淺談環(huán)境監(jiān)察檔案的管理

于燕

環(huán)境保護(hù)檔案是指各級(jí)環(huán)境保護(hù)行政主管部門及其直屬單位（以下簡(jiǎn)稱“環(huán)保部門”），在環(huán)境保護(hù)活動(dòng)中直接形成的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。環(huán)境保護(hù)檔案主要有：環(huán)境管理檔案，包括環(huán)境保護(hù)法規(guī)文件，環(huán)境保護(hù)規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督和污染事件仲裁文件；環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案，包括環(huán)境監(jiān)測(cè)計(jì)劃，污染源調(diào)查、評(píng)價(jià)和控制文件，環(huán)境監(jiān)測(cè)月報(bào)、年報(bào)、年鑒和環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)記錄。此外，環(huán)境工程檔案、自然保護(hù)檔案等也是環(huán)境保護(hù)檔案的重要內(nèi)容。

環(huán)境監(jiān)察檔案是環(huán)境保護(hù)檔案的重要組成部分。環(huán)境監(jiān)察檔案是指各級(jí)環(huán)境保護(hù)行政主管部門及其所屬的環(huán)境監(jiān)察機(jī)構(gòu)在環(huán)境監(jiān)察及與環(huán)境監(jiān)察緊密相關(guān)的工作活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是環(huán)境監(jiān)察活動(dòng)歷史的真實(shí)寫照，是重要的信息資源，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，在為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和環(huán)境保護(hù)工作服務(wù)中發(fā)揮了重要的作用。

環(huán)境監(jiān)察檔案管理中存在的問題（1）認(rèn)識(shí)不足，管理不規(guī)范。某些部門領(lǐng)導(dǎo)存在“重工作輕檔案”的現(xiàn)象。沒有認(rèn)識(shí)到檔案工作在環(huán)境監(jiān)察及環(huán)境管理中的重要性。在較多基層環(huán)境監(jiān)察部門，大部分檔案是由承擔(dān)某項(xiàng)工作的人進(jìn)行收集歸檔，而不是由單位的檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一負(fù)責(zé)。只有少數(shù)監(jiān)察機(jī)構(gòu)的部門把檔案交給了本單位的檔案管理機(jī)構(gòu)。多數(shù)的基層環(huán)境監(jiān)察部門沒有制定檔案管理制度，因此制約了當(dāng)前環(huán)境監(jiān)察工作的順利發(fā)展。（2）檔案管理制度不夠健全。在基層環(huán)境監(jiān)察管理工作中，根據(jù)環(huán)境監(jiān)察工作的實(shí)際情況制定了一系列管理制度和工作人員職責(zé)等，但大部分基層環(huán)境監(jiān)察部門沒有制定與檔案管理有關(guān)的制度，即使有也是敷衍了事。（3）環(huán)境監(jiān)察檔案現(xiàn)代化管理水平有待提高。目前在縣區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)察工作中還存在有部分由手工抄寫的紙質(zhì)檔案。這部分紙質(zhì)檔案，一方面容易出現(xiàn)人為的抄寫錯(cuò)誤，易損壞筆跡不統(tǒng)一，字跡易模糊，還有一部分紙質(zhì)檔案還是有圓珠筆書寫等情況，另一方面紙張的規(guī)格顏色很難達(dá)到一致。（4）環(huán)境監(jiān)察檔案專業(yè)人員素質(zhì)有待提高。有些檔案管理人員，在檔案理論知識(shí)、實(shí)際技能以及管理水平上都有吃老本的現(xiàn)象，缺乏知識(shí)創(chuàng)新的意識(shí)。

為加強(qiáng)環(huán)境監(jiān)察檔案的科學(xué)管理，國(guó)家環(huán)境保護(hù)總局于2006年頒布了《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范 環(huán)境監(jiān)察》（HJ/T 295-2006）。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了環(huán)境監(jiān)察檔案工作的基本要求，環(huán)境監(jiān)察文件材料的形成、積累、立卷歸檔和檔案的管理，開發(fā)利用及環(huán)境監(jiān)察常用文書種類、制作等要求。

環(huán)境監(jiān)察檔案經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理、歸檔后，檔案人員應(yīng)按檔案內(nèi)容和形式等特征，進(jìn)行信息分類標(biāo)引、著錄和實(shí)體分類。環(huán)境監(jiān)察檔案的分類標(biāo)引、著錄依照《中國(guó)檔案分類法》和《中國(guó)檔案分類法 環(huán)境保護(hù)檔案分類表》（HJ/T 7-1994）、《環(huán)境保護(hù)檔案著錄細(xì)則》（HJ/T 9-1995）、《環(huán)境保護(hù)檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》（HJ/T78-2001）進(jìn)行。

環(huán)境監(jiān)察檔案的范圍包括：（1）環(huán)境監(jiān)察機(jī)構(gòu)和人員的資料；（2）環(huán)境監(jiān)察政策、法規(guī)及規(guī)劃等文件；（3）環(huán)境監(jiān)察各項(xiàng)管理制度；（4）污染源監(jiān)察檔案（5）環(huán)境管理制度監(jiān)察檔案（6）排污費(fèi)征收、管理、使用檔案（7）環(huán)境執(zhí)法的檔案。

環(huán)境執(zhí)法的檔案包括：

（1）環(huán)境保護(hù)行政處罰工作中形成的違法案件立案審批表、調(diào)查詢問筆錄、聽證筆錄、陳述申辯筆錄、調(diào)查報(bào)告和給予處罰建議、行政處罰告知書副本及其送達(dá)回證、行政處罰決定書、送達(dá)回證、罰款收據(jù)副本、解繳國(guó)庫(kù)的票據(jù)、復(fù)議和訴訟的有關(guān)材料、申請(qǐng)法院強(qiáng)制執(zhí)行回執(zhí)、結(jié)案說(shuō)明等。

（2）環(huán)境污染與生態(tài)破壞事故調(diào)查和處理工作中形成的事故調(diào)查報(bào)告、調(diào)查取證材料、處理建議、處理結(jié)果等文件材料。

（3）環(huán)境民事糾紛行政調(diào)解工作中形成的立案審批表、調(diào)查報(bào)告、雙方協(xié)議書、調(diào)節(jié)處理結(jié)果、旅行情況、結(jié)案說(shuō)明等文件材料。

（4）來(lái)信來(lái)訪登記、回復(fù)的記錄、環(huán)境舉報(bào)登記、回復(fù)的記錄、來(lái)信來(lái)訪和環(huán)境舉報(bào)的調(diào)查、處理文件和調(diào)查取證的有關(guān)資料。

（5）環(huán)境監(jiān)察稽查工作中檢查下級(jí)政府及其職能部門時(shí)形成的現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查、詢問筆錄、監(jiān)理稽查報(bào)告等有關(guān)文件材料。

（6）環(huán)境執(zhí)法處罰環(huán)境復(fù)議和環(huán)境行政訴訟的有關(guān)文件和資料。

環(huán)境監(jiān)察檔案的管理包括：

1.環(huán)境監(jiān)察檔案的鑒定與銷毀

包括檔案的鑒定、檔案的銷毀、環(huán)境監(jiān)察檔案的補(bǔ)充與調(diào)整。

2.檔案的保管

保管是檔案工作的一項(xiàng)經(jīng)?；墓ぷ鳎浠救蝿?wù)是保護(hù)檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案的自然壽命和保證檔案的有效利用，提供條件并實(shí)施監(jiān)督。應(yīng)按照《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》執(zhí)行。包括檔案庫(kù)房、檔案裝具、檔案保管方法。

3.環(huán)境監(jiān)察檔案信息資源的開發(fā)和利用

環(huán)境監(jiān)察檔案信息的開發(fā)與利用，是對(duì)環(huán)境監(jiān)察檔案信息進(jìn)行采集、加工、存貯和輸出的整個(gè)過(guò)程；是把檔案信息由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，為利用者所接受的過(guò)程；是實(shí)現(xiàn)環(huán)境監(jiān)察檔案價(jià)值，充分發(fā)揮檔案作用，為環(huán)境保護(hù)工作和國(guó)家建設(shè)服務(wù)的關(guān)鍵性的工作。環(huán)境監(jiān)察檔案的開發(fā)利用，是開展環(huán)境監(jiān)察檔案工作的目的；是檔案工作生命力之所在；也是環(huán)境監(jiān)察檔案工作直接服務(wù)于環(huán)境保護(hù)事業(yè)的表現(xiàn)形式。

4.環(huán)境監(jiān)察檔案歸檔范圍、保管期限

其主要內(nèi)容包括：加工和處理檔案信息，建立各種目錄和數(shù)據(jù)庫(kù)；對(duì)環(huán)境監(jiān)察檔案信息進(jìn)行加工、編研、編寫綜合性參考材料；采取多種形式直接提供檔案信息服務(wù)。

凡是在環(huán)境監(jiān)察工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的材料，都必須按照分類準(zhǔn)確、系統(tǒng)完整、方便實(shí)用、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒別、分類、排序、編號(hào)、技術(shù)加工和裝訂成卷。環(huán)境監(jiān)察檔案分為污染源監(jiān)察、污染防治設(shè)施監(jiān)察、建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境監(jiān)察、限期治理項(xiàng)目監(jiān)察、排污許可證監(jiān)察、排污費(fèi)核定征收、行政處罰、環(huán)境污染糾紛、事故及信訪投訴調(diào)查處理、環(huán)保專項(xiàng)行動(dòng)、在線監(jiān)控和環(huán)境應(yīng)急等十一大類。對(duì)每一大類規(guī)定了必須收集、整理和歸檔的內(nèi)容并對(duì)材料的排序進(jìn)行了細(xì)化。

嚴(yán)格按歸檔內(nèi)容和時(shí)限抓好材料收集工作，做到收集整理經(jīng)?；?，不拖延、不積壓。聲像資料應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫面完整并應(yīng)按時(shí)間和活動(dòng)分類，一個(gè)活動(dòng)一個(gè)文件夾并用電子文檔說(shuō)明活動(dòng)的內(nèi)容。對(duì)收集到的每一份材料要仔細(xì)鑒別，對(duì)系列或成套材料要查漏補(bǔ)缺，不屬于歸檔內(nèi)容或沒有保存價(jià)值的材料不予歸檔。案卷整理完后，各業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任及檔案管理人員聯(lián)合對(duì)案卷進(jìn)行審驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)有材料不符合環(huán)境監(jiān)察稽查驗(yàn)收工作要求、相關(guān)材料缺失等情形一律退回各大隊(duì)、室進(jìn)行補(bǔ)充、完善。堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工，確保檔案的整潔、美觀。采取以下措施完善檔案管理工作：

（1）定人定崗定責(zé)，確保檔案安全。明確了一人專門負(fù)責(zé)檔案的收發(fā)與管理，并制定了一系列管理制度，確保檔案管理工作的安全。

（2）嚴(yán)格記錄備案工作。建立了監(jiān)察大隊(duì)會(huì)議記錄、投訴舉報(bào)與來(lái)信來(lái)訪記錄。

（3）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，強(qiáng)化規(guī)范管理。統(tǒng)一購(gòu)置了檔案盒，購(gòu)買了檔案柜，確保了檔案歸檔存放安全有序。

（4）注重分類匯總，統(tǒng)一管理，做到一企一檔一冊(cè)。將轄區(qū)內(nèi)企業(yè)根據(jù)地區(qū)分類，按照企業(yè)的環(huán)評(píng)、試生產(chǎn)、竣工驗(yàn)收申請(qǐng)、監(jiān)察報(bào)告、批復(fù)文件、信訪情況及相關(guān)資料全部歸檔。

（5）嚴(yán)格查詢借閱登記制度。對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的歸納登記，文件資料的收進(jìn)、移出、保管、查閱等情況及時(shí)進(jìn)行更新記錄，有效的提高了查閱效率也規(guī)范了文書、卷宗的管理。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)正在深入到環(huán)境監(jiān)察檔案管理之中，檔案管理以手工管理為主的傳統(tǒng)手段逐漸向采用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的科學(xué)手段過(guò)度。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為支撐的計(jì)算機(jī)技術(shù)，極大地促進(jìn)了環(huán)境監(jiān)察檔案管理模式發(fā)生重大改變，實(shí)現(xiàn)了環(huán)境監(jiān)察檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，提高了檔案的管理水平和利用質(zhì)量，為環(huán)境監(jiān)察工作和環(huán)境保護(hù)事業(yè)提供了科學(xué)依據(jù)與可靠保證。

文檔一體化是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書、檔案一體化管理，可以最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源共享，避免重復(fù)勞動(dòng)。文檔一體化是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)，哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清、制度不明、考慮不周，都可能造成對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性的危害。因此，及早地建立電子文件全過(guò)程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，尤為重要。 [科]