關(guān)于基層檔案管理工作的思考

摘 要：基層檔案部門普遍存在意識(shí)缺乏、隊(duì)伍不穩(wěn)定、收集歸檔不齊全、不完整的問(wèn)題，筆者從五個(gè)方面提出解決這些問(wèn)題的方法，加強(qiáng)檔案意識(shí)，加大基礎(chǔ)投入，造就穩(wěn)定、高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍，推進(jìn)檔案資料的規(guī)范化整理，加強(qiáng)法制意識(shí)的培育與提高，從而推進(jìn)基層檔案工作提高水平，邁上新臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：基層；檔案；隊(duì)伍

基層單位的檔案管理是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)，是國(guó)家全部檔案不斷補(bǔ)充的源泉，其收集和整理程度與水平如何，直接影響著檔案館能否充分利用檔案有效地發(fā)揮作用，對(duì)于檔案室和檔案館的工作成效具有重要影響。作為一名基層檔案工作者，對(duì)基層的檔案管理如何能達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，我認(rèn)為還有許多問(wèn)題亟待解決。

一、檔案意識(shí)不到位。這是一種在基層非常普遍的現(xiàn)象，一個(gè)單位檔案建設(shè)的好差，直接反映出領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，一些部門檔案建設(shè)所需的人力、財(cái)力、物力就很難到位，也直接影響整個(gè)集體對(duì)檔案的重視程度。近幾年來(lái)，通過(guò)《檔案法》的宣傳貫徹，基層領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)有所加強(qiáng)，但檔案工作仍存在“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的情況，對(duì)日常有關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不認(rèn)真貫徹，而影響了基層檔案工作的規(guī)模發(fā)展，影響了檔案質(zhì)量的規(guī)范和提高，也影響了檔案工作人員對(duì)檔案工作的積極性和進(jìn)取心。

二、檔案人員的隊(duì)伍不穩(wěn)定。由于體制的問(wèn)題，機(jī)關(guān)檔案管理員沒(méi)有專職的，大部分是兼職，再加上檔案管理工作是一項(xiàng)勞神費(fèi)心的苦差事，檔案崗位津貼又不到位，同時(shí)檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)又要求高，很多干部都不愿干，即使在崗，也一身多任，往往被中心工作或民生工程占去絕大部分時(shí)間，對(duì)檔案管理往往身有余而力不足，基本上沒(méi)有時(shí)間去管理或整理本部門大量的檔案資料，有時(shí)也只是應(yīng)付而已。條件好的部門，直接送到縣級(jí)檔案館幫助整理歸檔；條件不好的，就只能任其自然，經(jīng)常存在2-3年整理一次檔案的情況。同時(shí)，很多單位的檔案人員變動(dòng)頻繁，導(dǎo)致檔案工作不能保持它的系統(tǒng)性和完整性。

三、檔案的收集、整理不夠齊全完整。由于檔案知識(shí)普及的不夠全面，很多人認(rèn)為只有上級(jí)來(lái)文，紅頭文件才是檔案，致使有些檔案不能被歸檔保存。檔案收集、整理的不齊全，不單單是檔案人員的問(wèn)題，與其它業(yè)務(wù)人員關(guān)系極為密切。例如聲像檔案，很多單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等，負(fù)責(zé)攝影、錄音的工作人員，認(rèn)為拍完，錄完就算完成任務(wù)了，根本就沒(méi)想到歸檔。另一種是部分人誤以為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，由于全局觀念、檔案意識(shí)的缺乏，致使部分聲像檔案長(zhǎng)期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用。

四，檔案制度不健全，資料保管不善。很多機(jī)關(guān)單位檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱和保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案資料收集不全，整理不及時(shí)，文件資料堆積如山，丟失嚴(yán)重；檔案管理混亂，致使其他干部或閑雜人員可以隨意進(jìn)入檔案室查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行任何手續(xù)，有借無(wú)還時(shí)而有之，時(shí)間一長(zhǎng)檔案資料就不知去向。

五，檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施不完善?；A(chǔ)設(shè)施是保障，沒(méi)有一個(gè)合格的檔案室，檔案的安全保管、有效利用、功能發(fā)揮都是一句空話。大部分基層部門的檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋，基礎(chǔ)條件差，檔案柜陳舊老化，通風(fēng)性能不好，安全措施沒(méi)落實(shí)，防蟲(chóng)防霉設(shè)備不配套等；有些因受辦公條件的限制，沒(méi)建立綜合檔案室，而是與機(jī)關(guān)辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理；還有的只能叫雜物保管室，檔案室里的檔案沒(méi)有多少，雜物、舊物堆滿房間。

如何解決基層檔案工作中存在問(wèn)題？

一、加強(qiáng)檔案意識(shí)。我們不僅要以培訓(xùn)班、業(yè)務(wù)指導(dǎo)為媒介，組織檔案人員學(xué)習(xí)《檔案法》，讓他們從思想上認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，從法律的視角來(lái)看檔案工作，同時(shí)，更要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持，這是我們做好檔案工作的根本前提。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持主要有兩方面：一方面要找準(zhǔn)檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的結(jié)合點(diǎn)，用工作效果的不可替代來(lái)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)重視；另一方面要善于主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的支持，采取有效的宣傳形式，讓更多的領(lǐng)導(dǎo)和部門了解、重視檔案工作。

二、加大基礎(chǔ)投入。檔案事業(yè)是政府投入的公益事業(yè)，檔案事業(yè)的發(fā)展必須靠政府的投入。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，尤其是對(duì)館藏檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)及檔案人員的身體健康狀況等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障；各級(jí)機(jī)關(guān)要積極爭(zhēng)取上級(jí)部門和財(cái)政的支持，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購(gòu)置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步檔案管理信息化水平，確保檔案安全管理，檔案資料不丟失、不損

三、培養(yǎng)造就穩(wěn)定的、結(jié)構(gòu)合理的、專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人員隊(duì)伍。檔案管理既有實(shí)踐性，又具有思想性，既具有完整性，又具有系統(tǒng)性，它對(duì)檔案員思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)都有很高的要求。首先，舉辦檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班是從根本上提高檔案人員專業(yè)技術(shù)水平和實(shí)際工作能力的有效途徑，聘請(qǐng)有關(guān)專家就檔案有關(guān)知識(shí)和問(wèn)題進(jìn)行授課，并現(xiàn)場(chǎng)講解，對(duì)全面推進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)揮著很大的作用。第二，做到各部門檔案工作責(zé)任到人，是保證檔案工作的順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。在深入基層摸清底數(shù)的基礎(chǔ)上，主動(dòng)加強(qiáng)與各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聯(lián)系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)，選拔一批政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員充實(shí)到檔案隊(duì)伍中，夯實(shí)基層檔案管理的中堅(jiān)力量。第三，根據(jù)實(shí)際工作的需要，把《檔案法》、《山東省檔案工作條例》及有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理輯印成小冊(cè)子，分發(fā)給各個(gè)基層單位，使業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展學(xué)有依據(jù)，做有標(biāo)準(zhǔn)。第四，各基層檔案部門牢固樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，要對(duì)檔案工作多一分理解、多一分支持，切實(shí)解決本單位檔案場(chǎng)所、檔案裝具、檔案保管和保護(hù)設(shè)施等方面的問(wèn)題，分管領(lǐng)導(dǎo)分管要到位，不能分而不管，要主動(dòng)聽(tīng)取檔案員的工作匯報(bào)，幫助檔案員協(xié)調(diào)解決一些具體問(wèn)題。多為他們提供學(xué)習(xí)深造、交流鍛煉的機(jī)會(huì)，使他們不斷得到充實(shí)和提高。

四、強(qiáng)化檔案資料收集、整理工作。檔案的收集、整理不是一個(gè)檔案員能完全做到的，只有各級(jí)各部門都意識(shí)到檔案的重要性，想做好檔案的收集、整理工作，把他們手中形成的檔案材料自覺(jué)交到檔案員手中，才能順利地開(kāi)展這項(xiàng)工作。其次，建立崗位責(zé)任制，將文件材料收集歸檔工作列入單位領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理人員的目標(biāo)責(zé)任制中，并進(jìn)行年度考核，考核結(jié)果與其獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤。

五、加強(qiáng)檔案法制意識(shí)的培育與提高。檔案法制意識(shí)是指要求依法管理國(guó)家檔案事務(wù)的思想觀念，有著檔案法制意識(shí)的人必然具有檔案法律至高無(wú)上的思想觀念，一旦社會(huì)成員普遍樹(shù)立起檔案法制觀念，必然產(chǎn)生運(yùn)用法律管理檔案、維護(hù)檔案安全的強(qiáng)烈要求。一是要大力普及宣傳《檔案法》和《山東省檔案條例》，宣傳依法治檔的先進(jìn)典型，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)。二是檔案主管機(jī)關(guān)強(qiáng)化檔案執(zhí)法主體意識(shí)，加強(qiáng)檔案執(zhí)法力度，真正做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。三是通過(guò)一段時(shí)期的實(shí)踐，對(duì)不符合《檔案法》要求的一些規(guī)章制度，對(duì)照新形勢(shì)的要求作必要的修改和完善。四是建議各級(jí)黨委、政府把貫徹落實(shí)檔案法規(guī)情況列入目標(biāo)管理來(lái)考核，確保檔案管理工作上新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

[1]王云慶《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》2008年2月

作者簡(jiǎn)介

艾燕燕（1984—）女，山東臨沂人，山東省臨沂市羅莊區(qū)檔案局業(yè)務(wù)科科長(zhǎng)，檔案助理館員，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理