基于工作流技術(shù)的信息資源管理系統(tǒng)的開發(fā)和應用

林 萍 潘艷明

中石化廣州分公司

前言

20世紀40年代電子計算機出現(xiàn)以后，在短短幾十年間就給整個世界帶來了翻天覆地的變化。信息化浪潮席卷全球，人類進入了以信息技術(shù)為核心的知識經(jīng)濟時代，信息技術(shù)正以其廣泛的滲透性和先進性與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)相結(jié)合，信息化成為推動國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的強大動力。

近年來，隨著業(yè)務的不斷發(fā)展，信息資源對于管理決策的支持作用越來越重要。中國石化總部也加強了對信息資源管理的內(nèi)控要求。隨著企業(yè)信息門戶信息量的豐富，采用傳統(tǒng)的信息資源管理方式，存在很多弊端：信息資源管理工作量大，效率低，管理內(nèi)容不全面，管理不規(guī)范，管理流程不清晰等，使信息資源管理不能完全達到總部內(nèi)控管理要求，存在很大風險。

如何提高企業(yè)對信息資源的管控？如何提高信息資源業(yè)務流程的集成性和企業(yè)協(xié)作能力？采用工作流技術(shù)成為了解決這些問題的首要方案。為了提升信息資源的管理水平，2012年廣州石化啟動企業(yè)信息門戶的改版工作，通過采用一個開發(fā)效率高、運行維護簡單的工作流產(chǎn)品，搭建信息資源管理平臺，實現(xiàn)信息資源從產(chǎn)生、審核、發(fā)布及用戶管理達到內(nèi)控管理要求，確保信息資源合理采集、有序傳遞和安全使用，降低風險。本文就工作流技術(shù)在信息資源管理系統(tǒng)的開發(fā)應用進行論述。

1 企業(yè)信息資源管理概述

信息資源是指滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動所需，且經(jīng)過篩選、組織、加工，可存取、有一定豐富度和凝聚度的信息集合。企業(yè)信息資源管理屬于微觀層次的信息資源管理的范疇，指企業(yè)為達到預定的目標運用現(xiàn)代的管理方法和手段對與企業(yè)相關(guān)的信息資源和信息活動進行組織、規(guī)劃、協(xié)調(diào)和控制，以實現(xiàn)對企業(yè)信息資源的合理開發(fā)和有效利用[1]。

1.1 廣州分公司信息資源現(xiàn)狀

廣州分公司擁有豐富的信息資源，這些信息資源為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、經(jīng)營決策提供重要依據(jù)，根據(jù)來源企業(yè)的信息資源分為內(nèi)部信息資源和外部信息資源，包括企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的信息，及外部購入的為企業(yè)所關(guān)注的市場動態(tài)、經(jīng)濟政策、行業(yè)發(fā)展等信息。

在信息化建設不斷深入和普及的情況下,廣州分公司已經(jīng)建成了生產(chǎn)管理、設備管理、財務管理、銷售、采購、情報檔案、辦公處理、公文查詢等應用系統(tǒng)，信息化應用已達到較高的水平，不僅在中石化名列前茅，還獲得工信部兩化整合企業(yè)獎。但是在信息資源管理和利用方面還存在著分散、各自孤立，缺乏資源交換和共享。分公司各業(yè)務部門多數(shù)都建有獨立的業(yè)務管理網(wǎng)站,這些網(wǎng)站在分公司的生產(chǎn)、管理、經(jīng)營中發(fā)揮了重要的作用，但這些網(wǎng)站由各部門自己管理，管理標準和規(guī)范不一，為信息在各個部門的共享帶來了一定的困難，沒有發(fā)揮信息資源的效益，提高了管理成本。分公司的信息資源管理仍為線下手工操作，人工管理效率低下，管理范圍不全面，信息安全存在較大風險。

1.2 信息資源管理業(yè)務流程

根據(jù)中國石化信息資源管理相關(guān)制度和內(nèi)部控制要求，信息資源管理須充分利用信息技術(shù)促進信息資源安全共享，通過建立信息平臺實現(xiàn)信息資源的存儲、發(fā)布、授權(quán)、使用與維護，固化信息資源管理全流程[2]。

根據(jù)中石化企業(yè)內(nèi)控手冊實施細則，信息資源管理業(yè)務按照一體化管理體系梳理出業(yè)務流程圖，見圖1。

圖1 信息資源管理業(yè)務流程圖

通過調(diào)研分析，采用工作流技術(shù)是實現(xiàn)信息資源全流程管理的理想解決方案，目前工作流技術(shù)在ERP（企業(yè)資源計劃）、OA（辦公自動化）等系統(tǒng)已經(jīng)引入，工作流可以規(guī)范業(yè)務參與者的信息交互行為，提高業(yè)務處理效率。隨著信息技術(shù)的不斷成熟，通過建設廣州石化信息門戶，采用工作流技術(shù)開發(fā)信息資源管理平臺，將實現(xiàn)整合企業(yè)信息資源，消滅信息孤島，實現(xiàn)信息共享，確保企業(yè)信息資源受控、降低信息使用安全風險。

2 工作流及工作流產(chǎn)品

工作流(Workflow)技術(shù)起源于20世紀70年代中期辦公自動化研究領(lǐng)域,但直到90年代,隨著計算機尤其是網(wǎng)絡技術(shù)的普及,以及信息化建設的日益推進,工作流技術(shù)的研究才進入熱潮。1993年8月,第一個工作流技術(shù)標準化的工業(yè)組織——工作流管理聯(lián)盟(Workflow Manag ementCoalitio n,WFMC)成立。之后該聯(lián)盟發(fā)布了用于工作流管理系統(tǒng)之間互操作的工作流參考模型,并相繼制定了一系列工業(yè)標準[3]。

工作流是針對工作中具有固定程序的常規(guī)活動而提出的一個概念，它的主要特點即過程的自動化處理。工作流通過對業(yè)務過程的準確建模，在計算機的支持下能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務過程的控制管理以及自動運行。企業(yè)通過應用工作流技術(shù)可以實現(xiàn)其業(yè)務過程的重組，經(jīng)營過程的自動化以達到提高生產(chǎn)組織水平和工作效率的目的[4]。

2.1 廣州分公司的應用現(xiàn)狀

廣州分公司在一些業(yè)務系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、網(wǎng)絡服務管理等系統(tǒng)已采用工作流實現(xiàn)了業(yè)務流程自動化管理，但現(xiàn)有的工作流無法適應業(yè)務變化多、流程透明化和標準化、服務快速化的挑戰(zhàn)。不足之處主要表現(xiàn)在：

（1）工作流引擎核心功能無法擴展

目前，廣州分公司OA辦公系統(tǒng)是采用LOTCUS工作流，OA辦公系統(tǒng)在處理我廠內(nèi)部公文、通知、文件的審批、發(fā)布等業(yè)務上發(fā)揮了巨大的作用。OA系統(tǒng)是由中石化總部統(tǒng)一規(guī)劃和建設的系統(tǒng)，企業(yè)個性化需求超出OA系統(tǒng)開發(fā)商的服務范圍，工作流引擎核心功能擴展非常不方便。

（2）定制開發(fā)工作流，開發(fā)效率低

分公司現(xiàn)有的其它一些應用系統(tǒng)（如：網(wǎng)絡服務管理系統(tǒng)、企業(yè)信息門戶）的工作流是根據(jù)具體的業(yè)務系統(tǒng)需求定制開發(fā)，無法應用到其他業(yè)務系統(tǒng)中。這類工作流產(chǎn)品幾乎沒有商品化，產(chǎn)品的成熟度、易用性、功能完備性、業(yè)務流程可配置等難以得到保證。無法適應企業(yè)流程不斷完善和優(yōu)化的業(yè)務需求。

選擇一個開發(fā)效率高、運行維護簡單的工作流產(chǎn)品成為首要考慮的問題。

2.2 工作流產(chǎn)品比較

業(yè)界通常把Oracle、Microsoft等原廠商提供的滿足BPEL（Business Process Execution Language，即業(yè)務流程執(zhí)行語言）規(guī)范的產(chǎn)品，K2和普元等工作流中間件產(chǎn)品，及聯(lián)科軟件提供的直接面向流程業(yè)務的產(chǎn)品分為三個不同的BPM實現(xiàn)層級。

（1）Oracle、Microsoft等原廠商提供的BPEL相關(guān)產(chǎn)品起點高，都是站在行業(yè)標準的高度，先參與制定BPEL規(guī)范，再結(jié)合自身在應用中間件方面的優(yōu)勢，推出相應的BPEL系列產(chǎn)品，以滿足流程業(yè)務的需求；該類產(chǎn)品僅提供相關(guān)的基礎(chǔ)框架和基礎(chǔ)類庫，側(cè)重在規(guī)范的實現(xiàn)，對流程業(yè)務的實現(xiàn)還需要應用開發(fā)商結(jié)合項目去實現(xiàn)。

（2）K2、普元等提供的工作流中間件產(chǎn)品比起Oracle、Microsoft等BPEL類產(chǎn)品，他們離流程業(yè)務的實現(xiàn)又進了一步，不僅提供了專門的流程運行環(huán)境，而且專門針對流程引擎、流程定義等提供了相關(guān)的產(chǎn)品，方便開發(fā)商據(jù)此實現(xiàn)流程業(yè)務的快速開發(fā)；為了提高產(chǎn)品的適用性，這類產(chǎn)品對應用開發(fā)商的支持仍然選擇停留在組件級別，并要求開發(fā)商通過諸如C#、Java等高級語言和集成開發(fā)環(huán)境進行實現(xiàn)，實現(xiàn)業(yè)務流程的開發(fā)和實現(xiàn)難度仍然較大。

（3）聯(lián)科軟件Linkey BPM產(chǎn)品構(gòu)建在IBM domino架構(gòu)上，采用JAVA語言或VB語言開發(fā)而成。支持文檔型數(shù)據(jù)庫(如：domino)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(如：sqlserver)。Linkey BPM產(chǎn)品提供直接面向業(yè)務的工作流解決方案，是以具體的業(yè)務流程實現(xiàn)為出發(fā)點，側(cè)重在流程快速建模、業(yè)務快速實現(xiàn)的相關(guān)產(chǎn)品，包括工作流中間件產(chǎn)品（基于IBM Domino 環(huán)境自主開發(fā)的工作流中間件產(chǎn)品）、工作流相關(guān)能力組件（包括流程建模、流程監(jiān)控、流程仿真、規(guī)則建模、表單建模、業(yè)務快速開發(fā)平臺等）以及專門用于流程整合的一系列Web Service接口集。產(chǎn)品以業(yè)務為導向的開發(fā)模式和理念大大加快了業(yè)務流程的開發(fā)速度并大幅度降低了項目實施的難度和技術(shù)要求?；谶@點，我們選擇了LINKEY BPM產(chǎn)品作為搭建信息資源管理系統(tǒng)的工作流產(chǎn)品。

3 信息資源管理工作流系統(tǒng)設計和實現(xiàn)

3.1 需求分析

業(yè)務流程的需求分析和梳理是系統(tǒng)建設的重要環(huán)節(jié)，需求清晰是進行系統(tǒng)設計的前提，對業(yè)務流程有準確的認識，如流程的活動、走向、處理邏輯、活動處理人等才能根據(jù)流程信息化的運作場景做流程優(yōu)化。但往往項目建設初期需求很難把握清楚，據(jù)調(diào)查，在系統(tǒng)建設項目中需求分析往往占據(jù)整個項目的7成時間。

3.1.1 流程梳理

對信息資源實現(xiàn)在線管理，實現(xiàn)信息從產(chǎn)生、審核、發(fā)布及用戶管理達到內(nèi)控管理要求是開發(fā)工作流系統(tǒng)的目標之一。信息資源管理包括多個環(huán)節(jié)，根據(jù)中石化公司內(nèi)控手冊17.1業(yè)務流程控制點，通過調(diào)研分析梳理出12個可實現(xiàn)線上操作的流程，經(jīng)業(yè)務流程優(yōu)化后簡化為7個流程，見圖2。

圖2 信息資源管理流程梳理及優(yōu)化

3.1.2 功能設計

為了實現(xiàn)信息資源的在線管理，通過大量的調(diào)研分析，確定了系統(tǒng)需要實現(xiàn)的主要功能，包括業(yè)務流程主功能、系統(tǒng)輔助功能及系統(tǒng)基本支持功能。見圖3.

圖3 信息資源管理系統(tǒng)功能實現(xiàn)列表

3.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

信息資源管理系統(tǒng)采用Linkey BPM工作流產(chǎn)品，LINKEY BPM工作流引擎是基于IBM Domino 環(huán)境自主開發(fā)的，LINKEY BPM工作流平臺設計上采用三層次：底層為BPM的中間件層，是整個系統(tǒng)的核心層，工作流引擎運行在這個層面上；在中間件平臺基礎(chǔ)之上是能力組件集層，通過對中間件層的封裝和能力抽取形成面向開發(fā)人員和管理人員的能力層，提供流程監(jiān)控、流程建模、表單建模等服務；這些能力可以被再次組裝形成最終的面向最終用戶的應用層，業(yè)務人員在應用層面上進行操作。信息資源管理系統(tǒng)架構(gòu)見圖4。

圖4 信息資源管理系統(tǒng)架構(gòu)圖

3.3 工作流建模

許多工作流模型都是從過程定義入手,比如流程圖、狀態(tài)圖、活動網(wǎng)絡圖等。這一類基于有向圖模型的優(yōu)點是比較直觀、容易理解,圖中的節(jié)點表示過程中的活動或者狀態(tài),而有向弧則表示節(jié)點間的時序依賴關(guān)系。LINKEY BPM采用了這種模型，支持各種復雜的過程邏輯，并且基于Web技術(shù)實現(xiàn)在線式建模過程。

（1）表單建模。BPM工作流平臺基于Web技術(shù)的表單建模工具，能進行在線表單設計工作。通過表單HTML的標簽逐行分析技術(shù)，自動將這些字段的數(shù)據(jù)保存到數(shù)據(jù)庫表中。根據(jù)不同流程需要，信息資源工作流系統(tǒng)建立了14個表單?？梢允褂肑avaScript/Ajax/CSS等多種技術(shù)來實現(xiàn)復雜表單的設計。

（2）流程建模。直接使用網(wǎng)絡瀏覽器就可以繪制業(yè)務流程的功能，通過在線WEB的拖拉完成流程的繪制工作，完成內(nèi)部信息資源共享和需求檢查、外購信息資源需求收集、共享及外購信息需求變更、信息資源使用意見反饋及整改、信息門戶欄目變更及權(quán)限變更等10個流程的建模，當用戶啟動新流程時工作流引擎調(diào)入流程模型數(shù)據(jù)進行分析并運行到后繼環(huán)節(jié)?？梢暬鞒探Ｒ妶D5。

圖5 可視化流程建模

（3）規(guī)則建模。采用動態(tài)編譯執(zhí)行規(guī)則語言功能，通過規(guī)則建模功能來實現(xiàn)復雜的業(yè)務邏輯流程，同時通過規(guī)則也可以輕松的集成其他業(yè)務系統(tǒng)。

3.4 與企業(yè)信息門戶系統(tǒng)集成

信息資源管理系統(tǒng)可實現(xiàn)與分公司門戶系統(tǒng)的高度集成，以及實現(xiàn)單點登錄集成、待辦集成、手機短信集成、與IT-SM系統(tǒng)集成、郵件發(fā)送等功能。

企業(yè)信息門戶是企業(yè)信息資源整合及發(fā)布管理的平臺，通過對企業(yè)信息門戶改版優(yōu)化，配套搭建信息資源管理工作流平臺，實現(xiàn)了信息資源從收集、加工、審核、發(fā)布、使用、維護及分級授權(quán)等全流程在線管理。達到中石化內(nèi)控管理要求。以下以欄目變更管理流程為例，說明信息資源管理系統(tǒng)與企業(yè)信息門戶集成關(guān)系，詳見圖6。

圖6 信息門戶欄目變更管理示意圖

4 系統(tǒng)應用

通過信息資源管理系統(tǒng)實現(xiàn)內(nèi)控17.1信息資源管理控制點的流程檢查，處理分公司門戶欄目管理及欄目權(quán)限管理業(yè)務。信息資源管理引入工作流技術(shù)所帶來的優(yōu)勢非常明顯，這包括業(yè)務流程的可視化與圖形化、業(yè)務活動的即時通知、業(yè)務處理過程的隨時跟蹤、業(yè)務數(shù)據(jù)的多方式查詢統(tǒng)計、業(yè)務處理效率的量化考核等。系統(tǒng)應用的效益還表現(xiàn)在下面幾個方面。

4.1 規(guī)范信息資源的管控 提升審批效率

傳統(tǒng)的采用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率非常低下，系統(tǒng)上線前內(nèi)控檢查因為工作量大，只能對少數(shù)部門進行部分流程的抽查，數(shù)據(jù)反映的內(nèi)容不全面，內(nèi)控要求未完全達到，人工處理的彈性很大，沒有規(guī)范性的操作管理；現(xiàn)在通過信息資源管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了對分公司范圍內(nèi)更多部門所有流程的信息資源檢查，而且審批時間縮短了近1半。完善并規(guī)范了對內(nèi)、外部信息資源的管理及門戶的管理，達到中石化總部17.1信息資源管理的內(nèi)控要求。

4.2 表單流程 降低隱性成本

信息資源的在線檢查及審批，降低溝通成本和管理成本。用戶啟動流程后，只需跟進流程的進度，實現(xiàn)流程審批的電子化、無紙化辦公。相較于傳統(tǒng)的紙張的審批流程，電子化的流程可減少人為差錯和延誤、減少浪費、降低人力成本。系統(tǒng)可查看并導出各個環(huán)節(jié)的審批記錄，方便為內(nèi)控檢查提供樣本記錄。系統(tǒng)與IT-SM服務平臺對接，審批后的變更申請由幫助臺統(tǒng)一派單給相關(guān)業(yè)務人員處理。

4.3 在線流程 提高工作靈活性

信息資源通過工作流技術(shù)實現(xiàn)在線管理，用戶可以方便快捷地提交業(yè)務申請或?qū)徟?，實現(xiàn)業(yè)務流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)運行能順暢地響應客戶操作請求，使用戶可以不受地理位置的影響，方便地開展內(nèi)控檢查工作。系統(tǒng)保留每個業(yè)務活動流轉(zhuǎn)的痕跡,可隨時獲得審批環(huán)節(jié)的辦理狀態(tài)，實現(xiàn)了業(yè)務辦公過程的全程監(jiān)控跟蹤。

4.4 建立業(yè)務流程管理平臺，為企業(yè)后續(xù)業(yè)務流程奠定基礎(chǔ)

搭建了工作流管理平臺，為企業(yè)業(yè)務流程的統(tǒng)一管理、快速搭建其它管理流程奠定基礎(chǔ)。在業(yè)務變化的過程中此業(yè)務流程管理平臺能及時靈活的響應需求而不必進行大量的系統(tǒng)改造。

5 結(jié)束語

通過引入工作流管理技術(shù),信息資源管理業(yè)務流程更加清晰,人員職責更加分明,實現(xiàn)了對中石化總部內(nèi)控17.1信息資源管理控制點的在線檢查，確保了檢查數(shù)據(jù)的真實性，規(guī)避了線下檢查的隨意性，規(guī)范了信息資源管理工作，通過項目的實施提升了廣州石化信息資源管理水平，提高了業(yè)務流程的集成性和企業(yè)協(xié)作能力。

首批歸入信息資源管理范圍的是分公司信息門戶的信息資源,涉及門戶信息和需求的梳理、檢查和變更，門戶欄目管理變更及權(quán)限變更等。今后將探索將部門業(yè)務工作區(qū)、二級站點及業(yè)務系統(tǒng)的信息資源納入信息資源管理系統(tǒng)中進行管理，結(jié)合門戶業(yè)務工作區(qū)的改版，更加廣泛地實現(xiàn)廣州分公司信息資源共享和合理使用，完善管理體系一體化，提高信息資源管理的規(guī)范性和工作效率。

[1]張凱等.信息資源管理[M].北京：清華大學出版社，2005,12-14.

[2]廣州石化信息資源管理辦法.中國石化廣州信〔2011〕32號，2011.11.29

[3]付偉.工作流技術(shù)綜述[J].河北北方學院學報(自然科學版),2007,23(1):68-70.

[4]李偉平,范玉順.工作流技術(shù)在 ERP 中的應用[J].高技術(shù)通,2004(8):56-60.