巧用Excel函數(shù) 解決實際工作問題

☆化方

（隆堯第一中學，河北隆堯 055350）

隨著教育信息化的深入發(fā)展，計算機輔助教育管理已經(jīng)成為教育信息化進程中最為重要的內容之一，各種信息技術工具在教育管理工作中得到廣泛應用。MicrosoftOfficeExcel作為一款功能強大的數(shù)據(jù)管理軟件，被越來越多的教學和管理人員用來保存、處理和分析各種數(shù)據(jù)。由于在軟件使用上有個著名的二八法則，即對于一款軟件，用戶經(jīng)常用到的功能只有20%，另外80%的功能用戶偶爾或從未使用。該法則對于Excel同樣適用，所以，日常工作中人們僅僅使用錄入保存、格式排版、公式計算等基本功能來處理大多數(shù)事務，只有偶爾遇到一些很棘手的問題時，才會想到挖掘Excel潛在的功能。

為了方便對數(shù)據(jù)的處理和操作，Excel提供了統(tǒng)計、財務、數(shù)學和三角、查找和引用、數(shù)據(jù)庫等11類函數(shù)。在日常教學和管理工作中，熟練掌握并靈活運用這些函數(shù)往往可以起到事半功倍的作用。

事例一：教務人員在登統(tǒng)學生成績時遇到一個麻煩：當前有兩張表，表一（如圖1）中保存了學生的姓名、考號、班級等信息，表二（如圖2）中只保存了學生的考號和各科成績，缺少學生姓名。如果一一查找實在太麻煩，能不能根據(jù)考號讓表一中的學生姓名自動填入表二中呢？

圖1

圖2

明確了現(xiàn)實需求后，筆者考慮可以使用查找與引用函 數(shù) VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，rang_lookup）來解決這個問題，該函數(shù)通過搜索表區(qū)域中首列滿足條件的元素，然后確定待檢索單元格在區(qū)域中的行序號，最終返回選定單元格中的值。該函數(shù)的四個參數(shù)lookup_value為需要在第一列中查找的數(shù)值。table_array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表。col_index_num為table_array中待返回的匹配值的列序號。range_lookup為邏輯值，指明函數(shù)VLOOKUP返回時是精確匹配還是近似匹配。

具體操作步驟為：統(tǒng)一兩表中考號的數(shù)據(jù)格式，將考號設置為表一的首列，并將兩表按考號排序。然后，在表二的B2單元格插入函數(shù)VLOOKUP，參數(shù)lookup_value設置為A2:A10，參數(shù)table_array設置為Sheet1!A2:E10，參數(shù)col_index_num設置為2，參數(shù)range_lookup設置為0或1（0為近似匹配，1為精確匹配）。最后，通過填充操作完成對其他單元格數(shù)據(jù)的插入，結果如圖3所示。

圖3

事例二：財務人員在計算績效獎勵工資時發(fā)現(xiàn)最終的合計與實際金額總有些誤差。其中，績效獎勵工資的具體計算方法為：崗位工資和薪級工資相加的結果為工資合計，平均獎勵工資是工資合計除以30通過設置單元格格式，保留兩位小數(shù)的結果。獎勵金額是平均獎勵工資乘以考勤天數(shù)的所得。最終的合計如圖4所示，F(xiàn)12是F2:F11求和的結果，而F13是D12×E12的結果，顯然這兩個計算結果不一致。

圖4

圖5

經(jīng)過分析，發(fā)現(xiàn)問題出在D2:D11的數(shù)據(jù)上，這些數(shù)據(jù)只是把小數(shù)位數(shù)隱藏了，而并沒有真正實現(xiàn)四舍五入。要解決這個問題，就要真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)的四舍五入。由此筆者想到了函數(shù)ROUND（number，num_digits）。該函數(shù)可以按指定的位數(shù)對數(shù)值進行四舍五入處理，需要保留的位數(shù)由給定的參數(shù)決定。該函數(shù)的兩個參數(shù)，number是將要進行四舍五入的數(shù)字，num_digits是希望得到的數(shù)字的小數(shù)點后的位數(shù)。

使用Round函數(shù)重新計算的方法為：在單元格D2中輸入“=ROUND（（C2/30），2）”，如圖 5，即對 C2單元格的數(shù)據(jù)除以30進行四舍五入后保留兩位小數(shù)的操作。然后，選中D2單元格，拖動右下角的填充柄至D11完成對其他單元格數(shù)據(jù)的計算。重新計算后，發(fā)現(xiàn)這次F12和F13的值就一致了。

以上兩則事例只是拋磚引玉，簡要介紹一下Excel函數(shù)的強大功能。

實際工作中遇到問題人們有時能聯(lián)想到函數(shù)的應用，但面對眾多的函數(shù)，往往會感到無從下手。在使用函數(shù)解決問題的過程中，筆者也總結了幾點經(jīng)驗：第一，要明確現(xiàn)實需求問題，并將現(xiàn)實問題轉化為軟件應用中的具體操作問題；第二，通過查閱幫助文件、網(wǎng)絡咨詢求助等方式來鎖定對解決問題有幫助的函數(shù)；第三，在理解函數(shù)功能和參數(shù)具體意義的基礎上，通過簡單實例的操作來掌握其使用方法。只要我們能正確地理解問題、分析問題，把握解決問題的正確思路，就一定能最終解決問題。