工程文檔管理與信息化平臺建設

劉曉姝

摘 要：工程建設管理領域的信息化建設為提高企業(yè)管理能力和管理效率發(fā)揮了巨大的作用，工程項目文檔信息化建設，作為企業(yè)信息化建設的一部分，通過信息化技術(shù)對工程建設信息資源進行采集、整理、利用等管理，實現(xiàn)文檔數(shù)據(jù)共享，便捷查詢利用，從而為工程建設服務。本文通過以中電投電力工程有限公司煙臺分公司NPAP信息化系統(tǒng)下的文檔管理為實例，對檔案信息化建設的趨勢和優(yōu)勢進行初步的摸索和探討。

關鍵詞：文檔；信息化；特點；優(yōu)勢

1 工程項目文檔管理面臨的發(fā)展趨勢

工程項目文檔工作貫穿整個工程建設，是工程建設和管理過程中一項十分重要的工作。隨著信息技術(shù)在工程建設日常管理中的應用越來越多，大型工程項目傳統(tǒng)的文檔管理模式和管理手段面臨著新的挑戰(zhàn)。信息管理系統(tǒng)是工程建設現(xiàn)代化的重要標志，而文檔是各種有價值信息的核心，它不只是對各種資料、數(shù)據(jù)、文件和信息的儲存和記錄，而且要對歸檔的大量信息進行分類、組織和整編，以便于更好的利用。

項目工程建設過程中所產(chǎn)生的大量文件都具有可參考的再利用價值，對這些文件的數(shù)字化管理和利用已成為我們信息管理所急需解決的問題。在信息化日益成為社會文件主導形式時，如何收集、積累、整理、形成檔案、豐富館藏，這些問題已經(jīng)越來越制約工程項目文檔的管理工作。文檔信息化管理是目前工程項目發(fā)展的趨勢。

2 工程項目文檔管理信息化建設的必要性

海陽核電項目工程規(guī)模宏大，參加建設單位眾多，具有建設周期長、投資額度大、社會效益大的特征。在工程建設的過程中，工程項目文檔的管理工作始終貫穿于整個工程建設過程。完整的工程項目檔案是一種重要的信息資源，是工程建設管理經(jīng)驗和技術(shù)經(jīng)驗的直接總結(jié)依據(jù)，對保障工程建設的順利進行，乃至為集團公司其他AP1000核電項目提供借鑒起著極為重要的作用。

信息化系統(tǒng)平臺集功能全面、職能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是提高文檔工作質(zhì)量、縮短文件傳遞流程和時間、提高工作效率的關鍵環(huán)節(jié)。其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 標準統(tǒng)一規(guī)范

信息系統(tǒng)平臺作為一個有機整體，在資料形成的各個環(huán)節(jié)之間，各層檔案形成之間，立檔單位之間遵循整體統(tǒng)一的標準和規(guī)范，從而達到工程項目文檔管理各層面的統(tǒng)一。

2.2 集中管理，有效利用

信息系統(tǒng)平臺將區(qū)域范圍內(nèi)各類文件資源進行整合，構(gòu)筑起一個信息儲量龐大的數(shù)據(jù)檔案館，通過系統(tǒng)使文檔資源得到多角度的使用，使資源產(chǎn)生最大效用。

2.3 優(yōu)勢互補

信息系統(tǒng)平臺可以整合文件資源，彌補了室藏檔案館難以做到的文檔信息資源的互通和共享，能夠利用系統(tǒng)構(gòu)建數(shù)字檔案庫，推進資源共享，同時結(jié)合室藏檔案，實現(xiàn)工程文檔管理優(yōu)質(zhì)、高效的目標，實現(xiàn)工程項目檔案的完整、統(tǒng)一。

2.4 職能轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)工程項目檔案管理模式固步自封，難以發(fā)揮信息資源優(yōu)勢，信息平臺系統(tǒng)的應用是工程文檔管理走向逐步開放，實現(xiàn)信息采集，信息管理，實現(xiàn)管理職能向服務職能轉(zhuǎn)變的必然趨勢。

2.5 提升分析能力

工程項目文檔管理信息化，可以及時為工程項目人員提供詳實的文件信息和數(shù)字資料，可以幫助項目管理人員提升綜合分析能力，在工程規(guī)劃決策中節(jié)約時間，減少失誤。

3 工程文檔信息化管理的特點

電子文件前端控制通過信息化平臺系統(tǒng)形成電子文件，進行流轉(zhuǎn)、辦理、歸檔、移交過程，數(shù)據(jù)信息完整、準確、及時，為后期電子檔案管理階段的收集、保管、利用等業(yè)務需求奠定了基礎，逐漸走上信息化管理的軌道。通過該系統(tǒng)的網(wǎng)絡功能和系統(tǒng)擴展能力最終可為企業(yè)建立大型數(shù)字化檔案館建立基礎，以適應工程項目文檔管理的過程控制和信息的共享，可以對收集上來的檔案信息進行統(tǒng)一管理，為工程建設提更好的供信息服務，達到工程項目文檔管理的規(guī)范、統(tǒng)一。

4 分公司工程文檔管理范圍、信息化建設情況以及優(yōu)勢

4.1 分公司工程文檔管理范圍、信息化建設情況

中電投電力工程有限公司煙臺分公司在山東海陽核電項目一期常規(guī)島、BOP工程擔任著委托管理和委托監(jiān)理的管理責任，其工程文檔管理涵蓋工程文檔管理網(wǎng)絡建立健全及人員配備，工程文檔管理體系策劃、體系文件編制、執(zhí)行、維護，文檔管理硬件設施配備，施工文件管理，監(jiān)理文件管理，工程技術(shù)文件管控，工程函件收發(fā)管理，商務文件管理，圖書資料管理等各方面。

隨著業(yè)務拓展，信息系統(tǒng)的建設需求日漸急迫，分公司的核電信息系統(tǒng)NPAP開始了建設進程。2011年7月，煙臺分公司正式啟動NPAP系統(tǒng)開發(fā)工作，截止目前，NPAP上線使用模塊涵蓋行政管理、文檔管理、質(zhì)保管理等方面。文檔管理主要包括：竣工資料管理、圖紙管理、廠家資料管理、變更文件管理、商務文件管理、工程影像庫、圖書資料管理、信函管理、會議紀要管理、備忘錄管理、分公司工作周（月）計劃等多個模塊。

4.2 信息系統(tǒng)在本單位的應用后的顯著優(yōu)勢

信息系統(tǒng)在本單位未投用以前，分公司文件編審批簽字流程長，費時費力。使用電子簽名流程的NPAP系統(tǒng)后，大大縮短了流程流轉(zhuǎn)時間，也滿足了移動辦公的需要，大大提高了辦公效率，同時也實現(xiàn)了信息的共享，管理的規(guī)范。

4.3 信息系統(tǒng)的延伸應用的顯著優(yōu)勢

信息系統(tǒng)運行成熟以后，由于管理的需要，除需要實現(xiàn)分公司內(nèi)部信息暢通流轉(zhuǎn)，還需要充分考慮與各參建單位之間業(yè)務流轉(zhuǎn)，通過接口將實現(xiàn)與其他單位信息系統(tǒng)的無縫對接，通過雙向傳輸，減少中間環(huán)節(jié)、提高工作效率。將系統(tǒng)推廣至現(xiàn)場各個業(yè)務來往單位，真正意義上實現(xiàn)業(yè)務自發(fā)起至歸檔全部通過系統(tǒng)?，F(xiàn)場單位使用系統(tǒng)后，擴大了信息共享平臺，加強了溝通交流與信息傳輸效率。實際工作也證明了這一點，通過這種方式，對縮短文件傳遞時間，提供高工作效率，降低管理成本具有實際意義。

與山東核電CIMS系統(tǒng)的接口開發(fā)：分公司及管理范圍內(nèi)承包商使用NPAP系統(tǒng)、山東核電使用CIMS系統(tǒng)，山東核電向分公司分發(fā)的技術(shù)文件及函件等在CIMS系統(tǒng)已著錄，而分公司接收后需登錄到NPAP系統(tǒng)中；同樣，分公司及承包商向山東核電提交的文件山東核電也需著錄到信息系統(tǒng)，重復工作增加了無謂的工作量。通過NPAP和CIMS接口開發(fā)，可實現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)自動傳輸，相關各方文件的基本信息通過接口進行交換，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，簡化處理流程，減少勞動強度，加快文件傳輸效率，縮短處理時間，提高工作效率。

例如圖紙管理模塊即可通過該接口在系統(tǒng)中實現(xiàn)對圖紙的接收，錄入，擬分，分發(fā)，失效、回收全過程的管理與控制。

5 結(jié)語

隨著科技的進步，信息化已不可避免的進入檔案管理的領域，因此，新形勢下的文檔信息化建設已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢。大型工程項目檔案工作也必然面臨著從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代化的重大轉(zhuǎn)變，就目前而言，由于我國信息化建設起步較晚，關于電子文件管理的研究也相對薄弱，電子文件管理方法及實際管理現(xiàn)狀，遠未達到理想目標。工程項目文檔信息化制度和規(guī)范方面還面臨著許多難題，這既為工程文檔管理者帶來的挑戰(zhàn)，也是前所未有的發(fā)展機遇。煙臺分公司在今后的工作中將進一步挖掘工程文檔管理需求，拓展并完善工程文檔信息化管理功能，使工程文檔信息化管理更好的服務于核電工程建設。