信息化管理在輔導(dǎo)員工作中的應(yīng)用研究

周 艷 趙宏賓

(無(wú)錫城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 無(wú)錫 214151)

信息化(Informationalization)是指新的信息與通信技術(shù)普及應(yīng)用導(dǎo)致的信息傳遞時(shí)空障礙性的消失，在信息基礎(chǔ)設(shè)施到達(dá)的地方信息可獲得性趨同。隨著信息技術(shù)日益進(jìn)步，信息社會(huì)越來(lái)越發(fā)達(dá)，網(wǎng)絡(luò)覆蓋了高職院校的每個(gè)角落，信息化工具成為了高校教師、學(xué)生聯(lián)絡(luò)的主要載體。相較于社會(huì)其他群體，高職院校學(xué)生使用信息技術(shù)的熟練度相對(duì)較高。輔導(dǎo)員，身兼教育者和管理者的雙重身份，是高職院校思想政治教育工作的中堅(jiān)力量，教育好、組織好、管理好學(xué)生，是高職院校輔導(dǎo)員的主要職責(zé)。面對(duì)信息化時(shí)代的到來(lái)，輔導(dǎo)員工作要突破新思維，創(chuàng)新式管理，不僅需要目標(biāo)管理、有情教育、而且需要信息化管理，充分利用多種信息化工具，加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用。

1 暢通信息化渠道，順應(yīng)信息化時(shí)代學(xué)生管理工作需求

依據(jù)學(xué)生工作管理所面臨的環(huán)境和對(duì)象的需要，高職院校信息化管理已勢(shì)在必行。據(jù)調(diào)查，近7年無(wú)錫城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)管系二年級(jí)學(xué)生擁有電腦統(tǒng)計(jì)情況顯示(見(jiàn)表1)，學(xué)生擁有電腦的普及率逐年提升。

表1 最近7年學(xué)生擁有電腦普及率

伴隨著信息革命的不斷加速，信息網(wǎng)絡(luò)已成為人們交流溝通的主要載體。在我國(guó)，當(dāng)前主要以騰訊QQ、中國(guó)移動(dòng)飛信、微博、微信等信息化軟件為技術(shù)主流，通過(guò)它們可以傳遞短信、語(yǔ)音，發(fā)布即時(shí)動(dòng)態(tài)，發(fā)表內(nèi)心感想，當(dāng)然也可以瀏覽各類網(wǎng)站，獲取各類信息。很多高校學(xué)生是這些信息技術(shù)的追隨者、擁護(hù)者、受益者，通過(guò)它們，學(xué)生可以進(jìn)行無(wú)距離的溝通。高校輔導(dǎo)員職能范圍相對(duì)較廣，除常規(guī)思想政治教育工作以外，還要兼顧考勤管理、通知發(fā)布、獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、心理狀態(tài)評(píng)定等多項(xiàng)工作。充分有效利用信息技術(shù)是提高高職院校輔導(dǎo)員工作效率的有效途徑，輔導(dǎo)員可以結(jié)合不同軟件的各自特性，與學(xué)生建立不同的溝通渠道，通過(guò)語(yǔ)音、短信等方式，及時(shí)有效地將信息傳遞到學(xué)生手中，掌握學(xué)生思想動(dòng)態(tài)、學(xué)習(xí)生活狀況，為學(xué)生答疑解惑。

高校信息化的一個(gè)重要內(nèi)容是管理信息化。輔導(dǎo)員綜合運(yùn)用多種信息化管理手段，能夠突破時(shí)間和空間的限制。手機(jī)通信和電腦客戶端飛信這些信息化工具的使用，可以在很大程度上降低溝通成本，提升高職院校學(xué)生管理者與學(xué)生的溝通效率，并在很大程度上被新一代大學(xué)生所接受。

2 構(gòu)建學(xué)生工作管理系統(tǒng)，提高學(xué)生工作效能

2.1 構(gòu)建學(xué)生管理工作系統(tǒng)平臺(tái)的重要性

在我國(guó)傳統(tǒng)教育理念中，輔導(dǎo)員往往扮演著“保姆型”角色，瑣碎繁雜的事務(wù)性工作占據(jù)著輔導(dǎo)員工作的大部分時(shí)間，往往缺少科學(xué)性的管理與籌劃。伴隨著信息化的不斷發(fā)展和社會(huì)對(duì)高校管理工作關(guān)注度的日益加深，高等教育正在日益發(fā)生著由傳統(tǒng)型觀念向現(xiàn)代化觀念的逐步轉(zhuǎn)變，如何專業(yè)性地開展思想政治教育工作，如何科學(xué)化地實(shí)施大學(xué)生日常工作管理，正日漸成為高校輔導(dǎo)員思考的重要課題。

另一方面，學(xué)生管理信息化缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，形成“信息孤島”。由于學(xué)校學(xué)生管理部門對(duì)學(xué)生管理信息化缺乏統(tǒng)一的宏觀規(guī)劃，各級(jí)管理機(jī)構(gòu)往往采取不同的工作方法、不同的工作標(biāo)準(zhǔn)，“條塊分割”直接導(dǎo)致各管理機(jī)構(gòu)之間的交流障礙，形成“信息孤島”；相互之間缺乏協(xié)調(diào)，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所完成的管理工作資源不能共享，無(wú)法協(xié)同工作，造成重復(fù)建設(shè)，整體水平低下。

因此，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)架構(gòu)基于Web的高校輔導(dǎo)員工作輔助平臺(tái)的建設(shè)顯得尤為重要。建立一套高校學(xué)生工作管理系統(tǒng)平臺(tái)，既可實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的錄入、傳遞、共享、匯總和保存等，還能高效便捷地統(tǒng)計(jì)學(xué)生工作的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，并保證其準(zhǔn)確性。通過(guò)學(xué)生工作管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)輔導(dǎo)員工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、信息化。

2.2 學(xué)生管理工作系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)

2.2.1 建立學(xué)生管理工作系統(tǒng)，進(jìn)行模塊化管理

學(xué)生管理系統(tǒng)包括以下幾個(gè)模塊：黨團(tuán)工作管理、獎(jiǎng)勵(lì)違紀(jì)管理、學(xué)生助學(xué)管理、學(xué)生綜合管理、學(xué)生日常事務(wù)、干部管理在線、文化活動(dòng)管理、學(xué)生情況匯總、日常物品管理、固定資產(chǎn)管理。

黨團(tuán)工作管理：該模塊包括黨員發(fā)展管理和黨團(tuán)組織生活。(1)黨員發(fā)展管理可以輸入單個(gè)學(xué)生的發(fā)展信息，包括提交入黨申請(qǐng)書的時(shí)間、黨校結(jié)業(yè)時(shí)間、黨校結(jié)業(yè)成績(jī)、組織推優(yōu)時(shí)間、聯(lián)系人及政審等。黨員發(fā)展查詢和黨員發(fā)展統(tǒng)計(jì)可以對(duì)條件進(jìn)行設(shè)定，查詢提取滿足所設(shè)條件的結(jié)果。(2)黨團(tuán)組織生活可以記錄開展的組織生活并保存相關(guān)的圖片及錄像。通過(guò)該模塊的功能，輔導(dǎo)員可以及時(shí)了解支部發(fā)展黨員工作數(shù)據(jù)信息以及入黨積極分子、預(yù)備黨員和黨員的個(gè)人基本信息，同時(shí)準(zhǔn)確掌握各類數(shù)據(jù)。

獎(jiǎng)勵(lì)違紀(jì)管理：該模塊包括集體獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)、申報(bào)獎(jiǎng)助學(xué)金、專項(xiàng)獎(jiǎng)助學(xué)金和學(xué)生違紀(jì)處罰(如圖1)。獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、優(yōu)秀個(gè)人、先進(jìn)班級(jí)評(píng)選等與學(xué)生利益直接相關(guān)的評(píng)優(yōu)評(píng)先工作是輔導(dǎo)員工作的重要內(nèi)容，此模塊數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)便于對(duì)學(xué)生各類評(píng)優(yōu)評(píng)先及各類違紀(jì)進(jìn)行動(dòng)態(tài)觀察和追蹤，可以為入黨考察時(shí)提供學(xué)生日常表現(xiàn)依據(jù)。

學(xué)生助學(xué)管理：該模塊包括學(xué)生助困管理、勤工助學(xué)管理和學(xué)生貸款管理。通過(guò)這些數(shù)據(jù)的導(dǎo)入為評(píng)定學(xué)生和工作決策提供了數(shù)字化事實(shí)證明。關(guān)注貧困生，為其建立各種類型的勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、貧困補(bǔ)助金、補(bǔ)助發(fā)放記錄等檔案。為貧困生設(shè)置勤工助學(xué)崗位，通過(guò)對(duì)其各種表現(xiàn)、能力的了解，進(jìn)一步做好助困工作，為解決貧困生存在的心理問(wèn)題提供參考。做好助學(xué)貸款工作，建立貧困生溝通、反饋渠道。

學(xué)生綜合管理：該模塊包括學(xué)生軍訓(xùn)管理、學(xué)生考證管理、就業(yè)指導(dǎo)管理。就業(yè)指導(dǎo)管理子系統(tǒng)能把每位畢業(yè)生的就業(yè)數(shù)據(jù)記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中，輔導(dǎo)員可及時(shí)掌握整體的就業(yè)進(jìn)度情況、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析結(jié)果。例如，某屆畢業(yè)生就業(yè)率目標(biāo)要求95%以上，通過(guò)該子系統(tǒng)就可方便地統(tǒng)計(jì)出當(dāng)前的就業(yè)率，并能精確到某專業(yè)某班的就業(yè)率，省去了手動(dòng)計(jì)算的時(shí)間，提高了準(zhǔn)確度，也使輔導(dǎo)員從繁瑣的統(tǒng)計(jì)工作中解脫出來(lái)。此模塊囊括了學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，大大減輕了統(tǒng)計(jì)工作量。

學(xué)生日常事務(wù)：該模塊包括學(xué)生結(jié)婚、出國(guó)、學(xué)生保險(xiǎn)情況、學(xué)生檔案管理、特殊學(xué)生管理。運(yùn)用該模塊可以更加綜合地管理學(xué)生各項(xiàng)日常事務(wù)。

干部管理在線：該模塊包括學(xué)生干部管理、學(xué)工干部數(shù)據(jù)、學(xué)工干部管理。此模塊一方面可以統(tǒng)計(jì)學(xué)生干部數(shù)據(jù)，另一方面對(duì)學(xué)工干部進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，包括干部培訓(xùn)、干部考核、干部調(diào)動(dòng)、科研情況等。所有數(shù)據(jù)在年終考核時(shí)無(wú)需反復(fù)統(tǒng)計(jì)，便于觀察整體干部隊(duì)伍的動(dòng)態(tài)。

文化活動(dòng)管理：該模塊包括學(xué)生文體活動(dòng)、文化講座論壇、活動(dòng)場(chǎng)地管理和場(chǎng)地使用情況。此模塊功能記錄學(xué)生參與活動(dòng)的表現(xiàn)情況，對(duì)此數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)便于為學(xué)生各類評(píng)優(yōu)評(píng)先加分提供依據(jù)。

學(xué)生情況匯總：該模塊包括綜合測(cè)評(píng)管理、綜合測(cè)評(píng)情況、學(xué)生個(gè)人信息。

日常物品管理、固定資產(chǎn)管理模塊：對(duì)于物品出入庫(kù)進(jìn)行登記管理和現(xiàn)有物品清點(diǎn)，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行管理和報(bào)廢。

3 推進(jìn)學(xué)生管理工作信息系統(tǒng)應(yīng)用，提升學(xué)生工作管理水平

學(xué)生管理工作是高職教育的重要組成部分，而輔導(dǎo)員是學(xué)生日常管理工作的主要實(shí)施者，大力推進(jìn)基于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的高職院校學(xué)生管理信息化平臺(tái)，能提高高職院校學(xué)生工作管理水平，以及學(xué)工干部整體素質(zhì)。

在傳統(tǒng)的學(xué)生工作中，依靠原始方法人工完成信息的收集、統(tǒng)計(jì)、傳遞，一個(gè)通知要反復(fù)地通知輔導(dǎo)員、班主任，再告知學(xué)生，重復(fù)勞動(dòng)多，效率低，時(shí)效性差，而借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化技術(shù)建立的學(xué)生管理工作系統(tǒng)平臺(tái)能克服傳統(tǒng)方式的不足。利用學(xué)生管理工作系統(tǒng)，對(duì)各類學(xué)生管理信息進(jìn)行自動(dòng)處理，把結(jié)果置于網(wǎng)絡(luò)上，全校師生可以根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行查詢和處理各種信息。這樣可以大大提高學(xué)生管理的工作效率，顯著提高學(xué)生的管理水平。

目前，無(wú)錫城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)管系正從2012級(jí)學(xué)生試行“高校學(xué)生工作在線系統(tǒng)”，該系統(tǒng)有明確的管理權(quán)限，數(shù)據(jù)可批量導(dǎo)入、處理、備份，方便輔導(dǎo)員管理。使用過(guò)程中，大大彌補(bǔ)了輔導(dǎo)員管理大量學(xué)生精力上的不足，節(jié)省了工作時(shí)間，提高了工作效率，同時(shí)各部門調(diào)用數(shù)據(jù)更為準(zhǔn)確、方便和迅速。利用此系統(tǒng)，把輔導(dǎo)員從繁瑣的日常工作中解放出來(lái)，以足夠的精力投入到學(xué)生思想政治教育工作中。在使用該系統(tǒng)時(shí)，要求管理人員要有責(zé)任感，認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要求準(zhǔn)確，反饋更新要及時(shí)，同時(shí)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并糾偏。

大力推進(jìn)使用學(xué)生管理工作信息系統(tǒng)，將學(xué)生工作劃分為模塊，并進(jìn)行模塊化管理，有利于提高學(xué)生工作管理水平，強(qiáng)化內(nèi)部管理，使高職院校的學(xué)生工作管理更加規(guī)范化、信息化；使資源得到更為有效的整合，真正達(dá)到辦公自動(dòng)化和溝通交互化。當(dāng)然，管理信息化系統(tǒng)在建立和應(yīng)用初期需要不斷完善與調(diào)試，以使其更適應(yīng)學(xué)校系統(tǒng)的應(yīng)用要求。

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