企業(yè)Web文件檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)與研究

杜波

摘 要：本論文介紹了檔案管理也越來(lái)越完善的系統(tǒng)化進(jìn)程，特別針對(duì)計(jì)算機(jī)管理檔案，通過對(duì)面向?qū)ο?、統(tǒng)一建模語(yǔ)言UML和網(wǎng)絡(luò)體系模式基本概念的解釋，利用面向?qū)ο蟮能浖O(shè)計(jì)思想和設(shè)計(jì)開發(fā)檔案管理系統(tǒng)軟件來(lái)說明系統(tǒng)軟件開發(fā)研究的過程。設(shè)計(jì)中，根據(jù)統(tǒng)一建模語(yǔ)言的特點(diǎn)，通過軟件設(shè)計(jì)模式和程序應(yīng)用，使管理系統(tǒng)能夠有效的降低程序開發(fā)時(shí)間并且使程序的設(shè)計(jì)過程變得清晰易懂、更加便于人們接受。

關(guān)鍵詞：檔案管理；面向?qū)ο螅籙ML；網(wǎng)絡(luò)

1 引言

在文件管理過程中，不允許有疏忽差錯(cuò)，任何小小的疏忽都可能對(duì)企業(yè)的安全造成重大損失。而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的應(yīng)用，通過借助網(wǎng)絡(luò)化、微機(jī)化，很大程度的促進(jìn)了檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方面的發(fā)展。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，是檔案管理系統(tǒng)的里程碑式發(fā)展。而企業(yè)Web文件檔案管理信息系統(tǒng)軟件的應(yīng)用，則進(jìn)一步提高了企業(yè)對(duì)于檔案管理的效率與服務(wù)水平，也是使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理更加趨于科學(xué)化、正規(guī)化的重要條件。

2 文件檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)是一個(gè)典型的管理信息系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)簡(jiǎn)單來(lái)講是一種人機(jī)系統(tǒng)。該系統(tǒng)在人的控制下，通過計(jì)算機(jī)硬軟件等辦公設(shè)備對(duì)所需要的信息進(jìn)行采集，信息采集后，再通過后期諸如傳輸、加工等措施對(duì)所需的信息進(jìn)行加工處理。而且通過該系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的集中化式管理。在檔案管理過程中，可很大程度上提高企業(yè)的管理水平。

2.1 文件檔案管理

為了達(dá)到系統(tǒng)、規(guī)范的管理企業(yè)，同時(shí)又能確保高效的對(duì)企業(yè)文件檔案資料進(jìn)行管理，提出了文件檔案管理。文件檔案管理是對(duì)文書工作和檔案工作的整個(gè)過程進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與科學(xué)管理，在滿足企業(yè)需求的前提下，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為輔助，以文件生命周期理論為指導(dǎo)，將系統(tǒng)的性能發(fā)揮到最佳狀態(tài)。

2.2 文件檔案管理的發(fā)展

計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得以電子文件為主的檔案管理信息系統(tǒng)成為各個(gè)企業(yè)檔案管理的主要形式。此外，檔案管理的形式和設(shè)計(jì)方法與管理信息系統(tǒng)接近。目前大部分的電子文件、電子檔案與管理信息系統(tǒng)的研究有關(guān)。最初的檔案管理是手工工作，既耗人力又耗財(cái)力，工作時(shí)間也長(zhǎng)。而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理系統(tǒng)，加速了檔案管理工作發(fā)展，同時(shí)也使管理檔案得到了很大的創(chuàng)新。計(jì)算機(jī)技術(shù)加速了檔案管理的進(jìn)程。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，有效的保障了企業(yè)的檔案管理工作。

2.3 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與文件檔案管理

隨著 Internet 和 Intranet/Extranet 的快速增長(zhǎng)，Web 已經(jīng)對(duì)我們的工作和生活產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。Web能提供支持所有類型內(nèi)容連接的信息發(fā)布，用戶存取方便。Web服務(wù)技術(shù)在文件檔案管理系統(tǒng)中的運(yùn)用，使數(shù)據(jù)以分布式存儲(chǔ)且使資源實(shí)現(xiàn)共享。在檔案處，用戶可以對(duì)所需要的檔案資料進(jìn)行方便地查詢。此外，通過企業(yè)的檔案檢索系統(tǒng)，就可以檢索不同部門的檔案目錄，實(shí)現(xiàn)資源共享目的的同時(shí)也使檔案資料進(jìn)行同步更新，極大地方便了檔案的管理。

3 Web文件檔案管理信息系統(tǒng)

以前企業(yè)的檔案信息分布于各個(gè)部門中，每個(gè)部門都有自己的檔案管理規(guī)程、系統(tǒng)，但缺乏一個(gè)統(tǒng)一的管理，沒有一個(gè)有效的信息連接渠道，對(duì)企業(yè)的檔案有整體全面的管理。因而在管理過程中容易出現(xiàn)工作的重復(fù)，也大大增加了出錯(cuò)的幾率。而如今市場(chǎng)上的檔案管理系統(tǒng)軟件價(jià)格較高且不利于維護(hù)?；赪eb的檔案管理信息系統(tǒng)，使企業(yè)信息共享化的同時(shí)也促進(jìn)了管理水平的提高。對(duì)紙質(zhì)檔案與電子文件的管理也更加合理有效。

3.1 軟件工程

軟件工程是以科學(xué)為基礎(chǔ)，在軟件的設(shè)計(jì)過程、測(cè)試評(píng)估、運(yùn)行維護(hù)的過程中探索出來(lái)的一種方法，可以有效地滿足當(dāng)前發(fā)展需要。軟件工程的原理包括：用分階段的生命周期計(jì)劃嚴(yán)格管理；堅(jiān)持進(jìn)行階段評(píng)審；實(shí)行嚴(yán)格的產(chǎn)品控制；采用現(xiàn)代程序設(shè)計(jì)技術(shù)；結(jié)果應(yīng)能清楚地審查；開發(fā)小組的人員應(yīng)該少而精；承認(rèn)不斷改進(jìn)軟件工程實(shí)踐的必要性。而面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)的方法，正是根據(jù)軟件的特點(diǎn)而提出的。通過了解可知，企業(yè)Web文件檔案管理系統(tǒng)是由交互式系統(tǒng)來(lái)管理的，因而可以采用 MVC模式。

3.2 統(tǒng)一建模語(yǔ)言UML

上世紀(jì)末，UML 成為國(guó)際對(duì)象管理組織認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)建模語(yǔ)言。UML在發(fā)展過程中，將OMT等設(shè)計(jì)方法結(jié)合起來(lái)，在吸收方法學(xué)思想的基礎(chǔ)上，為有公共的、穩(wěn)定的、表達(dá)能力強(qiáng)的特點(diǎn)而著稱的面向?qū)ο箝_發(fā)方法提供了便利。UML的強(qiáng)勢(shì)發(fā)展以及特有的巨大優(yōu)勢(shì)，在未來(lái)將是面向?qū)ο蠹夹g(shù)領(lǐng)域內(nèi)普及率最高的標(biāo)準(zhǔn)建模語(yǔ)言且將長(zhǎng)期內(nèi)占據(jù)主導(dǎo)地位。不可否認(rèn)的是，UML可以大幅度提升系統(tǒng)軟件的開發(fā)效率并保持軟件的可持續(xù)發(fā)展。

對(duì)統(tǒng)一建模語(yǔ)言理解需要做到以下三點(diǎn)：統(tǒng)一、建模和語(yǔ)言?！敖y(tǒng)一”是 UML 的核心，它能夠提升研發(fā)效率，節(jié)省研發(fā)支出，降低研發(fā)風(fēng)險(xiǎn)；“建模”是UML的使用價(jià)值的體現(xiàn)。它通過建模對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行控制，使系統(tǒng)變得更容易理解；“語(yǔ)言”是 UML 普遍價(jià)值的表現(xiàn)。它是普遍使用的、有特殊規(guī)則的一套符號(hào)系統(tǒng)。

4 Web文件檔案管理信息系統(tǒng)軟件的開發(fā)與研究

在Web文件檔案管理信息系統(tǒng)軟件的開發(fā)與研究過程中，為了體現(xiàn)出軟件工程的思想，因此采用先進(jìn)的軟件開發(fā)方法、高效的開發(fā)工具。經(jīng)過查閱了解以及結(jié)合國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)使用情況和使用經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)用戶提出的需求，逐步對(duì)所要求的性能進(jìn)行細(xì)化分解，以確保能夠滿足客戶所需。經(jīng)過研究分析，最終對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案提出了以下要求：對(duì)企業(yè)所有檔案、文件的管理；對(duì)檔案、文件的借閱進(jìn)行管理；系統(tǒng)能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)交換；在軟件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的獨(dú)立性要能確保數(shù)據(jù)的完整性與安全性；數(shù)據(jù)項(xiàng)設(shè)置應(yīng)符合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）；記錄并監(jiān)控系統(tǒng)的操作；系統(tǒng)的界面應(yīng)友好，便于使用和維護(hù)。

為了能夠滿足客戶需求，保證設(shè)計(jì)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，對(duì)基于Web的企業(yè)文件檔案管理系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)，要求遵循以下的基本設(shè)計(jì)原則：實(shí)用性原則；信息集成原則；開放性原則；利用面向?qū)ο蠹夹g(shù)原則；高可靠性原則；易操作性原則；安全性原則。

4.1 文件檔案管理系統(tǒng)采用的設(shè)計(jì)模式

設(shè)計(jì)模式，簡(jiǎn)單地理解，就是一些設(shè)計(jì)面向?qū)ο蟮能浖_發(fā)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，同時(shí)也是面向?qū)ο蟮囊环N設(shè)計(jì)方案。企業(yè)的檔案管理，采用模式設(shè)計(jì)可以滿足企業(yè)對(duì)于檔案管理的要求，并建立出企業(yè)所需的操作管理界面。交互界面的結(jié)構(gòu)組織模式MVC，可以在滿足企業(yè)管理界面要求的同時(shí)，使管理界面單獨(dú)存在，并不與軟件混淆。文件檔案管理系統(tǒng)采用的是交互系統(tǒng)，而MVC 模式正好可以滿足條件，所以在建立企業(yè)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，可以采用MVC模式。

4.2 程序系統(tǒng)設(shè)計(jì)

管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)是采用目前最先進(jìn)的基于WEB的多層B/S結(jié)構(gòu)，同時(shí)利用以下開發(fā)工具：動(dòng)態(tài)交互式網(wǎng)頁(yè)采用 ASP 技術(shù)；靜態(tài)網(wǎng)頁(yè)采用 HTML 4.0 作為程序設(shè)計(jì)的主要語(yǔ)言；后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)用SQL SERVER 2000開發(fā)網(wǎng)絡(luò)級(jí)信息庫(kù)管理系統(tǒng)。

對(duì)系統(tǒng)要求進(jìn)行分析后，便進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段。通過綜合考慮設(shè)計(jì)過程中所有的技術(shù)限制，依照客戶德爾要求進(jìn)行擴(kuò)展和細(xì)化分析階段。在明確系統(tǒng)設(shè)計(jì)后，便確定出系統(tǒng)的工作方案，并且該方案是可以轉(zhuǎn)化成代碼的。根據(jù)以上要求，就可以概括出設(shè)計(jì)過程的步驟：登錄設(shè)計(jì)；檔案利用設(shè)計(jì)；檔案續(xù)借設(shè)計(jì)；檔案管理設(shè)計(jì)；檔案查詢?cè)O(shè)計(jì)；借閱管理設(shè)計(jì)；檔案統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)；打印報(bào)表設(shè)計(jì)；檔案銷毀設(shè)計(jì)；系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)以及修改口令設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)中，就可以按照以上步驟設(shè)計(jì)出客戶所需的軟件。

5 總結(jié)

本論文通過對(duì)企業(yè)文件檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與研究，詳細(xì)論述了檔案管理信息系統(tǒng)的整個(gè)設(shè)計(jì)過程。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案資料的管理，使企業(yè)有效地掌握、共享檔案資源。設(shè)計(jì)過程中，嚴(yán)格參照國(guó)家公文和檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，運(yùn)用面向?qū)ο蟮能浖こ淘O(shè)計(jì)方法，并結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展要求，開發(fā)出了企業(yè)文件檔案信息管理系統(tǒng)軟件。該軟件具有實(shí)用性強(qiáng)、人機(jī)界面友好和操作簡(jiǎn)便輕松的特點(diǎn)，對(duì)提高企業(yè)的檔案工作效率和自動(dòng)化辦公程度有很大的幫助。

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