美術(shù)院校研究生管理系統(tǒng)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)

梁小雁

（廣州美術(shù)學(xué)院 研究生處，廣東 廣州 510260）

一、引言

隨著美術(shù)院校研究生教育的迅速發(fā)展，研究生的數(shù)量逐年增加，信息量以倍數(shù)增長(zhǎng)，傳統(tǒng)手工或計(jì)算機(jī)單機(jī)處理信息的管理手段已經(jīng)難以適應(yīng)工作需要。鑒于這種新形勢(shì)，開發(fā)一個(gè)穩(wěn)定、高效率、滿足研究生管理工作需要的研究生管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。本文力求在充分調(diào)研美術(shù)院校研究生管理工作需要的基礎(chǔ)上，對(duì)基于網(wǎng)絡(luò)的研究生管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃與設(shè)計(jì)。

二、系統(tǒng)規(guī)劃與設(shè)計(jì)的目標(biāo)

（1）通過系統(tǒng)管理工作能有效地整合與共享各項(xiàng)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理,把管理部門從繁重重復(fù)的手工工作中解放出來。

（2）將研究生參加入學(xué)考試、錄取、學(xué)籍管理、課程學(xué)習(xí)、學(xué)位授予、畢業(yè)分配整個(gè)培養(yǎng)過程納入統(tǒng)一管理,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、規(guī)范化信息管理，建立完整的研究生培養(yǎng)過程數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

（3）系統(tǒng)處理的覆蓋面廣，能處理各學(xué)科門類、各培養(yǎng)層次學(xué)生的信息。

（4）有良好的查詢與統(tǒng)計(jì)功能，能用報(bào)表或圖表等各種形式輸出結(jié)果。

（5）能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，用戶可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行瀏覽、查詢及信息反饋。

（6）立足于美術(shù)院校研究生管理工作需要，體現(xiàn)本校學(xué)科特色。

三、用戶分析

使用該系統(tǒng)的用戶有研究生、研究生導(dǎo)師、任課教師、工作秘書、研究生處、管理員六類。（見表1）

表1

四、系統(tǒng)界面各模塊的功能分析

1.通知公告管理模塊

管理員可在該模塊發(fā)布研究生教育管理的相關(guān)規(guī)定及日常的通知公告，用戶通過瀏覽系統(tǒng)可快速獲取學(xué)校最新內(nèi)容。

2.學(xué)科建設(shè)模塊

學(xué)科建設(shè)模塊包括學(xué)校學(xué)位授權(quán)點(diǎn)、各研究生培養(yǎng)部門及導(dǎo)師的情況介紹，內(nèi)容由研究生處錄入，一些動(dòng)態(tài)信息（如課題介紹、導(dǎo)師歷年招生信息及所指導(dǎo)學(xué)生情況）由系統(tǒng)從其他管理模塊自動(dòng)鏈接提取。

3.招生管理模塊

該模塊包括匯總各培養(yǎng)部門的招生計(jì)劃、目錄，編制招生簡(jiǎn)章，考生數(shù)據(jù)導(dǎo)入，考號(hào)編制，考試科目及考場(chǎng)安排，考試成績(jī)錄入，錄取結(jié)果，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)打印等功能，各培養(yǎng)部門、研究生處根據(jù)管理權(quán)限可進(jìn)行相關(guān)操作。

4.學(xué)生信息管理模塊

該模塊包括研究生基本信息、學(xué)籍信息管理以及校友信息管理。研究生新生基本數(shù)據(jù)由招生錄取數(shù)據(jù)導(dǎo)入，還包括黨團(tuán)員管理、繳費(fèi)撥款管理、報(bào)考英語四六級(jí)管理、就業(yè)信息管理、發(fā)表論文作品登記、獲獎(jiǎng)?wù)撐淖髌返怯浀泉?jiǎng)懲記錄。學(xué)生可實(shí)時(shí)在線查看并修改基本信息。每學(xué)期注冊(cè)報(bào)到情況由工作秘書錄入。研究生畢業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、結(jié)業(yè)或者肄業(yè)等學(xué)籍信息的變動(dòng)根據(jù)學(xué)校處理結(jié)果，由管理者在線錄入信息。已畢業(yè)及獲取學(xué)位的研究生轉(zhuǎn)入校友庫，可根據(jù)工作需要隨時(shí)查詢。

5.課程管理模塊

該模塊是對(duì)研究生課程目錄、選課、成績(jī)、考勤以及中期篩選的管理。課程介紹由任課教師輸入內(nèi)容，研究生在導(dǎo)師指導(dǎo)下，根據(jù)培養(yǎng)方案的要求和自己實(shí)際情況進(jìn)行網(wǎng)上選課。上課時(shí)，教師做好考勤并在系統(tǒng)里備案，最后課程成績(jī)由任課教師輸入，學(xué)生可上網(wǎng)查詢?cè)撻T成績(jī)。系統(tǒng)能進(jìn)行分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)，可即時(shí)打印每個(gè)研究生的成績(jī)單，并對(duì)研究生中期篩選情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。此外，學(xué)校可通過系統(tǒng)組織師生進(jìn)行抽查調(diào)研，對(duì)教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)加強(qiáng)管理。

6.學(xué)位管理模塊

學(xué)位管理模塊包括研究生申請(qǐng)學(xué)位、學(xué)位授予、上報(bào)學(xué)位授予信息給教育部等環(huán)節(jié)。研究生需在網(wǎng)上填寫申請(qǐng)學(xué)位的相關(guān)內(nèi)容，在線上傳碩士論文及畢業(yè)創(chuàng)作（設(shè)計(jì)）到學(xué)校服務(wù)器存檔，工作秘書需將學(xué)生的論文、創(chuàng)作答辯等信息錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)可打印供學(xué)校學(xué)位評(píng)定委員會(huì)評(píng)審是否授予學(xué)位的材料，學(xué)位授予最終結(jié)果將生成并上報(bào)給教育部的學(xué)位授予信息系統(tǒng)。當(dāng)前國家已有網(wǎng)上上報(bào)學(xué)位授予信息系統(tǒng)，因此在編制軟件時(shí)須與國家上報(bào)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫保持一致，減少后期上報(bào)數(shù)據(jù)庫遇到的麻煩。

7.就業(yè)管理模塊

通過就業(yè)管理模塊，學(xué)生能及時(shí)了解最新的招聘信息、就業(yè)政策及動(dòng)態(tài)，研究生培養(yǎng)部門和研究生處能實(shí)時(shí)掌握學(xué)生的就業(yè)狀況。與工作單位簽約的同學(xué)需在網(wǎng)上登記個(gè)人就業(yè)信息，由培養(yǎng)部門網(wǎng)上審批，并提供《就業(yè)協(xié)議書》（已蓋章）紙本文件，最后由研究生處登記備案。

8.研究生導(dǎo)師管理

包括新增導(dǎo)師報(bào)名系統(tǒng)、導(dǎo)師信息管理及統(tǒng)計(jì)功能。根據(jù)學(xué)校導(dǎo)師遴選條例相關(guān)要求，申報(bào)導(dǎo)師資格人員上網(wǎng)填寫個(gè)人信息，系統(tǒng)能進(jìn)行下一步的信息匯總和審核工作，生成可供學(xué)校學(xué)位評(píng)定委員會(huì)評(píng)審的材料，最終獲得導(dǎo)師資格的教師信息將轉(zhuǎn)入在校導(dǎo)師資料庫。學(xué)校可根據(jù)實(shí)際工作需要，對(duì)導(dǎo)師數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與管理。導(dǎo)師也可隨時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)更新本人信息，并可隨時(shí)查詢到自己學(xué)生的信息，了解學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況。

9.維護(hù)模塊

管理員可在維護(hù)管理模塊進(jìn)行信息輸入及更改，根據(jù)需要設(shè)立多個(gè)用戶，并根據(jù)不同的用戶給予相應(yīng)的管理權(quán)限。此外，管理員可在該模塊更改系統(tǒng)登錄密碼。

五、應(yīng)該注意的問題

（1）根據(jù)美術(shù)學(xué)院的學(xué)科特性，系統(tǒng)應(yīng)該富有個(gè)性化，能滿足學(xué)校自身的實(shí)際情況。系統(tǒng)界面的設(shè)計(jì)在美術(shù)學(xué)院是很受重視的，良好的系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)能給用戶更好的使用體驗(yàn)。此外，對(duì)美術(shù)院校來說，圖像、音頻、視頻等多媒體的存檔是非常重要的，管理系統(tǒng)必須增強(qiáng)多媒體的顯示、儲(chǔ)存等處理功能，例如在登記學(xué)生獲獎(jiǎng)信息時(shí)，其獲獎(jiǎng)作品、獲獎(jiǎng)證書等圖片必須上傳保存；研究生畢業(yè)創(chuàng)作/設(shè)計(jì)是研究生培養(yǎng)的重要成果，也必須上傳存檔。

（2）進(jìn)行資源整合和共享，執(zhí)行統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)。

在研究生教育管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，許多信息是共享的，有些則是后續(xù)過程的實(shí)現(xiàn)條件，比如課程學(xué)習(xí)成績(jī)是有資格被授予學(xué)位的前提條件等。這些只有以信息傳輸為紐帶、以資源共享為基礎(chǔ)，互相支持和配合，才能實(shí)現(xiàn)管理的實(shí)質(zhì)性突破。

采用統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)是開發(fā)管理系統(tǒng)的根本要求，只有這樣，才能使各管理環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)共享。目前研究生教育從招生開始,經(jīng)歷錄取、課程學(xué)習(xí)、學(xué)位評(píng)定、就業(yè)等過程,上級(jí)各個(gè)職能管理部門之間給出的信息標(biāo)準(zhǔn)沒有完全統(tǒng)一，造成學(xué)校管理部門必須對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)重新轉(zhuǎn)換，才能得到需要的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程必然容易產(chǎn)生失誤、數(shù)據(jù)遺漏等問題。希望上級(jí)管理部門給出的信息標(biāo)準(zhǔn)能盡快實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，從而減少重復(fù)勞動(dòng)，避免上報(bào)的數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)不一致。

（3）充分結(jié)合研究生培養(yǎng)方案，根據(jù)學(xué)校學(xué)科特點(diǎn)，增強(qiáng)全校性人文選修課選課功能。

目前部分美術(shù)院校的研究生課程暫未開設(shè)全校性選修課，學(xué)生只能在本院系或自己聯(lián)系別的院系選修課程。學(xué)分制研究生管理系統(tǒng)的使用，將為開設(shè)全校性研究生選修課提供平臺(tái)。根據(jù)學(xué)校學(xué)科特點(diǎn)，充分結(jié)合研究生培養(yǎng)方案，各院系可推薦優(yōu)質(zhì)課程或由學(xué)校開設(shè)人文選修課供研究生選修，構(gòu)建符合藝術(shù)教育規(guī)律和通變創(chuàng)新人才知識(shí)結(jié)構(gòu)需求的課程體系，在多學(xué)科交叉、融合的良好環(huán)境中培養(yǎng)研究生創(chuàng)新能力。

（4）以人為本，加強(qiáng)人員之間的交流與培訓(xùn)。

信息化管理離不開人的參與。研究生教育的信息化建設(shè)是一個(gè)以人為主導(dǎo),利用計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等資源進(jìn)行信息的收集、加工、儲(chǔ)存、傳輸、更新、檢索和維護(hù),以提高管理效率的人機(jī)系統(tǒng)。因此信息平臺(tái)的開發(fā)設(shè)計(jì)只有充分征求用戶的意見和建議，才能真正具有實(shí)用性。積極創(chuàng)造機(jī)會(huì)讓用戶之間加強(qiáng)交流，促進(jìn)信息平臺(tái)的建設(shè)和優(yōu)化；同時(shí)也對(duì)用戶加強(qiáng)培訓(xùn)，提高信息平臺(tái)的操作能力。

六、結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)化研究生管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)涵蓋了研究生教育的方方面面，美術(shù)院?？筛鶕?jù)自身的特點(diǎn)開發(fā)一個(gè)功能完備、實(shí)用、穩(wěn)定的，滿足研究生教育管理需要的研究生管理系統(tǒng)，搭建一個(gè)良好的共享、互動(dòng)、互補(bǔ)的現(xiàn)代化平臺(tái)，從而提高研究生教育的工作水平和效率，推動(dòng)研究生教育工作的規(guī)范化。

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