醫(yī)院檔案管理工作中存在問題及對策

薛曉晨

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作是維護醫(yī)院管理工作正常、有序進行的重要組成部分?，F(xiàn)代管理理念的完善和現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展為醫(yī)院檔案管理工作提供了新的發(fā)展機遇，醫(yī)院檔案管理人員要充分認識到目前工作中存在的問題，結(jié)合現(xiàn)代管理理念和管理方法，制定系統(tǒng)的管理計劃，醫(yī)院單位相應的加大對硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入，并加強對醫(yī)院管理人員的技能培訓，共同推進醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)進程。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；問題；對策

0 引言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在行政管理、醫(yī)學科學研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等工作活動中形成的， 具有保存價值的文字、材料、報表、圖紙、簿冊、病案、聲像等各種門類及各種載體檔案。加強檔案管理不僅有利于提高行政管理工作的質(zhì)量和效率，提高醫(yī)院領(lǐng)導決策的準確化和科學化，而且對醫(yī)院的全面現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。醫(yī)院如何適應社會主義市場經(jīng)濟體制，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強檔案規(guī)范化管理，就必須在調(diào)查醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)上，了解醫(yī)院檔案管理工作所存在的問題，簡析其原因， 并相應地采取一些改進措施，才能更好地做好新時期醫(yī)院檔案管理工作。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院服務模式的不斷改變，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作和技術(shù)已經(jīng)不能適應當前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展趨勢。計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展為醫(yī)院檔案管理工作提供了新的機遇和挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡化是未來檔案管理工作的必然趨勢。充分認識醫(yī)院檔案管理信息化、現(xiàn)代化的重要性， 加快醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，是每個醫(yī)院檔案管理工作者應積極面對和思考的問題。

1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 管理意識薄弱

醫(yī)院檔案管理工作的科學、合理開展對醫(yī)學各層工作的開展和提高工作效率、加大醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)方面有著十分重要的作用。是醫(yī)院綜合管理系統(tǒng)中不可分割的一部分。有效的利用檔案資源可以為醫(yī)院工作帶來有益的社會效益和經(jīng)濟效益。在醫(yī)院檔案管理工作中，工作人員并沒有深刻的經(jīng)濟和社會效益意識，認為檔案管理只是單純的對檔案的分類管理和保存整理等工作，對檔案的利用價值沒有明確的概念，勢必造成管理意識上的欠缺。實際工作中難以運用檔案系統(tǒng)為醫(yī)院管理工作提供建設(shè)性決策依據(jù)，進而間接的拖慢了醫(yī)院管理水平的發(fā)展，阻礙醫(yī)院檔案管理工作的進程，使得許多一手的可供醫(yī)院各方面課題研究的檔案資料并沒發(fā)揮其實際效益。

1.2 檔案管理機制不健全

檔案管理分散，不利于檔案的統(tǒng)一分類和保存，造成實際檔案抽取時的混亂，降低工作的效率。各科室的檔案資料分散管理，每個科室都分配獨立的檔案管理人員，不利于綜合處理，造成人力、物力上的浪費。此外，部分基層醫(yī)院缺少完善的檔案管理機構(gòu)，檔案管理人員的專業(yè)水平不高，往往不能做到“專人專崗”。另一方面，缺乏嚴格的考核，管理體制不夠健全，或者制定有相關(guān)的管理制度，但執(zhí)行不力，形同虛設(shè)，缺乏監(jiān)管。由于人力、財力投入不足，使得檔案管理混亂，檔號編輯上不規(guī)范，案卷標題書寫紊亂，影響檔案的使用和查閱。

1.3 檔案管理缺少充足的硬件資金投入

隨著現(xiàn)代醫(yī)療條件和醫(yī)療保障制度的完善，人們對健康生活的質(zhì)量度要求也隨之提高，相應的對醫(yī)院各類的檔案的采集量也日益增大。然而醫(yī)院單位對醫(yī)院檔案管理設(shè)備并沒有相應的加以增設(shè)或改進。表現(xiàn)在檔案管理庫房不足，檔案管理設(shè)備陳舊、缺乏先進的管理技術(shù)引進或研發(fā)，制約了檔案管理工作與現(xiàn)代需求的平衡發(fā)展。隨著現(xiàn)代信息管理技術(shù)的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡技術(shù)在醫(yī)院管理工作中得到了越來越廣發(fā)的普及，然而運用計算機網(wǎng)絡技術(shù)管理檔案的設(shè)備投入明顯不足，一些檔案的工作仍然停留在手工收集、資料抽取，降低了工作效率，與醫(yī)院整體管理的計算機網(wǎng)絡化發(fā)展不相匹配。

2 醫(yī)院檔案管理工作的改進措施

2.1 健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù) 《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。

2.2 加強意識，正視并重視檔案管理工作

加強醫(yī)院檔案管理人員的工作意識需要醫(yī)院單位制定系統(tǒng)的管理政策，重視檔案管理工作，將檔案管理納入醫(yī)院管理的重要議程之中。一視同仁的對待醫(yī)院檔案管理工作，加強對管理人員的業(yè)務培訓和思想素質(zhì)培訓，與醫(yī)院業(yè)務建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。引導管理人員意識到檔案管理工作的重要性和意義性。普及《檔案法》法律法規(guī)，使的管理工作有法可依，有條可循。醫(yī)院上層管理人員要重視檔案管理工作，促進檔案管理人員管理意識的形成。

《檔案法》規(guī)定： 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則， 維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及檔案管理專員有相當一部分人不知道《檔案法》的基本條列，缺乏依法歸檔的自覺性。因此只有做好檔案管理工作知識的普及教育和醫(yī)院單位的密切關(guān)注并從多方面努力，才能逐漸的提高醫(yī)院管理人員的檔案管理意識。

2.3 提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

加強培訓、結(jié)合實踐， 提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平， 醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、知識更新、進修學習等提高業(yè)務和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應檔案業(yè)務發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

2.4 實現(xiàn)檔案管理信息化

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡社會化的實現(xiàn)，檔案管理正從傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工管理向現(xiàn)代信息化管理邁進，這是時代的召喚和需求。因此，檔案管理應和信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等結(jié)合起來，才能和現(xiàn)代信息社會的發(fā)展相配套。這就要求基層醫(yī)院檔案管理部門積極推動檔案電子信息化進程，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。檔案信息化管理使檔案從原來的封閉式、分散式走向開放式，形成一體化、網(wǎng)絡化的管理模式，實現(xiàn)檔案信息資源共享，達到檔案信息資源開發(fā)利用的效益，提高辦公效率。

2.5 加大投入，提高配備， 實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

加強資金投入， 引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀， 既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率。

參考文獻

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