港口工程項(xiàng)目檔案現(xiàn)階段主攻方向

徐方

港口經(jīng)濟(jì)是在一定區(qū)域范圍內(nèi)，由港航、臨港工業(yè)、商貿(mào)、旅游等相關(guān)產(chǎn)業(yè)有機(jī)組合而成的一種區(qū)域經(jīng)濟(jì)，是推動(dòng)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要力量。以泰州港為例，經(jīng)過近十年的發(fā)展，泰州港作為長(zhǎng)江中上游西部地區(qū)物資中轉(zhuǎn)運(yùn)輸?shù)闹匾诎?、上海組合港中的配套港，與多個(gè)國(guó)家的港口產(chǎn)生運(yùn)輸往來，是蘇中及蘇北地區(qū)物資對(duì)外交流的重要門戶?！笆晃濉逼陂g，泰州沿江港口擁有萬噸級(jí)以上泊位43個(gè)，“十二五”期間規(guī)劃將達(dá)到75個(gè)。全港綜合通過能力2012年末為1.06億噸，年均增速35.6 %，已成為支撐城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有力保障。

與港口經(jīng)濟(jì)蓬勃快速發(fā)展的勢(shì)頭所不相適應(yīng)的，是當(dāng)下港口內(nèi)部管理的不匹配、不適應(yīng)和滯后性，其中，尤以港口檔案整理不規(guī)范、制度不健全、管理不到位、應(yīng)用不充分最為突出。港口項(xiàng)目檔案反映了一個(gè)重大項(xiàng)目建設(shè)的全過程，是港口工程建設(shè)活動(dòng)中的真實(shí)記錄和企業(yè)珍貴的資源，并越來越活躍地參與企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，日益成為推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步、技術(shù)創(chuàng)新的催化劑。因此，只有充分管理、利用項(xiàng)目檔案，才能發(fā)掘其經(jīng)濟(jì)效益，如果缺少了這一領(lǐng)域的建設(shè)，勢(shì)必對(duì)港口文化的形成產(chǎn)生較大影響，也間或地制約著港口經(jīng)營(yíng)發(fā)展步伐。

一、港口項(xiàng)目檔案存在的現(xiàn)狀

港口工程檔案包括港口工程建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收全過程中形成的，以紙質(zhì)、膠片、光介等載體形式存在的全部文字、圖像、聲像等文件。筆者通過對(duì)泰州各沿江港企的調(diào)查摸底，發(fā)現(xiàn)在港口項(xiàng)目檔案中普遍存在著資料收集不全、利用效率不高、硬件投入不足等共通問題。

（一）建設(shè)單位檔案意識(shí)薄弱

長(zhǎng)期以來，在建設(shè)領(lǐng)域都存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，各參建單位普通對(duì)建設(shè)工程檔案管理重視不夠，缺乏有力的管理辦法和措施。在新的投資形勢(shì)下，個(gè)別投資主體、特別是民營(yíng)企業(yè)，注重短期經(jīng)濟(jì)效益，檔案意識(shí)薄弱，對(duì)工程檔案管理投入嚴(yán)重不足。

（二）港口檔案收集困難，資料缺失嚴(yán)重

港口工程項(xiàng)目投入大、標(biāo)段多、領(lǐng)域廣、參與主體情況各異，給檔案收集造成較大影響。現(xiàn)有的項(xiàng)目參建單位與項(xiàng)目部檔案管理脫節(jié)， 項(xiàng)目法人、監(jiān)理、施工單位主要是以項(xiàng)目管理部、項(xiàng)目監(jiān)理部、施工項(xiàng)目部的形式對(duì)項(xiàng)目實(shí)施管理、監(jiān)理、施工， 環(huán)節(jié)上的不連貫，易造成對(duì)項(xiàng)目部檔案工作的忽視，進(jìn)一步影響檔案資料收集。

（三）信息化程度不夠，檔案管理與時(shí)代脫節(jié)

年來，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中廣泛運(yùn)用，檔案種類也呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)， 照片、音像、光盤、磁盤、移動(dòng)硬盤及相關(guān)的支持文件等。然縱觀各港口企業(yè)的檔案管理，還拘泥于手工收集、檢索，企業(yè)檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的企業(yè)較少，基本還采用信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案人員往往重“紙張”輕“實(shí)物”，人為造成了收集不全、種類單調(diào)，不足以反映整個(gè)檔港口碼頭建設(shè)的全過程。

二、現(xiàn)階段港口工程項(xiàng)目檔案工作主攻方向

隨著《港口法》的頒布實(shí)施，港口建設(shè)取得長(zhǎng)足發(fā)展。港口工程投資巨大，建設(shè)條件復(fù)雜、參建單位多、建設(shè)周期長(zhǎng)，系統(tǒng)性和專業(yè)性強(qiáng)，其工程檔案形成較其它檔案過程更長(zhǎng)、種類更多，這些特征也決定了港口工程項(xiàng)目檔案收集、管理的困難性和針對(duì)性。

（一）建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

各港口參建單位應(yīng)該根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案的法律法規(guī)，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，加大對(duì)港口項(xiàng)目檔案的宣傳力度，制定切合項(xiàng)目檔案管理實(shí)際的制度、辦法、細(xì)則等，對(duì)歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔原則等作詳細(xì)說明，使企業(yè)不斷增強(qiáng)檔案的形成意識(shí)、收集意識(shí)、保護(hù)意識(shí)和利用意識(shí)。同時(shí)，企業(yè)要主動(dòng)將工程項(xiàng)目檔案列入部門的職責(zé)范圍和人員的崗位責(zé)任制里，明確目標(biāo)，嚴(yán)格考核，使檔案管理法制規(guī)范、使檔案工作有章可循。

（二）建立起工程檔案歸集的跟蹤、協(xié)調(diào)機(jī)制

收集工作是港口工程檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)。收集是否科學(xué)齊全、內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整，都會(huì)給港口工程質(zhì)量、進(jìn)度、工程項(xiàng)目竣工后運(yùn)行、改擴(kuò)建以及設(shè)備的維修、管理帶來重要影響。一個(gè)港口項(xiàng)目從申報(bào)到工程竣工經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)，間隔周期數(shù)年，形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及的部門及人員多，時(shí)間跨度長(zhǎng)，稍有疏忽極可能出現(xiàn)遺漏。因此，建立起工程檔案歸檔的跟蹤、協(xié)調(diào)機(jī)制顯得尤為重要。一是要堅(jiān)持檔案收集與港口工程建設(shè)同步，統(tǒng)籌部署、全面安排，確保整個(gè)工程周期文件材料無一漏收。二是要確保港口工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集責(zé)任落實(shí)至各涉及單位，對(duì)內(nèi)完善企業(yè)檔案管理制度，明確責(zé)任、超前控制；三是實(shí)施合同管理制度，明確合同簽署、付款會(huì)審環(huán)節(jié)，強(qiáng)制項(xiàng)目檔案管理薄弱的參建單位重視項(xiàng)目檔案編制工作。通過這種跟蹤、協(xié)調(diào)機(jī)制，不但可以了解工程進(jìn)展情況，掌握各參建單位檔案狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)解決問題，而且建設(shè)單位檔案部門可以隨時(shí)發(fā)現(xiàn)參建單位檔案編制情況，并通過協(xié)調(diào)相關(guān)部門，采取延遲支付合同進(jìn)度款等措施，最大程度上確保工程資料收集及時(shí)、編制整理規(guī)范。

（三）不斷完善科技檔案信息化的管理

面對(duì)新形勢(shì)、新技術(shù)，港口項(xiàng)目檔案必須緊隨時(shí)代步伐，不斷創(chuàng)新觀念、組織、管理模式、服務(wù)手段等，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展之需。要重視港口科技信息的開發(fā)利用，逐步由封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，由靜態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)服務(wù)； 要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)定向?yàn)橛脩籼峁┛萍夹畔⒌牟杉?、整理、存?chǔ)、顯示等一系列服務(wù)。科技檔案信息的社會(huì)價(jià)值并不在于積累信息量的多少，而是在于如何有效地開發(fā)和利用，在信息傳遞過程中的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、針對(duì)性和完整性。與此同時(shí)，要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變管理方式，加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，配置完備的基礎(chǔ)調(diào)入，對(duì)利用率、使用率較高的科技檔案可以利用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，突破地域限制、時(shí)間限制，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源共享?，F(xiàn)今，查找技術(shù)資料信息方式已從過去傳統(tǒng)期刊、查檔案、查手冊(cè)中轉(zhuǎn)變到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中查詢，因此說，被動(dòng)的、人工式的檔案提供方式將逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的服務(wù)方式所代替，這一趨勢(shì)必不可擋。

（四）提高工程檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

港口工程專業(yè)性強(qiáng)，從前期研究、開始立項(xiàng)到竣工投產(chǎn)，往往需要數(shù)年時(shí)間，因此，從事港口工程檔案管理工作的人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的其他兼職檔案人員要更全面。不僅要懂得工程基建檔案，還要懂文書檔案，甚至懂得與工程有關(guān)的專業(yè)知識(shí)，清楚不同類別的檔案的分類整理。所以，必須配備專業(yè)技術(shù)水平和工程檔案管理水平高、工作能力強(qiáng)的專職港口工程檔案管理人員負(fù)責(zé)港口工程檔案全過程形成的文件材料的收集、整理工作。