充分發(fā)揮檔案在企業(yè)中的作用

摘 要：檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)新時(shí)期的發(fā)展需要，才能更有效的發(fā)揮檔案的作用是我們今后努力的方向。

關(guān)鍵詞：發(fā)揮作用；創(chuàng)新觀念；創(chuàng)新體制；創(chuàng)新管理

企業(yè)沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員應(yīng)帶領(lǐng)檔案網(wǎng)員們一起創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項(xiàng)功能，并積極探索和體現(xiàn)觀念、機(jī)制、管理的創(chuàng)新。企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)新時(shí)期的發(fā)展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度，才能更有效的發(fā)揮檔案的作用。

1 觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益

要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著安徽恒源煤電股份有限公司恒源煤礦深部井延伸的建設(shè)，檔案人員要及時(shí)主動請教有關(guān)技術(shù)人員熟悉了解施工流程弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系對各種檔案做到“胸中有數(shù)” 才能準(zhǔn)確的分類，熟悉家底才能使庫存檔案更好、更便捷的為生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，目前由于恒源煤礦深部井建設(shè)進(jìn)一步深入，我們應(yīng)重點(diǎn)抓好深部井項(xiàng)目檔案資料質(zhì)量的管理，檔案資料質(zhì)量的控制重點(diǎn)在以下三個(gè)方面：施工圖設(shè)計(jì)文（含變更）、廠家資料、現(xiàn)場施工文件。

施工圖設(shè)計(jì)文件（含變更）質(zhì)量的控制：施工圖設(shè)計(jì)文件由設(shè)計(jì)院編制，是現(xiàn)場施工的依據(jù)，也是編制竣工圖的依據(jù)，做好施工文件的質(zhì)量控制，檔案、資料人員、項(xiàng)目經(jīng)理、監(jiān)理工程師等都各有其責(zé)任，檔案人員從檔案的角度進(jìn)行把關(guān)，其他方是從工程內(nèi)容上負(fù)責(zé)。項(xiàng)目資料員是項(xiàng)目管理和檔案管理的橋梁，應(yīng)承擔(dān)比檔案人員更大的責(zé)任，既不只是從檔案的角度把關(guān)，也要從工程的角度把關(guān)。項(xiàng)目資料員從工程角度進(jìn)行把關(guān)，與項(xiàng)目經(jīng)理和監(jiān)理工程師的把關(guān)，有一定的互補(bǔ)性，資料員清楚項(xiàng)目共包含哪些的內(nèi)容（圖紙），現(xiàn)場人員則更清楚施工單位提交的這些內(nèi)容是否符合實(shí)際，環(huán)環(huán)相扣，方可做好資料整理工作

要確立檔案是資源的觀念，在企業(yè)無論是科技還是文書、特載、會計(jì)檔案都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評價(jià)。到2013年12月26日安徽恒源煤電股份有限公司恒源煤礦投產(chǎn)二十周年無不包含著幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，其創(chuàng)業(yè)的經(jīng)驗(yàn)、歷程，是難以用金錢買得到的無價(jià)之寶。檔案財(cái)富是一種非常重要的資源，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還有專有性、地域性等公共屬性。我們認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)后，應(yīng)千方百計(jì)去收集、管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)就會下定決心做好檔案工作。

要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識觀念。在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄如各種材料、圖紙數(shù)據(jù)、照片音像、榮譽(yù)獎牌等這方面的檔案就是企業(yè)的獨(dú)有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，就可能給企業(yè)造成損失。

要確立檔案具有實(shí)用效益的觀念。檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。檔案資產(chǎn)的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的，如恒源煤礦技術(shù)人員利用檔案研發(fā)的各項(xiàng)小改革、小發(fā)明、小創(chuàng)造每年都能為礦上節(jié)約200萬元的資金，今年12月投產(chǎn)二十周年礦慶檔案室提供大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、會議記要、照片音像等大量檔案為礦慶的專題片、畫冊、宣傳排版提供了非常珍貴、詳盡的原始資料，可以看到檔案資料只要管理好利用好就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

2 體制創(chuàng)新，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心精干。無論哪個(gè)企業(yè)，精干是一個(gè)必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也要創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。主要負(fù)責(zé)全礦檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作這樣才能符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則。

機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機(jī)體，堅(jiān)持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己，向其他單位學(xué)習(xí)檔案管理工作先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)用他人的長處來彌補(bǔ)自己的不足、提高自己的業(yè)務(wù)水平，從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換；提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力源之一。

制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)要從企業(yè)各自的實(shí)際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實(shí)踐，領(lǐng)導(dǎo)支持非常重要，但具體活動開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案專業(yè)人員的不懈努力。從目前來看檔案分散在各部門的現(xiàn)象還在存在降低了利用率，我們必須制定較詳盡的制度，不斷創(chuàng)新礦檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，評價(jià)檔案活動效果的方式、方法、年終進(jìn)行總結(jié)評比，職責(zé)明確，獎罰分明，從而調(diào)動全體專兼職檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作，將檔案意識灌輸給每一位管理者和參與者，在規(guī)范管理和完善制度的同時(shí)，理解檔案工作，正確對待檔案工作規(guī)范，檔案工作自然就水到渠成。

3 管理創(chuàng)新，全面提升檔案工作

（一）企業(yè)發(fā)展了，企業(yè)的檔案管理工作亦應(yīng)跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，檔案工作的規(guī)范化形成和廣泛參與，要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識，堅(jiān)持依法治檔、確?！凹薪y(tǒng)一管理”?！凹薪y(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)。所以就要求我們專兼職檔案人員在學(xué)習(xí)好檔案專業(yè)知識的同時(shí)還要加大學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》、《安徽省檔案條例》等法律法規(guī)，從大局出發(fā)，提高大家的思想素質(zhì)和理論水平，逐步完善、規(guī)范各種制度，屢順各種程序，嚴(yán)格把關(guān)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，加大執(zhí)法力度，實(shí)現(xiàn)檔案在新時(shí)期的依法治檔，把開展宣傳貫穿到工作的始終，檔案工作開展到哪里，宣傳工作就跟進(jìn)到哪里，除正面內(nèi)容的宣傳外，配合一些違法案例宣傳，使人對法律的理解更深刻，效果更佳。形式上不應(yīng)僅搞搞展覽，應(yīng)考慮利用電視、報(bào)紙、網(wǎng)上、向各單位普發(fā)小冊子這樣才能使我們的工作做的更好。

（二）辦公自動化是發(fā)展的方向?qū)霈F(xiàn)無紙化辦公，到時(shí)企業(yè)每個(gè)崗位都能形成電子文檔，這就要求每個(gè)員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)件和電子文件歸檔關(guān)系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門對檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門要加強(qiáng)學(xué)習(xí)對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。

（三）檔案工作即是礦重要基礎(chǔ)工作之一，也是集團(tuán)公司檔案的組成部分，為了規(guī)范礦檔案工作，必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開發(fā)利用檔案信息資源，提高整體管理水平，以便更好地為礦上的生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓才能與企業(yè)發(fā)展同步，在實(shí)際工作中應(yīng)突出一個(gè)“勤”字，既勤請示、勤匯報(bào)、勤動腦，經(jīng)常把工作情況、計(jì)劃思路形成材料上報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)，檔案部門的重要工作和活動，要爭取主管領(lǐng)導(dǎo)參與，以便領(lǐng)導(dǎo)全面地了解檔案工作。

總之，做好檔案的管理工作關(guān)鍵在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為檔案事業(yè)服務(wù)，是我們今后努力的方向。

參考文獻(xiàn)

[1]習(xí)鋼、趙志英 《創(chuàng)新爭一流 蘭臺鑄輝煌》（中國檔案）2006.3

作者簡介

李景耀（1970-）。女，安徽淮北人，安徽恒源煤電股份有限公司恒源煤礦辦公室檔案員。