醫(yī)院檔案信息化的探討

摘 要：醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院檔案管理方式發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是醫(yī)院通過(guò)信息平臺(tái)開(kāi)展益民工程、樹(shù)立公眾形象、助長(zhǎng)醫(yī)院效益的重要手段，更是適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的客觀要求。本文從醫(yī)院檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)思想與原則入手，通過(guò)基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、復(fù)合型人才、安全等多方面進(jìn)行分析，最終探討出全面建設(shè)醫(yī)院檔案信息化的途徑與方法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；信息化

檔案是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展必不可少的寶貴信息資源，隨著技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，檔案由最初的紙質(zhì)版發(fā)展成現(xiàn)在的電子版，與之相應(yīng)的是對(duì)檔案信息化的需求進(jìn)一步增強(qiáng)。而如今迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用的信息技術(shù)，更是為檔案的信息化建設(shè)創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)。

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性

楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》中定義檔案信息化建設(shè)為“在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。”醫(yī)院檔案信息化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，尤其是在當(dāng)前快速發(fā)展的信息社會(huì)中，信息技術(shù)變革了醫(yī)院傳統(tǒng)的信息管理模式，使得以計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件應(yīng)用為主，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等對(duì)檔案進(jìn)行搜索、存儲(chǔ)和管理，成為了醫(yī)院檔案管理方式發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息共享、實(shí)現(xiàn)與醫(yī)保系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，保障人民群眾效益的重要手段，更是適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的客觀要求。

2 全面完成醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)

2.1 檔案部門(mén)需具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施

首先檔案管理需配置足夠面積的檔案室、辦公室、檔案柜，以及電子檔案儲(chǔ)存應(yīng)用所需的電子計(jì)算機(jī)、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。其次，電子計(jì)算機(jī)特有的自動(dòng)化程度高、運(yùn)算速度快、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量大、通用性強(qiáng)等的特點(diǎn)，在醫(yī)院電子檔案信息的管理上，為檔案管理人員提供了極大的便捷，檔案管理人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的收文、查詢、借閱、返還等檔案的歸檔利用和管理工作。同時(shí)由于醫(yī)院面對(duì)的社會(huì)群體具有廣泛性及公立醫(yī)院本身具有的社會(huì)公益性等特點(diǎn)，電子檔案信息更加復(fù)雜繁多，對(duì)于電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)配置也有著更高的要求，因此提高醫(yī)院檔案管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)硬件配置和網(wǎng)絡(luò)使用率，是進(jìn)行醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的必要條件。另外，隨著社會(huì)保障制度的完善，醫(yī)保涉及范圍的擴(kuò)大，建立和完善局域網(wǎng)，使各項(xiàng)工作趨于網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案信息的利用，使得資源共享是現(xiàn)階段提出的更為迫切的要求。

2.2 對(duì)電子文件的歸檔與管理制定嚴(yán)格的規(guī)范

檔案信息電子化指的是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子設(shè)備將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，使之轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料再加以應(yīng)用。因此電子文件的保存歸檔就需要有明確的規(guī)范指引。首先，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》制定醫(yī)院檔案管理規(guī)范，并定期組織學(xué)習(xí)新的檔案管理辦法，根據(jù)新的法規(guī)及時(shí)修正電子文件管理規(guī)范。其次，建立檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理，規(guī)范電子文檔的歸檔與管理，保證電子檔案信息的科學(xué)保管和有效利用。再次，注重特殊類型電子檔案的管理。由于醫(yī)院臨床、教學(xué)、科研活動(dòng)具備特殊的技術(shù)性，因此多樣化特殊類型的電子檔案在醫(yī)院檔案中也占據(jù)著十分重要的地位，例如聲像檔案可以直觀便捷地反映手術(shù)過(guò)程，具有十分重要的科研意義。

2.3 醫(yī)院檔案信息化需要配備高素質(zhì)復(fù)合型人才

（1）醫(yī)院檔案人員需要具備較高的政治修養(yǎng)與素質(zhì)。熟悉與通透國(guó)家檔案政策，全心全意為人民服務(wù)的服務(wù)意識(shí)，良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，這是作為一名醫(yī)院檔案工作者首先應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)。其次，要滿足各方面應(yīng)用的需求，需要具備運(yùn)用信息技術(shù)深入管理、開(kāi)發(fā)、利用檔案資源的本領(lǐng)，使檔案管理與其他綜合信息管理相結(jié)合。

（2）醫(yī)院檔案人員需要具備檔案專業(yè)技能。針對(duì)新形勢(shì)對(duì)檔案工作的要求，檔案管理人員的專業(yè)檔案管理知識(shí)與技能的培養(yǎng)至為重要。醫(yī)院檔案管理人員要不斷強(qiáng)化繼續(xù)教育，堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、重視實(shí)效”，積極按時(shí)參與省、市檔案局組織的檔案管理培訓(xùn)班，保證其檔案管理知識(shí)與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理法規(guī)了解參透，同時(shí)能夠充分掌握新時(shí)期檔案管理的信息化手段，以滿足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的需求。

（3）醫(yī)院檔案人員需要是具備綜合素質(zhì)的復(fù)合型人才。新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案需要管理、檔案、計(jì)算機(jī)三位一體的復(fù)合型人才，綜合運(yùn)用多種管理思想、經(jīng)濟(jì)理念、檔案專業(yè)知識(shí)等，對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理。同時(shí)也需要用現(xiàn)代信息技術(shù)整合醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供有力的數(shù)據(jù)與保障。

2.4 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)要注重檔案信息安全

由于電子信息應(yīng)用會(huì)受到來(lái)自病毒和黑客等問(wèn)題的影響，因此保管電子檔案的計(jì)算機(jī)的各種防病毒措施要完善，針對(duì)部分需要提供網(wǎng)絡(luò)共享的檔案資源，要提供有效的網(wǎng)絡(luò)安全保障；在檔案信息化的同時(shí)，更不可忽視紙質(zhì)檔案的保存，要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，它需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施、先進(jìn)的管理規(guī)范、優(yōu)秀的檔案管理人員、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩胧┑雀鞣矫娴木C合配合，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分。

信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，只有積極推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。尤其是醫(yī)院的社會(huì)公益性決定了其服務(wù)團(tuán)體的廣泛性，而其自身檔案信息化建設(shè)歷程又是社會(huì)檔案信息化建設(shè)歷程的直接體現(xiàn)，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)不只是醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，更是整個(gè)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。

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作者簡(jiǎn)介

常笑（1988-），女，山東煙臺(tái)，本科。