淺析無(wú)紙化檔案管理面對(duì)的新挑戰(zhàn)

宋文

摘 要：我們現(xiàn)在的時(shí)代是電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用給政府和機(jī)關(guān)辦公帶來(lái)了全新型網(wǎng)絡(luò)化辦公方式。同時(shí)也給電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件辦公如何融合的問(wèn)題帶來(lái)了新的研究課題。本文緊密結(jié)合工作實(shí)際，就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的“無(wú)紙化辦公”給檔案管理帶來(lái)的新挑戰(zhàn)的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了認(rèn)真研究。

關(guān)鍵詞：無(wú)紙化辦公；檔案管理；新挑戰(zhàn)

1 無(wú)紙化辦公的特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化是Office Automation的縮寫（簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)），本意為利用技術(shù)的手段提高辦公效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。該系統(tǒng)是上世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對(duì)企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問(wèn)題的背景下發(fā)展起來(lái)的一門綜合性技術(shù)。它的產(chǎn)生對(duì)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。

靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過(guò)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)迅速而準(zhǔn)確的傳達(dá)到指定目標(biāo)。

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，減少了人力浪費(fèi)。由于收到的所有紅頭文件均通過(guò)文件自動(dòng)掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱批，整個(gè)過(guò)程完全實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，大大減少了辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材，既節(jié)省了人力，又節(jié)省了財(cái)力。

2 檔案管理迎接的新挑戰(zhàn)

2.1 辦公室人員本身的挑戰(zhàn)

首先要更新觀念，提高素質(zhì)。面對(duì)數(shù)字化時(shí)代帶來(lái)的沖擊，檔案工作者首先應(yīng)該樹(shù)立明確的應(yīng)戰(zhàn)姿態(tài)，理清思路，勇于開(kāi)拓創(chuàng)新。同時(shí)，應(yīng)該不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，努力掌握現(xiàn)代化技術(shù)，提高業(yè)務(wù)能力，以拓展的職能、開(kāi)放的工作方式、先進(jìn)的技術(shù)手段塑造檔案事業(yè)的今天和未來(lái)。

2.2 電子文件的真實(shí)性問(wèn)題的挑戰(zhàn)

電子文件具有信息載體的非紙質(zhì)性、信息的非人工識(shí)讀性、信息系統(tǒng)的依賴性、信息載體的脆弱性和不穩(wěn)定性、信息與載體的可分離性、信息存儲(chǔ)的高密度性、信息的易更改和易丟失性等特征，從而給檔案工作既帶來(lái)了發(fā)展的機(jī)遇，又帶來(lái)了嚴(yán)重的問(wèn)題。如何保證電子文件的真實(shí)性和可利用性。目前維護(hù)電子文件真實(shí)性的方法主要有：存取權(quán)限控制技術(shù)、密鑰法、數(shù)字水印技術(shù)、電子簽名、數(shù)字時(shí)間印章等等。這些措施對(duì)保護(hù)電子文件的真實(shí)性起到一定的作用，但還不能達(dá)到確保電子文件真實(shí)性的目的。制定嚴(yán)格的管理制度和研究先進(jìn)的技術(shù)以維護(hù)電子文件的真實(shí)性將是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的工作。

2.3 實(shí)現(xiàn)原有館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換

檔案信息數(shù)字化利用需要以大量的數(shù)字化檔案信息為基礎(chǔ)，而原有庫(kù)存檔案卻大多是以紙質(zhì)形式存在的，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換將是今后檔案工作一項(xiàng)長(zhǎng)期而又重要的任務(wù)。在現(xiàn)有技術(shù)狀態(tài)下，要將原有檔案全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息直接提供利用，顯然與現(xiàn)實(shí)存在一定的距離。筆者認(rèn)為，當(dāng)務(wù)之急是錄入原有檔案的文件目錄，以實(shí)現(xiàn)用計(jì)算機(jī)對(duì)機(jī)讀目錄進(jìn)行跨卷宗、跨年度查找，最大限度地為用戶提供利用服務(wù)。同時(shí)。根據(jù)查閱需要，先選擇部分常用、珍貴的檔案進(jìn)行原文掃描，使其能全文瀏覽。然后，根據(jù)客觀的人力、財(cái)力情況，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、有步驟地逐步實(shí)現(xiàn)原有館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

2.4 電子文件保管的新挑戰(zhàn)

電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來(lái)新的管理規(guī)范。

由于電子文件存儲(chǔ)的特殊性質(zhì)決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲(chǔ)在電腦服務(wù)器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、病毒以及人為錯(cuò)誤操作對(duì)電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作。數(shù)據(jù)備份包括對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份和對(duì)電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設(shè)定的時(shí)間段自動(dòng)備份和增量備份，而且還需要對(duì)備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行刻錄保存，有條件的還可以進(jìn)行異地備份，保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的絕對(duì)安全。

電子文件需要依靠計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，同時(shí)需要有完善的備份、維護(hù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。只有數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定，電子文件才能得以正常利用。

2.5 新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新趨勢(shì)給檔案工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)

一是社會(huì)化程度趨高。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，檔案已融入到社會(huì)生活的各個(gè)角落，進(jìn)入了普通人的視野。二是現(xiàn)實(shí)要求趨高。人們對(duì)檔案的需求越來(lái)越強(qiáng)烈，檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值越來(lái)越得到人們的重視。這就要求檔案部門收集門類要齊全，檔案開(kāi)放的步伐要加快，檔案工作與現(xiàn)實(shí)結(jié)合的更緊密、與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展融合得更緊密。三是科技含量趨高?，F(xiàn)在的檔案工作正處在手工、半手工向現(xiàn)代化、信息化過(guò)度階段，以前那種大量的人工勞動(dòng)正在由智能化的機(jī)器來(lái)代替。人們對(duì)檔案信息化的期望，給我們提出了必須加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的要求。四是與其它學(xué)科融合度趨高。檔案工作雖然是一項(xiàng)專門性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，有獨(dú)立的學(xué)科體系，而且經(jīng)過(guò)不斷發(fā)展，日臻完善。但實(shí)際上檔案工作也不是孤立地、封閉的發(fā)展，而是博采眾長(zhǎng)，兼收并蓄，逐步與其它學(xué)科融合。這種融合是檔案工作發(fā)展的需要，是對(duì)檔案工作提出的新的要求。五是功能多樣化程度趨高。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們的要求呈現(xiàn)多樣化，對(duì)檔案利用提出了不同的需求目的，促使檔案工作的功能也呈多樣化，檔案工作的服務(wù)內(nèi)容和對(duì)象更加復(fù)雜了。

2.6 電子文件歸檔法律效應(yīng)的新挑戰(zhàn)

電子文件，是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按照一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上、并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。檔案管理部門對(duì)電子文件進(jìn)行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應(yīng)卻受到了挑戰(zhàn)，怎樣確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應(yīng)和依據(jù)已經(jīng)成為檔案管理部門在信息化管理中的一個(gè)嶄新的課題。

電子文件歸檔保存后，應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術(shù)能夠?qū)﹄娮釉M(jìn)行保護(hù)。通過(guò)數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過(guò)程中的版權(quán)受到保護(hù)。數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改。數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行加密壓縮保護(hù)，防止非法拷貝打開(kāi)。通過(guò)這些軟件技術(shù)，使電子文件的法律效益得到保護(hù)。

對(duì)電子文件加蓋電子檔號(hào)章保證其歸檔依據(jù)。電子文件進(jìn)行分類整理歸檔后，通過(guò)軟件技術(shù)讀取電子文件機(jī)讀數(shù)據(jù)自動(dòng)生成電子檔號(hào)章，保持與紙質(zhì)文件歸檔工作的一致。包含電子檔號(hào)章的電子文件能夠更好的體現(xiàn)檔案的法律依據(jù)。

3 結(jié)語(yǔ)

電子檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案工作帶來(lái)了諸多的挑戰(zhàn)，檔案工作要適應(yīng)未來(lái)的工作環(huán)境迎接新技術(shù)的挑戰(zhàn)，必須從現(xiàn)在開(kāi)始加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理問(wèn)題的研究和創(chuàng)新，并盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識(shí)和技術(shù)，以適應(yīng)未來(lái)對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

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