企業(yè)發(fā)展的過程來看，僅僅依靠“外部來源”獲取知識，往往使企業(yè)陷入需求兩難的困境，對企業(yè)而言選擇“知識自給”模式，其實際意義則更為深遠(yuǎn)。企業(yè)知識自給的一個重要源泉就是企業(yè)檔案。

企業(yè)檔案與各種經(jīng)濟(jì)信息、情報資源一起， 形成的信息資源。企業(yè)檔案是企業(yè)信息的載體，也是企業(yè)經(jīng)濟(jì)、科技、管理信息的重要組成部分。廣義上講，企業(yè)檔案主要包括管理性文件、科技文件材料、會計檔案材料、人力資源檔案以及特殊載體檔案。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策、人事工資、財務(wù)賬目、科技項目、產(chǎn)品開發(fā)、科研成果等等都離不開檔案管理工作。做好企業(yè)檔案管理工作，可以對企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和產(chǎn)品生產(chǎn)起到推動作用。一個企業(yè)的管理是否成功，生產(chǎn)能否盈利，在很大程度上依賴于企業(yè)檔案管理工作的實施。

二、知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案工作面臨的瓶頸及對策

1.中航油新疆公司檔案管理面臨的瓶頸。中航油新疆公司在檔案管理方面雖然做了大量工作，但由于受到企業(yè)體制及企業(yè)歷史的影響，整個公司的檔案管理水平還有很大的提升空間。隨著知識管理的引入，一些制約公司檔案管理提升的因素也逐漸浮現(xiàn)。

（1）檔案管理本位思想、保密意識根深蒂固。企業(yè)檔案管理工作長期以來形成的工作模式、工作意識形成了檔案管理工作的“慣性思維”。這就造成了檔案管理的被動服務(wù)，檔案的知識價值得不到合理的發(fā)揮和挖潛。知識管理的背景下，檔案信息所占企業(yè)各項信息的份額日益突出，但檔案部門并沒有成為企業(yè)重點關(guān)注的部門，甚至一度形同虛設(shè)。從管理體制上看，目前，中航油新疆公司的檔案分別歸屬不同部門管理，各部門協(xié)同合作意識淡漠，淹沒了檔案管理合作的優(yōu)勢和作用。協(xié)同合作意識的淡漠體現(xiàn)在兩個方面，一是檔案管理故步自封，不愿接受企業(yè)先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)；二是缺乏協(xié)作意識，缺乏與其他部門融合的意識。

（2）管理過程中重實體保管、輕知識挖掘。隨著企業(yè)體制的改革，企業(yè)檔案實體管理歷經(jīng)歲月洗禮，變的相對成熟。目前公司檔案的保管機(jī)制比較健全，保管手段比較先進(jìn)，保管方式日趨合理。檔案實體管理方面，管理人員理順檔案收集的渠道，并對收集到位的檔案整理、鑒定、保管等也駕輕就熟。然而相對于檔案實體管理而言，企業(yè)對檔案知識的挖掘顯得薄弱很多。主要表現(xiàn)為：信息共享機(jī)制與知識挖掘機(jī)制不健全，忽視隱性知識的歸檔管理、檔案管理業(yè)務(wù)功能單一，缺乏可兼容性等。另外，企業(yè)檔案中出現(xiàn)的一些新興檔案種群，如客戶檔案、競爭情報、知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理，目前可以說是薄弱環(huán)節(jié)，既缺乏可規(guī)范的操作，也沒有形成可供遵循的一般管理規(guī)則。

（3）技術(shù)方面，硬件不強(qiáng)，軟件更軟。目前，公司雖有一套硬件平臺建設(shè)，檔案管理的硬件設(shè)施也基本可以體現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)的宗旨。但是，實施知識管理需要有一套與知識管理體系相匹配的硬環(huán)境建設(shè)，并將檔案管理納入知識管理體系，則原有的硬件建設(shè)就顯現(xiàn)出其薄弱之處。而在公司檔案管理的軟實力方面，制約檔案管理的瓶頸更為突出，管理目標(biāo)不夠明確，各項配套制度建設(shè)緩慢；組織文化建設(shè)薄弱；團(tuán)隊建設(shè)和戰(zhàn)略機(jī)制建設(shè)也不能滿足知識管理的需要等。

2.知識管理環(huán)境下中航油新疆公司檔案管理的對策。（1）開放意識，轉(zhuǎn)變被動管理思維，促進(jìn)檔案知識產(chǎn)品化。企業(yè)檔案人員需要樹立開放意識，摒棄本位思想，培育組織內(nèi)外的溝通渠道，一方面，及時提供自己的知識成品、半成品或檔案資料給有需要的部門和人員；另一方面，積極與其他部門人員有效溝通，掌握動態(tài)的、隱性的知識資源，及時歸檔。同時，檔案工作人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變過去工作中被動的管理思維，不僅僅滿足于檔案實體的安全與責(zé)任管理，還要深入探索檔案知識資源的加工，促進(jìn)檔案知識產(chǎn)品化，促進(jìn)知識應(yīng)用于實際生產(chǎn)過程。

（2）實現(xiàn)文檔一體化，促進(jìn)文檔與其他系統(tǒng)的協(xié)同。新疆公司在檔案管理方面取得了一定成績，目前，仍然存在較大的改進(jìn)空間。在接下來的工作中，進(jìn)一步對企業(yè)的檔案進(jìn)行梳理和分類，結(jié)合公司實際，逐步理順檔案的歸屬關(guān)系，抓住重點，突破難點，找準(zhǔn)方向，循序漸進(jìn)。實際管理中，在檔案工作環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段上需找革新點。一方面立足制度創(chuàng)新、工作手段改進(jìn)，盡量簡化檔案管理長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。另一方面，從只整理保管本企業(yè)形成的紙質(zhì)檔案、科技圖書、標(biāo)準(zhǔn)、期刊、法律法規(guī)中解脫出來，實現(xiàn)由封閉的以實體管理為主向開放的電子信息網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，由重管輕用向重用促管轉(zhuǎn)變，由單純的檔案管理職能向信息與知識綜合管理職能轉(zhuǎn)變，形成輻射企業(yè)檔案、標(biāo)準(zhǔn)、圖書、期刊、情報知識綜合管理的知識處理中心和中轉(zhuǎn)站。同時建立結(jié)構(gòu)合理、種類齊全、質(zhì)量優(yōu)化的知識體系，為領(lǐng)導(dǎo)決策、為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

（3）有效實現(xiàn)檔案知識的挖潛、整合和共享。利用公司現(xiàn)有的設(shè)施，逐步建立符合新疆公司發(fā)展戰(zhàn)略的檔案管理數(shù)據(jù)庫，真正實現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化，并在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步借助于計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，對檔案蘊含的隱性知識進(jìn)行有效的挖潛、整合，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享，做到檔案工作的全員參與，資源共享，信息互通，逐漸實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的動態(tài)循環(huán)（圖1）。知識共享的過程可以包括知識創(chuàng)造，知識吸收，知識交流，知識理解和知識創(chuàng)新。知識共享效果強(qiáng)烈地依賴于企業(yè)成員及企業(yè)文化，建立開放的、能夠有效傳遞思想和經(jīng)驗的企業(yè)文化是進(jìn)行知識共享的前提和關(guān)鍵。

三、結(jié)束語

企業(yè)檔案的管理需要在不斷的實踐中摸索前進(jìn)，只有管理者充分認(rèn)識到檔案所承載的信息的價值，才會有動力去改變目前檔案管理混亂的現(xiàn)狀。中國航油新疆公司檔案管理工作起步晚、底子薄，抗風(fēng)險能力差，歷史的傳統(tǒng)及體制的限制，公司長期以來的管理方式都是粗放式管理。因此，在實際工作中，新疆公司需要改變傳統(tǒng)的管理理念，利用創(chuàng)新的頭腦去思考檔案管理的對策，培養(yǎng)或引進(jìn)具有檔案管理的專業(yè)型的人才，逐步建立起企業(yè)內(nèi)部的檔案管理數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息價值，為企業(yè)的健康發(fā)展提供助力。新疆公司的檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新是一個循序漸進(jìn)的過程，相關(guān)工作者只要把握好管理方向，理清思路，理順關(guān)系，堅持用創(chuàng)新的理念去改進(jìn)現(xiàn)有的工作方式，公司的檔案管理工作的系統(tǒng)一體化就會逐漸成為現(xiàn)實。

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