淺談電子檔案管理的問題及對(duì)策

徐清梅

摘 要：隨著電子計(jì)算機(jī)的普及、辦公自動(dòng)化的深入發(fā)展，過去用紙墨、照相形成和傳遞的公文、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)信息等都可用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行，由此產(chǎn)生了大量的電子文件和電子檔案。電子檔案是信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；困境；對(duì)策

當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，電子計(jì)算機(jī)大規(guī)模地用在了辦公自動(dòng)化方面，黨政機(jī)關(guān)部門、企事業(yè)單位逐步實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式，也成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。隨之而產(chǎn)生的電子文件與紙質(zhì)文件匯成浩大的信息流，成為社會(huì)改革、發(fā)展和增效的寶貴資源。許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。隨著先進(jìn)的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件，同時(shí)，這也給我們提出了一個(gè)新問題：應(yīng)如何做好電子檔案的管理呢？

1 電子檔案的特殊屬性

1.1 內(nèi)容與載體的可分離性

對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，檔案就是原件。電子檔案的出現(xiàn)，則對(duì)傳統(tǒng)的檔案觀念提出了挑戰(zhàn)。內(nèi)容與載體的可分離性，是電子檔案不同于紙質(zhì)檔案最重要的特性之一。

1.2 對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性

正是由于電子檔案的生成是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下完成的，所以如果離開了計(jì)算機(jī)，電子檔案既看不見也摸不著。其對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。

1.3 快捷性、共享性、高密度性

在計(jì)算機(jī)環(huán)境中，文件的形式特征發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多方位的組合，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，一份檔案可以同時(shí)在不同的地方被多人使用，突破了紙質(zhì)檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價(jià)值。

1.4 不穩(wěn)定性及不安全性

由于電子檔案內(nèi)容與形式的獨(dú)立性，它具有比紙質(zhì)檔案更不穩(wěn)定的因素。其原始性、真實(shí)性、完整性和安全性方面，都更難以保證。在檔案的原始性方面，電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。電子檔案的生成形式是由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)并非完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。在檔案的真實(shí)性方面，電子檔案極易失真。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)。此外，電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

2 電子檔案管理工作中存在的問題

2.1 信息安全問題

檔案信息在流動(dòng)傳播過程中，由于網(wǎng)絡(luò)的不安全性及信息系統(tǒng)自身的漏洞，給黑客的人侵、病毒傳染、信息的非法竊取等提供了可乘之機(jī)，使得網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全極端脆弱，也給國家安全和人民的利益帶來了極大地?fù)p失。我們目前所采取的各種防范措施，還無法從根本上解決檔案信息的安全問題。

2.2 原始性問題

電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容可以通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們也可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料，對(duì)其原始性加以分析判斷。而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。

2.3 真實(shí)性問題

電子檔案極易失真，如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程，稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)。電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案。電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

2.4 完整性問題

電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障，電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失。電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損。電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

2.5 安全性問題

電子數(shù)據(jù)的易更改性，為非法操作提供了便利。

“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。

3 今后工作的對(duì)策建議

3.1 采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

（1）采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。

（2）簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名，另一種是數(shù)字簽名。

光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。

（3）信息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，信息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是，先把電子文件信息分成一定的長度，利用分組密碼進(jìn)行信息認(rèn)證。

（4）身份驗(yàn)證。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)，對(duì)電子文件用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證。身份驗(yàn)證可使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。

（5）防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)，在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)，主要有數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和代理服務(wù)等。

（6）防寫措施。目前，在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其作任何修改。這種不可逆式的存儲(chǔ)載體，可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。

（7）做好備份。將電子檔案至少要復(fù)制一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件。如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭或自然因素的破壞。

3.2 采用通用和統(tǒng)一的文件格式

在保存電子檔案時(shí)，確保電子檔案與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長期兼容，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，使得現(xiàn)在的電子檔案能夠更好地被未來的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容。

3.3 及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)

當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí)，確保電子檔案的長期可讀性，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。

4 結(jié)語

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)和需要。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以迅速解決，從而在真正意義上實(shí)現(xiàn)安全、高效的科學(xué)管理和充分利用電子檔案的目的，使之更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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