紙質檔案與電子檔案的比較研究

摘 要：檔案一直是人們生活必須的，雖然其存在和使用方式并不為一般人所熟知，但是卻實實在在的關系到人們的日常生活。一份檔案記錄著一個人一生的始末，或者一個地區(qū)幾十年的發(fā)展歷程。對于重視傳統(tǒng)和歷史的中國人來說，檔案的重要性不言而喻。隨著時間的推移和社會的發(fā)展，檔案的呈現(xiàn)形式從紙質逐漸轉為電子形式。電子檔案的出現(xiàn)給檔案管理工作帶來了方便，但也存在一些問題。本文就紙質檔案和電子檔案在存檔方式、存檔時間和空間、存檔特殊性和存檔意義四個方面對這兩種檔案進行比較研究，以期為檔案管理工作提供幫助和建議。

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；精準度；存留時間

檔案的存在的歷史可以追溯到王朝制度開始之時。自人們創(chuàng)造文字之時，檔案也隨之存在了，古時候的檔案大多以“志”“考”的形式存在于歷史典籍之中，因為記錄于竹簡、絲帛或紙張上，歷經(jīng)歲月，有很多遺失[1]。隨著第三次可以革命的到來，檔案的存在方式也得到了創(chuàng)新，電子檔案的出現(xiàn)，為創(chuàng)建和管理檔案提供了新的方式?，F(xiàn)在檔案管理工作人員接觸的主要有紙質檔案和電子檔案兩種，其中的異同，值得我們探究。

1 檔案的簡介

1.1 檔案的定義

檔案存在歷史已久，其含義不言而明，是直接形成的歷史記錄。因為其“直接形成”的內(nèi)涵，即表明檔案文件是原始的，而其“歷史記錄”的闡述，即說明檔案是能夠闡述事實真實情況的原始文獻，因此檔案和圖書情報、文物等是不同的。

1.2 檔案的作用

檔案的形成者是由社會各個群體組成的，其中包括官方和半官方機構，也包括自由組織和個人、家庭及家族等。因為檔案是建立在其他真實的資料基礎上的，這些資料包括語言、文字、圖像等。因此，檔案的最主要作用，是其對真實歷史的承載[2]。

1.3 檔案的價值

檔案作為一種特殊的文獻，是人類活動的產(chǎn)物，是人類精神文明的一部分，它既有現(xiàn)實價值，又有歷史價值。檔案的現(xiàn)實價值體現(xiàn)在它的現(xiàn)實作用上，即檔案可以作為解釋某事或某狀態(tài)發(fā)生的依據(jù)，而其歷史價值體現(xiàn)在它的回溯作用上，即檔案能夠用來進行歷史研究，以便人們總結過去事件的經(jīng)驗和教訓?，F(xiàn)實作用和回溯作用相輔相成，建構了檔案的價值體系。

2 紙質檔案與電子檔案的聯(lián)系

檔案的呈現(xiàn)方式有很多種，但總結來說分為紙質和電子兩大類。紙質檔案不言而明，是以文字方式或者圖片方式記錄上紙張上的信息的體現(xiàn)，而電子檔案則包含很多，傳統(tǒng)的電子檔案有錄音、錄像等，現(xiàn)在，電子檔案也包括在互聯(lián)網(wǎng)上建立的信息。紙質和電子檔案雖然呈現(xiàn)方式不同，但存在內(nèi)在聯(lián)系[3]。

2.1 記錄內(nèi)容的傳承性

無論是紙質還是電子檔案，都秉承著檔案的特點，即對歷史直接的記錄。在記錄內(nèi)容方面，無論是書寫在紙上還是錄在磁帶、光盤或是以音頻格式記錄上電腦上的資料，都是當時發(fā)生的事件的真實體現(xiàn)。例如法庭上一名證人的證詞，無論是在紙質檔案上還是電子檔案上，其內(nèi)容都應該是一樣的，而且，技術上來講，可以實現(xiàn)紙筆記錄和錄音方式的互相轉移。因此說，紙質檔案和電子檔案是記錄方式不同的，但是內(nèi)容相同的檔案建立方法，在記錄內(nèi)容上，是有傳承性質的。

2.2 記錄作用的一致性

無論是紙質檔案還是電子檔案，其存在的作用是一致的，都體現(xiàn)著檔案的現(xiàn)實價值和回溯價值，這是由檔案本省的特征決定的。紙質檔案更為直觀，可以直接由人眼直接獲取所得信息，電子檔案更加豐富，可以提供給人們更細節(jié)的信息。但是兩種檔案的作用都是記錄真實發(fā)生的事件，對閱讀檔案的人來說，其可研究和可取證、可鑒定的價值是相同的[4]。

3 紙質檔案與電子檔案的區(qū)別

紙質檔案與電子檔案雖然都記錄真實歷史的方式，其本質并無差別，但在記錄方式、記錄時空上和保存方式上是有區(qū)別的。

3.1 記錄方式上的區(qū)別

記錄方式是紙質與電子檔案最明顯的區(qū)別。紙質檔案是記錄在紙張上的信息。無論其以文字、符號或者圖像方式呈現(xiàn)信息，這些信息都是在紙張上被保留的。紙張是紙質檔案存在的唯一載體，紙質檔案被閱讀的方式也只有一種[5]。電子檔案的形式有很多，如影像資料和編碼程序等。因此電子檔案的載體和閱讀方式也有多種。人們在進行記錄和使用這些檔案的時候，需要用到多種設備才能夠完成。

3.2 記錄時空上的區(qū)別

紙質與電子檔案還存在著記錄時空上的區(qū)別。紙質檔案可以形成在事情產(chǎn)生和發(fā)展的當時，也可以在事情發(fā)生之后，由當事人或者旁觀者根據(jù)事實整理得到。因此可以說紙質檔案有記錄的延遲性，即使當場記錄的口述筆錄，也不可能與事件發(fā)生同時進行。而電子檔案卻能夠在事情發(fā)生的當下進行記錄，電子檔案的形成過程與事情發(fā)展可以是同步的，這是兩種檔案形式的最主要區(qū)別。

3.3 保存方式上的區(qū)別

另外，紙質檔案與電子檔案的保存方式不同。由于信息的載體不同，兩種檔案被要求以截然不同的方式存放，以便于人們查閱。除了普遍意義上的外圍防護和豹紋、隔熱、防潮、放水、避免紫外線和其他污染破壞檔案之外，紙質檔案一般還要求一定的溫度與濕度，而電子檔案則要求要遠離一定的輻射源，以免數(shù)據(jù)丟失。另外，紙質檔案與電子檔案的保管方式有很大區(qū)別：紙質檔案是實體存在的，只要防止實體泄露即可，而i案子檔案因為有保存在網(wǎng)絡上和計算機上的可能，因此除了預防實體泄露之外，還要注意防止病毒、和其他方式的數(shù)據(jù)泄露。

4 結語

由以上闡述，我們可以看出，紙質檔案和電子檔案都是歷史事實的記錄方式，其價值和作用是一樣的，但在記錄方式、記錄時空與保存方式上存在很大的區(qū)別，如何收集和記錄有效信息建立檔案和對不同類型的檔案進行存放和管理，是檔案工作人員工作中的重點。

參考文獻

[1]胡錦濤同志在會見出席全國檔案工作表彰會代表時的講話.

[2]全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃.

[3]李伯富.從檔案行政執(zhí)法檢查看中央、國家機關檔案工作的發(fā)展[J].中國檔案，2001，（11）：24.

[4]王學禮.加緊檔案專業(yè)人才培養(yǎng)，確保檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展[J].中國檔案，2001，（10）：4.

[5]張曉嫻.信息時代高校檔案信息服務的思考[J].學校檔案，2003，（1）：15

作者簡介

冉緋（1966-），男，重慶江津人，重慶港務物流集團有限公司果園港埠公司檔案室。